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Améliorer les systèmes nationaux d'enregistrement ... - APAI-CRVS

On distingue deux types : passive ou active selon le principe et le rôle des ... Exigences générales : sûreté de fonctionnement, maintenance. ...... mannequin virtuel et son environnement, mais aussi de corriger les trajectoires en conséquence. ... aux redondances cinématique des modèles de postures les plus probables[5].




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NATIONS UNIES - COMMISSION ECONOMIQUE POUR L’AFRIQUE






Améliorer les systèmes nationaux d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques d’état civil en AfriqueRecommandations pour la conduite d’évaluations globales des systèmes nationaux4/23/2013



Table des matières

 TOC \o "1-3" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc356811290"Acronymes et abréviations  PAGEREF _Toc356811290 \h iii

HYPERLINK \l "_Toc356811291"Chapitre premier  PAGEREF _Toc356811291 \h 1

HYPERLINK \l "_Toc356811292"Objet et structure des recommandations  PAGEREF _Toc356811292 \h 1

HYPERLINK \l "_Toc356811293"Contexte  PAGEREF _Toc356811293 \h 1

HYPERLINK \l "_Toc356811294"Les avantages de l’amélioration des systèmes nationaux d’enregistrement des faits d’état civil  PAGEREF _Toc356811294 \h 2

HYPERLINK \l "_Toc356811295"Raison d’être des recommandations  PAGEREF _Toc356811295 \h 3

HYPERLINK \l "_Toc356811296"Destinataires des recommandations  PAGEREF _Toc356811296 \h 3

HYPERLINK \l "_Toc356811297"Structure des recommandations  PAGEREF _Toc356811297 \h 5

HYPERLINK \l "_Toc356811298"Chapitre 2  PAGEREF _Toc356811298 \h 6

HYPERLINK \l "_Toc356811299"Vue d’ensemble du processus d’évaluation au plan national  PAGEREF _Toc356811299 \h 6

HYPERLINK \l "_Toc356811300"Considérations d’ordre général  PAGEREF _Toc356811300 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811301"Portée de l’exercice  PAGEREF _Toc356811301 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811302"Pilotage par les pays  PAGEREF _Toc356811302 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811303"Dimensions pluridisciplinaires et approche par équipe  PAGEREF _Toc356811303 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc356811304"Approche participative  PAGEREF _Toc356811304 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc356811305"Normalisation du cadre d’évaluation  PAGEREF _Toc356811305 \h 8

HYPERLINK \l "_Toc356811306"Les grandes étapes de l’évaluation et de la planification  PAGEREF _Toc356811306 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc356811307"Phase préparatoire  PAGEREF _Toc356811307 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811308"Conduite de l’évaluation  PAGEREF _Toc356811308 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811309"Définition des priorités et planification  PAGEREF _Toc356811309 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811310"Approbation et diffusion  PAGEREF _Toc356811310 \h 9

HYPERLINK \l "_Toc356811311"Les activités de plaidoyer et la communication  PAGEREF _Toc356811311 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811312"Principales étapes de l’élaboration d’une stratégie d’amélioration d’un système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil  PAGEREF _Toc356811312 \h 10

HYPERLINK \l "_Toc356811313"Phase 1 – Définition du mécanisme de gestionet activités de plaidoyer  PAGEREF _Toc356811313 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc356811314"Identifier un chef de file  PAGEREF _Toc356811314 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc356811315"Créer un groupe restreint des points focaux des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil  PAGEREF _Toc356811315 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc356811316"Démontrer au gouvernement la nécessité d’améliorer le système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil  PAGEREF _Toc356811316 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc356811317"Assurer le financement de l’évaluation et de l’élaboration de la stratégie  PAGEREF _Toc356811317 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc356811318"Créer un comité directeur  PAGEREF _Toc356811318 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc356811319"Créer une équipe de soutien technique  PAGEREF _Toc356811319 \h 14

HYPERLINK \l "_Toc356811320"Phase 2 – Conduite de l’évaluation  PAGEREF _Toc356811320 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc356811321"Adapter les outils d’évaluation aux circonstances nationales  PAGEREF _Toc356811321 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc356811322"Créer un groupe d’examen  PAGEREF _Toc356811322 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc356811323"Réunion de lancement  PAGEREF _Toc356811323 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc356811324"Dispenser une formation initiale au groupe d’examen  PAGEREF _Toc356811324 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc356811325"Séances de travail des équipes de travail  PAGEREF _Toc356811325 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc356811326"Conduire l’évaluation globale  PAGEREF _Toc356811326 \h 16

HYPERLINK \l "_Toc356811327"Phase 3 – Planification et définition des priorités de la stratégie d’amélioration  PAGEREF _Toc356811327 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811328"Réunion de présentation des résultats  PAGEREF _Toc356811328 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811329"Élaborer un projet de plan stratégique  PAGEREF _Toc356811329 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811330"Réunion finale des parties prenantes  PAGEREF _Toc356811330 \h 17

HYPERLINK \l "_Toc356811331"Phase 4 – Diffusion de la stratégie approuvée  PAGEREF _Toc356811331 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811332"Préparerles recommandations pour approbation gouvernementale au plus haut niveau  PAGEREF _Toc356811332 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811333"Imprimer le plan  PAGEREF _Toc356811333 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811334"Atelier de lancement et de diffusion  PAGEREF _Toc356811334 \h 18

HYPERLINK \l "_Toc356811335"Étapes déterminantes et calendrier des activités  PAGEREF _Toc356811335 \h 18

HYPERLINK \l "_Toc356811336"Intervention de l’équipe de soutien technique  PAGEREF _Toc356811336 \h 21

HYPERLINK \l "_Toc356811337"Chapitre 3  PAGEREF _Toc356811337 \h 22

HYPERLINK \l "_Toc356811338"Modalités relatives à la conduite de l’évaluation  PAGEREF _Toc356811338 \h 22

HYPERLINK \l "_Toc356811339"Pourquoi procéder à une évaluation  PAGEREF _Toc356811339 \h 22

HYPERLINK \l "_Toc356811340"A quel niveau l’évaluation est-elle faite ?  PAGEREF _Toc356811340 \h 23

HYPERLINK \l "_Toc356811341"Références  PAGEREF _Toc356811341 \h 52


Acronymes et abréviations
CESAP Commission économique et sociale pour l’Asie et le PacifiqueCIM Classification internationale des maladiesFNUAP Fonds des Nations Unies pour la population HMN Réseau de métrologie sanitaireMICS Enquête en grappes à indicateurs multiples OMDObjectifs du Millénaire pour le développementOMS Organisation mondiale de la SantéONG Organisation non gouvernementaleONU Organisation des Nations UniesSWOTAnalyse des forces, faiblesses, opportunités et menaces; analyse SWOT UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’enfance Glossaire et définitions

Mariage– acte, cérémonie ou procédure qui établit un rapport légal entre mari et femme. L’union peut être rendue légale par une procédure civile ou religieuse ou par toute autre procédure, conformément à la législation du pays. (Principes et recommandations pour un système de l’état civil, Nations Unies 2001, paragraphe 57)

Divorce – dissolution légale et définitive des liens du mariage, c’est-à-dire la séparation de l’époux et de l’épouse qui confère aux parties le droit de se remarier civilement ou religieusement, ou selon toute autre procédure, conformément à la législation du pays. (Principes et recommandations pour un système de l’état civil, Nations Unies 2001, paragraphe 57)

Système de statistiques de l’état civil – conçu comme l’ensemble des opérations englobant : a) la collecte des données sur la fréquence de faits d’état civil précis et définis par l’enregistrement ou l’énumération, ainsi que sur les caractéristiques pertinentes des faits eux-mêmes et des personnes intéressées; et b) l’élaboration, l’analyse, l’évaluation, la présentation et la diffusion de ces données sous une forme statistique.(Principes et recommandations pour un système de l’état civil, Nations Unies 2001, paragraphe 13)

Enregistrement de l’état civil – « Inscription continue, permanente et obligatoire des événements d’état civil avec leurs caractéristiques (naissances vivantes, décès, morts fœtales, mariages et divorces), ainsi que d’autres événements liés à l’état civil de la population, sur une base permanente, comme prévu par les lois de chaque pays ». Il inscrit en permanence toutes les informations concernant tous les faits pertinents d’état civil survenant à l’intérieur des frontières d’un pays. (Principes et recommandations pour un système de l’état civil, Nations Unies2001, paragraphe 14)

Métadonnées (dictionnaire) – Les métadonnées sont des “données de données”. Pour corréler des données provenant de plusieurs sources, il est essentiel d’établir des définitions communes et de comprendre les caractéristiques de chaque élément de données. Le dictionnaire des métadonnées est l’outil essentiel à cette fin. Il donne les définitions des éléments/variables de données et couvre les points ci-après : utilisation dans les indicateurs, méthode de collecte des données, période de collecte des données, techniques d’analyse, méthodes d’estimation et éventuelles distorsions de données.

Microdonnées– Données non agrégées relatives aux unités échantillonnées. S’agissant des recensements et des enquêtes de population et des ménages, les micro données sont constituées par les relevés des entrevues avec les individus et les ménages interrogés.

Autopsie verbale– Entrevue structurée avec les soignants ou les membres de la famille après un décès; elle sert à déterminer la (les) cause (s) probable (s) de la mort dans la majorité des cas où le décès survient en dehors d’un établissement de santé et où une certification médicale directe est rare.

Fait d’état civil– Défini par l’ONU comme étant « une naissance vivante, un décès, une mort fœtale, un mariage, un divorce, une adoption, une légitimation, une reconnaissance de parenté, l’annulation d’un mariage, ou une séparation légale ».

Enregistrement des faits d’état civil– Tous les modes reconnus d’enregistrement et de notification des faits d’état civil.

Statistiques d’état civil– Données sur les faits d’état civil issues de toutes les sources de données sur les faits d’état civil. Particulièrement dans les pays en développement, où l’enregistrement des faits d’état civil est déficient voire inexistant, l’ONU constate que plusieurs sources et systèmes de données sont utilisés pour établir des estimations des statistiques d’état civil.

Système de statistiques d’état civil– Selon la définition de l’ONU: le processus global de :
1) collecte d’informations par l’enregistrement des faits d’état civil ou l’énumération de la fréquence d’occurrence de faits d’état civil définis et précis ainsi que des caractéristiques pertinentes des faits eux-mêmes et :
2) de compilation, traitement, analyse, évaluation, présentation et diffusion de ces données sous forme de statistiques”.
Préface

Les systèmes d’enregistrement des faits d’état civil de la plupart des pays d’Afrique ne répondent pas aux critères minimaux fixés par l’ONU pour que ces systèmes soient considérés comme relativement complets. Dans bon nombre de ces pays, les insuffisances du système résultent d’une combinaison de difficultés sur le plan de l’offre (disponibilité, accessibilité et prestation des services) et sur le plan de la demande (circonstances dans lesquelles la preuve de l’enregistrement est requise).En dépit des nombreuses tentatives régulièrement faites par plusieurs pays pour perfectionner leurs systèmes d’enregistrement, ces goulets d’étranglement perdurent depuis plusieurs décennies et nuisent à la réussite des interventions. D’autres sources, comme les “recensements de population”, les “enquêtes sur des échantillons de ménages” et la “surveillance sanitaire et démographique” de sites sentinelles sont par ailleurs devenues les principales sources des indicateurs qui font cruellement défaut pour la planification et la programmation dans les secteurs clés.

Pour autant, seules les statistiques d’état civil provenant des registres d’état civil peuvent répondre à certains besoins spécifiques en matière de planification de la population, c’est à dire en ce qui concerne la périodicité, la cohérence des estimations dans le temps et dans l’espace, la couverture de la population et le degré de désagrégation. En outre, pour les utilisations à des fins non statistiques, il n’existe pas de substituts acceptables ou appropriés à un système d’état civil efficace. Les enjeux de la stratégie d’intégration de l’Afrique pour lesquels des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil sont requis appellent donc des mesures spécifiques visant à améliorer tous les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil en Afrique. Dans cet objectif, l’amélioration de l’enregistrement et des statistiques des faits d’état civil est un axe majeur des programmes que les offices nationaux de la statistique en Afrique cherchent à engager de concert . La Commission économique des Nations Unies et les organismes partenaires composant le Groupe restreint ont, pour leur part, élaboré un programme régional visant à faciliter l’adoption de stratégies et de programmes d’amélioration des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil engagés à l’initiative des pays.

Le programme, qui a été approuvé par la première Conférence des ministres africains chargés de l’état civil, fournira notamment un appui technique aux pays en mettant à leur disposition des documents et des guides méthodologiques. L’engagement à mettre en place des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil efficaces et fiables en Afrique a également été pris au plus haut niveau politique par les chefs d’États africains lors de leur sommet le plus récent. Avant l’adoption de cette résolution de haut niveau, les ministres africains de la planification avaient approuvé l’institutionnalisation de la Conférence des ministres africains chargés de l’état civil comme mécanisme de suivi des progrès de l’accélération de l’amélioration des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Un nouvel élan a été donné à cette initiative par la décision de la deuxième Conférence des ministres, qui appelle tous les pays à procéder à une évaluation globale de leur système national d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et à adopter un plan d’action visant à réorganiser ledit système.

Les évaluations visent à identifier les forces et les faiblesses des systèmes actuels, à tirer des enseignements des formules efficaces dans le temps et, dans certaines régions, à déterminer comment des améliorations durables ont été apportées. Le résultat logique de l’évaluation est de fournir les informations nécessaires à l’étape suivante, à savoir l’élaboration d’un plan d’action sur la refonte du système d’enregistrement des faits d’état civil du pays concerné.

Les présentes recommandations ont été élaborées pour aider les pays à procéder à une évaluation globale de leurs systèmes. Elles se présentent en deux volumes : le premier volume précise les étapes d’évaluation du système national d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, présente l’éventail des options d’organisation de cet exercice et recense les points à examiner. Il s’inspire largement des outils ci-après qui ont été développés par le Réseau de métrologie sanitaire de l’OMS pour conduire rapidement de telles évaluations globales.

Évaluation rapide des systèmes nationaux d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil 

Améliorer la qualité et l’utilisation des données relatives aux naissances, aux décès et aux causes de mortalité. Recommandations pour un examen des pratiques nationales fondé sur des normes.

Le second volume est un guide sur l’élaboration d’un plan d’amélioration du système sur la base des résultats de l’évaluation globale. Il s’inspire dans une large mesure du cadre méthodologique proposé dans la publication de l’Université de Queensland :

Strategic planning to strengthen civil registration and vital statistics systems: Guidance for using findings from a comprehensive assessment (Planification stratégique visant à renforcer les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil : Guide sur l’utilisation des résultats d’une évaluation globale).

Ces documents serviront également de référence pour les équipes chargées des évaluations et pourront être utilisés en association avec les présentes recommandations. Ils pourront également servir à éclaircir des points de méthode, des définitions conceptuelles et d’autres questions portant sur les naissances, les décès et les causes de décès utilisées dans les évaluations.

Un avant-projet de recommandations servira de base pour assurer la formation initiale des experts qui fourniront des services consultatifs techniques directs aux pays. Les recommandations seront révisées sur la base de l’expérience acquise et des enseignements tirés de la formation; elles seront alors publiées pour servir aux pays à conduire leurs évaluations nationales globales et à formuler et à chiffrer un plan stratégique établissant les priorités de l’amélioration du système national d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

Les utilisateurs sont invités à communiquer leurs observations sur les recommandations, y compris leurs suggestions de révisions ainsi que des exemples d’études de cas sur différents aspects.

Chapitre premier
Objet et structure des recommandations

Le présent chapitre précise le contexte des matériels en donnant la définition des termes « enregistrement des faits d’état civil » et « systèmes de statistiques de l’état civil » et en expliquant pourquoi ils sont nécessaires. Il souligne également l’objet et la portée des matériels ainsi que les publics ciblés. Enfin, il résume les avantages d’un système efficace d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

Contexte

La plupart des pays africains sont dotés d’un système d’enregistrement des faits d’état civil mais peu d’entre eux sont conformes à la norme ONU d’inscription continue, permanente et obligatoire des événements d’état civil avec leurs caractéristiques (naissances vivantes, décès, morts fœtales, mariages et divorces).Dans de nombreux pays africains, après des décennies d’existence, l’enregistrement des faits d’état civil est encore incomplet et n’est donc pas la source de leurs statistiques d’état civil. Mais, en l’absence de statistiques démographiques fiables issues de l’enregistrement des faits d’état civil, il est difficile d’évaluer objectivement les progrès du but fondamental de tout système de santé, qui est de maintenir les gens en vie et en bonne santé plus longtemps. De même, les communautés, les gouvernements et les bailleurs de fonds sont dans l’impossibilité de planifier efficacement leurs interventions, de suivre et d’évaluer l’impact de tout un éventail de programmes de protection sociale, concernant notamment l’héritage, la garde des enfants et les initiatives de santé.

De nombreux gouvernements investissant massivement dans l’identification nationale, la sécurité nationale et autres systèmes, plusieurs tentatives ont été faites pour refondre les systèmes nationaux d’enregistrement des faits d’état civil. Ces interventions n’ont pas été précédées d’une évaluation méthodique des systèmes existants. Bon nombre de ces interventions ont suivi une approche “projet” et se sont concentrées sur les points ou éléments opérationnels pour lesquels un financement était prévu. Elles sont d’une durée bien définie, sans considération des résultats. L’approche proposée et adoptée par les ministres africains chargés de l’état civil, prévoit de procéder en premier lieu à une évaluation globale puis d’élaborer un plan d’actions prioritaires. Le but de l’évaluation des systèmes existants est de recueillir des informations à partir desquelles les pays pourront élaborer des plans d’amélioration. Ces informations pourront servir, par exemple, dans les discussions engagées avec les bailleurs de fonds, les gouvernements et les partenaires de développement à propos du financement du renforcement du système national d’enregistrement des faits d’état civil.

Afin d’élaborer une stratégie permettant de restructurer efficacement le système et toutes ses composantes, l’évaluation nationale doit jeter un œil totalement neuf sur le système en place, son fonctionnement et ses problèmes. Une telle évaluation doit se faire indépendamment de l’état de développement du système national d’enregistrement. Lorsque la couverture n’est pas la préoccupation principale, l’efficacité peut poser un problème, de même que l’utilisation de l’information. Pour ces pays, il est important de déterminer les arrangements institutionnels en place et si la mobilisation des parties prenantes et les progrès technologiques pourront produire des gains d’efficacité.
Les avantages de l’amélioration des systèmes nationaux d’enregistrement des faits d’état civil

Des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil de qualité, permanents et tenus à jour offrent de nombreux avantages pour les particuliers et leurs communautés. Pour le particulier, l’enregistrement des faits d’état civil est l’outil principal de garantie du droit à une identité juridique et la source de documents officiels sur les événements importants de la vie. Les dossiers permanents relatifs à chaque événement issus de ces systèmes d’enregistrement des faits d’état civil permettent d’apporter la preuve juridique de l’âge, d’établir les droits fondés sur l’âge (par exemple, identité, scolarisation, permis de conduire, droit au mariage), d’apporter la preuve de mariage ou de divorce, d’établir les relations familiales, d’apporter la preuve d’un décès et d’un droit à l’héritage, et de faire appliquer les lois portant, par exemple, sur le recrutement d’enfants soldats, le travail des enfants, la traite des enfants ou le jugement d’un enfant devant un tribunal pour adulte. Le certificat de naissance apporte la preuve des droits civils et humains d’une personne, comme le prescrit l’article 7 de la Convention relative aux droits de l’enfant, qui stipule que « L’enfant est enregistré aussitôt sa naissance et a dès celle-ci le droit à un nom, le droit d’acquérir une nationalité et, dans la mesure du possible, le droit de connaître ses parents et d’être élevé par eux ».

L’article 6 de la Charte africaine des droits et du bien-être de l’enfant affirme les mêmes principes. Pour la charte africaine i) Tout enfant a droit à un nom dès sa naissance, ii) Tout enfant est enregistré immédiatement après sa naissance, iii) Tout enfant a le droit d’acquérir une nationalité, iv) Les États parties à la présente Charte s’engagent à veiller à ce que leurs législations reconnaissent le principe selon lequel un enfant a droit d’acquérir la nationalité de l’État sur le territoire duquel il/elle est né(e) si, au moment de sa naissance, il/elle ne peut prétendre à la nationalité d’aucun autre État conformément à ses lois.

Pour les pays, le principal avantage d’un système efficace d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil est le rôle clé qu’il joue dans le soutien et l’information d’une planification efficace du développement économique et social. Ces systèmes sont essentiels à de nombreuses fonctions gouvernementales, par exemple, registre central de la population, système national d’identification et autres registres administratifs, ainsi que pour les entreprises commerciales (par exemple, assurance-vie et commercialisation des produits). Au niveau infranational, des données précises sur la population sont essentielles pour planifier les besoins des collectivités et pour suivre et redresser les inégalités régionales. Si les statistiques d’état civil sont établies à partir d’un système d’enregistrement qui couvre tous les événements (pour l’ensemble du pays par opposition à une partie du pays), elles peuvent constituer une base fiable d’information ponctuelle pour concevoir et mettre en œuvre des politiques diverses : santé publique, soins de la mère et de l’enfant, planification familiale, sécurité sociale, enseignement, logement et développement économique.

Pour les pays, un autre avantage d’un système efficace d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil est que la réussite des efforts internationaux déployés pour lutter contre des maladies spécifiques est souvent mesurée en termes de réduction du nombre de décès. Par exemple, le suivi des progrès d’au moins six des OMD s’appuie sur des données précises sur le taux de mortalité et les causes de décès.Un rapport récent de la Banque mondiale suggère qu’un obstacle majeur à la détermination du taux de réalisation des OMD en matière de santé en Amérique latine est que les données sur la mortalité maternelle et infantile y sont incomplètes.

Un suivi attentif des statistiques d’état civil permet d’identifier les populations ayant des taux de mortalité excessifs ou au sein desquelles des programmes spécifiques de lutte contre les maladies ou de promotion de la santé doivent être engagés d’urgence. Les statistiques d’état civil sont la seule base empirique à partir de laquelle les progrès annuels de divers programmes de santé publique engagés aux niveaux infranational, national et mondial peuvent être mesurés. Dans les pays dotés de systèmes bien développés, les statistiques d’état civil permettent d’orienter les politiques et les programmes d’intervention et de soutenir des recherches épidémiologiques indispensables.

Raison d’être des recommandations

L’objectif principal de l’outil est de fournir des orientations permettant de procéder à une évaluation normalisée des pratiques des pays en matière d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Une telle évaluation permettra aux pays de recenser les domaines pouvant faire l’objet d’améliorations.

L’outil d’orientation aidera les pays à mieux comprendre les principes en vigueur et à justifier les mesures correctives à prendre. Les principaux avantages de l’utilisation de l’outil d’orientation sont :
Les recommandations sont tirées des meilleures pratiques dans le monde et de la vaste expérience des institutions des Nations Unies en matière d’aide aux pays pour élaborer des systèmes statistiques et de santé;
Meilleure qualité des données collectées régulièrement sur les naissances, les décès, les causes de décès, les mariages et les divorces;
Moyen de justifier l’amélioration systématique des statistiques de l’état civil et des produits connexes des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil;
Recours à un processus d’évaluation participatif et consensuel entre les principales “parties prenantes”, s’appuyant sur des besoins prioritaires identifiés.

L’outil a pour objectif d’évaluer les statistiques clés établies à partir de l’enregistrement des faits d’état civil. Il s’appuie sur les normes et pratiques internationales. Bien que l’enregistrement des morts fœtales soit évidemment important pour mesurer “la mortalité périnatale”, l’issue de la grossesse, la qualité des services de santé prénatale, les morts fœtales ne sont pas incluses dans cet outil car peu de pays sont actuellement en mesure de collecter de manière satisfaisante les données nécessaires.

Il est souhaitable que tous les pays suivent ces recommandations pour conduire leur évaluation afin de garantir la comparabilité et la cohérence de l’ensemble des évaluations.

Destinataires des recommandations

Les recommandations ont pour objet de donner suite à la résolution adoptée par les ministres aux termes de laquelle tous les pays doivent procéder à une évaluation globale de leurs systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil en vue d’élaborer des stratégies viables d’amélioration et de valorisation de ces systèmes aux niveaux national et continental. Les recommandations visent donc deux cibles principales: i) les gouvernements et ii) les fonctionnaires des pays qui décident de procéder aux évaluations et d’adopter des stratégies de renforcement de leurs systèmes nationaux d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

La résolution des ministres prévoit que tous les pays procèderont à une évaluation et auront donc tous besoin des présentes recommandations. Dans les pays dotés de systèmes efficaces, une évaluation effectuée suivant ces recommandations permettra de recenser les domaines où l’efficacité pourrait être améliorée, soit dans l’enregistrement et la prestation des services concernant des événements spécifiques, soit à différents niveaux géographiques. Dans certains pays, le problème peut résider dans l’efficacité à générer des statistiques à partir des actes d’état civil. Pour la plupart des autres pays, où l’enregistrement est systématiquement déficient, les recommandations doivent servir de base au recensement des interventions nécessaires et des priorités à fixer en fonction des ressources disponibles.

Les recommandations ciblent donc les différents niveaux de prise de décision et de fonctionnement des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Elles sont avant tout destinées aux décisionnaires de haut niveau qui constitueront le Comité directeur chargé de superviser le processus, à savoir l’évaluation, la planification et la mise en œuvre de la stratégie proposée.

Le deuxième niveau est constitué par les fonctionnaires responsables de la gestion des programmes nationaux sur les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil dans les pays concernés. Dans le cadre de l’évaluation et de la planification stratégique, ces fonctionnaires sont principalement responsables de la supervision technique du processus, notamment la mise en place des équipes chargées de l’exercice, l’appui aux activités de plaidoyer et la formation initiale du personnel procédant à l’évaluation et à l’élaboration du plan national de conduite de l’évaluation.

Le troisième groupe, et principale cible, est constitué par le personnel chargé des activités quotidiennes d’évaluation. Pour celui-ci, l’outil d’évaluation décrit au chapitre 3 est l’instrument de base de l’évaluation. Ce groupe est constitué de trois catégories:

les responsables de l’enregistrement des faits d’état civil et de la prestation des services assurés par leur administration;
les responsables de la collecte, de la compilation et de la diffusion des statistiques d’état civil;
les personnes qui s’intéressent aux statistiques de l’état civil ou qui les utilisent.

Il existe un quatrième groupe susceptible d’utiliser les recommandations à d’autres fins. Il s’agit des parties prenantes qui appuieront les opérations nationales d’évaluation, tant techniquement que financièrement. Les présentes recommandations les aideront à se faire une idée du processus et à le comprendre.

D’une manière générale, les pays peuvent se servir de cet outil pour évaluer périodiquement le fonctionnement de leurs systèmes et la qualité des données qu’ils produisent. Il est possible que les pays qui ne sont pas dotés de système d’enregistrement des faits d’état civil ou dont le système est déficient ne puissent pas compléter certaines sections de l’outil d’évaluation en raison de l’insuffisance des informations à évaluer. Toutefois, ils pourront utiliser les sections pertinentes de l’outil, comme le cadre juridique.

Structure des recommandations

L’initiative d’amélioration des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil comporte trois grandes phases :
La première phase couvre l’ensemble du processus d’évaluation, y compris les préparatifs, la coordination et l’établissement du rapport.
La deuxième phase couvre la formulation du plan stratégique de renforcement du système, y compris la détermination des coûts et l’établissement de la priorité des mesures à prendre.
La troisième phase couvre la mise en œuvre dudit plan.

Ce premier volume de recommandations correspond à la phase I et est divisé en quatre chapitres.

Le premier chapitre définit le contexte des recommandations spécifiques fournies dans le présent volume. Il explique pourquoi les pays doivent exiger davantage de leurs systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et propose une aide pour que les pays s’alignent sur la résolution des ministres et s’engagent à élaborer un plan rationalisé de renforcement de leurs systèmes. Ce chapitre énumère également les buts que les recommandations pourraient servir et ses principaux utilisateurs.

Le deuxième chapitre décrit le processus d’évaluation des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil en place. Il est divisé en quatre sections principales. La première section passe en revue les principes généraux et les considérations qui ont présidé à l’établissement de la feuille de route proposée. La deuxième section décrit le processus, à savoir l’évaluation et son résultat escompté, l’élaboration du plan d’action stratégique. La troisième section contient un guide séquentiel de procédure couvrant l’ensemble des actions nécessaires et des acteurs clés. La quatrième section structure les activités proposées en fonction de plages de temps indicatives et suggère les domaines dans lesquels les services de conseillers régionaux pourraient être utilisés en cas de besoin.

Le troisième chapitre présente le cadre de l’évaluation globale. La première section de la présentation propose une structure d’évaluation ; elle décrit également la conduite de l’évaluation par une équipe multidisciplinaire. La deuxième section de ce chapitre décrit les différents éléments du cadre d’évaluation, notamment l’objectif général et les résultats escomptés de l’évaluation proposée. La troisième section contient les calendriers d’évaluation et les principaux points à évaluer, des propositions de questions, les mesures d’enquête et des propositions de méthodes.

Le dernier chapitre du présent volume introduit le volume suivant. Il aborde la dernière partie de l’exercice d’évaluation. Il décrit le résultat intermédiaire du processus d’évaluation, à savoir la matrice reliant les constatations aux mesures à prendre. La deuxième section du chapitre décrit les principaux éléments de l’élaboration du plan stratégique. Elle présente également les étapes suivantes permettant de mener à bien la deuxième phase d’évaluation des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et l’exercice de planification de l’amélioration de ces derniers.

Chapitre 2
Vue d’ensemble du processus d’évaluation au plan national

Le présent chapitre décrit les étapes nécessaires de l’élaboration d’une stratégie de refonte d’un système national d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Il contient une feuille de route sur la façon d’utiliser les recommandations pour évaluer et renforcer les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Bien qu’il existe d’innombrables méthodes pour obtenir les résultats escomptés, l’approche propose de confier aux pays le pilotage du processus. La maîtrise du processus par le gouvernement constitue un élément essentiel de l’acceptation des résultats et de l’engagement des parties prenantes à mettre en œuvre le plan stratégique qui en résultera. Le degré d’implication des conseillers externes et le processus à suivre sont laissés à la discrétion des autorités nationales et des fonctionnaires responsables de l’exercice.

Considérations d’ordre général

Le cadre d’évaluation proposé a été établi à partir d’examens transversaux, de l’expérience que plusieurs pays ont partagée avec divers groupes d’experts en Afrique et dans le monde, ainsi que des méthodologies découlant des travaux du Réseau de métrologie sanitaire de l’OMS. Tous ces documents et autres éléments probants proviennent du savoir des différents pays et collectivement de l’Afrique. Un ensemble de considérations ont également orienté l’établissement de la feuille de route proposée pour l’exercice d’évaluation, à savoir :

Portée de l’exercice ;
Responsabilité du pilotage ;
Dimensions pluridisciplinaires ;
Approche participative ;
Objectivité et normalisation.

Portée de l’exercice

Les Principes et recommandations de l’ONU pour un système de statistiques de l’état civil recensent un ensemble d’événements à prendre en considération pour les systèmes d’enregistrement des faits d’état civil. En Afrique, les systèmes couvrent plusieurs combinaisons de faits d’état civil, avec des degrés variables de succès. Alors que certains pays ont établi leurs systèmes pour qu’ils n’enregistrent que les naissances et les décès, d’autres y ont également inclus les mariages et les divorces, et quelques autres la mortinatalité, la mort fœtale etc. Pour l’exercice d’amélioration des systèmes, les ministres ont retenu quatre grands faits d’état civil - les naissances vivantes, les décès, les mariages et les divorces. Les recommandations et le cadre d’évaluation proposé se limitent donc à ces quatre faits d’état civil. Cependant, un gouvernement peut décider d’inclure un ou l’ensemble des faits d’état civil qui sont actuellement enregistrés par son système ou un autre qui n’y figure pas actuellement. Les sections du cadre relatives à des faits d’état civil spécifiques peuvent également s’appliquer à d’autres faits d’état civil sous réserve des ajustements nécessaires. En outre, le plan stratégique, et par conséquent l’outil et les recommandations, couvre aussi bien l’enregistrement des faits d’état civil que les statistiques d’état civil.

Pilotage par les pays
Le fonctionnement efficace et durable d’un système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil fait partie des fonctions que la gouvernance de chaque pays doit assurer dans la durée et ne peut pas se limiter à la durée d’un projet spécifique. Il requiert donc l’engagement de toutes les parties prenantes, notamment le gouvernement, à fournir les ressources nécessaires, y compris les cadres institutionnel et juridique, les ressources humaines et financières, ainsi qu’une politique délibérée de coopération inter institutions. Ces préalables sont déterminants pour la réussite de l’évaluation et du plan stratégique chiffré. Cet engagement se manifestera dans le degré de préparation préalable, dans la mobilisation de l’appui institutionnel et dans la déclaration de haut niveau sur la nécessité de réorganiser le système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

Compte tenu de l’incidence des opérations et des prestations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil sur les autres fonctions gouvernementales, le processus doit être contrôlé à l’échelon gouvernemental le plus élevé de façon à assurer l’exécution des activités de collecte de fonds et de plaidoyer et l’attribution des dotations budgétaires requises pour la mise en œuvre du plan stratégique. Si des services de conseils techniques sont nécessaires, le gouvernement lui-même définit les besoins en la matière et prend les mesures adaptées pour obtenir l’aide souhaitée. Un groupe d’experts a été créé à cet effet. L’utilisation de ces services nécessite un engagement financier de la part du gouvernement et une enveloppe budgétaire doit donc être prévue. A défaut, le gouvernement peut rechercher un financement auprès des partenaires de développement qui ont élaboré des programmes d’appui aux systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

Dimensions pluridisciplinaires et approche par équipe
Un système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil est un système multisectoriel constitué de plusieurs acteurs qui, d’une part, enregistre des faits d’état civil et, d’autre part, génère des statistiques. D’autres secteurs et partenaires doivent également participer à l’évaluation pour y apporter leur expertise et leur expérience. Les organismes chargés des divers volets des opérations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil doivent également participer à l’évaluation en leur qualité de responsables, d’évaluateurs, de planificateurs et d’exécutants. À cet égard, le ministère ou l’organisme chargé de l’enregistrement des faits d’état civil devra coordonner et piloter le volet concernant la réforme de cet aspect, le ministère ou l’organisme chargé des statistiques d’état civil le volet concernant la réforme de cet autre aspect et le ministère ou l’organisme chargé de la santé le volet concernant la réforme de l’aspect lié aux causes de décès.

Approche participative
Les opérations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil rassemblent de nombreuses parties prenantes : celles qui sont directement responsables des différentes composantes du système et celles dont les fonctions, mandats ou opérations sont tributaires des prestations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, par exemple les services de santé, d’éducation, d’identification nationale, d’immigration et de naturalisation, etc. Un autre groupe de parties prenantes est représenté par les défenseurs des droits, les administrateurs de programme ainsi que ceux qui appuient les services des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil ou qui en ont besoin. Ces parties prenantes ont leur propre expérience de ces systèmes et peuvent apporter à l’évaluation une perspective supplémentaire. La participation des parties prenantes doit se faire à différentes étapes du programme de réforme, à savoir, au lancement des travaux préparatoires, lors de la diffusion des résultats de l’évaluation, lors du lancement du plan de réforme et à la conclusion du programme de réforme. En outre, différents canaux de communication, y compris les canaux informatiques disponibles, peuvent être utilisés.

Selon les recommandations du cadre d’évaluation du Réseau de métrologie sanitaire, une équipe de parties prenantes devra être créée et chargée de suivre le processus. Les parties prenantes sont : les organismes chargés de l’enregistrement des faits d’état civil, le ministère de la santé, le ministère de la justice, le ministère de l’intérieur (préfectures et collectivités locales), les cliniciens (médecins et praticiens cliniques chargés de certifier les décès, sages-femmes/infirmières), les programmeurs, les statisticiens de la santé, les directeurs d’hôpitaux et directeurs de la santé, le ministère des finances, le ministère des affaires étrangères, les autres ministères et organismes gouvernementaux concernés qui jouent un rôle clé dans les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, les instituts nationaux pertinents de formation aux statistiques et à la démographie ainsi que les bureaux nationaux de l’OMS et de l’ONU et autres partenaires de développement concernés. Les administrateurs de projets spéciaux sur les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil éventuellement en cours et certains fonctionnaires des provinces et des districts devront également participer aux consultations.

Normalisation du cadre d’évaluation
Bien que les pays aient une longue expérience de la gestion des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, le champ des expériences varie en fonction du degré de fonctionnalité des systèmes. Dans l’attente des directives supplémentaires dont les pays pourraient avoir besoin et pour veiller au succès de l’opération d’évaluation et de renforcement des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, une équipe spéciale de conseillers expérimentés a été formée à l’utilisation des outils d’évaluation et de planification et à leur application dans l’exercice d’évaluation. Ces conseillers auront pour fonction de faciliter le processus au moyen de différents apports techniques spécialisés, y compris l’adaptation des outils aux circonstances nationales, le renforcement des capacités d’appui à l’utilisation des outils, l’aide à la sensibilisation et aux actions de plaidoyer en faveur du programme sur les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, etc. Les services des experts pourront être élargis pour inclure un accompagnement et un examen des résultats à des étapes clés de l’évaluation et de l’élaboration de la stratégie. Il pourra être nécessaire de faire appel à des facilitateurs externes pour guider ce processus et donner un avis impartial sur les points litigieux. La participation de conseillers externes à l’exercice national présente l’avantage d’apporter une plus grande objectivité, de diversifier la gamme des options disponibles pour combler les lacunes et les faiblesses recensées dans l’évaluation, et d’apporter également un élément de normalisation à l’exercice.

Il existe plusieurs façons de s’assurer les services techniques d’une équipe interne ou externe. Il existe un groupe de praticiens des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil qui ont reçu une formation initiale intensive dans l’objectif d’appuyer le processussur demande. Si les gouvernements nationaux jugent utile de bénéficier des services d’experts externes, il est recommandé de mettre en place une équipe de soutien technique comprenant des experts internationaux et des facilitateurs nationaux, qui guidera les étapes initiales du processus. Le principal avantage d’une équipe constituée d’animateurs locaux et d’experts internationaux est de réduire les coûts (frais de voyage et indemnité journalière des consultants) et de rendre moins coûteuse la prestation de services locaux permanents et à long terme. L’équipe de soutien technique négociera un accord commun et partagera les expériences d’autres situations similaires dans le cadre d’un forum multipartite. L’équipe de soutien technique pourra également apporter l’appui nécessaire à l’équipe des parties prenantes nationales chargée de conduire l’évaluation et d’élaborer le document stratégique.

Chaque pays est libre d’adapter les procédures proposées à sa situation particulière, en gardant à l’esprit les avantages découlant du partage, à l’échelle du continent, des expériences acquises en matière d’utilisation d’approches communes d’élaboration de l’évaluation et du plan d’amélioration.

Les grandes étapes de l’évaluation et de la planification

L’ensemble du processus d’évaluation menant à l’adoption d’un plan stratégique rationalisé de renforcement des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil peut être structuré selon quatre phases distinctes. La première est la phase préparatoire, la deuxième couvre l’exercice d’évaluation, la troisième la planification et la quatrième la diffusion du plan d’amélioration approuvé, en prélude à sa mise en œuvre.

Phase préparatoire
Cette phase initiale consiste à mobiliser le soutien, tant financier que technique, du gouvernement et des principaux organismes parties prenantes. C’est à ce stade que les dispositions institutionnelles sont prises et mises en place. Les principaux acteurs sont identifiés et leurs responsabilités et rapports hiérarchiques clairement définis ; les canaux de coordination et de communication sont également établis. Les autres activités préparatoires essentielles comprennent les actions de plaidoyer à engager pour s’assurer de l’engagement ferme du gouvernement à donner suite à l’exercice. Les actions de plaidoyer devront se prolonger au-delà de l’exercice d’évaluation et de préparation de la stratégie afin de démontrer au gouvernement que l’objectif à long terme doit être d’améliorer le système de statistiques d’état civil et de mettre en place un système efficace d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

Conduite de l’évaluation
Cette phase couvre l’évaluation et l’établissement du rapport sur les résultats de l’évaluation. Plusieurs activités clés sont consacrées à rassembler autant de documents et de matériels que possible pour procéder à leur examen. En outre, les recommandations doivent être passées en revue et les outils adaptés aux spécificités nationales. L’équipe d’évaluation devra recevoir une formation puis être chargée de conduire l’évaluation. Des actions de plaidoyer supplémentaires pourront être nécessaires au cours de cette phase où les difficultés surgissent et où l’ampleur des réformes potentielles se précise. Enfin, le rapport sera établi, qui pourra contenir des propositions de mesures à prendre.

Définition des priorités et planification
La troisième phase de l’exercice consiste à traduire les résultats de l’évaluation dans un plan d’action chiffré destiné à améliorer les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Sur la base du modèle de l’évaluation qui indiquera également les mesures proposées, les priorités sont définies selon plusieurs critères objectifs. Sous la direction du facilitateur, le projet de mesures, classées par ordre de priorité, sera traduit dans un plan stratégique chiffré. A ce stade, la proposition devra être examinée par les parties prenantes avant qu’il ne soit finalisé pour présentation à l’instance gouvernementale appropriée.

Approbation et diffusion
La dernière phase de la planification est constituée d’actions de plaidoyer auprès de la plus haute instance gouvernementale. Le plan stratégique est présenté à cette instance gouvernementale (par exemple, le conseil des ministres) pour approbation et imprimé pour diffusion; le plan d’amélioration est alors lancé.

Les activités de plaidoyer et la communication
Un système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil est souvent incomplet ou inefficace en raison, au moins en partie, d’un manque général d’appréciation de son importance et d’un manque de compréhension des avantages qu’une amélioration du système apporterait. Des activités de plaidoyer doivent donc être entreprises à tous les niveaux auprès de toutes les parties prenantes de ces systèmes au cours de l’exercice d’évaluation.

La planification de l’amélioration d’un système doit commencer et se terminer par des activités de plaidoyer ; toutefois, la feuille de route fixe des étapes où les activités de plaidoyer sont considérées comme essentielles. Il existe différentes catégories de parties prenantes, à savoir le gouvernement, les organismes responsables, les personnes qui ont la responsabilité fonctionnelle de mettre en œuvre les systèmes, les organismes et leurs fonctionnaires qui ont besoin des services des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil pour assurer leurs propres opérations, les partenaires de développement et les organismes qui apportent un soutien programmatique à ces systèmes, les personnes et familles qui vivent des évènements qu’ils doivent faire enregistrer, ainsi que les membres de la communauté qui ont un rôle de déclarant ou qui déclarent des faits qui se sont produits au sein de leurs communautés.

Toutes les occasions doivent être saisies pour capter les perspectives et les perceptions de tous ces acteurs qui peuvent avoir une influence sur l’efficacité des systèmes, et trouver ainsi les moyens d’apporter les changements nécessaires.

Principales étapes de l’élaboration d’une stratégie d’amélioration d’un système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil
Un exercice de la nature proposée dans les présentes recommandations peut être conduit de diverses manières. Les étapes et la feuille de route proposées représentent une méthode possible d’évaluation globale d’un système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et d’élaboration d’un plan d’amélioration du dit système. La feuille de route peut être considérée comme le point de départ de l’élaboration d’un plan de travail complet d’un tel exercice. Les diverses tâches devront être ajustées ou précisées afin de disposer d’un moyen permettant de suivre les progrès accomplis. En outre, la chronologie des tâches pourra être modifiée selon les circonstances. Comme indiqué précédemment, des activités de plaidoyer pourront être engagées à différents stades de l’exercice en fonction des progrès accomplis ou des difficultés rencontrées.

Une autre question à trancher concerne l’utilisation, la composition et le rôle des équipes. Il est recommandé de conduire l’exercice selon une approche de travail par équipes. Il est proposé de constituer les équipes suivantes:

Comité directeur – constitué des responsables des organismes chargés de l’enregistrement des faits d’état civil, de certains organismes parties prenantes ainsi que des représentants des institutions des Nations Unies et des organismes donateurs. Il est chargé de surveiller l’exécution de l’exercice ;
Groupe restreint – constitué des responsables des différentes composantes du système d’enregistrement des faits d’état civil (représentant les organismes chargés de l’enregistrement des naissances, décès, mariages et divorces) et de statistiques d’état civil ;
Équipe de soutien technique – constituée des experts externes et locaux chargés de faciliter le processus ;
Groupe d’examen – constitué des représentants des organismes parties prenantes de façon à assurer que tous les organismes clés des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil siègent au sein des équipes de travail pertinentes ;
Équipes de travail – le Groupe d’examen est constitué d’équipes, chacune étant chargée d’un aspect spécifique de l’évaluation ;
Groupe des parties prenantes - constitué des représentants des organismes précédemment identifiés et d’autres organismes parties prenantes, notamment les organisations de la société civile, des responsables de niveau infranational, des dirigeants et des représentants communautaires; il s’agit d’un groupe élargi qui doit être consulté périodiquement ;
L’équipe chargée de l’élaboration du plan rassemble le Groupe restreint, les représentants des équipes de travail et certaines parties prenantes.

Le pays décide de l’organisation et de la répartition du travail ainsi que du mécanisme de gestion et de supervision de la mise en œuvre. Il décide également de la taille des équipes de travail et, partant, du groupe d’examen. La composition de l’équipe de soutien technique, ses fonctions et responsabilités et ses conditions de travail sont également laissées à l’appréciation de chaque pays.

Les diverses instances des parties prenantes pourront également servir de sources d’information sur certains aspects de l’évaluation, par exemple : pourquoi certaines personnes, ou leurs voisins ou des membres de leur famille, ne font-elles pas enregistrer un fait d’état civil. Ces parties prenantes doivent également être en mesure de partager leurs perceptions du processus.

Phase 1 – Définition du mécanisme de gestion et activités de plaidoyer
Identifier un chef de file

Le processus commence par la nomination d’un chef de file. C’est l’organisme qui servira de secrétariat pour les besoins de l’exercice et qui fournira le personnel de gestion des opérations, notamment le coordonnateur. Plusieurs organismes ont des responsabilités dans l’enregistrement et les statistiques d’état civil. Selon la façon dont les responsabilités ont été attribuées dans le pays, jusqu’à cinq organismes peuvent être envisagés. Les critères de nomination peuvent être l’étendue de fonctions (enregistrement d’un ou de plusieurs faits d’état civil), le niveau de responsabilité, les interconnexions avec les autres organismes, etc. Il est également important de prendre en compte le degré d’influence de l’organisme et son niveau d’engagement, ainsi que son expérience préalable an matière de coordination de programmes inter-institutions d’ampleur similaire.

Créer un groupe restreint des points focaux des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil

Pour compléter l’appui fourni par le secrétariat il est important de mettre en place une équipe de gestion composée des responsables (directeurs) des organismes du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Ces responsables serviront de points focaux pour leurs organismes et assureront le suivi des décisions et des propositions au sein de leurs organismes respectifs. Le coordonnateur devra demander aux organismes concernés de désigner des points focaux qui siègeront au Groupe restreint. Grâce à leur participation à la gestion de l’exercice, les points focaux pourront protéger les intérêts de leurs organismes respectifs et veiller à ce que leurs préoccupations soient prises en compte. Le Groupe restreint/équipe de gestion est piloté par le coordonnateur.

A défaut, un secrétariat pourra être créé, au sein du chef de file, et doté du personnel nécessaire aux différents niveaux opérationnels et gestionnaires. Il pourra être nécessaire de disposer de points focaux ou de points de contact au sein des organismes pertinents pour assurer le suivi nécessaire, sans toutefois leur confier de responsabilités spécifiques en matière de gestion de l’exercice.

Tableau 1: Feuille de route : actions et résultats escomptésÉtapesActionsRésultats escomptésA. Mécanisme de gestion et activités de plaidoyer A1Identifier un chef de file pour lancer le processusChef de file identifié et coordonnateur nomméA2Créer un Groupe restreint des points focaux des organismes ayant des responsabilités dans les opérations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil Points focaux nommés et formés à leur mission
A3Démontrer au gouvernement la nécessité d’améliorer le système de statistiques de l’état civilDocument sur les activités de plaidoyer publié
Engagement du gouvernement expriméA4Recenser les besoins et mobiliser le soutien budgétaire nécessaire à l’évaluation et au plan d’améliorationDocument et budget du projet adoptés A5Créer un Comité directeurCadre de référence et calendrier des réunions adoptésA6Mettre en place une Équipe de soutien techniqueConseillers et facilitateurs locaux recrutésB. Conduite de l’évaluationB1Rassembler les informations disponibles des évaluations antérieures, documents juridiques, rapports etc.
Adapter les outils d’évaluation aux conditions nationalesInformations disponibles sur le système rassemblées
Outils adaptés aux conditions nationalesB2Créer un Groupe d’examenDes fonctionnaires compétents sont réunis pour conduire l’évaluationB3Organiser une réunion de lancement de l’exercice d’évaluation du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil Sensibilisation des parties prenantes à la nécessité d’améliorer les statistiques d’état civil
Cadre et processus d’évaluation présentés aux participants B4Dispenser une formation initiale aux membres du Groupe d’examen et prévoir des sessions spécifiques avec chaque Équipe de travailGroupe d’examen mis en place avec les Équipes de travail requises
Calendrier des travaux, recommandations et modèle de rapport adoptésB5Procéder à l’évaluation et établir le rapport selon le modèle/format proposéRapport et recommandations des Équipes de travail publiésC. Définition des priorités et planificationC1Organiser une réunion sur les résultats des travaux du Groupe d’examen avec les Équipes de travail Activités du programme identifiées et référencées
Mesures correctives recommandées classées par ordre de priorité C2Organiser une (des) réunion (s) en vue d’élaborer le plan stratégiquePlan stratégique d’amélioration du système de statistiques de l’état civil chiffré et ordonné selon les priorités C3Organiser une réunion élargie des parties prenantes pour présenter le plan d’améliorationPlan de renforcement du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil approuvé par le groupe élargi des parties prenantes D. Approbation et diffusionD1Préparer les recommandations pour approbation gouvernementale au plus haut niveauSoumission au gouvernement
Ressources affectées et financement mobilisé, début de la mise en œuvre D2Imprimer le planPlan d’amélioration publiéD3Organiser un atelier de lancement et de diffusionParties prenantes et médias informés des améliorations prévuesAdaptation de l’encadré 2.1 du document publié par l’Université de Queensland et l’OMS (2010).


Démontrer au gouvernement la nécessité d’améliorer le système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil

L’engagement du gouvernement doit être acquis dès le début pour assurer le soutien financier et administratif nécessaire, non seulement pour entreprendre l’évaluation mais également pour mettre en œuvre le plan qui doit être adopté à l’issue de l’évaluation. Des activités de plaidoyer et de sensibilisation devront être entreprises auprès des principaux responsables gouvernementaux, notamment le ministère des finances, et de la présidence, pour assurer l’engagement de l’État dans cet exercice. Les activités de plaidoyer devront se prolonger au-delà de l’exercice immédiat d’évaluation et d’élaboration de la stratégie et la démonstration doit être faite au gouvernement de la nécessité d’améliorer l’ensemble du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et de se fixer comme objectif à long terme la mise en place d’un système efficace.

Les activités de plaidoyer engagées par le groupe auront pour objectif de sensibiliser les hauts responsables politiques du gouvernement à la nécessité et à la valeur d’un système efficace d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, ainsi qu’au coût de l’absence d’un tel système. Il pourra être nécessaire de poursuivre les activités initiales de plaidoyer tout au long du processus, en particulier vers la fin, une fois que le coût des améliorations proposées aura été établi. Il sera nécessaire de renforcer la sensibilisation des responsables aux différents stades de l’exercice clé de façon à s’assurer de leur appui. Les postes clés de l’appareil gouvernemental étant périodiquement renouvelés, des séances d’information des nouveaux arrivants devront être prévues. Les fonctionnaires ciblés sont ceux des secteurs qui bénéficient des prestations du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, comme la santé, l’éducation, l’identification nationale etc. Le groupe devra rechercher des « champions » pouvant plaider la cause ; il pourra également solliciter l’aide des groupes de la société civile en attirant leur attention sur la relation entre droits de l’homme, droits civils et enregistrement des faits d’état civil.

Assurer le financement de l’évaluation et de l’élaboration de la stratégie
Certaines activités pourront nécessiter un soutien budgétaire supplémentaire si elles sortent du cadre des activités régulières des organismes responsables. Le Groupe restreint, sous la direction du coordonnateur, devra préparer une proposition décrivant les activités prévues et les résultats escomptés ainsi que le coût de leur réalisation. Les principaux postes budgétaires sont : les honoraires et frais de voyage du facilitateur, les matériels nécessaires aux activités de plaidoyer, la reproduction des documents d’évaluation, le matériel photographique, les réunions du Groupe d’examen et des Équipes de travail, l’impression du plan stratégique, la publicité, l’atelier de diffusion et toutes autres ressources qui pourront être nécessaires. Le respect du délai de six mois proposé pour mener à bien l’exercice dépend essentiellement de la mise à disposition du financement nécessaire, du nombre d’heures que le personnel consacrera à ce travail et de la poursuite sans interruption des activités programmées jusqu’à leur conclusion et la diffusion de la stratégie.

Au cas où un financement additionnel serait nécessaire, il serait souhaitable que des fonds suffisants soient mobilisés ou que l’engagement financier nécessaire soit pris dès le début de l’exercice afin d’éviter tout retard ou interruption. Ce sera également le moment d’envisager les sources potentielles de financement de la mise en œuvre du plan d’amélioration. Il sera utile de tenir informés les partenaires potentiels aux différents stades de l’exercice. Dans certains cas, des réunions bilatérales pourront être nécessaires pour engager des activités de plaidoyer et relancer l’intérêt des parties.

Créer un comité directeur
Si les activités de plaidoyer atteignent leur but, elles créeront des attentes quant à la qualité, la rapidité et l’exécution de l’exercice à la satisfaction de toutes les parties concernées. Il sera donc nécessaire d’assurer une surveillance de haut niveau du processus. Compte tenu du rôle décisionnel du comité directeur, ses membres devront être issus de la direction des organismes clés du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil (directeurs d’organisme, directeurs en chef/secrétaires permanents). Le comité directeur devra également comprendre des représentants des différentes parties prenantes, à savoir le gouvernement, les organisations de la société civile, les partenaires de développement, y compris l’ONU.

Créer une équipe de soutien technique
Certains pays auront besoin d’un soutien technique pour conduire l’exercice. Il est proposé que l’équipe soit constituée d’un conseiller principal et d’un conseiller, par exemple des experts internationaux ou nationaux ayant reçu une formation initiale destinée à les préparer à fournir aux pays une aide spécialisée en la matière. L’équipe comprendra également un facilitateur recruté localement qui assurera un appui complémentaire. Cette équipe locale et internationale travaillera directement avec le groupe directeur et/ou le secrétariat à la planification et à la conduite de l’exercice, ainsi qu’à l’établissement des rapports, et fournira un appui dans les domaines suivants:

Lancement du processus d’évaluation ;
Explication des travaux à effectuer ;
Réunions avec les personnes chargées de l’évaluation ;
Veiller à ce que les questions de l’évaluation soient bien comprises ;
Passer en revue les résultats des actions proposées dans l’évaluation.

Le facilitateur devra également faire participer activement toutes les parties prenantes et s’efforcer de forger un consensus autour des améliorations prioritaires.



Phase 2 – Conduite de l’évaluation

Adapter les outils d’évaluation aux circonstances nationales
Le groupe restreint lancera le processus de conduite de l’évaluation en rassemblant les matériels disponibles sur la structure et le fonctionnement du système, à savoir les cadres juridiques des organismes ayant des responsabilités dans l’enregistrement et les statistiques des faits d’état civil, ou des organismes dont les fonctions ont une incidence sur un système efficace d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil ou dont les performances peuvent être influencées par l’existence de tels systèmes. Les rapports sur les examens ou évaluations antérieurs, les documents stratégiques et de position ayant trait à des aspects du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil font également partie des documents pertinents. S’il est décidé de faire appel à l’équipe de soutien technique pour faciliter la formation initiale et guider le groupe d’examen dans l’utilisation des outils, un jeu des matériels rassemblés devra lui être envoyé pour qu’il procède à un examen sur dossier. Pendant ce temps, le Groupe restreint examinera les outils d’évaluation du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil mis à disposition par la CEA et les adaptera aux circonstances nationales. L’équipe de soutien technique, qui disposera déjà de copies de ces matériels, pour refaire des suggestions sur la base de l’examen auquel elle aura procédé. Le facilitateur local pourra aider le groupe restreint à veiller à la clarté de l’exercice et des résultats escomptés.


Créer un groupe d’examen
À ce stade, des mesures devront être prises en vue de constituer le groupe d’examen. Le coordonnateur lancera le processus en demandant aux organismes parties prenantes, à savoir les ministères, départements et organismes ayant des responsabilités dans la collecte, la production et l’utilisation des statistiques d’état civil, de désigner des représentants pour siéger au groupe. La qualification et l’expérience requises des membres ainsi que le mandat du groupe devront être clairement définis afin que les organismes puissent nommer les représentants appropriés. Les attentes en matière d’engagement et d’investissement en temps devront être clairement précisées. Tous les efforts devront être déployés pour inclure l’ensemble des parties prenantes clés et pour que leur représentation soit équilibrée et en rapport avec leurs responsabilités fonctionnelles. Lorsqu’il existe déjà un comité intergouvernemental des parties prenantes chargé de coordonner l’enregistrement des faits d’état civil ou la production de statistiques d’état civil, ses membres pourront constituer le noyau du groupe; d’autres membres seront invités à s’y joindre. La composition du groupe variera d’un pays à l’autre selon les mandats et les responsabilités des organismes. Les organismes ci-après pourront toutefois être pris en compte sur la base des fonctions qu’ils assument dans le pays:

Ministère en charge de l’état civil ;
Direction nationale de l’état civil ;
Ministère de la santé ;
Direction nationale des statistiques ;
Ministère en charge des collectivités locales et/ ou de la décentralisation ;
Ministère de l’intérieur/des affaires intérieures ;
Ministère de la justice (faits d’état civil résultant de décisions de justice ;
Ministère des affaires étrangères (nationaux résidant à l’étranger) ;
Ministère des finances/de la planification ;
Ministère des affaires sociales/de la protection sociale ;
Autres services gouvernementaux chargés de la collecte ou de l’utilisation de statistiques de l’état civil ;
Autres parties prenantes et utilisateurs de données (par exemple, hôpitaux, organismes de santé publique, associations médicales et universités) ;
Représentants locaux de l’UNICEF, du FNUAP, du HCR, du PNUD et de l’OMS, ONG s’occupant des droits civiques et de l’enregistrement des naissances (par exemple, Plan International, World Vision et Save the Children) et autres partenaires de développement intéressés, tels la communauté Sant’Egidio, l’OIF, l’ANF et l’AIMF pour les pays francophones.

Chaque pays décidera du niveau de représentation. Il serait toutefois utile que les responsables de l’enregistrement, de la compilation et de l’analyse des données au niveau national et infranational pilotent le processus d’évaluation, les cadres supérieurs des organismes parties prenantes dont le soutien est jugé essentiel à la réussite de l’évaluation, intervenant lors des consultations avec les parties prenantes sur les résultats de l’évaluation. Des médecins devront également faire partie de l’équipe chargée d’évaluer le processus et les données relatives aux causes de décès.

Réunion de lancement
Le coordonnateur, en association avec le groupe restreint, organisera une réunion de lancement rassemblant les parties prenantes qui composent le groupe d’examen. Le lancement marquera le début officiel du processus d’évaluation du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et l’installation du groupe d’examen. Le lancement devra être l’occasion de sensibiliser le groupe et la population en général. S’agissant de la sensibilisation du public, le lancement pourra faire l’objet d’un événement couvert par les médias. Il serait utile de mettre à la disposition de la presse du matériel de plaidoyer ou des informations sur l’évaluation et l’état du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil ainsi que sur les problèmes que l’exercice vise à résoudre. D’autres parties prenantes pourront également être invitées au lancement afin d’engager avec elles des consultations initiales et un dialogue sur l’exercice proposé. Le même groupe sera également présent à la conclusion de l’évaluation, lors de la validation des résultats par les parties prenantes. Les consultations avec les parties prenantes seront également l’occasion de recueillir des informations sur l’état du système d’enregistrement des faits d’état civil, notamment auprès des particuliers sur leur expérience du système et les raisons pour lesquelles les faits d’état civil sont ou non enregistrés.

Dispenser une formation initiale au groupe d’examen
Après la réunion de lancement, le groupe d’examen se réunira pour contribuer aux travaux du groupe restreint, arrêter le plan et le calendrier de travail des équipes de travail, passer en revue les recommandations et le mode de fonctionnement des équipes de travail, se familiariser avec les outils d’évaluation et les modèles de résultats, et préciser ce qui devra figurer dans les rapports des équipes de travail.

Séances de travail des équipes de travail
Au moyen du cadre d’évaluation illustré au chapitre 3, chaque équipe de travail procèdera à un examen détaillé d’un aspect spécifique du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Après une présentation générale de l’exercice et des outils disponibles, des explications détaillées seront données sur les outils spécifiques dont chaque équipe aura à se servir. Les délibérations de chaque équipe de travail seront guidées par un facilitateur ayant les compétences nécessaires dans le domaine concerné et ayant reçu une formation suffisante sur l’objet et le cadre de l’évaluation. Les chefs des équipes bénéficieront de l’appui du personnel technique du bureau de l’état civil, de l’office national des statistiques ou du ministère de la santé. Des experts issus d’universités ou d’établissements spécialisés, ayant des connaissances techniques spécifiques, pourront également être invités à appuyer le processus. Pour commencer, les équipes pourront préparer un calendrier révisé des travaux, consacrer du temps supplémentaire à l’étude des questions de l’évaluation et, le cas échéant, réorienter ou élargir les questions proposées dans le cadre de l’évaluation d’un domaine spécifique. A l’issue de ces réunions, les équipes de travail devront être en mesure de procéder à l’évaluation.

Conduire l’évaluation globale
Le but de l’évaluation est de recenser les insuffisances du système et les sujets de préoccupation. L’outil d’évaluation présenté au chapitre 3 contient l’ensemble des points à couvrir, à savoir les dispositions légales, les impératifs des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil ainsi que la portée et les difficultés de ses opérations, y compris la prestation de services. Les points et questions à couvrir sont divers et variés, certains nécessitant des croquis, des descriptions, des analyses, un examen sur dossier, etc. Les équipes de travail devront se réunir autant de fois que nécessaire pour s’acquitter de leur mission puis établir leur rapport à partir de leurs constatations. Toutes les réunions doivent faire l’objet d’un compte rendu.

Les informations nécessaires devront être obtenues selon plusieurs méthodes : examen sur dossier, analyse des résultats d’enquêtes antérieures (par exemple, enquête en grappes à indicateurs multiples (MICS) et enquête démographique et de santé (EDS)), visites sur le terrain pour obtenir des informations au moyen d’entretiens avec des responsables et des destinataires de services, entrevues sur le terrain avec des personnes s’étant présentées à un point de service du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil pour faire enregistrer un fait d’état civil ou demander un service, observation directe, entretiens de groupe, photographie et tout autre moyen que l’équipe jugera utile.

Bien que certaines questions soient formulées pour qu’il y soit répondu par oui ou par non, on s’attend généralement à des réponses analytiques donnant des détails sur la situation observée. Lorsqu’il aura été répondu à toutes les questions, l’équipe proposera des mesures ou des programmes visant à remédier aux insuffisances ou à aplanir les sujets de préoccupation.
Des réunions périodiques devront être prévues (par exemple, toutes les deux semaines) pour s’assurer que toutes les équipes respectent le calendrier prévu. Chaque équipe devra établir un rapport sur ses conclusions et recommandations, qui comportera deux volets : les modèles de questionnaire dûment remplis et une brève présentation accompagnée des observations nécessaires. Le rapport sera présenté au groupe d’examen.



Phase 3 – Planification et définition des priorités de la stratégie d’amélioration

Réunion de présentation des résultats
Une fois que toutes les équipes de travail auront terminé leur travail et que leurs rapports auront été soumis au groupe restreint, une réunion du groupe d’examen sera convoquée pour que les équipes lui présentent leurs constatations et recommandations. L’objectif principal de la réunion sera de définir les mesures prioritaires qui permettront d’améliorer l’ensemble des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Le processus permettant de définir les mesures prioritaires est présenté au chapitre 4. Ses principaux éléments sont a) l’examen attentif des mérites de chaque mesure recommandée et b) l’établissement d’une liste des mesures acceptées. Lors de la phase suivante des délibérations, chaque mesure sera notée selon un ensemble de critères : urgence, faisabilité, coût, calendrier etc. Le produit de la réunion est une liste des mesures prioritaires.

Élaborer un projet de plan stratégique
Une fois que le groupe d’examen aura adopté la liste des mesures prioritaires, le groupe restreint convoquera un sous-groupe du groupe d’examen qui précisera les propositions d’amélioration convenues lors de la réunion de présentation des résultats avec les équipes de travail, dans l’objectif d’élaborer un plan stratégique détaillé d’amélioration du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, accompagné d’une estimation des coûts, d’un calendrier et de la définition des responsabilités de chaque partie prenante chargée de mettre en œuvre les mesures, ainsi que d’un cadre de suivi et d’évaluation. Le sous-groupe se penchera également sur la nécessité éventuelle d’un soutien technique pour certaines tâches et les sources possibles de financement (gouvernement et sources extérieures). En fonction des performances des diverses équipes, l’équipe chargée de l’élaboration du plan pourra être composée du groupe restreint, des chefs des équipes de travail et de quelques autres personnes ayant des compétences particulières et une connaissance approfondie de l’un des domaines d’action, ainsi que du facilitateur local, le cas échéant.

Réunion finale des parties prenantes
Une fois que l’équipe chargée de l’élaboration du plan aura établi le plan stratégique d’amélioration, les parties prenantes seront invitées à l’examiner et à communiquer leurs observations. La participation aux consultations pourra être élargie à un large éventail des parties prenantes qui auront participé au processus ainsi qu’aux organisations internationales et aux bailleurs de fonds. Le but de cette réunion sera d’obtenir l’approbation du plan stratégique et son soutien par une section représentative des parties prenantes aux systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Dans de nombreux pays, cette étape devra précéder l’approbation en conseil des ministres. Elle permettra également d’incorporer les expériences et les connaissances du terrain de tiers.



Phase 4 – Diffusion de la stratégie approuvée


Préparer les recommandations pour approbation gouvernementale au plus haut niveau
La stratégie prévoit que le gouvernement alloue des fonds supplémentaires pour mettre en œuvre le programme. Les procédures d’inclusion de nouvelles lignes budgétaires diffèrent d’un pays à l’autre. Dans certains pays, il faut en premier lieu obtenir l’approbation du conseil des ministres. Cette procédure implique la préparation d’une recommandation à l’adresse du conseil des ministres qui sera présentée par un (des) ministre (s) “parrain (s)”. La stratégie finalisée est soumise au conseil des ministres, accompagnée de la recommandation appropriée, pour examen. Le ministre qui présente la recommandation à l’intention du conseil des ministres est choisi par le comité directeur.

Imprimer le plan
Une fois que le conseil des ministres aura donné son approbation, le document sera imprimé en quantité suffisante pour être diffusé.

Atelier de lancement et de diffusion
La stratégie sera diffusée auprès des parties prenantes à tous les niveaux des opérations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. En fonction de la disponibilité des fonds, l’atelier de diffusion pourra être organisé au niveau national et infranational. Une aide financière devra être prévue pour que les représentants des divers niveaux opérationnels des organismes des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil puissent assister à cet atelier.

Étapes déterminantes et calendrier des activités
On estime que l’ensemble du processus (préparation et réalisation de l’évaluation, formulation et soumission d’un plan chiffré pour approbation) devrait prendre six mois sous réserve que le coordonnateur, le groupe restreint et les chefs des équipes de travail s’y consacrent entièrement. Cette durée pourra être réduite en fonction de l’organisation du travail, de la répartition des rôles, de l’investissement en temps du personnel et de la rapidité de la mise à disposition des ressources.

En revanche, le calendrier pourra glisser si le personnel n’a pas la possibilité de consacrer le temps nécessaire à ce projet, si les fonds ne sont pas rapidement mis à disposition, si la coopération entre les membres de l’équipe et les autres parties prenantes reste limitée. Un pays pourra décider de prolonger les délais pour permettre une plus grande consultation des parties prenantes, une plus large participation des parties prenantes à différents niveaux ou pour tirer davantage d’enseignements de l’opération.



Le calendrier d’intervention de l’équipe de soutien technique est donné à titre indicatif et a pour but de faciliter la définition des modalités de recrutement et l’établissement des coûts des experts participant au processus. En fonction de leurs besoins, les pays pourront définir des calendriers différents et moduler la durée de l’exercice en conséquence.

La durée des diverses phases et activités est la suivante :

La phase préparatoire, constituée des actions de plaidoyer auprès des hauts fonctionnaires et des décideurs et de la mise en place des mécanismes institutionnels nécessaires au lancement de l’exercice, devrait prendre environ six semaines. Pendant cette période, l’équipe de soutien technique pourra être constituée si le pays le souhaite.

Les deux semaines suivantes serviront à réunir la documentation nécessaire et à lancer l’examen sur dossier. S’il est nécessaire de faire appel à des conseillers externes, les documents devront être envoyés à l’équipe au début de cette période et du temps devra être alloué à l’équipe de soutien technique pour qu’elle procède également à l’examen sur dossier. Cinq jours de travail devront être prévus pour les préparatifs et l’examen sur dossier par l’équipe de soutien technique. Un examen parallèle devra également être entrepris par le groupe restreint. Cet examen pourra révéler l’existence de documents supplémentaires utiles pour l’évaluation.

Des activités associées au lancement du processus d’évaluation du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, à la formation initiale du groupe d’examen et à l’information des équipes de travail devraient également avoir lieu au cours des semaines 9 et 10. L’équipe de soutien technique devrait arriver dans le pays avant le lancement afin de procéder à des visites de terrain et de se familiariser avec le contexte. Les activités que l’équipe de soutien technique conduira dans le pays comprendront également un appui aux activités de plaidoyer et de sensibilisation des hauts fonctionnaires, le cas échéant, un appui au lancement du processus, à la formation initiale des membres du comité national d’évaluation, et des réunions spéciales avec les groupes nationaux d’étude. L’équipe de soutien technique devra prévoir une séance de compte rendu avec l’équipe du projet et les hauts fonctionnaires qui auront été sélectionnés pour plaider la cause du programme sur les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.




Présentation schématique des activités et calendriers types



Le reste des activités de la phase 2, qui consiste à procéder à l’évaluation et à établir les rapports des équipes de travail sur leurs constatations, devrait prendre six semaines (de la semaine 11 à la semaine 16). Les activités de la phase 3 (élaboration du plan chiffré), qui sont conduites avec l’aide du facilitateur, prendront 4 semaines (de la semaine 17 à la semaine 20). Une visite d’une semaine de l’équipe de soutien technique est prévue dans le pays, au cours de laquelle l’équipe et le facilitateur local, ainsi que quelques parties prenantes clés, participeront aux réunions de l’équipe de travail s’occupant de la stratégie. Le projet de plan sera examiné par les parties prenantes et finalisé pour présentation à l’instance gouvernementale appropriée.

Les quatre dernières semaines seront consacrées à la présentation de la recommandation à l’intention du conseil des ministres et au lancement du Plan.


Intervention de l’équipe de soutien technique
L’équipe de soutien technique est constituée d’un conseiller principal et d’un conseiller; elle est chargée de fournir au pays des services consultatifs pendant la durée de l’évaluation, jusqu’à l’élaboration, au chiffrage et à l’adoption du plan par l’instance suprême du gouvernement, pour mise en œuvre. Jusqu’à ce que les capacités nationales aient été développées, l’équipe internationale pourra être complétée par un jeune expert africain qui reçoit une formation au renforcement des capacités du continent destinée à aider les gouvernements à mettre en œuvre la stratégie d’amélioration des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.
Le jeune expert africain pourra être un ressortissant du pays ou d’un autre pays africain. Il serait utile que chaque pays désigne un jeune expert africain qui pourrait être formé pratiquement au processus et aider le pays en question et d’autres dans les années à venir. L’équipe de soutien technique comprendra un facilitateur résident recruté localement qui participera à la formation aux procédures de gestion des parties prenantes et à leur orientation; il animera en outre les réunions et les séances de rédaction des rapports d’évaluation et d’élaboration du plan stratégique d’amélioration des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Les étapes des interventions de l’équipe de soutien technique (30 jours maximum) sont détaillées ci-après :




Chapitre 3
Modalités relatives à la conduite de l’évaluation

Le chapitre 2 décrit le processus d’évaluation globale d’un système national d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil menant à l’établissement et à l’approbation d’un plan d’amélioration dudit système. Le présent chapitre se concentre sur la conduite proprement dite de l’évaluation globale ainsi que sur la structure organisationnelle et les outils qui peuvent être utilisés pour ce faire. Il examine la finalité de l’outil d’évaluation, sa structure et son utilisation.

Pourquoi procéder à une évaluation
L’une des principales mesures décidées par les ministres chargés de l’enregistrement de l’état civil est que chaque pays doit procéder à une évaluation globale de son propre système. Aucune amélioration significative et durable des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil ne peut être apportée sans connaître dans le détail la nature des problèmes et les raisons des décennies de stagnation dont souffrent de nombreux systèmes nationaux. Une évaluation globale est le principal moyen d’obtenir les informations nécessaires sur les systèmes et sur leur fonctionnement actuel. D’une manière générale, l’évaluation doit porter sur l’ensemble du système, y compris le cadre juridique qui a servi à la mise en place et au fonctionnement des divers organismes, les opérations à tous les niveaux de ces organismes, l’environnement opérationnel, les modalités d’organisation et de gestion, les procédures et pratiques, les produits et les services fournis, les ressources disponibles et les résultats. Bien que la question de la qualité des produits et des services soit abordée, la performance du système n’est pas évaluée en profondeur dans le cadre d’évaluation proposé.

Les outils sont conçus pour servir dans le contexte d’une autoévaluation mais les principales parties prenantes contribuent ensemble à l’évaluation. L’évaluation est effectuée sur le plan national par des fonctionnaires, avec la participation de quelques consultants externes. Les bénéficiaires directs de cette opération sont les parties prenantes nationales. Cependant, les résultats des évaluations nationales, les plans qui en résulteront et les enseignements qui en seront tirés, les méthodes expérimentales qui pourront être proposées comme bonne pratique, devront être partagées avec les pays voisins. Ces résultats seront également communiqués à la prochaine conférence des ministres, qui se tiendra en 2015.

L’objectif principal de l’évaluation est de fournir les éléments qui permettront d’établir un ordre de priorité des mesures de renforcement des systèmes nationaux d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil. Les résultats de l’évaluation devront également guider l’élaboration des politiques, la planification et l’allocation des ressources en la matière. Les objectifs spécifiques à prendre en considération sont :

Recenser les forces et les faiblesses du système (cadre législatif, supports institutionnels, structures organisationnelles et de gestion, procédures opérationnelles, ressources, produits et prestations des services, ainsi que les statistiques qui en résultent).
Informer les parties prenantes des préoccupations prioritaires et des aspects des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil qu’ils ne connaissent pas dans le détail.
Établir un consensus sur les domaines prioritaires du renforcement des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et mobiliser un appui technique et financier pour mettre en œuvre un plan stratégique national.
Obtenir des informations qui permettront d’améliorer la performance globale des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et de peser sur l’orientation du développement desdits systèmes.
Aider le gouvernement et les parties prenantes à identifier les problèmes clés, et accroître l’utilisation des registres et des statistiques d’état civil.
Établir un point de référence objectif qui constituera la base des évaluations futures.
Offrir un exceptionnel savoir de la part des pairs et des facilitateurs grâce au processus d’auto-évaluation.

À quel niveau l’évaluation est-elle faite ?
Un objectif fondamental des opérations d’un système d’enregistrement des faits d’état civil est de parvenir au niveau géographique le plus basique, duquel le point de service de proximité sera situé à une distance raisonnable du lieu de résidence des ménages et des personnes qui doivent faire enregistrer des faits d’état civil. L’accessibilité peut se traduire en termes d’emplacement physique ou d’autres moyens par lesquels des faits d’état civil peuvent être déclarés et une preuve d’enregistrement reçue. L’évaluation doit donc être menée aux différents niveaux administratifs et au sein de la population.

Bien que l’équipe d’évaluation soit établie au niveau central (niveau national), elle devra effectuer des visites dans les bureaux infranationaux du département ou de l’organisme de l’état civil et dans les autres points de service qui peuvent exister, ainsi que dans les communautés que le système est censé desservir. Il est important que le choix des communautés, des régions administratives (provinces) et des sous-régions (niveau inférieur à la province) soit représentatif d’une variété d’expériences à tous les niveaux de l’administration. Si, par exemple, l’informatisation a été introduite dans certaines procédures et dans certaines régions, plusieurs de ces régions devront être visitées. Les autres activités du programme qui constituent des innovations ou des expérimentations devront faire l’objet d’une attention particulière dans l’évaluation. Les zones rurales et urbaines devront également être représentées dans les lieux visités.

Qui mène l’évaluation ?
Le principal objet du système d’enregistrement est de disposer d’un enregistrement complet et d’assurer une prestation de services effective et efficace. L’exercice d’évaluation devra dès lors permettre de tirer des enseignements afin d’améliorer non seulement les structures et les documents d’appui mais aussi les processus, la prestation de services et les résultats. Les praticiens, en particulier ceux occupant des postes de supervision et de gestion qui dirigent les processus doivent disposer d’informations de première main sur la manière dont le système fonctionne en pratique, par rapport à son fonctionnement prévu.

L’une des décisions à prendre en considération au stade initial de la planification de l’évaluation est la question de savoir qui doit y participer. Comme indiqué au chapitre 2, toutes les principales parties prenantes devront participer à l’évaluation du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil et à la détermination de l’éventail de mesures possibles pour remédier aux problèmes et parmi celles-ci donner la priorité à celles qui devront être prises lors de la planification de son renforcement. Les parties prenantes compteront des agents chargés de l’enregistrement, des producteurs et des utilisateurs de statistiques de l’état civil, ainsi que des partenaires de développement engagés dont les activités de programme sont liées à l’enregistrement et aux statistiques de l’état civil, à divers niveaux nationaux et infranationaux. Les chercheurs ayant une expérience reconnue dans ces domaines devront également être consultés.


Les équipes pourront être essentiellement constituées à l’échelon national mais des mesures devront être prises pour intégrer d’autres participants à différents niveaux opérationnels, en les incorporant dans l’équipe lors de la visite à leur niveau de fonctionnement. Le but des activités d’enregistrement de faits d’état civil est d’atteindre les niveaux les plus élémentaires, en partant des habitats dispersés pour s’étendre aux agglomérations telles que les villes capitales nationales et régionales.

Il existe différents organismes aux niveaux administratif et opérationnel : ceux chargés d’enregistrer tous les événements et ceux dont les opérations sont susceptibles de fournir des liens permettant d’élargir l’accès à des points de prestation de service, tels que le ministère de la santé, et ceux dont les activités permettent d’élargir l’utilisation du certificat d’enregistrement et d’accroître ainsi la motivation des individus pour enregistrer rapidement leurs événements tels que le service de l’identité nationale et des documents de voyage, le régime national d’assurance maladie, l’éducation, etc.

En ce qui concerne les statistiques de l’état civil, le bureau des statistiques nationales, ainsi que les producteurs de données connexes, notamment le ministère de la santé, le mécanisme de recensement de la population et d’enquêtes sur les ménages et d’autres ministères devront participer aux consultations concernant le système ou à l’évaluation elle-même. Plus les opérations seront proches du système ou directes par rapport à celui-ci, plus il sera nécessaire que l’entité soit représentée dans l’équipe de travail.

L’autre catégorie de parties prenantes comprend ceux qui sont censés fournir des informations en tant que contribution à l’évaluation ; et les conseillers et facilitateurs qui doivent fournir un appui et des orientations techniques au cours du processus.

L’engagement des parties prenantes variera en fonction de la nature de leur lien  avec les processus du système d’enregistrement, et les contributions attendues des entités, ainsi que de leurs possibilités de tirer profit des enseignements. Les différents types de regroupement sont décrits au chapitre deux. La participation des parties prenantes à l’exercice d’évaluation ira de la planification et de l’exécution quotidienne des activités de l’évaluation à la conduite des évaluations ; de l’interprétation des résultats et de la préparation du plan stratégique assorti de priorités, à la fourniture d’observations et de validations des différents ensembles de résultats et à la diffusion du plan final approuvé.

Le mode de participation variera en fonction de la nature de la tâche et suppose des interactions directes par le biais de réunions, conférences téléphoniques, communications électroniques, etc. Étant donné que les parties prenantes présentent divers degrés d’exposition et que certains champions potentiels du système d’enregistrement et des statistiques des faits d’état civil peuvent ne pas disposer des arguments adéquats pour plaider efficacement en faveur du processus, il faut que les relations entre les entités soient provoquées et toute occasion de rencontrer les parties prenantes aura pour objectif d’accroître leur compréhension et leur appréciation du système et de la valeur d’efficacité et de ce qu’il faudrait faire pour avoir un système fonctionnant bien.

On pourra inclure des parties prenantes dans les équipes de travail lors des visites pour mener des évaluations sur le terrain. Cette démarche est conforme au principe directeur énoncé plus haut, à savoir que l’évaluation fournit une base pour que ceux qui contribuent au système puissent avoir des informations sur leurs opérations et les prestations de service et participer à la mise au point des solutions évolutives susceptibles de servir leurs contextes locaux. Les membres des équipes locales pourront contribuer aux réflexions des équipes de travail sur les observations, les solutions possibles, notamment les mesures correctives immédiates à prendre avec des apports financiers minimes, et la validation des conclusions à leur niveau avant d’être intégrées au document principal et au plan proposé. Il pourra également être possible de faire intervenir des représentants locaux infranationaux en tant que principales parties prenantes à l’analyse.

L’accent mis sur les consultations sera un mode de fonctionnement important tout au long du processus d’évaluation. Outre le regroupement suggéré, certaines équipes de travail et/ou forums pourront être constitués (par le biais de communications directes, des réseaux sociaux, de courriers électroniques, etc.) pour maintenir un dialogue sur les questions auxquelles un groupe élargi de parties prenantes devra contribuer. Ces mécanismes pourront également faire intervenir des groupes plus importants de parties prenantes pour hiérarchiser les recommandations et proposer les étapes suivantes vers le renforcement du système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, lorsqu’il n’est pas possible de réunir toutes les parties prenantes autour de la table pour débattre de ces questions.

Comment l’évaluation doit être réalisée
Dans les étapes décrites au chapitre précédent, quatre grandes phases ont été présentées.
La première phase portait sur les préparatifs en vue de l’évaluation, y compris les modalités de gestion du processus, et essentiellement, les ressources pour commencer et terminer les travaux. La présente section porte sur le processus de conduite de l’évaluation, qui correspond à la phase deux de l’exercice proposé. Le graphique ci-après présente cinq étapes du processus de conduite de l’évaluation, à savoir : l’élaboration de l’évaluation, la mobilisation de l’équipe d’évaluation, la collecte des données, l’analyse des conclusions et l’élaboration du rapport.

Élaboration de l’évaluation : la première étape de la réalisation de l’évaluation consiste à rassembler les matériels disponibles et à mettre au point les instruments requis. L’un des instruments de collecte des informations tout au long du processus est l’outil d’évaluation décrit dans la deuxième partie du présent chapitre (voir également l’annexe X). Ces outils ont été mis au point sur base de ceux produits par le Réseau de métrologie sanitaire de l’OMS (HMN) complétés par les expériences de plusieurs pays africains, et montrant l’état de développement de l’enregistrement et des statistiques des faits d’état civil sur le continent. Certaines questions peuvent s’appliquer à tous les pays, d’autres à seulement quelques-uns. Les questions peuvent être trop générales pour certains pays, alors que pour d’autres, les questions peuvent être spécifiques à leur situation ou à celle d’autres pays. D’une manière générale, les particularités propres aux pays ne sont pas prises en compte de manière satisfaisante, sinon pas du tout. Il conviendra donc d’adapter les instruments à la situation particulière de chaque pays avant de pouvoir les utiliser efficacement pour l’exercice d’évaluation.



Étapes de la conduite de l’évaluation (Phase 2)

Adapté à partir du Réseau de métrologie sanitaire de l’OMS. 2008. Evaluer le système national d’information sur la santé : Instrument d’évaluation. Version 4.00.

Pour le processus visant à adapter les questions de l’outil à la situation du pays, il importe de dresser le bilan de la situation du pays, d’examiner les documents pertinents, notamment les différentes parties du présent instrument d’évaluation, et de procéder à des ajustements ou à des additions spécifiques au pays pour refléter, par exemple, la terminologie locale utilisée pour les organismes chargés des registres d’état civil, les structures, les titres des fonctionnaires, les niveaux d’administration et les opérations d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, etc. Étant donné que différentes équipes mèneront l’exercice depuis leur propre point de vue, il importera de procéder aux adaptations d’abord au niveau national, à des fins de normalisation, de cohérence des résultats et d’utilisation par les différentes équipes de travail affectées à l’évaluation. On veillera également à assurer la comparabilité des résultats lorsque les instruments seront appliqués aux différents niveaux des opérations du système d’enregistrement.


L’examen et l’adaptation seront effectués par le secrétariat de développement du plan, avec l’aide d’un groupe restreint  d’organismes du système d’enregistrement et d’organisations associées participant à la gestion de certains événements, même si elles ne sont pas directement responsables de l’enregistrement de faits d’état civil ou de la compilation de statistiques sur ceux-ci, tels que la santé. Selon les regroupements proposés, le groupe restreint aura la responsabilité conjointe de la gestion de l’évaluation et de la planification des améliorations. On pourra éventuellement envisager de faire participer des agents au niveau régional et du district, selon les ressources disponibles. Il serait utile de soumettre l’outil ajusté à un examen plus approfondi par le groupe élargi qui effectuera l’évaluation. Cet examen peut être programmé dans le cadre de la réunion d’orientation proposée au chapitre 2.

Outre l’adaptation des outils à la situation spécifique du pays, le Groupe restreint devra définir les paramètres de l’évaluation, à savoir : la portée, le calendrier, les dates et la manière dont l’évaluation sera menée. La composition du Groupe d’examen  devra également être déterminée et le groupe devra être créé par les moyens disponibles tout au long des processus nationaux. Dans la plupart des pays, il sera nécessaire de contacter l’organisme et de l’inviter à désigner un représentant ayant une formation et une expérience professionnelle spécifique. Il est essentiel que l’établissement parrain définisse clairement la nature de l’engagement requis, par exemple, si l’individu doit être disponible pour la durée entière de l’évaluation et de l’élaboration du plan  ou uniquement pour l’évaluation, de manière ponctuelle, à plein temps ou à temps partiel. Il pourra être nécessaire de plaider auprès de ces organismes en faveur de l’importance de l’exercice. Il serait également préférable que l’appel à candidatures soit envoyé par le bureau de l’un des ministres responsables du registre d’état civil pour faire en sorte que la demande bénéficie de la visibilité et du degré d’importance nécessaires.

La stratégie de conduite de l’évaluation devra également être définie. Cela devra être fait plus tôt dans la partie du processus visant à solliciter des fonds. Mais c’est à ce stade que l’effectif proposé, les horaires, les sous-groupes proposés, les lieux à visiter pour les visites d’observation et de terrain devront être définis. Il conviendra également de déterminer les méthodes à utiliser ainsi que le lieu où elles seront utilisées et par qui. Ce processus devra également permettre d’établir un budget plus précis et un programme d’activités correspondant au budget alloué.

Il conviendra d’envisager de faire appel à du personnel au niveau local pour appuyer le processus au cours de la visite de terrain et de la validation finale du rapport et du plan d’amélioration.

Mobiliser les groupes de travail : le lancement de l’exercice, ainsi que la réunion de suivi et la séance d’information détaillée des équipes constituent autant de moyens pour initier le personnel d’évaluation à leurs tâches et responsabilités, notamment les procédures, méthodes, exigences requises pour administrer les outils de collecte des données, les attentes concernant les deux résultats intermédiaires, le rapport des équipes de travail et le rapport d’évaluation consolidé à partir desquels la composante planification stratégique des travaux sera définie. La réunion d’orientation devra initier le groupe à toutes les méthodes proposées pour la collecte des données. Outre l’adaptation déjà entreprise, il pourra être nécessaire d’adapter certains éléments des instruments sur la base des expériences de ceux qui ont été invités à contribuer à l’évaluation. Il conviendra d’intégrer quelques exercices pratiques à la formation. Par exemple, des visites de terrain pourraient être organisées dans des collectivités proches du lieu de la formation, pour donner aux participants l’occasion d’apprendre en utilisant les outils dans des situations réelles (et de mettre à l’essai les instruments afin de déceler les éventuelles questions difficiles ou les ambiguïtés) pour permettre d’adopter une approche commune. Il est recommandé que les équipes lisent toutes les directives pour se familiariser avec les outils d’évaluation avant de se lancer dans l’exercice. Cela devrait faciliter la compréhension des exigences et les aider à procéder à la planification et aux choix appropriés si nécessaire.

Le travail des équipes devra commencer au point central du niveau national pour ensuite se déplacer vers le niveau infranational. Un calendrier des visites devra être établi et les bureaux à visiter devront être informés de la visite bien à l’avance. Le rôle des homologues dans les bureaux de terrain devra être bien spécifié, ainsi que les directives pour contribuer aux préparatifs de la visite, de même que toutes les dispositions préalables en vue des entretiens. Il conviendra d’étudier soigneusement la question de la notification à l’avance de certaines visites dans les bureaux. Les incidences sur les faits observés pourront varier d’un pays à l’autre. Si compte tenu de la situation propre au pays, un préavis est requis, l’information fournie devra comporter suffisamment de détails pour permettre aux bureaux concernés de se préparer pour la visite, mais on ne devra pas fournir les détails concernant ce que l’équipe observera en particulier, afin que l’observation puisse mettre en évidence la situation habituelle dans les bureaux. On fournira aux équipes une liste de vérification de ce dont elles auront besoin lors de la visite, ainsi que les instruments pour l’observation sur le terrain et les entretiens.

Une composante des visites de terrain consiste à interroger de façon aléatoire des résidents ordinaires pour savoir s’ils ont enregistré des faits d’état civil qui se sont produits dans leur vie, ou non et pourquoi. Ces informations pourront être obtenues à partir des enquêtes précédentes. Il peut toutefois s’avérer utile d’obtenir un échantillon d’opinions auprès d’individus vivant à proximité des centres d’enregistrement ou points de prestation de services visités.

Chaque équipe de travail devra tenir sa réunion de planification individuelle afin de déterminer les grandes lignes de ses visites en fonction du calendrier proposé et de confirmer les dispositions prises avec les contacts sur le terrain.

Collecte des données : Les méthodes de collecte des données vont de l’examen sur dossier aux entretiens avec les bénéficiaires de services dans des bureaux hors du système d’enregistrement des faits d’état civil, au moment où ils viennent demander un service et après leur expérience de la prestation de service. L’examen sur dossier peut être entrepris dès le début du processus d’évaluation. Il faudra procéder à un examen afin d’apporter les ajustements nécessaires aux questionnaires. Des rapports ainsi que des informateurs seront également nécessaires pour fournir des informations sur certaines pratiques culturelles susceptibles d’influer sur les opérations d’enregistrement. Certaines parties des outils devront être remplies autant que possible à l’aide des informations obtenues grâce aux documents disponibles. Certains rapports sur les opérations des bureaux d’enregistrement et des statistiques des faits d’état civil, notamment le rapport d’évaluation précédent, les documents de projet, les instructions administratives, etc. pourront également être examinés pour remplir les formulaires. Les lacunes seront comblées à l’aide des entretiens et des observations. Les informateurs clés seront identifiés en fonction des informations nécessaires et des lacunes à combler. Des réunions ciblées avec certains informateurs pourront être nécessaires. Le cas échéant, il conviendra d’organiser des discussions de groupe, portant notamment sur certaines pratiques culturelles liées à des événements spécifiques.

L’enregistrement des informations est essentiel pour le résultat final de l’exercice. La prise de notes et l’établissement de rapports constituent une partie importante de la collecte d’informations. Des dispositions devront donc être prises pour que toutes les réunions, grandes ou petites, fassent l’objet d’un rapport. Tous les membres devront enregistrer les informations fournies de façon à constituer une base de comparaison des données permettant d’obtenir une image exacte des éléments fournis. Lorsque c’est la méthode de l’observation qui est utilisée, l’équipe devra trouver le temps nécessaire pour échanger des impressions personnelles pendant que l’équipe se trouve encore sur le terrain, de façon à pouvoir retourner sur les lieux pour confirmer des observations ou obtenir des informations supplémentaires si nécessaire.

Analyse des conclusions : Les informations recueillies par chaque membre de l’équipe devront être rassemblées et examinées pour permettre de discerner clairement les schémas et situations. L’équipe devra travailler conjointement et dégager les forces, les faiblesses, les possibilités et les menaces (analyse SWOT : Strenghts, Weakness, Opportunities and Threats, soit forces, faiblesses, opportunités, menaces) à partir des informations obtenues. Il est important d’être capable d’identifier les causes sous-jacentes des situations qui persistent. C’est ce résultat souhaité qui devra déterminer la forme des entretiens et l’utilisation de l’instrument  sur le terrain. Certaines explications pourront être déduites des informations fournies mais dans la plupart des cas, il faudra approfondir par sondage les entretiens pour en tirer les informations nécessaires et les explications correspondantes concernant les facteurs associés. Ce type d’analyse permet de générer des explications pour les problèmes observés du système d’enregistrement et de comprendre les liens qui existent entre eux. Elle élargit la réflexion concernant les problèmes. Les questions à prendre en considération sont, entre autres : « Pourquoi cette faiblesse existe-t-elle, » et ensuite pour chaque raison, « Pourquoi cette situation existe-t-elle ? » 

Chacune des équipes devra présenter ses conclusions, sous forme de synthèse et après en avoir déduit des recommandations. Les rapports des équipes seront présentés au groupe élargi et résumés dans un rapport, avec des actions recommandées.
Les représentants des bureaux visités devront assister à la réunion de rétroaction  de l’évaluation pour pouvoir corriger les impressions et explications supposées des situations.

Élaboration du rapport d’évaluation : Le groupe d’examen est solidairement responsable de l’élaboration du rapport d’évaluation. L’équipe peut charger un sous-groupe d’élaborer le rapport de synthèse que le groupe élargi devra examiner et approuver.

Le rapport devra examiner d’un œil critique la ou les questions soulevée(s) par la question à l’examen et résumer la discussion pour chaque question, le cas échéant, plutôt qu’apporter une réponse simple aux questions. Par exemple, si la discussion du sous-groupe révèle un problème ou un dysfonctionnement, la partie du rapport couvrant cette question comprendra:

un exposé concis du problème, ainsi que des suggestions sur ce qui doit être amélioré ou changé ;
les avantages spécifiques pouvant être attendus des améliorations ou changements ;
une ou plusieurs recommandations spécifiques pour les changements requis ;
des suggestions spécifiques aux fins de la mise en œuvre des recommandations.

En d’autres termes, il ne suffit pas de déclarer qu’il existe un problème – il faut également apporter une solution potentielle sur la manière de résoudre le problème. En permettant à plusieurs groupes de travailler en parallèle, on permettra à ces groupes d’étudier leur domaine spécifique en détail, sans que le processus ne soit trop long ou strict.




Comment l’évaluation peut être organisée et facilitée ?
Les différents regroupements possibles ont été mentionnés au chapitre 2. Outre le comité directeur et le groupe restreint qui doivent assurer la surveillance, la direction et la coordination constante du processus, il doit y avoir un groupe d’examen  responsable au premier chef de la réalisation de l’évaluation. L’institution chef de file doit prendre en charge certaines des communications, achats et autres tâches administratives requises pour effectuer l’évaluation et veiller à ce que les conditions pour que le travail soit accompli dans les délais et selon les normes souhaitées soient réunies.

Le groupe d’examen est l’assemblée des parties prenantes qui ont une connaissance suffisante des aspects et des travaux spécifiques du système d’enregistrement dans leur domaine de compétence. Les membres du groupe, pris individuellement, peuvent également avoir des connaissances concernant d’autres aspects du système, en raison de leur expérience passée ou de leurs lectures personnelles. Indépendamment de leur degré d’exposition au système, chacun d’entre eux devra acquérir une compréhension commune du système et des caractéristiques essentielles qui devront constituer la base de l’évaluation.

La composition du groupe d’examen doit être plus large que celle du comité directeur qui est constitué des principales parties prenantes (à savoir les organismes ayant la responsabilité directe d’administrer les systèmes d’enregistrement, de financer les activités, et de promouvoir le système ou de plaider en faveur de son développement ou renforcement.) Le groupe d’examen, d’autre part, est composé de représentants de ces organismes et, en outre, de parties prenantes susceptibles de fournir des apports techniques à l’évaluation. Ces membres devront être ceux qui, au niveau opérationnel, peuvent apporter une contribution aux divers stades de la planification, de la formulation des questions et de l’adaptation des instruments d’évaluation, de l’administration des instruments, de l’analyse des conclusions et de l’élaboration du rapport. Certains membres du groupe d’examen pourront être issus des milieux universitaires/de la recherche, tels que la démographie et la sociologie, qui sont susceptibles de fournir des informations contextuelles sur les systèmes traditionnels liés aux quatre principaux faits d’état civil, à savoir, la naissance, le décès, le mariage et le divorce.

Le groupe d’examen se réunit d’abord dans le cadre d’un atelier visant à acquérir l’orientation nécessaire pour l’exercice et la compréhension des instruments préalablement adaptés à la situation du pays. Au cours du processus, le groupe devra apporter des contributions supplémentaires pour améliorer les instruments et les rendre plus appropriés et adaptés aux contextes nationaux spécifiques. Les ateliers devront comporter des sessions visant à mettre à l’essai les instruments et les méthodes proposées pour être utilisées. La réunion devra classer les questions en fonction des méthodes les plus appropriées à utiliser pour obtenir les types de réponses attendues. Le groupe d’examen devra être divisé en sous-groupes (appelés équipes de travail) chacun d’entre elle étant chargée d’un aspect spécifique de l’évaluation. Il doit y avoir suffisamment d’équipes pour que la tâche soit gérable, étant donné que l’évaluation devra être effectuée à tous les niveaux de fonctionnement du système d’enregistrement. Les sous-groupes ne devront pas être trop grands mais suffisamment pour permettre une répartition des tâches au sein du sous-groupe. Il pourra y avoir six à huit membres dans une équipe de travail, en tenant dûment compte de l’étendue des travaux, de la manière dont les tâches peuvent être divisées et de l’éventail de méthodes à utiliser.

Les tâches pourront être réparties selon les événements, selon les parties/thèmes de l’évaluation, ou selon une combinaison des deux. Un type de répartition des équipes est celui proposé par l’Université du Queensland, selon des domaines fonctionnels spécifiques, à savoir: i) base juridique et ressources, ii) formulaires utilisés pour l’enregistrement des naissances et des décès, iii) couverture et exhaustivité de l’enregistrement, iv) organisation et fonctionnement du système de statistiques des faits d’état civil, v) stockage et transmission des données, vi) certificat de décès et cause du décès, vii) pratiques de codage de la CIM (classification internationale des maladies), qualité et vraisemblance des données, et viii) tabulation, accès et diffusion des données. Cette division correspond également à la structure du formulaire. Cette configuration décompose les processus selon des détails plus spécifiques de sorte que les opérations d’enregistrement seront affectées à deux groupes de travail pour les naissances et les décès, les statistiques des faits d’état civil à trois groupes et les causes de décès à deux groupes. Le mariage et le divorce, qui ne sont pas couverts, seront vraisemblablement attribués à deux groupes supplémentaires.

Dans cet outil d’évaluation, la proposition de division des tâches est une combinaison des événements et de la nature du processus. Il est proposé de créer cinq équipes de travail. La première chargée du cadre politique et juridique, la deuxième et la troisième traitant des aspects opérationnels (pour les naissances et les décès d’une part et pour les mariages et les divorces, de l’autre). La quatrième équipe sera chargée des causes de décès, et la cinquième des statistiques de l’état civil portant sur tous les événements. Les regroupements et les tâches pourront être répartis de diverses manières :

Répartition des tâches d’évaluation

Il est supposé que les mêmes organismes sont chargés de l’enregistrement des naissances et des décès, et un autre du mariage et du divorce. Cette situation n’est pas commune à tous les pays. Dans certains d’entre eux, notamment les pays francophones, la responsabilité institutionnelle de l’enregistrement peut porter sur les naissances, les décès et les mariages, tandis qu’un autre organisme couvrira l’enregistrement des divorces. Le regroupement des événements peut donc être opéré de cette manière.

Certains pays peuvent estimer qu’il est plus pratique que des équipes distinctes traitent des aspects opérationnels de chaque événement, ou bien, qu’il y ait au sein des équipes de travail proposées des subdivisions supplémentaires similaires.

Après l’atelier d’orientation initiale, les réunions pourraient être organisées au niveau de l’équipe de travail pour mener l’évaluation. L’outil constitue avant tout un instrument d’auto-évaluation, ce qui veut dire que ceux qui l’administrent participent aux opérations qu’ils sont en train d’évaluer. Il est essentiel qu’une combinaison de méthodes soit utilisée pour l’évaluation afin que les points forts tirés de chacune des approches puissent profiter à l’ensemble de l’exercice. Quelle que soit l’approche adoptée, il est plus avantageux que deux ou trois personnes mènent l’exercice, de façon à susciter un échange d’idées et de perceptions à travers lesquelles les perspectives des autres puissent transparaître avant d’être acceptées.

Des entretiens personnels peuvent également être utilisés dans certaines situations. La décision portant sur les méthodes à utiliser pour quelles parties  et les combinaisons à adopter devra être guidée dans une certaine mesure par la nécessité d’être efficaces et de gagner du temps dans le processus visant à obtenir des contributions de toutes les principales parties prenantes. La nécessité de parvenir à un consensus sur l’évaluation est également primordiale étant donné que les mesures à prendre pour renforcer le système seront prises à partir de ces conclusions.

Méthodes et approches

Diverses approches sont proposées dans cette section pour recueillir les informations requises par l’exercice d’évaluation. Ces approches comprennent l’examen sur dossier des documents juridiques et politiques et des résultats des enquêtes précédentes ; les visites de terrain à des fins d’observation et pour mener des entretiens avec des prestataires de services, des bénéficiaires de services, des directeurs de programme, ainsi que des membres de la communauté, lors d’entretiens individuels en face à face ou de discussions de groupe. Sont également prévus des entretiens avec des bénéficiaires potentiels ou réels des services (lors d’entretiens de départ) et l’analyse des données. Chacune des équipes aura besoin d’une combinaison de méthodes pour remplir les questions attribuées faisant partie de l’évaluation. Pour l’examen du cadre politique et juridique, un nombre limité d’options sera nécessaire, tandis que pour les opérations et les pratiques, il faudra utiliser l’éventail complet de ce qui est proposé. L’évaluation devra également donner lieu à de bonnes études de cas favorisant des innovations spécifiques pouvant être partagées avec d’autres organismes à l’intérieur du pays et d’autres programmes d’enregistrement d’autres pays.

Le principal mode de collecte de données est l’outil d’évaluation – un questionnaire qui doit être soumis par les membres de l’équipe de travail aux personnes interrogées. Les détails, le contenu et la structure de l’outil sont présentés dans la section suivante.

Examen sur dossier
L’examen sur dossier est l’une des méthodes que tous les groupes de travail devront utiliser. Les types de documents à consulter sont : les lois, ordonnances, instruments législatifs, règles, réglementations, directives, circulaires, notifications et documents connexes régissant les opérations des organismes chargés de l’enregistrement des faits d’état civil. Les législations d’autres organismes dont les opérations ont une incidence sur les faits d’état civil à enregistrer, tels que la santé, et celles qui exigent la preuve de l’enregistrement en tant qu’intrant pour leur fonctionnement, par ex. l’identité nationale, les services d’immigration, l’éducation, la loi relative aux statistiques et les instruments législatifs. Certains pays exigent des certificats d’enregistrement pour d’autres services, tels que l’inscription au cadastre, l’inscription au registre du commerce, l’attestation de scolarisation, etc. Les lois et instruments législatifs régissant ces services devront également être examinés, afin de mieux comprendre comment tirer parti de ces différentes activités pour obtenir de meilleurs résultats.

La compilation et l’examen des documents est un exercice prenant beaucoup de temps dans la mesure où les documents peuvent ne pas être tous facilement accessibles. En outre, l’examen d’un document mènera à un autre document qu’il faudra rechercher. Il est préférable que le processus commence le plus tôt que possible, dès que les questions du formulaire sont décidées et se poursuive pendant toute la durée de l’évaluation. Les documents et les rapports devront être demandés aux bureaux visités, afin de pouvoir confirmer les informations fournies ou d’obtenir des explications et un contexte supplémentaire à partir des documents. Les types de documents comprendront les guides opérationnels, les rapports d’évaluation précédents, les instructions administratives, etc.

En fonction du volume de documents recueillis, il pourra s’avérer nécessaire d’assigner des lectures à chacun des membres de l’équipe de travail. La bibliographie de tous les documents consultés devra être tenue à jour et être établie tout au long des lectures et non après, pour éviter les risques d’oubli.

Visites sur le terrain
La deuxième approche importante au cours de l’évaluation est la visite sur le terrain, c’est-à-dire la visite des bureaux où les registres d’état civil sont gérés, les locaux où l’enregistrement et les services connexes ont lieu, et d’autres endroits où des informations peuvent être obtenues sur les services d’enregistrement rendus et reçus. Au cours de l’examen sur dossier, les dispositions légales seront évaluées sous l’angle de leur adéquation, applicabilité et pertinence. La partie restante de l’évaluation porte sur des opérations  réelles, pour ce qui est du degré de conformité des opérations et de la pratique des dispositions juridiques, ainsi que de l’efficacité des procédures. Les visites sur le terrain devront confirmer la véracité des conclusions initiales établies à partir de l’examen sur dossier. Les informations sont obtenues au moyen d’une enquête.

Méthode d’enquête : L’outil d’évaluation comporte des questions qualitatives conçues pour obtenir des réponses ouvertes. Quelques questions sont de nature quantitative, recherche d’une réponse par oui ou par non, recherche de l’année de promulgation ou de révision d’une loi ; question sur la dotation en effectifs, etc. Une grande partie des données recueillies lors de l’évaluation sont toutefois qualitatives. Même si la réponse initiale à la question est oui ou non, il faut s’attendre à ce que des réponses plus élaborées soient ajoutées et que de nouveaux éclairages viendront apporter des précisions aux réponses simples. Dans tous les cas, il faut s’attendre à devoir procéder à des sondages supplémentaires pour obtenir des explications, des raisons ou des descriptions détaillées, dans l’intention première de recenser les questions susceptibles de devoir être examinées plus en profondeur.

Entretiens : la méthode de l’entretien est l’une des approches utilisées au cours des visites sur le terrain. L’outil comporte une série de questions qui devront servir de guide. Les outils d’évaluation ne devront pas être utilisés de façon rigide. La teneur de l’entretien devra être transcrite et la transcription sera utilisée pour analyse. L’entretien consistera à interroger le publics cible : a) fonctionnaires des centres d’enregistrement sélectionnés, b) individus bénéficiaires d’un service, c) groupe d’individus dont les opinions peuvent déterminer la prestation de services, et d) individus ou groupes d’individus n’ayant aucune expérience d’aucun des services d’enregistrement. Les réponses sont obtenues au cours d’un entretien en face à face ou personnel. Les entretiens qualitatifs visent à obtenir des informations approfondies sur les connaissances et le raisonnement concernant les pratiques observées. On ne devra ménager aucun effort pour mieux comprendre les perspectives des personnes interrogées en posant des questions de clarification et de suivi.

Le mode d’entretien se situe au croisement entre la conversation à bâtons rompus et l’approche du guide d’entretien, l’outil d’évaluation servant de protocole d’entretien. Dans la conversation à bâtons rompus, l’objectif est d’étudier les différents thèmes soulevés au cours de l’évaluation et de suivre toutes les pistes qui surgissent pendant la discussion. Des thèmes et des questions ouvertes sont fournis pour aider l’entretien. L’équipe de travail aura la latitude de se conformer de près à ces thèmes et questions, ou d’ajouter d’autres questions, et d’adapter l’ordre des questions comme elle le jugera approprié.

Outre les fonctionnaires, qui constituent la principale cible des entretiens sur le terrain, les bénéficiaires ou récipiendaires des services d’enregistrement devront également être interrogés sur les services qu’ils ont reçus. De cette façon, il sera possible d’examiner leur point de vue pour savoir si le système fonctionne correctement pour leurs besoins spécifiques et à leur satisfaction. Il existe deux catégories de bénéficiaires de services à interroger : a) ceux qui attendent le service, et b) ceux qui viennent de bénéficier du service (entretiens de sortie).

L’observation : dans le cadre de cette méthode, l’équipe de travail observe les personnes et les scènes dans certaines situations pour obtenir des informations sur la manière dont l’enregistrement, la compilation et le stockage des données, et la réponse aux demandes interviennent au cours d’une journée donnée. L’observation est un moyen important de réunir des informations sur les individus parce que leurs attitudes et comportements ne sont pas toujours cohérents ; c’est-à-dire qu’ils ne font pas toujours ce qu’ils disent. L’autre approche proposée est l’observation des participants. Elle suppose d’observer une partie substantielle du fonctionnement du processus d’enregistrement pour lequel certaines informations sont requises. Il existe plusieurs manières selon lesquelles le membre de l’équipe de travail désigné peut observer le processus. Il est recommandé d’utiliser l’approche de la participation passive ou de l’observation directe, ce qui signifie que les observateurs ne sont pas activement engagés dans les activités. Il existe toutefois une situation susceptible de causer un dilemme.

L’équipe de travail devra anticiper la survenue d’un problème dans le processus au cours de son observation. La décision d’intervenir devra être pondérée par rapport à l’impact sur les aspects qu’ils sont en train de mesurer. Par exemple, si l’objectif est d’évaluer le temps nécessaire pour enregistrer un événement, les observateurs ne devront pas intervenir dans des situations susceptibles de réduire le temps. Mais si cela soulagerait une mère de l’aider à porter son enfant, cela pourra être fait, étant donné que cela n’affectera pas la durée de l’enregistrement. Le fardeau que le processus fait peser sur la mère pourra néanmoins être noté. Toutefois, si des entretiens de sortie sont prévus, intervenir dans cette aide pourra affecter le résultat de l’entretien et il faudra s’en abstenir. L’équipe ne devra ménager aucun effort pour prendre des notes détaillées sur le terrain, lesquelles seront utilisées ultérieurement aux fins de l’analyse. Il est également recommandé d’utiliser de photographies et des vidéos en tant qu’aide à l’observation si possible.

Groupe de discussion : certains entretiens peuvent être menés en groupe. Les groupes sont utilisés pour clarifier ou confirmer des données qui ont été réunies par d’autres méthodes de recherche qualitative. Un groupe de discussion efficace doit comprendre de 6 à 12 participants, sélectionnés à dessein parce qu’ils peuvent fournir les informations présentant un intérêt pour l’évaluation. En outre, les discussions d’entretien peuvent produire de nouveaux éléments SWOT  (forces, faiblesses, opportunités, menaces) concernant des questions qui sont rarement documentées, telles que les paiements informels, la gouvernance et les stratégies nouvelles ou changeantes.




Données secondaires
De nombreuses enquêtes menées récemment comprenaient des questions sur le respect par les individus des exigences en matière d’enregistrement. Ces exercices de collecte de données ont peut-être mis l’accent sur l’enregistrement des naissances mais ils devraient fournir un éclairage sur la raison pour laquelle les gens ne sont pas motivés pour enregistrer leurs faits d’état civil. Les questions d’enquête comprennent : le recensement de la population nationale, ainsi que les enquêtes auprès des ménages, telles que l’enquête démographique et sanitaire (DHS), l’enquête de mesure des niveaux de vie (LSMS) et les enquêtes en grappes à indicateurs multiples (MICS). Certaines enquêtes ont posé la question de savoir si l’enfant né d’un individu avait été enregistré et si non la raison pour laquelle cette naissance n’avait pas été signalée. On consultera les rapports d’enquête pour de plus amples détails sur les conclusions.

Représentation graphique
Les informations peuvent être réunies et présentées de plusieurs manières. Certaines questions demandent que l’information soit présentée sous forme de schéma ou de photos prises pour représenter la situation. Certaines situations ne sont pas correctement appréhendées avec des mots, de même que d’autres ne sont convaincantes que lorsqu’elles sont représentées visuellement. Souvent les photos captent plus facilement l’attention que les mots écrits et stimulent l’intérêt et des idées d’action.

Études de cas
Les innovations dans l’adoption d’une technologie, de nouvelles approches et d’autres moyens d’améliorer l’efficacité des opérations d’enregistrement sont des enseignements importants dont il faut tirer profit. Une attention particulière devra être accordée à ces études de cas afin d’aider d’autres pays à identifier des actions potentielles pour résoudre leur problème. On trouvera quelques exemples d’innovations ou d’expérimentation ci-après. Les pays sont encouragés à élaborer des documents distincts sur ces expériences afin de les partager avec d’autres.

Que couvre l’évaluation?
Le renforcement des systèmes d’enregistrement devra commencer par une évaluation globale de l’environnement et de l’organisation, des responsabilités, rôles et relations propres au système, ainsi que des difficultés techniques liées aux exigences de données spécifiques.
Les outils d’évaluation ont été organisés autour de huit composantes:

Environnement politique et législatif pour l’enregistrement et les statistiques des faits d’état civil (systèmes d’enregistrement)
Gestion et organisation
Ressources
Formulaires et matériels
Opérations – Processus et pratiques
Gestion et utilisation de la base de données
Activités de plaidoyer et communication
Suivi et évaluation

Tableau 3.1 Détails du cadre d’évaluation des systèmes de l’enregistrement
Intrants A, C

Cadres législatifs et réglementaires appuyant l’existence et le fonctionnement des systèmes d’enregistrement et d’établissement de statistiques des faits d’état civil et

Ressources technologiques requises pour assurer le bon fonctionnement des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil

Cadres politiques et juridiques et ressources pour l’enregistrement et les statistiques des faits d’état civil

A1 – Environnements politiques pour l’enregistrement et les statistiques des faits d’état civil
A2 – Cadre juridique national pour les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, y compris les causes de décès
C1 – Infrastructure de l’enregistrement
C2 – Ressources humaines pour l’enregistrement des faits d’état civil
C3 – Budget et finances
Processus B, D, E, F, G


Processus nécessaires pour obtenir et compiler les informations telles que les pratiques d’enregistrement et de certification ; les formes, classifications et pratiques de codage utilisées pour obtenir et compiler des informations ; procédures pour la gestion et la transmission des données

Opérations des systèmes d’enregistrement – Processus et pratiques en matière d’enregistrement, de transmission des fichiers et de diffusion des données

B1-4 – Gestion et organisation ; fonctionnement des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil
D- Examen des formulaires utilisés pour l’enregistrement des naissances, décès, mariages et divorces
E1-3,5 – Opérations, processus et pratique d’enregistrement et de traitement des informations
F – Gestion de la base de données
G – Activités de plaidoyer et communication
Produits E, HType et qualité des statistiques produites, et méthodes de diffusion, d’accès et d’utilisation de ces statistiques

Accès aux données, utilisation et contrôles de qualité

E3 – Compilation et analyse des données
E4 – Produits et services
E5 – Accès aux données et diffusion
H1-2 – Suivi et évaluation




A – Environnement politique et législatif du système d’enregistrement

Le point de départ de la plupart des programmes nationaux est la législation qui régit les opérations de l’organisme responsable, avec les documents de politique, lignes directrices et directives qui les accompagnent. Même lorsqu’une loi raisonnablement bonne est en vigueur, le moment et l’époque au cours desquels les opérations sont gérées peuvent exiger quelques ajustements aux instruments juridiques existants. Un examen approfondi des instruments et politiques juridiques pourrait suggérer des domaines où les performances du système sont entravées par les insuffisances dans la loi, ou que les dispositions légales ne sont pas rigoureusement respectées, ou que la situation actuelle est très différente de celle qui prévalait au moment où la loi a été promulguée ou révisée, ou que des articles nouveaux ou révisés devront être introduits  pour offrir l’environnement législatif propice au renforcement du système national d’enregistrement des faits d’état civil.

La présente section couvre deux sous-sections:

A1 – Environnement politique pour les systèmes d’enregistrement et d’établissement de statistiques des faits d’état civil
A2 – Législations nationales couvrant les systèmes d’enregistrement

La plupart des pays ont une loi nationale sur les registres d’état civil ou une législation similaire qui a guidé les opérations de leur système d’enregistrement. La loi peut être générale qui contient des questions relatives à l’enregistrement de tous les faits d’état civil (en l’occurrence, les naissances, les décès, le mariage et le divorce) et à la prestation de services connexes, tels que la délivrance de certificats, la tenue des registres et actes d’état civil, et la production d’informations statistiques. Il peut également y avoir d’autres lois, par exemple, une loi distincte pour un fait isolé ou pour deux faits. Cette situation peut s’appliquer lorsque des organismes distincts sont chargés de l’enregistrement et lorsque les lois mettant en place ces organismes contiennent des dispositions spécifiques concernant l’enregistrement et la tenue des fichiers obtenus à partir du processus. Plusieurs autres documents renforcent l’environnement politique en fournissant des dispositions complémentaires pour la gestion des processus liés à certains faits. Le Ministère de la santé devrait donc disposer de législations portant sur ces faits. Celles-ci devront également être prises en considération, de même que les déclarations de politiques et les documents connexes.

L’intérêt primordial de revoir les législations est de vérifier les règles et réglementations concernant:

L’information qui doit être recueillie, par qui, auprès de qui, et en combien de temps
Qui est chargé de compiler les informations sous forme de statistiques
Qui est chargé de la gestion et de la diffusion des données. 

Bien que la plupart des pays disposent d’une loi sur le registre d’état civil ou d’une législation similaire, elle est souvent dépassée, ne couvre pas les aspects essentiels ou n’est pas pleinement respectée en raison de son application médiocre.


Le système qui produit des statistiques de faits d’état civil à partir des registres d’état civil peut être configuré de diverses manières qui varient d’un pays à l’autre. La configuration reflète l’organisation de l’enregistrement et de la gestion des informations obtenues. Le système national d’enregistrement des faits d’état civil peut être centralisé et administré par un organisme central chargé de délivrer des certificats et de coordonner tous les efforts d’enregistrement au niveau national. Ou bien, le système peut être décentralisé, avec des États ou des régions administratives responsables de l’enregistrement des faits d’état civil dans leur secteur. On peut opérer une différenciation supplémentaire à partir de différents organismes responsables de différents événements; par exemple, un ministère étant responsable de l’enregistrement des naissances et des décès, et un autre chargé de l’enregistrement de mariages et divorces. En ce qui concerne la production de statistiques, la responsabilité de la collecte, du traitement et de la conservation des données peut être confiée à l’organisme d’enregistrement ou à une entité distincte, par exemple l’office national de statistique en fonction des structures et des traditions des pays. Le cadre juridique devra refléter le système national en place pour l’enregistrement de tous les événements, des naissances, décès, mariages, divorces et de tout autre question présentant un intérêt national ; les pratiques locales et les méthodes par lesquelles les informations sont compilées en statistiques de faits d’état civil et qui est responsable de leur diffusion.

Dans les pays francophones, un haut fonctionnaire est responsable du système d’enregistrement des faits d’état civil (hébergé par le ministère de l’intérieur ou dans un autre ministère ayant des responsabilités similaires) qui est en charge de l’enregistrement national des faits d’état civil. Que la structure organisationnelle soit centralisée ou non, les informations concernant le mariage et le divorce sont recueillies par un réseau de bureaux d’enregistrement locaux appuyés dans leurs fonctions par d’autres unités déclarantes, telles que la police, les tribunaux, les institutions religieuses ; les responsables communautaires, etc. La compilation des informations recueillies et leur transformation en statistiques d’état civil est souvent déléguée à l’office national de statistique (ONS), qui peut bénéficier de l’appui technique d’autres ministères compétents pour la compilation des données. Par exemple, le système judiciaire peut entreprendre d’extraire les informations requises des archives judiciaires ou remplir les formulaires conçus à cet effet par l’ONS.


B – Gestion et organisation de l’enregistrement et des statistiques des faits d’état civil

La présente partie de l’évaluation examine comment est organisé l’ensemble du processus d’enregistrement des événements et de production de registres et de statistiques, depuis son niveau de fonctionnement le plus bas jusqu’au niveau national. Elle passe en revue les structures en place à chacun des niveaux opérationnels, et examine de quelle manière elles sont liées horizontalement, c’est-à-dire, entre les différents bureaux chargés d’opérations spécifiques – enregistrement, certification, transfert de fichiers, traitement de l’information, opérations statistiques, etc., et verticalement, c’est-à-dire, d’un niveau de fonctionnement à l’autre, en amont aussi bien qu’en aval. Elle examine également comment les tâches sont réparties entre les services de l’état civil, le système de santé et l’office national de statistique (ou autre organisme concerné), et de quelle manière ces entités coopèrent. La première étape de l’analyse consistera à cartographier les opérations sur un organigramme à plusieurs niveaux, représentant les unités responsables à tous les stades du processus. Quatre sous-sections sont représentées.

B1 – Structure organisationnelle et liens
B2 – Planification
B3 – Coordination
B4 – Consultations utilisateur-producteur
Un diagramme doit être établi pour chaque événement mais il faut également établir une distinction entre le processus pour les naissances et les décès survenant dans un établissement de santé et ceux qui se produisent en dehors d’une structure sanitaire. Pour les mariages ainsi que pour les divorces, il conviendra d’identifier les différentes manières dont ces événements se produisent dans la société, par exemple dans les foyers, dans une institution religieuse, dans un service désigné du gouvernement, etc. et de déterminer comment le processus d’enregistrement se déroule dans l’ensemble du système.

La représentation graphique montre les liens, les doubles emplois, les goulots d’étranglement et les interruptions dans le processus. Elle permet de traiter des questions touchant à l’efficacité, la communication et les voies de coopération qui doivent être renforcées et à la redondance dans les structures organisationnelles aux divers niveaux opératoires et au sein de ceux-ci. La section explore également les moyens de planifier systématiquement les opérations des systèmes d’enregistrement pour adopter un cadre intégré de la gestion du système. On devra répondre aux questions liées à l’existence d’un plan par une analyse plus approfondie du type de plan existant, des fonds disponibles, et de la manière dont les éléments de l’enregistrement, de la certification et de la production de données sont intégrés dans le plan, et de la mesure dans laquelle les quatre événements sont couverts par le plan. Les consultations utilisateur-producteur constituent un autre outil de gestion du système qui devra intervenir à tous les stades des opérations, dans le but de créer un système convivial pour les utilisateurs.

Figure 1Représentation schématique du système d’enregistrement et d’établissement de statistiques des naissances et des décèsEMBED PowerPoint.Slide.12
Source: HMN et OMS 2010. Améliorer la qualité et l’utilisation des informations relatives aux naissances, décès et causes de décès. Orientations pour un examen normatif des pratiques des pays.


C Ressources

La disponibilité de ressources pour toutes les opérations requises par l’ensemble du processus et pour tous les faits d’état civil  est cruciale pour la conformité aux exigences juridiques et pour l’efficacité du système. Les trois dimensions de la question examinée sont :

C1 – L’infrastructure
C2 – Les ressources humaines
C3 – Le budget et les finances

La série de questions relatives à l’infrastructure évalue les bureaux et les locaux d’archivage fournis, le mobilier pour rendre le processus d’enregistrement plus adapté pour l’ensemble des acteurs (le personnel d’enregistrement, les bénéficiaires d’un service, et les enfants enregistrés, s’ils sont tenus de se présenter). La fourniture ininterrompue des documents et de la papeterie nécessaires pour toutes les opérations est également un sujet d’intérêt et de préoccupation. Lorsque les dispositions minimales requises sont mentionnées dans les documents juridiques ou politiques, l’examen cherchera à déterminer le degré de conformité et de quelle manière une insuffisance quelconque pourrait nuire aux opérations des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.

Les exigences en matière de ressources humaines sont évaluées sous l’angle de la prestation de services. On évaluera également les niveaux de dotation en effectifs, les qualifications des personnes qui occupent un poste par rapport aux conditions requises par la loi ou par les responsabilités assignées et l’organigramme existant, pour chaque événement à tous les niveaux de fonctionnement. On analysera le plan de carrière  définissant les conditions d’admission pour chaque poste fonctionnel, les conditions d’avancement et le chemin de carrière pour déterminer s’il existe des obstacles aux performances, à la motivation, au recrutement et au maintien du personnel. On examinera également la formation du personnel dans les services d’enregistrement et les services connexes, étant donné que cet élément est primordial pour garantir la qualité des services, l’efficacité et l’innovation, chaque fois que nécessaire. Afin d’assurer l’enregistrement correct de la cause de décès, il est impératif que du personnel dûment qualifié soit employé et qu’il bénéficie d’une formation adéquate pour s’acquitter des tâches confiées. Il existe des outils spécifiques pour faciliter les opérations des agents de certification et de codage qui devront être mis à la disposition de toutes les personnes affectées à ces tâches. Le financement est un élément déterminant pour garantir le fonctionnement satisfaisant du système d’enregistrement et étendre les services aux communautés où ils sont le plus nécessaires. Les questions fondamentales qui se posent sont de savoir comment les activités du système d’enregistrement sont budgétisées et financées, s’il existe des lignes budgétaires distinctes pour ces activités dans les ministères ou les organismes où les entités sont basées ; si les montants inscrits au budget sont alloués ; et si les dépenses correspondent aux allocations et si elles peuvent être clairement identifiées et suivies.


D – Formulaires et documents pour le système d’enregistrement

L’enregistrement d’un fait d’état civil et la délivrance du certificat associé à ce fait supposent certains processus légaux et requièrent dès lors des procédures et des formulaires spécifiques. Les informations recueillies à l’aide de ces formulaires revêtent également une valeur appréciable pour le système statistique du pays et une vaste gamme d’applications, telles que le système national d’identité et de documents de voyage, le système national de sécurité sociale, le système éducatif, les systèmes d’assurance maladie, etc. Il existe dès lors des directives internationales sur le type d’information qui doit être recueilli pour la partie juridique du formulaire, ainsi que pour la partie statistique. Bon nombre de législations nationales traitant du système d’enregistrement exigeront également que certains éléments d’information réglementaires soient intégrés au formulaire et prescrivent de quelle manière les formulaires doivent être conçus et gérés. Les questions de l’instrument d’évaluation examinent le contenu des formulaires utilisés pour l’enregistrement de tous les faits d’état civil et les relient aux exigences légales et directives internationales. Les variations sont analysées en termes d’avantages ou de limitations. Par exemple, tandis que pour l’intérêt national ou pour des considérations pratiques un pays peut estimer que certains éléments ne sont pas essentiels pour les besoins de ses données, un autre peut choisir d’ajouter des éléments d’information supplémentaires. Des documents et outils complémentaires tels que manuels CIM, instructions de codage, outils d’autopsie verbale, et autres directives facilitant le travail d’enregistrement, l’attribution  exacte de la cause de décès, et l’efficacité de la compilation, l’archivage et la consultation des fichiers et des informations devront être mis à la disposition de tout le personnel concerné, afin de faciliter leur travail.


E – Opérations du système d’enregistrement

La présente partie de l’instrument d’évaluation retrace les nombreuses étapes intervenant entre le moment où un événement tel qu’une naissance, un décès, un mariage et un divorce survient et le moment où il est incorporé dans les statistiques de l’état civil d’un pays. L’objectif sous-jacent des questions est d’évaluer l’efficacité du système, en ce qui concerne la prestation des services d’enregistrement et la délivrance de certificats, notamment toute modification et correction autorisée par la loi, la rapidité du processus d’enregistrement, c’est-à-dire dans quel délai un événement est enregistré, la rapidité du traitement et de la publication des informations statistiques, c’est-à-dire, dans quel délai les informations sont traitées et transmises à l’office de statistique de l’état civil. Cette partie de l’outil est différenciée par les stades de l’ensemble du processus. Le premier segment est l’enregistrement et la certification (y compris le stockage et l’archivage), débouchant sur la transmission des fichiers au bureau de statistique. Le deuxième segment est le traitement des registres statistiques menant à la diffusion des données, y compris le stockage et l’archivage. Le troisième segment est l’attribution, le codage et le traitement des informations relatives à la cause du décès en tant que contribution à l’enregistrement du décès d’une part, et les informations relatives à la santé et/ou au système de statistiques de l’état civil, de l’autre. Les cinq sous-sections pour chacun des trois segments sont présentées ci-après:


Enregistrement des faits d’état civil (naissance, décès mariage et divorce) Statistiques d’état civil/cause du décès E1Procédures d’enregistrement Transmission des donnéesE2Corrections et modificationsSaisie et traitement des donnéesE3Stockage, archivage et récupération/informatisation Compilation et analyseE4ServicesProduits et servicesE5Partage et transmissionDiffusion 
Comprendre quelles informations sont recueillies auprès des personnes et comment elles sont transcrites, compilées, transmises et stockées dans des archives et des bases de données avant de devenir des statistiques d’état civil contribuera à identifier les zones problématiques éventuelles dans le système. On devra entreprendre d’identifier les goulots d’étranglement ou les lacunes, les visites sur le terrain des points de prestation de services à tous les niveaux opérationnels, avec une représentation rurale et urbaine, afin d’observer les procédures et pratiques réelles, d’interroger les bénéficiaires des services d’enregistrement et de services connexes et éventuellement d’autres personnes n’ayant jamais recherché ces services bien qu’elles aient vécu un des événements de la vie. On mènera également des discussions détaillées avec les membres des équipes et les prestataires de services, afin de faire le suivi des questions et pratiques de prestation de services, en commençant par la survenue des événements – naissances, décès, mariages et divorces (les morts fœtales peuvent également être incluses, s’il s’agit d’un des événements enregistrés par le pays) à tous les stades du processus d’enregistrement dans son ensemble. Cela devra être fait séparément pour les événements qui surviennent en dehors des structures de santé, pour les morts non naturelles et pour différents types de mariages et les divorces apparentés.

Le cas de l’enregistrement et du traitement de la cause de décès devra être examiné séparément. Il importe d’examiner un échantillon de tous les enregistrements afin d’évaluer l’exhaustivité des informations recueillies à l’aide des formulaires prescrits ainsi que l’exactitude des informations enregistrées. Les observations et les entretiens chercheront à découvrir les situations qui rendent l’enregistrement contraignant et font en sorte que les individus évitent d’enregistrer un événement. La manière dont la notification d’un décès et la certification de la cause de décès est faite, l’attribution de responsabilité dans ces fonctions devront également être étudiées et des recommandations devront être faites pour éliminer toute confusion concernant les rôles ou les malentendus concernant les différences entre le formulaire de notification rempli par le médecin et le document légal d’enregistrement.

Selon la division des segments, les opérations d’enregistrement des faits d’état civil finissent là où les fonctions statistiques commencent, avec la transmission et le partage d’informations et de fichiers. Pour les informations statistiques, le processus est achevé avec la diffusion des données qui ont été compilées et analysées à l’intention du public approprié. Les données et analyses des événements d’état civil, en particulier les décès et les causes de décès, devront toujours être présentées séparément pour les hommes et les femmes, afin d’optimiser l’intérêt qu’elles présentent pour la santé publique. Les mariages et les divorces, ainsi que les indicateurs de fécondité devront également être analysés selon l’âge.


F – Gestion de la base de données

Une étape nécessaire de la production de statistiques pour le système d’enregistrement de faits d’état civil est la mise à jour d’une base des micro-données, ainsi que les statistiques et indicateurs traités à différents niveaux de désagrégation. Il est important que toutes les données sur l’individu comportent une variable sexe pour tous les fichiers. Pour les données compilées en tant que statistiques et indicateurs, elles devront toutes être compilées séparément pour les filles et les garçons, les femmes et les hommes. Les enregistrements des fichiers individuels pourront se conformer aux normes internationales qui visent à guider les pays sur les moyens d’agrégation les plus utiles. Les tableaux disponibles et les données stockées devront être comparés à la liste minimale de caractéristiques recommandées des Nations Unies pour les tableaux statistiques de l’état civil à partir des registres d’état civil. La classification internationale des maladies (CIM) fournit également des conseils utiles sur les tableaux des causes de décès ainsi que les groupes d’âge recommandés et dans quels tableaux les créer. Le moyen de stockage et la manière dont il s’articule avec d’autres bases de données nationales devront être évalués afin de vérifier leur utilité et leur polyvalence.


G – Activités de plaidoyer et communication

Il faut une éducation publique considérable pour parvenir à intégrer les registres d’état civil et les statistiques de faits d’état civil dans la majorité des programmes nationaux et débats publics. D’une part, le gouvernement doit bien comprendre ce que le système suppose, reconnaître son importance ainsi que ses liens avec de nombreuses initiatives en cours et naissantes pour mobiliser des fonds et d’autres ressources de manière efficace. Par exemple, trop peu de systèmes d’identification nationale établissent les liens nécessaires avec les registres d’état civil pour préserver l’intégrité de ces systèmes. Les liens avec les autres systèmes, notamment la santé, l’éducation, l’assurance maladie, la sécurité sociale, etc. pourraient également créer des possibilités pour que la population constate une valeur ajoutée dans l’effort nécessaire pour enregistrer ses événements. Actuellement, la faible appréciation par les systèmes administratifs et le manque de connaissances de la part du public, même en ce qui concerne les obligations légales d’enregistrement des naissances, décès, mariages et divorces, empêchent les systèmes d’étendre leur couverture et leur exhaustivité.

Cette partie de l’outil se compose de deux parties :
G1 – Activités de plaidoyer et communication
G2 – Création d’une demande (s’applique essentiellement à l’enregistrement des faits d’état civil)

Le plaidoyer concerne les activités visant à sensibiliser et informer le gouvernement de la valeur des systèmes d’enregistrement, en montrant les liens qui pourraient être établis avec d’autres systèmes pour renforcer l’efficacité des opérations collectives et revaloriser les dépenses engagées dans ces systèmes. Le but est d’augmenter les ressources allouées par le gouvernement au système d’enregistrement, afin d’élargir les liens avec d’autres systèmes. La sensibilisation du gouvernement et d’autres parties prenantes devra également mener à une augmentation des ressources afin d’étendre la couverture, ainsi que la coopération inter institutions pour rapprocher les services d’enregistrement des communautés et établissements. Les aspects de communication portent sur les messages et la manière dont ils sont présentés et transmis aux parties prenantes, aux fonctionnaires du gouvernement et au public, afin que leur parrainage du système augmente grâce au résultat global d’une exhaustivité accrue.

La création d’une demande est considérée du point de vue de la population qui a l’obligation légale de signaler les événements et de les faire dûment enregistrer. Pour bon nombre de personnes, il y a très peu d’incitations ou de motivation à se conformer à cette exigence légale étant donné qu’il n’y a pas de besoin urgent d’obtenir des certificats. Il faudra déployer un effort important pour influer sur la demande de la population en ce qui concerne les certificats, en augmentant les moments auxquels les certificats seront exigés. L’augmentation de la demande devra nécessairement être équilibrée par une proximité accrue des points de prestation de services afin de rendre l’enregistrement moins fastidieux pour le public qu’il ne l’est actuellement.


H – Suivi et évaluation

Le système d’enregistrement et de statistiques de faits d’état civil devra être étroitement surveillé pour évaluer les progrès, identifier tout goulot d’étranglement et mettre en place des mesures correctives. Les systèmes nationaux ont pour la plupart été laissés à l’abandon pendant plusieurs décennies d’existence, sans qu’une évaluation aussi complète ni même une évaluation rapide ne soit entreprise. Pour bon nombre de pays, cet exercice pourra constituer la première évaluation de ce genre depuis la création du système. Il est prévu que l’évaluation actuelle définira le cadre de référence pour les évaluations et le suivi ultérieurs. Mise à part cette entreprise majeure, il est important qu’un système soit mis en place pour cerner les différentes facettes du processus, évaluer la conformité aux dispositions légales, au cadre politique, au plan, etc.

La qualité des informations recueillies et traitées devra également être évaluée, ainsi que le niveau d’exhaustivité et de couverture. D’autres aspects à surveiller sont l’utilisation de la base de données, les publications et la capacité d’atteindre le public. Une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs devrait également permettre de déterminer si le système a atteint les objectifs souhaités. Les pratiques culturelles et socioéconomiques ayant une incidence sur l’enregistrement devront également être évaluées. L’utilisation continue des données disponibles pour l’analyse, afin de déterminer les caractéristiques des personnes qui effectuent les enregistrements et de quelle manière elles évoluent peuvent influer sur la programmation sur le système d’enregistrement. Selon le rapport OMS/HMN (2010 ; pp. 39-40), « Dans les systèmes d’enregistrement et d’établissement de statistiques de faits d’état civil fonctionnant correctement, tous les événements concernant des naissances et des décès dans la population sont enregistrés. En ce qui concerne les statistiques de la cause de décès, la norme de référence (c’est-à-dire l’idéal) est l’enregistrement complet des faits d’état civil, où la cause sous-jacente de chaque décès est définie par un médecin qualifié et codé par une personne formée aux règles et principes de la CIM. »
Chapitre 4
S’appuyer sur les résultats de l’évaluation

L’objet de ce chapitre de conclusion au premier volume de l’instrument est de donner un aperçu du second volume. Il explique comment les conclusions de l’évaluation devront être utilisées après avoir reçu l’aval des parties prenantes. Il décrit l’approche de l’Université du Queensland intitulée dégager un consensus au sein des parties prenantes sur les mesures prioritaires à prendre pour améliorer le système d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil, sur la base de la compréhension de l’état actuel du système à partir de l’évaluation.

Résultat de l’évaluation
Comme indiqué plus haut, le principal objectif de l’évaluation globale préconisée par la Conférence des ministres responsables de l’enregistrement des faits d’état civil est de fournir une base pour élaborer un plan stratégique chiffré afin d’améliorer les systèmes d’enregistrement de statistiques des faits d’état civil, en améliorant la complétude de tous les événements ciblés de la vie (naissance, décès, mariage et divorce) et de produire des statistiques d’état civil fiables aux fins de planification et à d’autres fins.

Au chapitre deux, la planification des améliorations a été présentée comme un processus en quatre étapes et le chapitre trois a présenté l’instrument d’évaluation qui doit être adapté aux spécificités nationales et administré avec la participation de toutes les parties prenantes. A la fin de la phase deux, on prévoit que l’évaluation globale sera terminée et que les résultats ci-après seront intégrés dans la phase suivante du processus :

Un ensemble d’outils examinés aux fins de l’évaluation globale
Des questionnaires complétés (outils d’évaluation, accompagnés de documents pertinents, dont des graphiques et des photos)
Des rapports des différentes équipes de travail sur les résultats de leur évaluation
Un rapport consolidé sur l’évaluation globale établi par le groupe d’examen
Une liste des problèmes répertoriés et des faiblesses du système d’enregistrement avec des recommandations sur les mesures nécessaires à prendre pour améliorer les systèmes nationaux d’enregistrement.

Ces résultats devront être intégrés aux activités ultérieures de l’exercice i) en tant que contribution immédiate à l’élaboration du plan d’amélioration des systèmes nationaux d’enregistrement, ii) pour servir de référence pour de futures améliorations et en tant que composante du cadre de suivi et d’évaluation du plan.

L’approche consistant à faire appel à un groupe d’examen avec des équipes de travail constituées d’organismes d’enregistrement et de prestataires de services associés, ainsi que les institutions bénéficiaires, à tous les niveaux de fonctionnement du système d’enregistrement fait de cette autoévaluation un exercice présentant des avantages considérables. L’un des avantages fondamentaux de ce processus est l’adhésion de l’ensemble des principales parties prenantes dont on pourra tirer parti pour la phase suivante du processus. La stratégie visant à amener les organismes parties prenantes à collaborer à cet exercice national, chacun jouant une série de rôles spécifiques dans l’examen, en utilisant divers moyens de communication pour obtenir des informations et établir les faits sur l’état du système d’enregistrement et à parvenir à un consensus au sein des parties prenantes à tous les niveaux opérationnels et à chaque stade de l’évaluation, garantit également que des bases solides ont été jetées pour élaborer le plan d’amélioration. L’élaboration du plan exige une appréciation de l’urgence de la situation ainsi que la volonté de la part de toutes les parties prenantes de se mettre d’accord sur les priorités et le calendrier des dispositions à prendre.

La valeur ajoutée du processus devrait être visible dans les résultats découlant des mois d’examen  et de collecte d’informations.

A tous les niveaux de fonctionnement où on a mené un examen ou une évaluation, les principales parties prenantes au processus auront un niveau accru de connaissances et de compréhension de l’état du système, des responsabilités institutionnelles et de la manière  dont les parties prenantes respectives peuvent non seulement appuyer la planification mais aussi être attachés à sa mise en œuvre.
Les partenaires à l’examen ayant partagé le fardeau et l’expérience de la conduite de l’évaluation ajouteront à leurs domaines de compétence les connaissances détaillées de ceux qui connaissent bien les questions de fond qu’ils ont couvert dans leur équipe de travail ou à l’occasion des réunions d’information élargies organisées à l’intention des parties prenantes.
Les parties prenantes connaîtront mieux le système, à partir de leur point de vue spécifique pour faire en sorte que chacune des composantes soit non seulement évaluée en détail mais aussi que les recommandations soient pratiques et adaptées aux divers contextes sociaux et culturels à l’intérieur du pays.
Les différentes équipes connaîtront bien les causes sous-jacentes des problèmes et des faiblesses du système, grâce aux divers outils de recherche complémentaire – examen sur dossier, visites sur le terrain, entretiens et résultats d’enquête, ainsi que d’autres documents pertinents.
Les mesures recommandées à partir des évaluations refléteront les enseignements tirés des innovations, de l’analyse de ce qui a bien fonctionné, ainsi que des exemples de bonnes pratiques provenant d’autres pays.

Bien que le principal résultat souhaité pour la phase d’évaluation de l’exercice soit la série de rapports, on prendra aussi en considération la valeur de l’exercice pour le système futur qui sera mis en place avec les améliorations proposées.

Les résultats de l’évaluation globale serviront également de référence pour les examens et évaluations futurs lorsqu’on aura mis en place le plan d’amélioration. Préserver les informations recueillies à partir des évaluations sera donc d’une importance capitale. Les données brutes devront être traitées et les indicateurs synthétiques et d’autres paramètres extraits de l’analyse et stockés manuellement ou électroniquement. La création d’une base de données pour les informations recueillies par les organismes pourrait faciliter la compilation et la comparaison des informations émanant des différents points de prestation de services pour l’exercice actuel et l’analyse des changements au fil du temps. Cela pourra être intégré à la valeur de référence établie pour les évaluations de suivi du système de suivi pour le plan d’amélioration.

Aperçu du processus de planification des améliorations
La troisième phase du processus de planification commence par une réunion du groupe d’examen et suppose de dégager un consensus sur la question de définir des priorités pour les mesures proposées. Les mesures possibles sous forme de solutions aux problèmes relevés à partir des délibérations des équipes de travail devront être approuvées par le groupe d’examen.



Graphique 4.1 : Processus de mise au point d’une stratégie et d’un plan d’amélioration pour le système d’enregistrement

Source: Lene Mikkelsen Strategic planning to strengthen civil registration and vital statistics systems: Guidance for using findings from a comprehensive assessment. Working Paper Series; Numéro 23, septembre 2012.

L’objet de la réunion du groupe d’examen est de permettre aux équipes de travail de présenter leurs conclusions et recommandations, et de se mettre d’accord sur les mesures à prendre pour donner la priorité aux recommandations d’amélioration du système d’enregistrement. La réunion fournit une tribune permettant aux équipes d’expliquer et de défendre leurs recommandations et de présenter leurs conclusions essentielles, de mettre en évidence les innovations et réalisations importantes. Au cours du processus, tous les membres du groupe d’examen pourront avoir une vue d’ensemble du système et seront en mesure de contribuer aux discussions et au débat portant sur différentes composantes des systèmes.

A partir de cet exercice d’examen, il sera possible de déterminer que le système national d’enregistrement du pays appartient à l’un des quatre groupes définis par l’OMS/HMN qui a caractérisé la plupart des systèmes en Afrique, à savoir, insatisfaisant, faible, fonctionnel mais insuffisant, et satisfaisant.

Tableau 4.1 Typologie des systèmes nationaux d’enregistrement en Afrique
Type de systèmeDescriptionActions requisesInsatisfaisantL’enregistrement des naissances et des décès et les certificats médicaux indiquant la cause de décès sont très limités. Il y a également très peu d’enregistrements de mariages et de divorces.
Le système ne produit pas de statistiques d’état civil.Le système nécessite des améliorations dans tous les domaines.
FaibleL’enregistrement de tous les événements est incomplet ou variable : naissances, décès, mariages et divorces (il peut y avoir une couverture différentielle dans les zones urbaines par rapport aux zones rurales), les certificats médicaux indiquant la cause du décès sont limités, et les statistiques des faits d’état civil ne sont généralement pas compilées ni analysées.De nombreux aspects des systèmes ne fonctionnent pas bien et de nombreux domaines exigent une attention.Fonctionnel mais
Insuffisant
L’enregistrement des naissances et des décès est complet. Celui des mariages et des divorces raisonnablement complet, ainsi que les certificats médicaux indiquant la cause du décès ; mais ceux concernant les décès survenus hors de l’établissement de santé sont limités. La compilation, la qualité et diffusion des statistiques d’état civil sont une cause de préoccupation. Le système fonctionne mais certains éléments (par ex. enregistrement des mariages/divorces fonctionnent mal et nécessitent une attention.L’évaluation globale doit être achevée pour pouvoir déterminer les faiblesses du système.
Satisfaisant
La gamme de solutions aux problèmes spécifiques qui seront relevés variera d’un pays à l’autre, compte tenu des particularités des problèmes et priorités que les parties prenantes accepteront d’intégrer dans la liste proposée. En fonction du niveau de développement du système d’enregistrement, une série de recommandations pourra être proposée.Des ajustements mineurs peuvent être nécessaires dans des systèmes qui autrement fonctionnent bien.
Source : Adapté à partir de OMS/ HMN  (2013) Renforcement de l’enregistrement des faits d’état civil
Note : La typologie WHO/HMN a été déterminée à partir de l’état de l’enregistrement des naissances, décès et causes de décès et des statistiques connexes.


Parvenir à un consensus sur les recommandations prioritaires
Etant donné que différentes équipes auront travaillé sur les cinq composantes de l’évaluation, c’est-à-dire le cadre juridique, les opérations d’enregistrement des naissances et des décès, les opérations de l’enregistrement des mariages et des divorces, les causes de décès et les statistiques des faits d’état civil, l’ensemble de l’équipe aura l’occasion d’examiner les conclusions de l’évaluation menée par d’autres intervenants et de se mettre d’accord sur la série de mesures à prendre. Pour chacune des faiblesses relevées, il devra y avoir un certain nombre de solutions permettant d’y remédier. Les suggestions des équipes pourraient être renforcées par l’orientation différente des membres du groupe élargi. Il sera donc utile de consacrer la première partie de la « réunion de présentation des résultats » à la présentation et à la discussion des résultats de l’évaluation et aux recommandations des différentes équipes. On doit s’attendre à ce que certaines recommandations soient modifiées, ajoutées ou remplacées, à condition d’être approuvées par le groupe élargi.

La deuxième partie de la réunion porterait sur la hiérarchisation des mesures proposées. Il existe un certain nombre de moyens par lesquels une liste d’actions prioritaires peut être obtenue à partir de celles répertoriées à l’issue de l’évaluation et adoptées par la réunion (pendant la première partie de ses délibérations). Toutefois, la hiérarchisation est souvent difficile parce que toutes les actions peuvent être jugées comme importantes. Pour parvenir à un consensus, il pourra être utile de développer une approche objective, en notant ou classant les mesures proposées sur la base de quelques critères convenus. Une approche développée par l’Université du Queensland et mise à l’essai dans deux pays en tant que partie intégrante de l’exercice d’évaluation s’est révélée très efficace et facile à appliquer. On a constaté que l’avantage de la méthode réside dans sa simplicité qui permet d’obtenir facilement une liste d’objectifs convenus et hiérarchisés même au sein d’un groupe important.

Selon la méthodologie de l’Université du Queensland, la hiérarchisation se fait en deux étapes. La première consiste à demander à chaque équipe de travail de noter les recommandations examinées relevant de son domaine de compétence dans l’évaluation, comme convenu avec le groupe d’examen. La deuxième étape fait intervenir le groupe d’examen  (avec la participation de toutes les équipes de travail) pour évaluer l’impact potentiel de toute recommandation spécifique sur l’ensemble du système dans un pays, s’il est mis en œuvre, et approuver les mesures prioritaires.

Un ensemble de quatre critères est proposé pour le premier stade du classement des équipements de travail : l’urgence, la faisabilité, le coût, et le calendrier prévu. Ces critères sont définis comme suit :

Urgence : la mesure dans laquelle la recommandation est considérée comme cruciale à un moment donné et doit être mise en œuvre de manière urgente ;

Faisabilité : la facilité avec laquelle la recommandation pourrait être mise en œuvre, compte tenu des rôles et des responsabilités ministériels dans le gouvernement ou des traditions culturelles ;

Coût : le coût escompté associé à la mise en œuvre de la recommandation et la probabilité d’obtenir un financement de différentes sources internes et externes;

Calendrier prévu : la période requise pour la pleine mise en œuvre de la recommandation.

Tableau 1 : Méthode de hiérarchisation des objectifs d’amélioration recommandés

CritèreNotesScénariosUrgence4Doit commencer immédiatement3Pourrait être repoussé à 6 mois2Pourrait être repoussé à 2 ans1Pourrait être repoussé jusqu’à ce qu’il soit possible de le réaliserFaisabilité4L’action nécessaire peut être décidée au niveau du département ministériel3Exige l’approbation du département ministériel2Exige un changement dans la législation 1Exige un changement dans la tradition/culture/politiqueCoût4Aucune incidence sur les coûts3Peut être financé dans les limites du budget actuel2Doit solliciter un financement du gouvernement1Doit trouver des ressources externesCalendrier prévu4Plus de 5 ans


Encadré 1 : Exemple de notation et de classement en deux tours effectués par les équipes de travail et le groupe d’examen
UrgenceFaisabilitéCoûtCalendrier prévuTotalImpactOrganisme responsableCadre juridiqueAugmenter le budget de l’enregistrement au niveau local
12227ElevéNSO, LGUs, DOHApprobation des projets de lois proposés en attente relatives à l’enregistrement des faits d’état civil341412ElevéNSO, DOH, CongressCouverture et complétudeActions de plaidoyer en faveur de l’enregistrement à l’intention des secteurs marginalisés et les provinces pauvres12238FaibleNSOImposer l’enregistrement gratuit pour les documents enregistrés en temps voulu12238MoyenNSOStockage et diffusionActions de plaidoyer 13116ElevéNSO, LGUsPublication en temps opportun12227ElevéNSOPromotion intensive13228ElevéNSO, LGUsSource : Lene Mikkelsen (2012)
Au cours du second tour, les mesures proposées sont évaluées en fonction de leur impact potentiel pour réaliser l’objectif et la vision  convenus. Afin de tenir compte des incidences à l’échelle du système qui sont susceptibles de transcender les aspects spécifiques qui ont été évalués par les équipes de travail, il est recommandé d’attribuer collectivement aux actions menées par les équipes de travail au niveau des notes et des classements un système qualitatif de notation à impact élevé, moyen et faible défini par le groupe d’examen (toutes équipes de travail confondues). Le groupe sélectionnerait alors les priorités sur la base des classements combinés des premier et second stades.

A l’aide de cette méthodologie simple, la réunion des parties prenantes pourra produire une liste approuvée et hiérarchisée d’améliorations des objectifs et actions pour guider le groupe restreint qui élaborera le plan d’amélioration final du système d’enregistrement.

La notation et le mode de classement pourront être modifiés si on le juge opportun. Par exemple, lors d’un examen de la méthodologie proposée, quelques experts étaient d’avis qu’il serait préférable d’intégrer l’impact dans le premier tour de notation de façon que les équipes de travail disposent d’un ensemble de cinq critères au lieu des quatre proposés. La raison était que leur impact sur l’objectif était primordial pour les modalités à suivre et devait donc être considéré dès le début et non au second.

Élaboration du plan d’amélioration chiffré
Le groupe élargi ayant examiné les évaluations et produit un ensemble de mesures hiérarchisées, le groupe restreint, en collaboration avec quelques représentants des équipes de travail, pourra alors travailler à la conception de la stratégie et du plan d’action pour l’amélioration du système. Le plan est chiffré et examiné par le groupe élargi de parties prenantes pour validation. Le projet examiné devra alors suivre  le processus d’approbation requis et obtenir le financement nécessaire. Le plan devra également prendre en considération le cadre de suivi et d’évaluation.

Dans le processus d’élaboration du plan, on devra également tenir compte des modalités d’exécution. On devra envisager la mise en place d’un comité national de coordination s’il n’en existe pas déjà un. Présidé par un fonctionnaire de haut niveau, le comité aura pour principales fonctions de coordonner le processus d’amélioration, de veiller à la participation pleine et entière des principales parties prenantes, d’encourager les activités de plaidoyer et une grande visibilité, de susciter un engagement politique et de mobiliser des ressources.



Références

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http://unstats.un.org/unsd/publication/SeriesM/SeriesM_19rev2E.pdfNations Unies Département des affaires économiques et sociales Division de statistique (2002). Manuel de formation aux systèmes d’enregistrement et de statistique des faits d’état civil. Série F, No. 84. New York, Nations Unies. Extrait le 22 août 2012 de:
http://unstats.un.org/unsd/publication/SeriesF/SeriesF_84E.pdfNations Unies. Principes fondamentaux des statistiques officielles. New York, Nations Unies Division de statistique, 1994.Nations Unies. Principes fondamentaux des statistiques officielles. New York, Nations Unies Division de statistique, 1994. Les principes comprennent l’impartialité, la validité scientifique, l’éthique professionnelle, la transparence, la cohérence et l’efficacité, la coordination et la collaboration. http://unstats.un.org/unsd/goodprac/bpabout.aspUSAID, Health Systems 20/20. 2012. The Health System Assessment Approach: A How-To Manual. Version 2.0. www.healthsystemassessment.org. http://www.healthsystems2020.org/userfiles/HSAA%20Manual%20Version%202%20Sept%202012.pdf Accès obtenu le 10 April 2013World Health Organization. Framework and Standards for Country Health Information Systems. Geneva, World Health Organization, 2007. http://www.healthmetricsnetwork.orgOrganisation mondiale de la santé. Cadre et normes pour les systèmes d’informations sanitaires par pays. Genève, Organisation mondiale de la santé, 2007. http://www.healthmetricsnetwork.orgOMS, Université du Queensland, 2010, Evaluation rapide des systèmes nationaux d’enregistrement et de statistique des faits d’état civil .HMN et OMS 2010. Améliorer la qualité et l’utilisation des informations sur les naissances, les décès et les causes de décès: Guide pour un examen normatif des pratiques des pays.




Le document de référence fait l’objet d’un examen et, à la lumière des modifications de la nature du mariage acceptées par les gouvernements nationaux et les systèmes internationaux, cette définition pourra être modifiée pour tenir compte des spécificités nationales.
OMS, Université de Queensland, 2010, Évaluation rapide des systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil

Réseau de métrologie sanitaire. 2008. Évaluation des systèmes nationaux d’information sur la santé – Outil d’évaluation. VERSION 4.00. Organisation mondiale de la santé. http://www.who.int/healthmetrics/tools/Version_4.00_Assessment_Tool3.pdf
ONU.
Le Symposium africain pour le développement statistique (SADS) a décidé que l’enregistrement et les statistiques d’état civil seraient l’objectif principal des convocations de 2012 à 2016 du programme quinquennal.
Les membres du Groupe restreint sont la CEA, le HCR, le HMN, l’OMS, l’UNICEF, le FNUAP, l’Afrique du Sud étant le représentant des pays.
Tenu à Addis-Abeba les 21 et 22 février 2013.
 Tenu à Durban (Afrique du Sud) du 3 au 5 septembre 2013. La première conférence s’est tenue à Addis-Abeba les 13 et 14 août 2010.
 WHO/ER/HIS/STM/2010.1.
Lene Mikkelsen, Strategic planning to strengthen civil registration and vital statistics systems: Guidance for using findings from a comprehensive assessment (Planification stratégique visant à renforcer les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil : Guide sur l’utilisation des résultats d’une évaluation globale). Université de Queensland. Document de travail, numéro 23, septembre 2012.

OMS, Université de Queensland, 2010, Évaluation rapide des systèmes nationaux d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil.
ONU, Département des affaires économiques et sociales, Division des statistiques. 2001. Principes et recommandations pour un système de statistiques des faits d’état civil (Révision 2). New York, ONU. Extrait le 22 août 2012 de : http://unstats.un.org/unsd/publication/SeriesM/SeriesM_19rev2E.pdf

Principes et recommandations pour un système de statistiques des faits d’état civil, Série M, No. 19/Rev. 2. New York, ONU, Division des statistiques, 2001. Ventes No. 01.XVI.10. Disponible à :
http://unstats.un.org/unsd/publication/SeriesM/SeriesM_19rev2E.pdf
http://www.unicef.org/crc/files/Rights_overview.pdf Extrait le 8 avril 2013.
Charte africaine des droits et du bien-être de l’enfant.
Setel PW, Macfarlane SB, Szreter S et al. A scandal of invisibility: making everyone count by counting everyone. Lancet,
2007, 370(9598):1569–1577. http://www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez/query.
Danel I, Bortman M.An assessment of LAC’s vital statistics system: the foundation of infant and maternal mortality. Banque mondiale, 2008.
http://siteresources.worldbank.org/HEALTHNUTRITIONANDPOPULATION/Resources/281627-1095698140167/LACVitalStat.pdf
La liste peut varier d’un pays à l’autre et peut être plus longue pour certaines étapes de la consultation.
 Administré par la CEA en collaboration avec plusieurs institutions des Nations Unies, à savoir le FNUAP, le PNUD, l’UNICEF, le HCR, l’OMS et le HMN.
 La Commission économique pour l’Afrique (CEA) fournira une liste d’experts qui pourront être recrutés par les pays pour assurer le soutien proposé.
Les parties prenantes pourront décider de procéder à une évaluation globale à intervalles appropriés.

 Document de l’étude d’évaluation régionale menée par la Commission économique pour l’Afrique.
 Réseau de métrologie sanitaire, 2008 Evaluer le système national d’information sur la santé : un instrument d’évaluation. Version 4.00.http://www.who.int/heathmetrics/tools/version 4.00 Assessment Tool 3.pdf
 Ibid.

 Etant donné que les instruments de l’Université du Queensland sont axés sur les naissances et les décès, il conviendrait d’affecter les formulaires sur le mariage et le divorce à ce groupe
 Certains pays utilisent la scolarisation comme un moyen d’inciter les enfants à s’inscrire mais non comme une condition pour l’inscription
 HMN et OMS 2010. Améliorer la qualité et l’utilisation des informations sur la naissance, le décès, et la cause de décès : Orientations pour un examen normatif sur les pratiques nationales.
 Ceci est confirmé par les rapports d’évaluation du système d’information sanitaire par pays postés sur le site du HMN : http://www.who.int/healthmetrics/support/en
 Ainsi qu’en Asie et dans le Pacifique.
 Le nombre d’équipes peut varier selon la manière dont les gouvernements nationaux décident de partager les responsabilités.
 Lene Mikkelsen. Planification stratégique pour renforcer les systèmes d’enregistrement et de statistiques des faits d’état civil : Guide pour l’utilisation des résultats d’une évaluation globale. Série de documents de travail, numéro 23, septembre 2012.
 Réunion du groupe restreint du Programme africain pour l’amélioration accélérée de l’enregistrement et des statistiques de faits d’état civil









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