Manuel de procédures et d'opération - Programme FBSA Moso
Les soumissionnaires sont entièrement responsables de l'examen attentif du ....
les permis de bâtir préalablement à l'exécution des travaux de construction. ..... le
contenu de l'offre, sauf pour corriger des erreurs arithmétiques découvertes par
...... (f) Le bordereau rempli (après corrections arithmétiques)/la décomposition,.
part of the document
Pourquoi un manuel dopération
(
Note
Le masculin employé dans le texte à des fins grammaticales se veut neutre et fait référence aux rôles. Il désigne des personnes sans distinction de sexe.
Table des matières
Section 1 Dispositions opérationnelles
TOC \o "1-4" \h \z HYPERLINK \l "_Toc396066765" Titre I Manuel dopération PAGEREF _Toc396066765 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc396066766" 1.1 Objectif du manuel dopération PAGEREF _Toc396066766 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc396066767" 1.2 Organisation du MO PAGEREF _Toc396066767 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc396066768" 1.3 Utilisation et diffusion du MO PAGEREF _Toc396066768 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc396066769" 1.4 Adoption et procédures de modification du MO PAGEREF _Toc396066769 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc396066770" Titre II Projet RCIC PAGEREF _Toc396066770 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc396066771" 2.1 Contexte général PAGEREF _Toc396066771 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc396066772" 2.2 Résumé du projet PAGEREF _Toc396066772 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc396066773" 2.3 Philosophie dintervention du projet RCIC PAGEREF _Toc396066773 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc396066774" 2.4 Outils du projet RCIC PAGEREF _Toc396066774 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc396066775" Titre III Organisation du projet et les acteurs impliqués PAGEREF _Toc396066775 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc396066776" 3.1 Organigramme fonctionnel du projet PAGEREF _Toc396066776 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc396066777" 3.2 Responsabilités PAGEREF _Toc396066777 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc396066778" 3.2.1 Gouvernement du Burundi PAGEREF _Toc396066778 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc396066779" 3.2.2 Communes de Cendajuru, Kinyinya et Gisuru PAGEREF _Toc396066779 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc396066780" 3.2.3 UNCDF PAGEREF _Toc396066780 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc396066781" 3.2.4 Fonds belge pour la sécurité alimentaire PAGEREF _Toc396066781 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc396066782" 3.3 Acteurs et entités impliqués dans le projet PAGEREF _Toc396066782 \h 12
HYPERLINK \l "_Toc396066783" 3.3.1 Acteurs publics (institutionnels) PAGEREF _Toc396066783 \h 12
HYPERLINK \l "_Toc396066784" 3.3.1.1 Administration centrale PAGEREF _Toc396066784 \h 12
HYPERLINK \l "_Toc396066785" 3.3.1.2 Administration déconcentrée PAGEREF _Toc396066785 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc396066786" 3.3.1.3 Collectivités locales PAGEREF _Toc396066786 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc396066787" 3.3.2 Acteurs privés ou non institutionnels PAGEREF _Toc396066787 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc396066788" 3.3.2.1 Société civile PAGEREF _Toc396066788 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc396066789" 3.3.2.2 Secteur privé PAGEREF _Toc396066789 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc396066790" 3.3.3 Unité de coordination du projet PAGEREF _Toc396066790 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc396066791" 3.4 Cadres de concertation PAGEREF _Toc396066791 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc396066792" 3.4.1 Niveaux dintervention PAGEREF _Toc396066792 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc396066793" 3.4.2 Comité national de pilotage du programme FBSA PAGEREF _Toc396066793 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc396066794" 3.4.3 Comité technique de suivi et dorientation du projet PAGEREF _Toc396066794 \h 19
HYPERLINK \l "_Toc396066795" 3.4.4 Comité communal de développement communautaire PAGEREF _Toc396066795 \h 21
HYPERLINK \l "_Toc396066796" 3.4.5 Comités de pilotage communal du programme FBSA PAGEREF _Toc396066796 \h 23
HYPERLINK \l "_Toc396066797" Section 2 - Instruments et stratégies
HYPERLINK \l "_Toc396066798" Titre IV Approche globale du projet RCIC PAGEREF _Toc396066798 \h 26
HYPERLINK \l "_Toc396066799" 4.1 Démarche de développement local de lUNCDF dans la région du Moso PAGEREF _Toc396066799 \h 26
HYPERLINK \l "_Toc396066800" 4.2 Principaux enjeux abordés dans les 3 communes du Moso à travers la démarche de développement local PAGEREF _Toc396066800 \h 27
HYPERLINK \l "_Toc396066801" 4.3 Démarche opérationnelle de développement local PAGEREF _Toc396066801 \h 27
HYPERLINK \l "_Toc396066802" Titre V Instruments de planification PAGEREF _Toc396066802 \h 29
HYPERLINK \l "_Toc396066803" 5.1 Démarche de planification locale PAGEREF _Toc396066803 \h 29
HYPERLINK \l "_Toc396066804" 5.2 Plan communal de développement communautaire PAGEREF _Toc396066804 \h 35
HYPERLINK \l "_Toc396066805" 5.2.1 Vision stratégique PAGEREF _Toc396066805 \h 35
HYPERLINK \l "_Toc396066806" 5.2.2 Cadre danalyse dactualisation des PCDC PAGEREF _Toc396066806 \h 35
HYPERLINK \l "_Toc396066807" 5.2.3 Étapes délaboration du PDC PAGEREF _Toc396066807 \h 37
HYPERLINK \l "_Toc396066808" 5.3 Plan triennal dinvestissement PAGEREF _Toc396066808 \h 37
HYPERLINK \l "_Toc396066809" 5.3.1 Philosophie PAGEREF _Toc396066809 \h 37
HYPERLINK \l "_Toc396066810" 5.3.2 Contenu du PTI PAGEREF _Toc396066810 \h 38
HYPERLINK \l "_Toc396066811" 5.3.3 Étapes délaboration du PTI PAGEREF _Toc396066811 \h 38
HYPERLINK \l "_Toc396066812" 5.4 Plan dinvestissement annuel PAGEREF _Toc396066812 \h 40
HYPERLINK \l "_Toc396066813" 5.4.1 Engagements financiers locaux PAGEREF _Toc396066813 \h 40
HYPERLINK \l "_Toc396066814" 5.4.2 Contenu du PAI PAGEREF _Toc396066814 \h 40
HYPERLINK \l "_Toc396066815" 5.4.3 Étapes délaboration du PAI PAGEREF _Toc396066815 \h 41
HYPERLINK \l "_Toc396066816" 5.5 Processus dadoption des instruments de planification locale PAGEREF _Toc396066816 \h 42
HYPERLINK \l "_Toc396066817" Titre VI Fonds de développement local PAGEREF _Toc396066817 \h 43
HYPERLINK \l "_Toc396066818" 6.1 Description du FDL PAGEREF _Toc396066818 \h 43
HYPERLINK \l "_Toc396066819" 6.2 Taille du FDL PAGEREF _Toc396066819 \h 43
HYPERLINK \l "_Toc396066820" 6.3 Système dallocation et de répartition du FDL PAGEREF _Toc396066820 \h 44
HYPERLINK \l "_Toc396066821" 6.4 Modalités de sélection et de mise en uvre des projets PAGEREF _Toc396066821 \h 47
HYPERLINK \l "_Toc396066822" 6.5 Conditions déligibilité au FDL PAGEREF _Toc396066822 \h 50
HYPERLINK \l "_Toc396066823" 6.6 Structures, modalités et responsabilité de gestion PAGEREF _Toc396066823 \h 54
HYPERLINK \l "_Toc396066824" 6.6.1 Responsabilité dordonnance des dépenses PAGEREF _Toc396066824 \h 54
HYPERLINK \l "_Toc396066825" 6.6.2 Circuit de déboursement des fonds PAGEREF _Toc396066825 \h 55
HYPERLINK \l "_Toc396066826" 6.6.3 Révision des comptes et audit PAGEREF _Toc396066826 \h 56
HYPERLINK \l "_Toc396066827" 6.7 Cadre de règlement du financement PAGEREF _Toc396066827 \h 57
HYPERLINK \l "_Toc396066828" 6.7.1 Définition PAGEREF _Toc396066828 \h 57
HYPERLINK \l "_Toc396066829" 6.7.2 Suivi financier de la convention PAGEREF _Toc396066829 \h 58
HYPERLINK \l "_Toc396066830" 6.8 Évaluation de limpact environnemental PAGEREF _Toc396066830 \h 58
HYPERLINK \l "_Toc396066831" Définition des catégories dimpact résultant des projets/investissements du FDL PAGEREF _Toc396066831 \h 58
HYPERLINK \l "_Toc396066832" 6.9 Système darchivage PAGEREF _Toc396066832 \h 61
HYPERLINK \l "_Toc396066833" Titre VII Procédures de passation des marchés PAGEREF _Toc396066833 \h 65
HYPERLINK \l "_Toc396066834" 7.1 Préambule PAGEREF _Toc396066834 \h 65
HYPERLINK \l "_Toc396066835" 7.2 Phasage PAGEREF _Toc396066835 \h 65
HYPERLINK \l "_Toc396066836" 7.3 Rôles et responsabilités PAGEREF _Toc396066836 \h 65
HYPERLINK \l "_Toc396066837" 7.4 Réglementation applicable PAGEREF _Toc396066837 \h 67
HYPERLINK \l "_Toc396066838" 7.5 Principe de transparence PAGEREF _Toc396066838 \h 67
HYPERLINK \l "_Toc396066839" 7.6 Gestion de lexécution des travaux PAGEREF _Toc396066839 \h 68
HYPERLINK \l "_Toc396066840" 7.7 Contrats PAGEREF _Toc396066840 \h 68
HYPERLINK \l "_Toc396066841" 7.7.1 Contrat détudes PAGEREF _Toc396066841 \h 68
HYPERLINK \l "_Toc396066842" 7.7.2 Contrat dentreprise PAGEREF _Toc396066842 \h 69
HYPERLINK \l "_Toc396066843" 7.8 Modalités de paiement PAGEREF _Toc396066843 \h 69
HYPERLINK \l "_Toc396066844" 7.8.1 Avances et décomptes PAGEREF _Toc396066844 \h 69
HYPERLINK \l "_Toc396066845" 7.8.2 Proposition dengagement PAGEREF _Toc396066845 \h 70
HYPERLINK \l "_Toc396066846" 7.8.3 Établissement des décomptes PAGEREF _Toc396066846 \h 70
HYPERLINK \l "_Toc396066847" 7.8.4 Établissement des mandats PAGEREF _Toc396066847 \h 70
HYPERLINK \l "_Toc396066848" 7.8.5 Exécution des paiements PAGEREF _Toc396066848 \h 70
HYPERLINK \l "_Toc396066849" 7.9 Réception des ouvrages et retenu de garantie PAGEREF _Toc396066849 \h 70
HYPERLINK \l "_Toc396066850" 7.9.1 Réception provisoire PAGEREF _Toc396066850 \h 70
HYPERLINK \l "_Toc396066851" 7.9.2 Mise en service PAGEREF _Toc396066851 \h 71
HYPERLINK \l "_Toc396066852" 7.9.3 Réception définitive PAGEREF _Toc396066852 \h 71
HYPERLINK \l "_Toc396066853" 7.9.4 Retenue de garantie PAGEREF _Toc396066853 \h 71
HYPERLINK \l "_Toc396066854" 7.10 Gestion et entretien de linfrastructure PAGEREF _Toc396066854 \h 71
HYPERLINK \l "_Toc396066855" Titre VIII Instruments de suivi et évaluation PAGEREF _Toc396066855 \h 73
HYPERLINK \l "_Toc396066856" 8.1 Suivi PAGEREF _Toc396066856 \h 73
HYPERLINK \l "_Toc396066857" 8.1.1 Suivi de la performance interne du projet PAGEREF _Toc396066857 \h 73
HYPERLINK \l "_Toc396066858" 8.1.2 Suivi des performances des acteurs PAGEREF _Toc396066858 \h 74
HYPERLINK \l "_Toc396066859" 8.1.3 Suivi participatif PAGEREF _Toc396066859 \h 75
HYPERLINK \l "_Toc396066860" 8.1.4 Élaboration des outils de collecte fiches de suivi PAGEREF _Toc396066860 \h 75
HYPERLINK \l "_Toc396066861" 8.1.5 Étapes importantes pour la mise en uvre du suivi-évaluation PAGEREF _Toc396066861 \h 76
HYPERLINK \l "_Toc396066862" 8.2 Évaluation PAGEREF _Toc396066862 \h 77
HYPERLINK \l "_Toc396066863" Titre IX Stratégies spécifiques pour la mise en uvre du projet RCIC PAGEREF _Toc396066863 \h 77
HYPERLINK \l "_Toc396066864" 9.1 Stratégie de lutte contre linsécurité alimentaire PAGEREF _Toc396066864 \h 77
HYPERLINK \l "_Toc396066865" 9.2 Stratégie genre et groupes vulnérables PAGEREF _Toc396066865 \h 82
HYPERLINK \l "_Toc396066866" 9.3 Stratégie en changements climatiques PAGEREF _Toc396066866 \h 85
HYPERLINK \l "_Toc396066867" 9.4 Stratégie de communication PAGEREF _Toc396066867 \h 87
HYPERLINK \l "_Toc396066868" 9.4.1 Objectif général PAGEREF _Toc396066868 \h 87
HYPERLINK \l "_Toc396066869" 9.4.2 Écueils à éviter PAGEREF _Toc396066869 \h 87
HYPERLINK \l "_Toc396066870" 9.4.3 Axe de communication PAGEREF _Toc396066870 \h 88
HYPERLINK \l "_Toc396066871" 9.4.4 Publics cibles PAGEREF _Toc396066871 \h 88
HYPERLINK \l "_Toc396066872" 9.4.5 Plan daction PAGEREF _Toc396066872 \h 90
HYPERLINK \l "_Toc396066873" 9.5 Stratégie de renforcement des capacités PAGEREF _Toc396066873 \h 91
HYPERLINK \l "_Toc396066874" 9.5.1 Création et développement des capacités communales PAGEREF _Toc396066874 \h 92
HYPERLINK \l "_Toc396066875" 9.5.2 Renforcement des capacités des organisations de base et des citoyens PAGEREF _Toc396066875 \h 92
HYPERLINK \l "_Toc396066876" 9.5.3 Renforcement des capacités de gestion de la Recette-Perception au niveau de chaque commune PAGEREF _Toc396066876 \h 93
HYPERLINK \l "_Toc396066877" 9.6 Stratégie de désengagement PAGEREF _Toc396066877 \h 93
HYPERLINK \l "_Toc396066878" Section 3 - Plan d'opération
HYPERLINK \l "_Toc396066879" Titre X Structure dexécution du projet et cadre des résultats PAGEREF _Toc396066879 \h 95
HYPERLINK \l "_Toc396066880" 10.1 Organigramme du projet RCIC PAGEREF _Toc396066880 \h 95
HYPERLINK \l "_Toc396066881" 10.2 Structure des travaux PAGEREF _Toc396066881 \h 96
HYPERLINK \l "_Toc396066882" 10.3 Cadre des résultats PAGEREF _Toc396066882 \h 97
HYPERLINK \l "_Toc396066883" ANNEXES
HYPERLINK "../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary Internet Files/Content.Outlook/0RD9JLDQ/Manuel opération PRCIC 7-7-2014.doc" \l "_Toc396066884"Annexe 1 PAGEREF _Toc396066884 \h Error! Bookmark not defined.
Modèle de convention Commune/UNCDF
HYPERLINK "../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary Internet Files/Content.Outlook/0RD9JLDQ/Manuel opération PRCIC 7-7-2014.doc" \l "_Toc396066886"Annexe 2 PAGEREF _Toc396066886 \h Error! Bookmark not defined.
Modèle de fiche synthétique PCDC
Modèle de PTI
HYPERLINK "../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary Internet Files/Content.Outlook/0RD9JLDQ/Manuel opération PRCIC 7-7-2014.doc" \l "_Toc396066893"Annexe 3 PAGEREF _Toc396066893 \h Error! Bookmark not defined.
Fiche de déclaration douverture du compte FDL Guichet 1-2-3
Demande de financement
Documents dapprobation du CTSO
Étude dimpact environnemental simplifiée
Exemples de mesures datténuation et de critères de conception environnementale
Exemple de fiche de classement/archivage
Exemple de fiche déquipement
HYPERLINK "../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary Internet Files/Content.Outlook/0RD9JLDQ/Manuel opération PRCIC 7-7-2014.doc" \l "_Toc396066910"Annexe 4 PAGEREF _Toc396066910 \h 146
Modèle de rapportage trimestriel à usage interne
Modèle de rapport annuel programme FBSA
Liste des acronymes et abréviations
$EU /$USDollars des États Unis dAmériqueCAPADConfédération des Associations des Producteurs Agricole pour le DéveloppementCCDCComité Communal de Développement communautaireCCLCComités collinaires de développement communautaireCDMTCadre des dépenses à moyen termeCEDCentre dEntraide et de Développement (CED-CARITAS BURUNDI)CIPComité Intercommunal des Priorités (pour lapprobation des projets guichet 1)CTASConseiller Technique chargé des Affaires SocialesCTDConseiller Technique chargé du DéveloppementFAOOrganisation de Nations unies pour l'agriculture et l'alimentationFARNFoyers danimation et de rééducation nutritionnelleFBSAFonds Belge pour la sécurité alimentaireFBu Franc burundaisFDLFonds de développement localFONIC Fond National dInvestissement CommunalHaHectareHIMOHaute intensité de main-duvre (travaux)LCDLouvain Coopération Développement (ONG belge partenaire du programme Moso)LoCALLocal Climate Adaptive Living FacilityMcg/lMicrogramme par litreMDCMinistère du développement communalMEATTPMinistère de lEnvironnement, de lAménagement du Territoire et des Tra-vaux PublicsMEMMinistère de lÉnergie et des MinesMEEATUMinistère de lEau, de lEnvironnement, de lAménagement du Territoire et de lUrbanismeMINAGRIEMinistère de l'Agriculture et de l'ElevageONG Organisation Non GouvernementaleOP/OCBOrganisations professionnelles, Organisations communautaires de basePCDCPlan Communal de Développement CommunautairePNUDProgramme des Nations Unies pour le DéveloppementPTFPartenaires techniques et financiers (du Burundi)RCICComposante renforcement des capacités institutionnelles des communes (composante UNCDF du projet FBSA/Moso)RGPHRecensement Général de la Population et de lHabitatSAGNStratégie Agricole NationaleSANSécurité alimentaire et nutritionnelleSTDServices techniques déconcentrésS&ESuivi et évaluationTBSTaux Brut de ScolarisationUCODEUnion pour la Coopération et le DéveloppementUCPUnité de coordination de projetUNCDFUN Capital Development FundsWSMWereldsolidariteit - Solidarité mondiale (ONG belge partenaire du programme)
Section 1
DISPOSITIONS OPÉRATIONNELLES
Titre I : Manuel dopération
Titre II : Projet RCIC
Titre III : Acteurs/Coordination
Titre I Manuel dopération
1.1 Objectif du manuel dopération
Ce manuel dopération (MO) a pour objet de décrire lorganisation et le fonctionnement du projet de Renforcement des Capacités Institutionnelles des trois Communes (RCIC) de la région du MOSO (Cendajuru, Gisuru et Kinyinya). Il constitue en fait linstrument opérationnel de ce projet approuvé par le Gouvernement de la République du Burundi (GRB) et le Fonds Belge pour la Sécurité Alimentaire (FBSA) et lUnited Nations Capital Development Fund (UNCDF). De ce fait, ce MO doit être consulté et utilisé en relation avec le document de projet (PRODOC) de lUNCDF et le document technique et financier (DTF) du FBSA qui constitue les seules et uniques bases légales de lengagement de coopération entre les parties.
Le MO se veut un guide opérationnel pour lexécution du projet RCIC. Dans cette perspective, il :
Définit les modalités de son utilisation;
Définit les rôles et les responsabilités de chacun des intervenants du projet RCIC;
Précise les règles de fonctionnement et dexécution des activités du projet RCIC;
Explique les instruments et les outils utilisés dans le cadre du projet RCIC pour atteindre les résultats escomptés;
Expose et précise la nature des activités du projet RCIC;
Définit les règles dutilisation des facilités financières mises à la disposition des communes pour la réalisation des investissements locaux.
Ce manuel a été conçu de manière simple et didactique afin de permettre à chaque intervenant du projet RCIC de saisir les orientations et de se familiariser avec les instruments et les mécanismes mis en place par le projet. Il entend également contribuer au développement, au sein des communes appuyées, dune démarche démocratique sappuyant sur des principes de transparence dans la prise de décision, sur une participation plurielle de la société civile, sur la réaffirmation du concept de citoyenneté et enfin, sur la construction dun État de droit au niveau local par le renforcement des décisions prises par les élus dans le cadre de lexercice de leurs fonctions.
Ce manuel constitue un guide de référence pour les intervenants du projet (élus, fonctionnaires et personnels du projet) en ce qui concerne son exécution mais aussi un instrument de vérification et de contrôle pour les citoyens et la société civile.
Il est à noter que les questions relatives à la « maîtrise douvrage », au « suivi évaluation » et aux « procédures administratives et internes de lUnité de coordination de projet (UCP) » ne seront traitées que superficiellement dans le présent document puisque ces trois instruments feront lobjet dun traitement particulier par les experts de lUCP. Il sagira donc de documents distincts mais qui feront partie intégrante du présent manuel après adoption.
Organisation du MO
Pour en faciliter la compréhension et lutilisation par une majorité dintervenants, le MO a été conçu selon une approche modulaire. Il sagit donc dun instrument simple et efficace qui se compose de trois grandes sections. La première porte sur la démarche et la présentation du MO et du projet PRCIC. La seconde section présente quant à elle lensemble des instruments et outils qui serviront à lexécution des activités du projet. Enfin, la troisième section détaille le plan dopération, la séquence des activités prévues en lien avec les indicateurs institutionnels et les indicateurs de projet.
En ce qui concerne le processus de modification du MO, une démarche est décrite à la sous-section 1.4.
Utilisation et diffusion du MO
Le MO constitue le principal instrument dexécution du projet RCIC dont il constitue en quelque sorte le bras opérationnel en plus den présenter la philosophie. Comme il représente par ailleurs le principal outil pour assurer le rayonnement des concepts et de la méthodologie du projet RCIC, il doit être accessible à tous ceux et celles qui collaborent étroitement au projet, tant au niveau des communes quau sein des services déconcentrés.
Certaines sections, et surtout celles qui portent sur les instruments et outils, devront être traduites en langues locales et diffusées auprès des citoyens, groupements, associations, élus et fonctionnaires. Cette diffusion, ainsi que la maîtrise des concepts du MO par le milieu, font partie des tous premiers résultats attendus par le projet.
1.4 Adoption et procédures de modification du MO
Le présent MO sera soumis à lanalyse des parties prenantes au sein du Comité Technique de Suivi et dOrientation (CTSO) afin dêtre amendé au besoin puis validé. Toute modification ultérieure au manuel devra répondre aux conditions suivantes :
Obtention dun consensus écrit auprès des principaux utilisateurs (communes, collines, UCP);
Notification formelle dune demande de modification adressée à tous les membres du CSTO - RCIC.
Les modifications au MO pourront se faire lors de la préparation des plans de travail annuels (PTA). Seules les parties prenantes du projet RCIC présenteront lautorité requise pour modifier ce manuel. Les modifications ou amendements devront toutefois se faire sur la base dune consultation et par voie de consensus.
Procédure de modification du manuelChaque institution ou organisation partenaire [Comité nationale de pilotage du programme FBSA (CNPP), Comité Technique de Suivi et dOrientation (CTSO), Comité Communal de Développement communautaire (CCDC), Conseils communaux (CC)] tiendra à disposition de ses membres un cahier pour noter leurs remarques relatives aux difficultés dutilisation, dinterprétation, dexécution du projet RCIC.
Lors des réunions de ces comités, les annotations seront discutées, analysées et adoptées pour demande de modification. Ces demandes seront transmises à lUCP.
Lors du bilan annuel dexécution du projet RCIC et de la préparation du PTA, les demandes de modification seront soumises au CSTO.
Tous les changements ou modifications au MO devront être approuvés à la majorité des membres présents lors de la réunion.
LUCP est responsable de :
Fournir les cahiers dannotation aux parties prenantes du projet RCIC;
Procéder à lanalyse et à la synthèse des propositions;
Préparer les propositions damendement / modification à soumettre au CSTO;
Procéder aux modifications du manuel après adoption des changements par le CSTO;
Diffuser la nouvelle version du manuel aux parties prenantes du projet RCIC.
Titre II Projet RCIC
Contexte général
La zone ciblée pour le projet RCIC est constituée de 3 communes contigües de la région naturelle du Moso faisant frontière avec la Tanzanie Cendajuru (province de Cankuzo), Kinyinya et Gisuru (province de Ruyigi). La population de la zone est estimée (2012) à environ 215 000 habitants.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 1 : Tableau synoptique des 3 communes dintervention
IndicateursCendajuru (Cankuzo)Gisuru (Ruyigi)Kinyinya (Ruyigi)Population
RGPH 200832 45899 46153 038Estimation 201237 394116 35561 809Taux de croissance population3,74,03,9Estimation Commune37 994113 08563 225Nombre de ménages actuels8 65223 2447 68124 79013 071Superficie186,5 km525,2 km267,3kmNb de zones adm./collines3/173/432/18Nb employé (commune)
Chef-lieu6 + Administrateur communal6 + Administrateur communal6 + Administrateur communalDans les zones administratives 333Conseil communal
nb membre/nb femme15/515/515/5CCDC
nb membres/femmes18/618/518/4Bureaux et équipement
Bureaux communauxÉtat
- Capacité insuffisante des locaux et mobiliser insuffisantLes bureaux répondent aux besoins et sont sommairement meublésLes bureaux répondent aux besoins et sont sommairement meublésBureaux de zoneAucun bureau de zoneAucun bureau de zoneAucun bureau de zoneÉlectricité
Rattachement réseauNonNonNonÉnergie solairePetite installation solaire sommaire insuffisante pour les besoinsPetite installation solaire sommaire insuffisante pour les besoinsPetite installation solaire sommaire insuffisante pour les besoins / En panneMobilier de bureauÉquipé partiellementEquipé partiellement mais la salle de réunion à équiper totalementEquipé partiellementOrdinateurs Aucun sauf un personnel Admicom3 non fonctionnel1 non fonctionnelRecettes/budget4 dernières années
2009 : 36.428020 FBU
2010 : 31.573.580 FBU
2011 : 38.949.850 FBU
2012 : xx4 dernières années
2009 : 58.740.200 FBU
2010 : 59.12O.000 FBU
2011 : 65.456.000 FBU
2012 : XX4 dernières années
2009 : 44.726.300 FBU
2010 : 74.199.360 FBU
2011 : 74.000.120 FBU
2012 : xxRecettes par habitant (2011)1025FBU578FBU1170FBUInvestissements des communes sur les fonds propres dans la mise en uvre des PCDCContribution de 2 % et 3 % par la population FONIC 2 000 000 FBUContribution de 2 % et 3 % par la population FONIC 2 000 000 FBUContribution de 2 % et 3 % par la population FONIC 2 000 000 FBUNiveau max. des marchés publics déjà réalisés150 000 000 FBU124 000 000 FBU400 000 000 FBUPCDC 1ière génération 2009-2013
2ième génération 2014-2019 approuvé 1ière génération 2009-2013 2ième génération 2014-2019 approuvé1ière génération 2009-2013
2ième génération 2014-2019 approuvéServices techniques déconcentrés (STD) présents dans les communesNb et spécialités (pour AGR) 4
- Agronome communal
- Inspecteur communal des forets
- Vétérinaire communal
- Technicien du GRNb et spécialités (pour AGR) 4
- Agronome communal
- Inspecteur communal des forets
- Vétérinaire communal
- Technicien du GRNb et spécialités (pour AGR) 4
- Agronome communal
- Inspecteur communal des forets
- Vétérinaire communal
- Technicien du GRBesoins de renforcement de capacités exprimés- Notions dinformatique
- Le leadership local
- La planification participative
- Utilisation des manuels de procédures administratives et financières. - Notions dinformatique
- La protection de lenvironnement
- Les procédures de passation des marchés publics
- Utilisation des manuels de procédures administratives et financières.- Notions dinformatique
- Les procédures de passation des marchés publics
- La planification participative
- Utilisation des manuels de procédures administratives et financières. - La conception des projetsPrincipaux indicateurs sociauxTaux brut scolarisation primaire Total127 %116 %109 %Filles/garçons125 %/129 %107 %/125 %103 %/116 %Taux net scolarisation (primaire) Total84 %86 %76 %Filles/garçons86 %/82 %82 %/91 %77 %/77 %Taux dachèvement primaire49 %38 %35 %Filles/garçons51 %/49 %28 %/48 %27 %/43 %Ratio élève/maître1/481/421/48Ratio $ CA/habitant1/7 500 h7/23 270 h 1/20 600 hAccès à leau potable (RGPH 2008)65 %45 %14 %Taux couverture (INEA Atlas 2011)65 %53 %32 %
Figure SEQ Figure \* ARABIC 1 : Carte des trois communes de la zone du projet
Résumé du projet
Le programme global du FBSA de lutte contre linsécurité alimentaire et nutritionnelle dans 3 communes de la région du Moso (Cendajuru, Kinyinya et Gisuru) a pour objectif global « daméliorer durablement la sécurité alimentaire et nutritionnelle des groupes vulnérables des populations de la zone ciblée, en favorisant leur accès aux facteurs de production, technologies et marchés et en renforçant les capacités des acteurs locaux dans la prise en charge de la sécurité alimentaire dans le développement local ». Cinq ONG belges et lUNCDF contribuent à la mise en uvre de ce programme dont la coordination est assurée par le ministère burundais de l'Agriculture et de l'Élevage (MINAGRIE) (avec l'appui de la FAO).
La composante « Renforcement des capacités institutionnelles des collectivités » (RCIC), objet de lintervention de lUNCDF et du présent manuel dopération, contribue à l'objectif spécifique « Renforcer les capacités des acteurs pour lanalyse, la planification, la mise en uvre et la coordination de stratégies de lutte contre linsécurité alimentaire et la malnutrition aux niveaux national, local et du programme » du Programme Global (Résultat 3.1 du cadre logique du programme global).
Les interventions de la composante RCIC sinscrivent dans la démarche et la logique dintervention de lUNCDF focalisées sur la promotion de linvestissement et du financement au niveau local dans le but de réduire les inégalités, améliorer laccès aux services et augmenter les opportunités dun développement économique durable le tout contribuant à un développement local équitable et durable. La composante RCIC est soutenue par un système de mobilisation, dallocation et dinvestissement des ressources additionnelles tout en assurant une gestion transparente et une obligation systématique de reddition de compte (de l'utilisation des fonds mobilisés) aux populations administrées.
Les interventions de la composante RCIC dans les 3 communes de la région du Moso sarticulent autour de trois axes (sous-composantes) complémentaires et 6 produits :
Axe 1 - La capacité (planification et de maîtrise d'ouvrage local) est améliorée pour une meilleure gouvernance de la sécurité alimentaire et nutritionnelle (SAN)
Produit 1 - La capacité de planification des communes pour la prise en compte du Développement Économique Locale, de la SAN et de la résilience aux changements climatiques (RCC) est améliorée ;
Produit 2 - La capacité de maîtrise douvrage et de coordination des interventions pour la prise en compte de la SAN et de la RCC dans les Communes est améliorée.
Axe 2 - La population dans les zones ciblées a accès aux investissements collectifs visant l'amélioration des services
Produit 3 - La capacité des Communes à mobiliser des ressources financières (internes et externes) et en assurer la gestion efficiente pour une meilleure prise en charge de la SAN et la RCC est améliorée;
Produit 4 - Un mécanisme de transfert financier, sous forme dun fonds de développement local (FDL), pour un investissement local structurant mettant l'accent sur la SAN, la RCC et les services socioéconomiques de base orientés prioritairement vers les groupes vulnérables est mis en place;
Produit 5 - Les Communes formulent et mettent en uvre une politique de gestion et de pérennisation (fonctionnement et entretien) des infrastructures.
Axe 3 - Les connaissances et leçons apprises sur la gestion de la Sécurité alimentaire au niveau local sont capitalisées et largement diffusées
Produit 6 - Les bonnes pratiques et les leçons sont codifiées et partagées au niveau local, national et international
Philosophie dintervention du projet RCIC
Le projet RCIC cherche à appuyer le gouvernement dans son objectif damélioration de la gouvernance locale et de la fonctionnalité des communes à travers un pilotage dapproches et dinstruments dans les zones visées. Sour la tutelle du Ministère du Développement Communal, le projet RCIC interviendra dans les communes de Cendajuru, Kinyinya et Gisuru. Il sagit dune expérience de terrain qui vise à alimenter la réflexion auprès des institutions locales et centrale dans linvestissement et la maîtrise douvrage prenant en compte les problématiques de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la prise en compte des groupes vulnérables, lintégration du genre dans le développement local et les institutions et la résilience aux changements climatiques sous langle communal et finalement le développement économique local.
Par conséquent, en partenariat avec le gouvernement le projet RCIC propose la mise en place dune facilité de financement, le Fonds de Développement Local, pour aider les trois communes à agir sur certains déterminants locaux la sécurité alimentaire et nutritionnelle, lintégration des groupes vulnérables et du genre, les changements climatiques et le développement économique local. Cette approche permettra de responsabiliser tous les acteurs locaux du développement dans la définition et la mise en uvre des priorités de développement de chacune des communes concernées par le projet.
Le but est de démontrer quune dévolution de compétences accompagnée dinstruments dinvestissement ciblés et affectés, et en particulier la responsabilité de la fourniture dinfrastructures et de services dintérêt local, se traduit par des actions de développement répondant mieux à la demande des populations et rend plus efficaces et efficientes la mobilisation et laffectation des ressources disponibles pour lamélioration des conditions de vie des citoyens, mais tout particulière de sattaquer à certains dysfonctionnements territoriaux.
Le projet RCIC sappuie sur une démarche participative de planification territoriale et financière et de cofinancement (État, communes, acteurs locaux, projet) des investissements locaux.
Outils du projet RCIC
Une description détaillée des outils et instruments est présentée à la section 2. Nous nous limiterons ici à présenter une synthèse des six outils qui accompagneront lexécution du projet RCIC :
La Démarche de planification territoriale et financière (DPTF) : en prenant attache sur les principes de la participation et de la transparence, on vise latteinte dun consensus de la part de la majorité des acteurs locaux autour dorientation et dune vision commune par rapport à certaines problématiques locales. Le but est dappuyer lopérationnalisation du cadre décisionnel local basé sur la consultation, la concertation et limputabilité comme bases structurelles de la gestion publique de la collectivité. Quatre instruments viennent appuyer cette démarche : (i) la Convention de Partenariat CP: document officialisant les engagements et les responsabilités des parties, (ii) le Plan Communal de Développement Communautaire (PCDC) qui décrit les axes stratégiques et les priorités de développement communal pluriannuel, instrument légal du gouvernement du Burundi implanté dans toutes les communes du pays (iii) le Plan triennal dinvestissement communal (PTI) (nouvel instrument promu par le PRCIC) qui est en fait le programme découlant du PCDC et qui engage la commune pendant trois ans en matière dinvestissements locaux et enfin, (iii) le Programme annuel dinvestissement (PAI) qui complète le budget communal dinvestissement et qui traduit les recettes et les dépenses dinvestissement.
Le Fonds de développement local (instrument dinvestissement affecté et ciblé promu par le PRCIC) est mis à la disposition des communes pour leur permettre de réaliser certains investissements nécessaires au développement de la collectivité en lien avec la SAN, les GV, le GENRE, la RCC et le DEL. Trois guichets composent le FDL (1) Les infrastructures et équipements collectifs prioritaires des communes et contribuant à lamélioration de la SAN, (2) les projets prioritaires des communes dans le domaine de la sécurité alimentaire et nutritionnelle et les compléments déquipements des administrations communales, et (3) ce guichet permet de financer les appuis spécifiques liés à ladaptation aux changements climatiques pour encourager la priorisation et le financement par les communes des mesures dadaptation plus résilientes aux changements climatiques.
Lutilisation de cadres de concertation locale existants qui ont pour but de (i) pérenniser les acquis du projet RCIC, (ii) structurer les instances de décision concertée, (iii) promouvoir les échanges entre les acteurs locaux, (iv) permettre une participation plurielle de lensemble de la société, (v) offrir des plates-formes permettant aux élus de rendre compte de leurs activités aux citoyens.
Une stratégie de communication basée sur un échange impliquant lensemble des fonctions et des acteurs afin dassurer la mise en place dune information juste et de mécanismes de rétroaction adaptés et appropriés à la zone dintervention. Cette stratégie sarticule autour de trois axes : (i) la communication centrée sur la démarche et les résultats du projet, (ii) la communication communale et (iii) la gestion de la connaissance et le plaidoyer.
Un dispositif dappui conseil / cellule technique fonctionnant sur le principe de laccompagnement du milieu et du faire-faire. Sa mission est daccompagner et de soutenir les différents acteurs dans la réalisation de leurs actions de développement dans une optique de transfert et de renforcement des connaissances.
Un système de suivi évaluation (SS&E) faisant partie intégrante des activités du programme et qui vise la performance interne du projet dans une perspective de gestion « axée sur les résultats » qui rend compte des performances des différents acteurs du développement local dont le projet vise à renforcer les capacités tout en vérifiant que les actions du projet seront pérennes et rééditables localement.
Titre III Organisation du projet et les acteurs impliqués
3.1 Organigramme fonctionnel du projet
3.2 Responsabilités
3.2.1 Gouvernement du Burundi
Le Gouvernement est responsable de la mise en uvre du projet en :
Donnant les orientations stratégiques et opérationnelles du PRCIC tout en étant le responsables de la mise en uvre;
Contribuant dans la mise en place et le fonctionnement des experts qui lui viendront en appui pour la mise en uvre du projet. Cette contribution sera constituée despaces de bureau, de la logistique et de la mobilisation des institutions locales dans leur participation effectives aux activités du projet. Elle est évaluée à 150 000 $ pour la durée de mise en uvre du Projet;
Informant lUNCDF de toute modification relative aux politiques de décentralisation, de sécurité alimentaire, de protection sociale et denvironnement ;
Adoptant la loi sur les transferts de compétence;
Facilitant le travail de coordination entre les différents services ministériels concernés par le projet ;
Capitalisant les procédures et instruments dappui au développement local ayant fait leurs preuves dans le cadre du projet.
3.2.2 Communes de Cendajuru, Kinyinya et Gisuru
Les communes sengagent à :
Budgétiser et exécuter une dépense annuelle de 1% de la valeur des investissements pour lentretien des investissements consentis dans le cadre du FDL;
Faciliter le travail de lUnité de coordination du projet ;
Améliorer leurs performances fiscales et prévoir des allocations pour la gestion des coûts récurrents;
Faciliter lexécution des audits de la gestion des fonds FDL;
Mettre en place un système dinformation sur la reddition des comptes.
3.2.3 UNCDF
LUNCDF appuie le gouvernement dans la mise en uvre et sengage à :
Cofinancer le projet avec le FBSA soit à travers ses ressources propres ou des ressources parallèles, afin dassurer le financement des activités du projet ;
Apporter son expertise et son expérience en matière de décentralisation et de développement local ;
Coordonner ses activités avec les autres partenaires pour sassurer de la complémentarité des financements du projet ;
Organiser lorsque nécessaire, en étroite concertation avec le FBSA, une revue technique du projet en vue daméliorer son efficacité dexécution.
3.2.4 Fonds belge pour la sécurité alimentaire
Le FBSA sengage à :
Mettre à la disposition du projet, via lUNCDF, sa contribution de 3,1 millions deuros pour le financement des activités du projet;
Suivre le projet en participant aux divers comités de pilotage et de coordination ainsi quaux revues techniques et aux évaluations.
3.3 Acteurs et entités impliqués dans le projet
Comme il implique un nombre important dacteurs, un projet comme celui-ci génère forcément des interactions importantes. Nous présenterons ici les différents intervenants (organismes publics ou privés) qui seront appelés à simpliquer à un moment ou à un autre dans lexécution du projet RCIC. Il sera du ressort de lUCP de sassurer que les divers acteurs sont invités à participer au projet. Pour ce faire, lUCP mettra à leur disposition tous les instruments et/ou outils développés dans le cadre de lintervention. Davantage encore que la participation aux activités, la compréhension, la maîtrise et lapplication des principes et instruments développés et véhiculés par le projet constituera lun des principaux indicateurs de son succès.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 2 : Acteurs du projet
SecteurStructureEntité / ActeurActeurs publics
(institutionnels)Ladministration centraleLe ministère du Développement communal (MDC)
Le ministère de lIntérieur (Mininter)
Le ministère de lAgriculture et de lÉlevage (MINAGRIE)
Le ministère de lEau, de lEnvironnement, de lAménagement du Territoire et de lUrbanisme (MEEATU)
Le ministère des Finances et de lEconomie (MFE)
Le Fond National dInvestissement Communal (FONIC)Ladministration déconcentréeLa province
La zone
La colline de recensement en milieu rural, le quartier en milieu urbain (voir art. 4 et 37)Les collectivités localesLa commune / Ladministrateur / Le conseil communal (CC)Acteurs privés
(non institutionnels)La société civileLes groupements communautaires et dintérêt économique
Les ONG
Les associations
Les structures de pouvoir traditionnelLe secteur privéLes commerçants
Les artisans
Les transporteurs
Le secteur informel
Les structures dinformation (radio, journaux)
3.3.1 Acteurs publics (institutionnels)
3.3.1.1 Administration centrale
Le Ministère de lAgriculture et de lÉlevage assure la tutelle du programme global multi acteurs de lutte contre linsécurité alimentaire et nutritionnelle dans 3 communes de la région du Moso (Cendajuru, Kinyinya et Gisuru), dans lequel on retrouve la composante RCIC. Il conçoit, planifie, coordonne et exécute la politique nationale en matière dagriculture et délevage. Il joue un rôle important en matière dorientation et dappui conseil, dimension au centre de lintervention du programme global.
Le Ministère du Développement Communal constitue le ministère de tutelle de la composante RCIC. Il intervient dans son pilotage par lintermédiaire de sa Direction générale de la Décentralisation et de la Coordination du Développement Local (DGDCDL). Il joue un rôle dappui conseil en matière de renforcement des capacités locales. Sa mission est daider les communes à exercer pleinement leurs responsabilités de maîtrise douvrage et danimer un réseau conseil et dassistance.
Le Ministère de lIntérieur assure lencadrement et le suivi de lAdministration territoriale et en particulier la tutelle administrative et financière des communes. En raison de son mandat et son expérience en matière de finances locales, il apportera son expertise dans certaines activités spécifiques du projet, en particulier en ce qui concerne le financement des communes.
Le Ministère des Finances et de lEconomie a pour mission de coordonner la mise en uvre du Cadre Stratégique de Lutte contre la pauvreté. En raison de son mandat et son expérience en matière de planification, elle sera impliquée plus étroitement dans certaines activités spécifiques du projet, en particulier en ce qui concerne les instruments de planification à lusage des communes.
Le ministère de lEau, de lEnvironnement, de lAménagement du Territoire et de lUrbanisme apportera son expertise et les orientations dans la gestion de leau, de lenvironnement, de laménagement du territoire de lurbanisme et de lhabitat tout en veillant à la protection du territoire et à la conservation des ressources naturelles.
Le Fond National dInvestissement Communal est un mécanisme visant à mobiliser, canaliser et gérer les financements intérieurs et extérieurs destinés au développement et à la promotion des collectivités locales. Dans le cadre du RCIC, le FONIC fera lobjet dun exercice de transfert vers le communes afin den évaluer lefficience et lefficacité.
3.3.1.2 Administration déconcentrée
La province représente la première structure de déconcentration de ladministration et ses compétences sont définies par le décret N°100/145 du 12 Octobre 1995 portant réorganisation des services provinciaux. Le Burundi compte 17 provinces.
La province est dirigée par un gouverneur nommé par le gouvernement. Il assure la tutelle des communes, ce qui lui confère un droit de regard sur la gestion de leurs affaires. La province abrite tous les services techniques liés aux départements ministériels (Direction de lAgriculture et de lÉlevage, Direction de la Santé, Direction de lÉducation, Antenne du Plan, Direction de lEau, etc.)
Les gouverneurs des provinces de Ruyigi et de Cankuzo, qui exerce la tutelle de lÉtat sur les trois communes partenaires du projet RCIC, assure la supervision directe et opérationnelle du gouvernement sur le projet.
3.3.1.3 Collectivités locales
La commune (au nombre de 129 pour lensemble du pays) constitue le seul niveau de décentralisation au Burundi. Les élus y obtiennent un mandat dune durée de cinq ans. Elle est composée dun ensemble de collines qui sont à leur tour regroupés en zone. Une commune peut compter une ou plusieurs zones. Elle est régie par la LOI No 1/02 du 25 janvier 2010 portant organisation de ladministration communale.
Les compétences des communes nétant pas clairement défini il y a plusieurs zones dombres sur les rôles et les responsabilités de celles-ci. Un projet de loi sur le transfert des compétences est en attente dapprobation par le gouvernement qui viendra préciser ceci. Elle est dotée de deux organes pour assurer son administration et sa gestion :
Un organe délibérant : le conseil communal
Un organe exécutif : ladministrateur communal
Les trois communes (Cendajuru, Kinyinya et Gisuru) concernées par le projet en sont les principaux partenaires. À ce titre, elles sont entièrement responsables de leurs engagements vis-à-vis du projet dont elles assument le rôle de contrepartie nationale conjointement avec le gouverneur.
Ladministrateur communal est élu par le conseil communal et est responsable de lordonnance et de lexécution du budget communal. Avec ses 2 conseillers, ils constituent le bureau exécutif de la collectivité.
Le conseil communal constitue lorgane délibérant de la collectivité. Il est composé de membres élus par la communauté et il délibère sur les affaires dela commune. Les compétences citées dans les textes en vigueur portent sur la gestion administrative et financière des ressources et du territoire de la commune et sur la programmation des actions de développement financier sur ses fonds propres.
La colline et le quartier sont des subdivisions territoriales de la commune. Il ne sagit donc pas de collectivités décentralisées. On y retrouve en fait deux structures : la colline et le quartier qui sont des organes infracommunaux définis comme entités administratives locales. La colline et le quartier ont une personnalité juridique mais ne dispose ni dautonomie financière ni de pouvoir délibérant. Il sagit plutôt dorganes consultatifs qui jouent un rôle de proximité pour le développement et la paix.
3.3.2 Acteurs privés ou non institutionnels
Les acteurs non institutionnels comprennent les divers représentants de la société civile. Bien que la coordination et la consultation soient le fait des acteurs institutionnels, elles nont de sens quà travers une participation effective des acteurs privés/non institutionnels. La société civile et le secteur privé sont donc appelés à jouer un rôle de premier plan dans latteinte des résultats et le succès du projet RCIC dépendra dans une large mesure de la participation de tous les acteurs, tant institutionnels que non institutionnels.
3.3.2.1 Société civile
Les groupes communautaires ou à intérêt économique représentent également des acteurs importants du projet puisque, tout en étant des acteurs des décisions, ils pourront profiter des facilités offertes par le projet. Ils se répartissent en trois catégories :
Les coopératives créées sur linitiative de leurs membres;
Les groupements qui bénéficient de lassistance des projets;
Les groupements «saisonniers» dont les activités ne sétendent pas sur toute lannée (groupements maraîchers par exemple)
Les ONG sont définies comme des organisations apolitiques à but non lucratif qui fondent leur méthodologie de travail sur la participation des bénéficiaires de leurs actions, qui mettent en uvre des projets de développement en faveur des populations et qui uvrent à leur auto-promotion. Elles assureront surtout un rôle de fournisseurs de services dans le cadre de lexécution du projet RCIC.
Les associations sont des regroupements de personnes visant la protection et la promotion de leurs membres. Elles peuvent tenir différents rôles (économique, droit des citoyens, social, caritatif, etc.) et constituent des acteurs importants de la concertation locale.
La chefferie traditionnelle (Bashingantahe) a joué et continue de jouer un rôle consultatif dans la vie sociale du Burundi.
3.3.2.2 Secteur privé
Le secteur privé des provinces de Ruyigi et Cankuzo est peu développé et repose essentiellement sur la commercialisation de produits de première nécessité. Cest plutôt le secteur informel qui prédomine dans ces provinces. Le secteur privé est composé de:
commerçants
artisans
transporteurs
secteur informel
médias (radio et journaux)
3.3.3 Unité de coordination du projet
LUnité de coordination du projet (UCP) est la structure opérationnelle mise en place par le Gouvernement avec la collaboration de lUNCDF pour appuyer les communes dans lexécution des activités du projet. Elle est localisée à Bujumbura au niveau central et à Ruyigi au niveau local afin de permettre un bon rayonnement et de rendre lappui aux collectivités accessible. Cette situation présente également lavantage de permettre un dialogue constant avec les structures au niveau central et déconcentré. Elle est composée dune équipe pluridisciplinaire répondant aux impératifs dexécution des activités et son mandat est de :
Veiller au bon déroulement de la composante du projet et en particulier à lexpérimentation en matière de gestion des ressources allouées dans le cadre du FDL, la maîtrise douvrage locale, le tout dans la perspective de lutte contre linsécurité alimentaire;
Identifier et mobiliser les compétences requises pour lappui et lassistance à la maîtrise douvrage communale et pour le renforcement des capacités de celles-ci;
Développer et ajuster les outils de mise en oeuvre du projet aux dynamiques constatées sur le terrain;
Assurer le suivi de lexécution des programmes communaux engagés.
3.4 Cadres de concertation
Le projet RCIC appuiera les communes en ce qui a trait à la concertation en vue de la prise de décisions en matière de développement local. On appelle ces structures «espaces ou lieux de concertation» parce quà chaque niveau dactivité / décision, il sera nécessaire que tous les acteurs disposent dun espace leur permettant de sexprimer ou de faire valoir leur point de vue tout en recherchant latteinte dun consensus.
Lidée de concertation est celle dun dialogue constructif entre les institutions et la société civile, chacun étant sur un pied dégalité, et qui engage la responsabilité de tous les acteurs de la communauté suite aux décisions prises.
Les lieux de concertation diffèrent et sont fonction des niveaux institutionnels de décision exigés pour lexécution des activités du projet. Dans les structures de concertation mises en place dans le cadre du projet RCIC, une représentation féminine conséquente devra être respectée. Ainsi, ces structures de concertation devront être composées dau moins 30% par des femmes. Pour celles dites institutionnelles, le projet RCIC fera un plaidoyer constructif avec les autorités afin de tendre vers la parité.
3.4.1 Niveaux dintervention
Le niveau dintervention fait référence au cadre et au mode de fonctionnement institutionnel selon le palier de dialogue recherché. Le cadre institutionnel de lintervention du projet RCIC sajuste étroitement à celui prévu par les lois régissant la décentralisation.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 3 : Rôles et ancrage des cadres de concertation
Palier / échelleDénominationNiveauAncrage1RôleNational
Cest un niveau de concertation inter institutionnel permettant la généralisation de lexpérience du Programme multi-acteurs mais tout particulièrement lapproche, les démarches et les instruments du projet RCIC.Comité national de pilotage du programme FBSA (CNPP)Orientation, suivi et capitalisation OpérationnelAssurer lharmonisation des outils dappui au développement local et lorientation du programme par rapport aux grandes orientations du Gouvernement en matière de sécurité alimentaire, de décentralisation et de toute orientation stratégique sectorielle.
Permettre la capitalisation des outils testés à léchelle provinciale et communale en vue de leur réplication et leur appropriation à travers des textes de loi.Comité national de coordination CoordinationOpérationnelAssurer léchange dinformation entre les partenaires opérationnel du programme FBSA. Assurer par la FAO
Mettre en commun les plans de travail et assurer le rapportage auprès du FBSA et du comité de pilotageRégional
Cest le niveau de mise en uvre des activités du projet RCIC et de la concertation inter institutionnelle locale.Comité provincial de développement (CPD)Concertation et capitalisationInstitutionnelCoordonner la mise en uvre du programme daction du Gouvernement. Na pas dancrage direct avec le projet.Comité technique de suivi et dorientation du projet RCIC (CTSO)Coordination et orientationOpérationnelAssurer le rôle de comité de pilotage du projet au niveau provincial. Il est la structure de référence pour la coordination des actions des programmes communaux appuyés par le projet RCIC.
Veiller au respect des critères daccès au FDL dans les décisions dallocation annuelle des subventions dinvestissement des communes.Communal
Cest le niveau central des activités du projet RCIC. LUCP assiste les communes dans la réalisation des activités du projet dans une optique de responsabilisation à la maîtrise douvrageCommuneDécision et pilotage du développement localInstitutionnelAssurer la promotion et le développement de la collectivité. Elle est responsable de toutes les décisions en matière de planification, de programmation, de financement, dinitiatives communautaires et de gestion des fonds et a lobligation den rendre compte à ses citoyens.Comité Communal de Développement Communautaire (CCDC)ConsultatifInstitutionnelApporter une expertise technique aux autorités communales lors de la préparation du programme de développement communautaire et de toute autre question touchant au développement de la commune.Comité communal de pilotageOrientation et suiviOpérationnelVeiller à la coordination et au suivi des actions au niveau local du programme global FBSA.Unité de coordination du projet (UCP)Appui conseilOpérationnelAppuyer et renforcer les collectivités dans leur gestion et tout particulièrement dans les domaines dactivité du projet RCICLocal
Cest le niveau de concertation le plus près des citoyens et où seront réalisés la majorité des investissements dans le cadre du FDL.Conseil de colline ou de quartierConcertationOpérationnelPermettre la concertation locale en matière de planification des investissements. Comité collinaire de développement (CCD)ConsultationInstitutionnelApporter des avis en matière de développement local et de cohésion
1 Institutionnel : correspond à des structures existantes et rattachées à ladministration ou aux collectivités locales.
Opérationnel : fait référence aux structures mises en place dans le cadre du projet.
3.4.2 Comité national de pilotage du programme FBSA
Mission et mandatLe CNPP doit assurer lharmonisation des outils dappui au développement local et lorientation du projet par rapport aux grandes orientations du Gouvernement en matière de sécurité alimentaire, de décentralisation et de toute orientation stratégique sectorielle. Il doit permettre la capitalisation des outils testés à léchelle provinciale et communale en vue de leur réplication et leur appropriation à travers des textes de loi. Il est pour mandat de :
Orienter la prise de décisions du programme pour latteinte des résultats attendus ;
Analyser et assurer la cohérence globale des activités inscrites dans le plan de travail du programme et les résultats atteints ;
Assurer la cohérence et la conformité des activités du programme avec les objectifs prioritaires du pays en matière de politiques et programmes de développement ;
Valider les budgets annuels du programme ainsi que les rapports périodiques ;
Valider les TDR et les résultats des études / évaluations et leurs budgets dexécution ;
Examiner et valider les propositions de réaménagements des activités et budgets à lintérieur du programme en cas de besoins pertinents ;
Favoriser les conditions de partenariat et de synergie entre le programme et les autres acteurs de développement opérant dans la zone dintervention du FBSA Moso;
Assurer la visibilité des activités et faciliter la circulation des informations ;
Proposer des solutions aux éventuels problèmes rencontrés dans lexécution des activités du programme ;
Assurer larbitrage entre partenaires en cas de non respect des engagements convenus et informer ladministration du Fonds Belge pour la Sécurité Alimentaire (FBSA) pour avis de prise de décision.
CompositionCo-Présidents :
Le Directeur Général de la Planification Agricole et de lElevage (DGPAE)
Un représentant de lAmbassade de Belgique pour le FBSA
Membres :
Un représentant de la Direction Générale de la Décentralisation et de la Coordination du Développement Local (DGDCDL) (Ministère du Développement Communal)
Un conseiller technique au Cabinet du Ministère de lAgriculture et de lElevage
Un représentant de la Direction du Programme National Intégré dAlimentation et de Nutrition (Ministère de la santé Publique et de la Lutte contre le SIDA) ;
Un représentant de la Direction Générale de lAdministration de lEnseignement de Base et Secondaire générale et Pédagogique (Ministère de lEducation)
Le Gouverneur de la Province de Cankuzo ;
Le Gouverneur de la Province de Ruyigi ;
Un représentant (élu) des bénéficiaires du programme
Un représentant de la FAO (Secrétaire du CNP)
Un représentant de lUNCDF
Un représentant de Louvain Développement
Un représentant de Caritas International Belgique
Un représentant de la Croix Rouge Belgique ;
Un représentant de Solidarité Mondiale
Un représentant du Collectif Stratégies Alimentaires
FonctionnementLe comité National de Pilotage du FBSA Moso se réunit en sessions ordinaires trois fois par an sur convocation écrite de lun ou lautre des deux Présidents. La convocation écrite complétée dun agenda provisoire de la réunion ordinaire doit parvenir au minimum deux semaines calendrier avant la date prévue de la réunion. Lune des trois réunions est tenue au cours du dernier trimestre lors de la présentation du bilan annuel et du programme de travail et budget annuels pour lannée suivante, afin dapprécier les résultats atteints et émettre des recommandations utiles en vue dune bonne exécution des activités.
Cette réunion pourrait éventuellement être complétée par une descente de terrain qui permettra dévaluer les activités effectivement mises en uvre par les organisations partenaires du FBSA Moso, en cohérence et conformité des Plans de Travail et Budgets annuels de lexercice précédent.
Des réunions spéciales peuvent être tenues lorsque la situation lexige ou quand des décisions importantes pouvant modifiées lexécution du programme doivent être prises. Ces réunions spéciales sont convoquées par écrit au minimum 4 jours ouvrables avant la date prévue de la réunion. Un agenda provisoire est annexé à la convocation.
Le quorum du comité de pilotage est obligatoire afin de rendre toute décision exécutoire. Il est atteint lorsque les 2/3 des membres sont présents.
De plus, il est obligatoire quau moins 2 représentants de la partie gouvernementale et un représentant du bailleur de fonds (Ambassade de Belgique) soient présents aux réunions.
Chaque réunion du comité national de pilotage est sanctionnée par un procès-verbal validé par les membres du comité avant large circulation. Le draft de procès-verbal doit sortir au plus tard une semaine après la tenue des réunions et doit faire ressortir les principales décisions et recommandations du comité. En particulier, le PV de réunions du comité national de pilotage est partagé dès sa validation aux comités locaux de concertation. Le comité est co-présidé par le directeur général de la planification Agricole et de lélevage (DGPAE) MINAGRIE et le représentant de lambassade de Belgique pour le FBSA.
Mode de sélection des représentantsLes membres du Comité National de Pilotage sont nommés par le Ministre de lAgriculture et de lElevage, après concertation avec les Ministères techniques impliqués dans lexécution du programme FBSA Moso. Les organisations partenaires du programme sont de facto membres du comité national de pilotage.
3.4.3 Comité technique de suivi et dorientation du projet
MissionLe CTSO assure le rôle de comité de pilotage du projet RCIC et de concertation des acteurs locaux au niveau provincial. Il est la structure de référence pour la coordination des actions des programmes communaux. Sa mission est également dappuyer les actions et les projets inscrits dans les PCDC et les plans triennaux dinvestissement (PTI) pour sassurer de leur cohérence avec les politiques sectorielles de lÉtat.
MandatLe CTSO est chargé de :
de coordonner lexécution générale de la composante ;
dapprouver le programme de Travail de la composante ;
de suivre et évaluer lexécution du programme de travail et son impact ;
de prendre les décisions stratégiques et valider les documents techniques du Projet;
définir les grandes orientations et les priorités annuelles du Projet ;
de participer à lévaluation de la performance des communes ;
dallouer les allocations annuelles aux communes sur la base des évaluations de performances ;
de communiquer les résultats de la composante aux acteurs et de coordonner le partenariat avec les autres composantes du Programme Global du FBSA ;
de favoriser les échanges entre le Projet, la Tutelle et lUNCDF ;
de faire des recommandations sur la gestion du projet.
Compositionle directeur général de la DGDCDL(ou son représentant)
un représentant du ministère ayant lEnvironnement dans ses attributions et Point focal de la convention Cadre des Nations Unies sur les Changements Climatiques
un représentant du MINAGRIE et point focal du programme du FBSA de lutte contre linsécurité alimentaire dans la région du Moso
un représentant de la commune de Cendajuru
un représentant de la commune de Gisuru
un représentant de la commune de Kinyinya
un représentant de lUNCDF
un représentant de la coordination nationale du programme global FBSA - (FAO)
un représentant de lUCP qui assure le secrétariat du comité (avec droit de parole mais sans droit de vote)
FonctionnementLe comité est présidé par le directeur général de la DGDCDL.
Le comité se réunit quatre (04) fois lan, soit une réunion par trimestre, sur convocation du directeur général de la DGDCDL.
Des réunions spéciales peuvent être tenues lorsque la situation lexige ou quand des décisions importantes pouvant modifier lexécution du programme doivent être prises.
Le quorum du comité est obligatoire afin de rendre toute décision exécutoire.
Le quorum est atteint lorsque les 2/3 des membres sont présents.
Les décisions se prennent à la majorité des voix (50% + 1)
Les administrateurs communaux nont pas droit de vote (seulement droit de parole) sur lévaluation de performance des communes et lallocation annuel du FDL.
La participation par la partie nationale, hormis les membres de léquipe du PRCIC, aux réunions du comité donne droit à des jetons de présence rémunérés, et ce, payés uniquement à partir de la contribution financière du gouvernement au projet.
Un remboursement des frais de transport peut être reconnu aux représentants des communes et des ministères.
Chacune des réunions du comité donne lieu à un procès-verbal signé par les parties dans lequel apparaissent les décisions et les recommandations du comité.
Les PV des réunions du comité sont publiés et affichés dans chaque commune des provinces et demeurent affichés pendant une période dun mois.Mode de sélection des représentantsLes représentants de ladministration sont désignés par leur ministère.
Les administrateurs communaux sont de facto membres du comité pour toute la durée de leur mandat.
3.4.4 Comité communal de développement communautaire
MissionConformément à lordonnance ministérielle No 740/ /CAB est institué par le conseil communal le Comité Communal de Développement Communautaire (CCDC). Il est lorgane consultatif de la commune. Il a pour rôle dapporter une expertise technique aux autorités communales lors de la préparation du programme de développement communautaire et de toute autre question touchant au développement de la commune.
MandatIl a pour mandat de
Consolider les priorités identifiées par les CDC en plan Communal de développement communautaire (PCDC);
Participer au processus délaboration du PCDC;
Participer à lélaboration et la mise en uvre du plan annuel dinvestissement de sa commune;
Accompagner les CDC dans la mobilisation de la communauté pour la participation aux travaux de développement communautaire;
Appuyer ladministration communale dans la mobilisation de la communauté pour participer aux réunions et rendre compte;
Appuyer ladministration communale dans la coordination des intervenants;
Appuyer le Conseil collinaire dans toute autre activité nécessaire au développement de la commune;
Faire le suivi du fonctionnement des CDC;
Certifier léligibilité technique des projets locaux (inscrits dans le PAI, PTI et PCDC) au financement du FDL;
Veiller au respect des critères daffectation;
Apprécier les résultats des audits annuels sur lutilisation réelle des fonds;
Veiller au respect de laffectation budgétaire des fonds.
Composition18 membres élus parmi
10 membres des Comités de Développement collinaires (CDC);
2 représentants des services déconcentrés de lEtat uvrant dans la commune;
1 membre du Conseil communal élu par ses pairs
Le conseiller technique communal chargé du développement
1 représentant de la société civile;
1 représentant du secteur privé;
2 représentantes des associations féminines.
FonctionnementLe président du comité est choisi parmi des membres votant du comité.
La présidence est annuelle.
Un président sortant ne peut assumer ce rôle deux années de suite.
Le comité se réunit une fois tous les 2 mois.
Les réunions ne peuvent se tenir que lorsquil y a quorum. Le quorum est atteint lorsque les 2/3 des membres votants sont présents.
Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées par le président du comité à la demande de plus de la moitié plus un (50% + 1) des membres votants.
La participation aux réunions du CCDC ne donne droit à aucune rémunération.
Les décisions de financement sont prises à majorité des votes (50% + 1) des membres présents.
Les PV des réunions du CCDC sont rédigés sur un cahier des réunions du CCDC, dont les pages sont numérotées et cachetées.
Le PV de chaque réunion devra être signé sur chaque page par le président du comité et au moins deux autres membres du comité dont au moins un administrateur de commune.
Les PV des réunions doivent toujours inclure la liste détaillée des participants.
Le règlement de fonctionnement du CCDC est publié et affiché dans chaque commune et demeure accessible au public en tout temps.
Mode de sélection des représentantsAvis public proposition par les comités collinaires et nomination par le conseil communal.
3.4.5 Comités de pilotage communal du programme FBSA
MissionIl est lorgane consultatif local du programme FBSA (référence page 67 du DTF). Il a pour mandat (i) favoriser la synergie entre toutes les parties prenantes, la circulation de linformation et les échanges dexpériences; (ii) examiner la cohérence des interventions avec les objectifs prioritaires des communautés; (iii) examiner et donner un avis sur les plans de travail et budgets proposés par les organisations partenaires avant leur consolidation et soumission; (iv) examiner et donner un avis sur létat davancement, les rapports de suivi-évaluation et létat davancement des activités du programme; (v) proposer des solutions au niveau local en cas de blocage ou faciliter la recherche de solutions.
Compositionle directeur provincial du MINAGRIE
le directeur provincial de lÉducation
le médecin provincial de la Santé
ladministrateur communal
le conseiller économique du Gouverneur de province
le vétérinaire communal
lAgronome communal
le représentant de lONG
le président de la régie communale de leau
le président du Comité communal de développement communautaire
le représentant des bénéficiaires du programme dans la commune
FonctionnementLes réunions ordinaires du comité se tiennent à tous les (03) mois.
Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées à la demande de plus de la moitié plus un des membres votants (50% + 1).
Les réunions ne peuvent se tenir que lorsquil y a quorum, soit lorsque les 2/3 des membres votants sont présents.
Pour être considérées comme réglementaires et valides, les réunions doivent être notifiées officiellement et annoncées sur les tableaux daffichage et à la radio rurale au moins une semaine avant la date de tenue de la dite réunion.
Le secrétariat du comité est assuré par le représentant de la FAO sur le terrain.
Les PV des réunions du comité sont rédigés dans un cahier des réunions du comité dont les pages sont numérotées et cachetées.
Le PV de chaque réunion est signé sur chaque page par le président du comité et au moins un autre membre votant du comité.
Tous les PV des réunions du comité sont publiés et affichés dans la commune pendant une période dun mois.
Le comité a la possibilité dajouter dautres règles de fonctionnement à celles déjà décrites dans le présent document.
Toute nouvelle règle de fonctionnement devra être approuvée à la majorité des membres (50% + 1) ayant droit de vote.
Le règlement de fonctionnement du comité est publié et affiché dans chaque colline de la commune et demeure accessible en tout temps au public au bureau de la commune.
Mode de sélection des représentantsLes représentants de ladministration sont désignés par leur ministère.
Section 2
INSTRUMENTS ET STRATÉGIES
Titre IV : Approche globale du projet RCIC
Titre V : Instruments de planification
Titre VI : Instruments dinvestissement
Titre VII : Procédures de passation de marché
Titre VIII : Instruments de suivi-évaluation
Titre IX : Stratégies spécifiques
Titre IV Approche globale du projet RCIC
Démarche de développement local de lUNCDF dans la région du Moso
Les interventions du projet RCIC sinscrivent dans la démarche et la logique dintervention de lUNCDF focalisées sur la promotion de linvestissement et du financement au niveau local dans le but de réduire les inégalités, améliorer laccès aux services et augmenter les opportunités dun développement économique durable, le tout contribuant à un développement local équitable et durable. Les axes dintervention autour desquels sarticulent le projet RCIC sont la sécurité alimentaire et nutritionnelles (SAN), les groupes vulnérables (GV), légalité entre les sexes (Genre) et la résilience aux changements climatiques (RCC). Ils sont soutenus par un système de mobilisation des ressources financières, dallocation des ressources aux communes et dinvestissement des ressources additionnelles tout en assurant une gestion transparente et l'instauration de mécanismes permanents d'imputabilité et de reddition de compte envers les populations administrées. La figure 3 illustre lapproche du Financement du Développement Local de lUNCDF.
Figure SEQ Figure \* ARABIC 3 : Approche du Financement du Développement Local de lUNCDF
Le modèle du développement local ainsi prôné par UNCDF contribue à lamélioration de la sécurité alimentaire et nutritionnelle et à lamélioration de la fourniture des services locaux tout en augmentant les capacités nationales dans le financement du développement local. Cette approche est basée sur une logique dintervention assortie dune chaîne de résultats du financement du développement local.
La valeur ajoutée de lapproche de lUNCDF ramène les communes au centre de la gestion du développement local intégral et durable. La problématique de développement est dune acuité telle que lEtat à lui seul ne pourra tout régler parce quil embrasse aussi bien les problèmes de capacités des ressources humaines que ceux des investissements énormes à réaliser. Ainsi le concept de maitrise douvrage local est au centre de la démarche. Le rôle de lUNCDF est dappuyer les communes et non de substituer à elles dans leurs prérogatives et leur mandat.
Principaux enjeux abordés dans les 3 communes du Moso à travers la démarche de développement local
Intégrer lagriculture dans linvestissement local. Elle est le moteur de léconomie du Burundi et de la Région du Moso en particulier. On y retrouve la majorité de la population active. Bien quau centre de léconomie des trois communes, elle demeure peu productive et est confrontée à des goulots importants en termes de qualité, de transport, de lieux déchange fonctionnels et de génération de revenus.
Renforcer les capacités des communes en les mettant au centre de laction en leur donnant un pouvoir décisionnel et opérationnel. Les communes seront au cur du processus du développement local. Elles représentent souvent le signe visible dune présence étatique de proximité sur lensemble du territoire. De par leur proximité, elles constituent un rouage important dans la crédibilisation de lEtat, pour la consultation des populations et la fourniture de services.
Prendre en compte la contribution des femmes et des jeunes. Marginalisés et les premiers à subir les conséquences de lexclusion et de la pauvreté, ils ont été très souvent des acteurs impuissants devant les évènements. Ces deux groupes ont des besoins et des intérêts spécifiques qui ne peuvent recevoir des réponses avec des instruments et des démarches traditionnels mais avec de nouveaux instruments.
Promouvoir la cohésion par linstitution dun contrat social formel. A travers les instruments de planification territoriale et financière, cela permet linstauration dun type de contrat social selon le triptyque (consultation, engagement et reddition) entre les institutions représentées par les communes et les citoyens.
Démarche opérationnelle de développement local
Lapproche de lUNCDF est centrée sur linvestissement local à travers le Fonds de développement local (FDL). A cet effet, le FDL nest pas une fin en soi, mais un moyen, un mécanisme, un instrument pour introduire les concepts et les notions de bonne gouvernance, de gestion locale et surtout de fourniture de services locaux. Permettre aux communes de gérer ces fonds, cest renforcer en temps réel leurs capacités de prévision, de budgétisation, dexécution, de gestion et de reddition.
Schématiquement, la démarche de développement local sarticule de la manière suivante :
Figure SEQ Figure \* ARABIC 4 : Cercle vertueux du développement local
La pratique nous a démontré que le meilleur moyen pour habiliter les partenaires locaux est de reproduire le fonctionnement réel de la commune avec ses mécanismes de financement. Dans tous les pays du monde, les gouvernements centraux, provinciaux ou régionaux mettent en place des facilités financières ou des mécanismes de transfert financier vers les collectivités locales, pour leur aider financièrement à livrer des services locaux. Les transferts financiers sont de trois ordres : le premier est orienté vers les infrastructures (immobilier public, routes, aqueduc, assainissement, terrain de sport, centre culturel, etc
); le second est plus orienté dans une optique de péréquation et vise lappui au fonctionnement des collectivités locales (pour financer les coûts de structure et de service); le dernier vise à appuyer les collectivités dans la promotion de leur développement économique par des subventions ciblés vers certain secteur de léconomie. Notre stratégie pour accroître la livraison du service public et répondre aux problématiques locales (en particulier la SAN, les GV, le Genre et la RCC) est basée sur la mise en place de 3 instruments :
Figure SEQ Figure \* ARABIC 5 : Schéma de larticulation des instruments de développement local
La démarche FDL que nous déroulons dans les 3 communes est en droite ligne avec ces mécanismes de transfert financier de létat central et/ou provincial vers les collectivités locales. Le FDL est conçu pour appuyer le gouvernement central, provincial ou régional à développer et à mettre en place un mécanisme pérenne de financement du développement local et de services publics au niveau local. Notre approche est basée sur deux instruments et une stratégie : la planification territoriale et financière, le mécanisme de transfert financier (FDL) et une stratégie de mobilisation des ressources au niveau local. La construction dun bâtiment ou la réalisation dune route nest pas une fin en soi, mais cest un moyen pour habiliter la commune à définir la notion de service public, mais également un moyen de donner un sens réel à la bonne gouvernance à travers les instruments et les règles de fonctionnement dune collectivité locale (planification, budgétisation, consultations publiques, maîtrise douvrage à travers les procédures de marché, mode de gestion des équipements publics, suivi des réalisations, mandatement des maîtres duvre, assemblées de conseil, reddition des comptes). En fait, le but nest pas seulement de construire une adduction deau ou un centre de santé, mais bien que la collectivité définisse ce quelle veut offrir comme service en matière de santé, déducation, denvironnement, de développement économique, de sécurité alimentaire.
Comment cela fonctionne?
La démarche est construite sur un paradigme simple : la maîtrise douvrage locale (communale) et la prévisibilité de linvestissement. Outre laspect de la responsabilité de fournir des services locaux, il importe pour la commune de savoir de combien et pour quelle durée elle aura droit. Dans la démarche FDL de lUNCDF, dès le démarrage du processus, nous informons les communes du montant total quelles auront pour les 3 prochaines années. Pourquoi un cycle dinvestissement de 3 ans ? Cela sinsère parfaitement dans la période de couverture dun PCDC et aussi du mandat des élus. Ainsi pour formaliser les engagements de part et dautres, une convention de partenariat est signée avec la commune décrivant clairement les rôles et responsabilités, mais également les devoirs des parties prenantes et les critères de performances quelles devront rencontrer pour avoir droit au bonus ou à la réduction de la subvention à travers un malus. Le montant alloué aux communes est calculé le plus souvent sur le nombre dhabitants de la commune auquel nous pouvons ajouter dautres critères. Le plus important est la compréhension par les élus et les citoyens de la formule dallocation afin de comprendre à quoi ils ont droit.
Titre V Instruments de planification
Démarche de planification locale
Objectif
Lobjectif du projet RCIC en matière de planification est dapporter des éléments méthodologiques sur le modèle de planification territoriale promu au Burundi, mais surtout, dintroduire la planification financière comme instrument opérationnel de programmation en vue de leur institutionnalisation. Il sagit dinscrire le système de programmation des investissements locaux et dactions de promotion des activités productives liées à la SAN, à la RCC, aux GV et au genre dans un processus qui repose sur une vision à long terme de la mise en valeur des potentialités locales et de la gestion de lespace et sur une analyse détaillée, par lensemble des groupes dintérêt de la commune, des problèmes et contraintes du développement local.
Le caractère participatif du processus est essentiel : il sagit de mettre en place des mécanismes permettant aux différentes composantes de la population dexprimer leurs problèmes, leurs besoins et leurs aspirations, de simpliquer activement dans lélaboration des plans communaux de développement communautaire et de participer au choix des projets ou actions prioritaires en lien avec la SAN, la RCC, les GV et le genre. A cet effet, il nest pas obligatoire dobtenir la participation de tous les citoyens mais il faut sassurer dune participation représentative et plurielle de ces derniers dans les cadres de consultations mis en place. La participation des populations peut contribuer à :
Une appropriation, par les différentes composantes de la collectivité, du processus de planification et de mise en uvre du développement local.
Lémergence de la société civile et la promotion de pratiques de bonne gouvernance au niveau local.
Une responsabilisation accrue des acteurs du développement local par ladoption dun projet collectif pour la commune.
Une prise de conscience des problématiques de sécurité alimentaire, de résilience aux changements climatiques, dintégration du Genre et dinclusion des groupes vulnérables dans une région de plus en plus marquée par la pression sur les ressources naturelles du fait des flux migratoires et de la baisse du niveau de vie des populations.
Sécurité alimentaire et collectivités territoriales
La démarche consiste à mettre en place une approche structurante et durable en vue daider les collectivités locales dans la recherche dune plus grande sécurité alimentaire. Cette approche prend en compte le caractère multidimensionnel de la problématique de la sécurité alimentaire et la nécessaire obligation dintégrer et de faire participer les acteurs qui poursuivent le même objectif. La démarche de planification et dinvestissement vise à :
Agir sur les difficultés de développement de nature structurelle et moins sur les problèmes ponctuels;
Axer les interventions en fonction dun panier de base de services de proximité intégrés;
Fournir une aide financière ciblée et affectée à caractère temporaire ou décroissant en responsabilisant de plus en plus la partie nationale et locale;
Assurer un transfert de connaissances et de techniques permettant un désengagement sur le moyen terme.
La planification territoriale et participative en SAN vise à obtenir des effets directs sur linsécurité alimentaire par un ciblage pertinent des investissements les mieux adaptés au contexte et les plus durables. Lintégration de ces investissements dans des plans de développement territorial et financier permet de renforcer leur efficacité et de garantir leur entretien.
Les axes dintervention sont :
la recherche de synergie entre les services de lÉtat, les collectivités locales et la société civile et,
le renforcement de la maîtrise douvrage communale, la fonction dalerte et de planification des collectivités locales et leurs capacités à intégrer les dimensions démographiques et les questions demploi et de mobilité,
ladaptation de « démarches territoriales » permettant de renforcer la coordination des collectivités locales, de faire des choix communs et de gérer les investissements.
On le sait, linvestissement local nest pas un acte neutre; il constitue un programme dactions de la politique locale. En ce sens, la prise de décision ne doit donc pas être laissée aux seuls politiciens locaux; les citoyens ont un rôle important à y jouer.
Il est impératif que les politiciens locaux et les fonctionnaires démontrent un fort leadership et un engagement sans faille en ce qui concerne linformation, la consultation et la participation à la prise de décision politique.
Pour que linformation, la consultation et la planification soit effectives, il est impératif dy mettre les ressources financières, humaines et techniques nécessaires.
Les collectivités locales ont lobligation de rendre compte aux citoyens des décisions prises dans le cadre de leurs activités. »
Il va de soi que les experts du projet RCIC ou les consultants recrutés ne doivent pas se substituer aux intervenants locaux et que ces derniers doivent en tout temps garder le contrôle du processus. Dans lapproche participative, lintervenant local est dès le départ le maître douvrage; les experts du projet et consultants nagissant quà titre de conseillers et de facilitateurs. La planification appartient ainsi totalement à la commune.
La planification territoriale et financière
La planification est un élément central de la démarche parce que dune part elle amène les populations à réfléchir sur le devenir de leur collectivité et identifier les actions qui doivent être prises pour laméliorer et, dautre part, met de lavant la consultation publique et lobligation dinformer et dassocier les citoyens dans le devenir de la collectivité. Lautre aspect important à retenir est le concept dobligation politique que cela introduit. La consultation publique a lavantage dimposer des obligations aux élus, en ce sens quils sont liés aux engagements qui auront été pris par les citoyens en matière de développement.
De manière schématique, voici les instruments que nous utilisons pour dérouler la séquence de planification :
La Convention de Partenariat CP: document officialisant les engagements et les responsabilités des parties, Projet et la commune (nouveau instrument);
Le Plan Communal de Développement Communautaire PCDC au Burundi: instrument dorientation stratégique du développement local à moyen terme (5 ans) qui prend également ancrage dans les grandes orientations de la planification nationale (surtout sectorielle), (instrument existant);
Le Plan Triennal dInvestissement local PTI: programme dinvestissements découlant du PCDC et engageant la commune sur le plan des investissements locaux (3 ans), il fait le lien entre le PCDC et le PAI (nouvel instrument);
LAnalyse technique: quitus de ladministration, faisabilité et concordance avec les orientations dinvestissement sectoriel (procédure existante);
Le Plan Annuel dinvestissement - PAI: engagement opérationnel pour lannée. Constitue la base technique nécessaire pour la préparation du Budget annuel (1 an) (instrument existant);
Le Budget communal - BC: instrument de mise en cohérence de lensemble des dépenses et des recettes de la commune. Les investissements programmés dans le PAI sont inscrits en recettes et en dépenses (règles de la comptabilité publique, traçabilité, reddition des comptes), (instrument existant).
Pour exécuter la démarche de planification intégrant la SAN le projet PRCIC travaille directement avec les communes pour les habiliter dans la gestion de ce processus. Plusieurs options peuvent se présenter : la régie interne, cela suppose que la collectivité a les ressources humaines pour faire le travail, par convention avec les services de létat ou de la province ou finalement par la contractualisation dun opérateur privé (firme, ONG, autres) spécialisé dans ce domaine.
De la consultation publique, il en ressort trois instruments le PCDC, le PTI et le PAI de lannée 1. Le PCDC est comme nous lavons dit, le document qui donne les orientations et les visions de développement. À titre dexemple, le PCDC peut définir un axe en éducation : accroître laccessibilité des filles et garçons à léducation de base. Cet objectif se traduira pour la collectivité et selon ses champs de compétence par des investissements en infrastructures scolaires qui seront implantés dans un secteur qui offrira le rayon de couverture le plus large possible. Un autre axe de développement pourrait être : faciliter le développement des productions agricoles locales. Les actions qui pourraient en découler : la construction dune route de désenclavement qui facilitera le transport des productions locales vers les marchés. Une fois le PCDC élaboré lexercice consiste avec la commune didentifier pour les 3 prochaines années les investissements qui pourront être réalisés. Les investissements identifiés dans le PTI doivent obligatoirement provenir du PCDC, cela constitue une condition pour accéder au FDL.
Le FDL en lui seul na pas pour objectif de couvrir tous les investissements du PTI. Lexercice vise à amener la commune à hiérarchiser les priorités et choisir les investissements qui seront programmés au cours des trois prochaines années, donc faire des choix prioritaires. Le PTI nest pas exclusivement réservé au FDL, il est linstrument de programmation financière de la commune. Ainsi les apports financiers dautres partenaires et même du gouvernement central devraient en principe être inscrits dans le PTI, mais étant donné que celui-ci na pas de poids légal, il ne peut être apposé au tiers. Lobjectif est damener le gouvernement à adopter cet instrument dans la panoplie des instruments de planification. Le PTI étant un programme dinvestissement qui séchelonne sur trois ans, il doit être mis à jour annuellement pour refléter les engagements réels des parties prenantes au PTI. Ainsi, une année, un partenaire peut se désister si les fonds ne sont pas disponibles et le reprogrammer pour lannée suivante. Le PTI est construit sur le principe de la planification financière glissante.
Du PTI est tiré le PAI qui constitue linstrument indicatif des engagements des parties prenantes au développement de la collectivité pour lannée en cours. En fait, pour tout le cycle de programmation FDL, la commune élaborera 3 PAI. Les investissements du PAI sont par la suite inscrits dans le budget de la commune en recettes et en dépenses pour assurer le suivi de la dépense publique. Ainsi, le FDL apparaîtra à titre de recettes dinvestissement et ensuite en dépenses dinvestissement : marché, adduction deau, route, etc. tout en respectant le principe de léquilibre budgétaire. Tout ce processus permet donc de sassurer dune part de la participation effective du citoyen au processus et dautre part une application rigoureuse de la démarche de la planification et de la budgétisation des investissements locaux.
Plan communal de développement communautaire
5.2.1 Vision stratégique
Le but poursuivi par la planification est de doter les communes dune vision stratégique du développement de leurs collectivités.
Éléments clés dun DCPCLe PCDC est un guide pour tendre vers le développement équilibré et structurant de la commune.
Le PCDC met en place un ensemble de dispositions pratiques et techniques qui concourent à latteinte des objectifs de développement local.
Le PCDC établit un programme de travail en cohérence avec la problématique à corriger.
Le PCDC indique les voies et les moyens (techniques et financiers) dopérer cette transformation.
Le PCDC est un cadre de référence pluriannuel relatif aux axes stratégiques et aux priorités de développement communal qui permet aux communes de dégager un PTI. Il identifie les priorités de développement à mettre en uvre dans la commune au cours des cinq prochaines années. Il doit donc dépasser le stade de la liste dactions sans liens apparents avec les objectifs recherchés et plutôt proposer une vision stratégique du développement de la commune.
Dans le cadre du PRCIC, lactualisation des PCDC consistera à élaborer une annexe à lactuel PCDC qui vient dêtre approuvé. Il na pas lieu de le réécrire le PCDC mais bien dintroduire une analyse et des orientations vis-à-vis les problématiques que sont la SAN, les GV, le Genre et la RCC.
Cadre danalyse dactualisation des PCDC
Dans le cadre du PRCIC ou linvestissement est ciblé et affecté, la planification prend un sens différent, car plus directive et orientée, sans pour autant rogner sur les principes de la participation locale. Dans les communes dintervention du programme FBSA, les PCDC viennent dêtre élaborés et adoptés par les dites communes. Le but nest pas des réécrire mais de sassurer que les éléments de la problématique de la SAN, des GV, du genre et de la RCC du programme FBSA sont pris en compte afin de pouvoir engagé des investissements sous maitrise douvrage locale. Lexistence dun guide nationale de planification locale nempêche pas lintroduction ou linnovation. Le but étant de voir le degré dintégration de problématiques importante dans le cadre de ces documents. La démarche délaboration nest quun guide qui doit sadapter aux situations.
Pour exécuter la démarche de planification en lien avec la SAN, les GV, le Genre et la RCC, nous avons développé une grille danalyse pour lactualisation des PCDC. Cette grille permet est construite afin de sintégrer dans les axes stratégiques de développement de la commune qui sont léconomie locale, le développement social, lenvironnement et la fourniture de service de base. Toutefois pour sassurer dune compréhension commune dans lanalyse des PCDC, nous avons défini les concepts SAN, les GV, le Genre et la RCC de la manière suivante :
Définition des concepts pour lanalyse des PCDC
Le concept de sécurité alimentaire et nutritionnelle (SAN) fait référence à la disponibilité ainsi qu'à l'accès à la nourriture en quantité et en qualité suffisantes. La sécurité alimentaire comporte plusieurs axes :(1) disponibilité (production intérieure, capacité d'importation, de stockage et de l'infrastructure disponible) ;(2) accessibilité (dépend du pouvoir d'achat et de l'infrastructure disponible) ;(3) stabilité (des infrastructures mais aussi stabilité climatique et politique; (4) salubrité, qualité nutritionnelle, hygiène. Dans le cadre des PCDC, comment les actions programmées directe et indirecte d'investissement permettent d'influer sur ou plusieurs facteurs de l'insécurité alimentaire.
Le "genre" ou "lapproche de genre" est un concept sociologique désignant les "rapports sociaux de sexe", et de façon concrète, lanalyse des statuts, rôle sociaux, relations entre les hommes et les femmes. Dans le cadre du PRCIC, l'analyse doit permettre d'identifier dans les PCDC les appuis de l'administration communale qui prennent en compte plus largement les spécificités genre afin que les femmes participent de manière significative et croissante aux décisions publiques et à la gestion des services. Les appuis du PRCIC en matière de genre mettront l'accent sur la planification, la répartition des ressources, les fonds et la gestion des dépenses comme un moyen de soutenir la démarche de promotion de légalité des sexes et dautonomisation des femmes. Le programme encouragera également la représentation des femmes dans les structures locales et la promotion des opportunités de développement économique local par l'accès aux facteurs de production.
Les Groupes Vulnérables (GV) sont les moins impliqués dans l'exercice des pouvoirs publics, ils ont le moins accès aux ressources publiques économiques, exercent la moindre influence sur la répartition de la richesse publique, et sont les moins capables de maintenir une subsistance et la recherche de l'auto-développement d'une manière digne. Le PRCIC doit chercher à appuyer la commune à leur offrir les opportunités pour sortir du cercle de la vulnérabilité. On distingue deux groupes: le premier groupe est constitué de ménages pratiquement « hors du système de production agricole » (aucun capital productif), jeunes, femmes et rapatries sont de ce groupe; le second groupe est caractérisé par lextrême détérioration de leur capital productif, et une faible accessibilité au capital de production. Ces deux groupes vulnérables représentent entre 25 % et 33 % des ménages de la zone.
La Résilience aux Changements Climatiques (RCC) consiste à construire des compétences d'adaptation aux changements climatiques. Les changements climatiques sont à la fois internes et externes et tout en chacun les subit. Mais localement on constate les effets suivants: la diminution ou la disparition des capacités productives et de la rentabilité des terres suite à une mauvaise gestion des sols, de leau et des ressources végétales, au surpâturage et au prélèvement excessif de bois, à des pratiques agricoles inadaptées entraînant lérosion et la perte de fertilité. Les effets des changements climatiques devraient intensifier par la détérioration des moyens de subsistance, de la santé, ainsi que la vulnérabilité de la majorité des populations. L'analyse des PCDC devrait permettre d'identifier les moyens de développer des activités économiques, sociales et productives respectueuses de lenvironnement.
Étapes délaboration du PCDC
Dans le cadre dactualisation des PCDC la démarche de planification se déroulera de la manière suivante :
Finalisation de la grille danalyse pour lactualisation des PCDC
Analyse des PCDC dans la prise en compte des problématiques sur la SAN, les GV, le Genre et la RCC
Analyses des études de référence des ONG partenaires du programme global FBSA
Découpage des territoires de la commune en zone de consultations. Identification et sélection des groupes cibles devant participer aux consultations dactualisation.
Tenue des assemblées de consultation pour lactualisation des PCDC, élaboration des PTI et du PAI de lannée 1
Élaboration des ébauches : annexe au PCDC, PTI et PAI année 1
Présentation au conseil communal pour analyse, hiérarchisation et validation
Correction des documents et soumission pour analyse technique auprès des services déconcentrés pour lobtention du quitus technique.
Finalisation des documents et préparation de lébauche de budget dinvestissement pour soumission au conseil communal
Adoption par le conseil communal et soumission pour approbation auprès de la tutelle (province et Ministère du Développement communal)
Plan triennal dinvestissement
5.3.1 Philosophie
Le PTI est un programme dinvestissements découlant du PCDC et engageant la commune pour une période de trois ans sur le plan des investissements locaux. Il fait le lien entre le PCDC et le PAI. Le PTI est un instrument de dépenses à moyen terme dallocation des ressources budgétaires. Cest un cadre glissant qui est mis à jour chaque année à travers le PAI. Il constitue un instrument de formulation dorientations politiques locales et de leur traduction en termes dimplication financière. Le PTI cherche à mettre en uvre les actions prioritaires de la commune et à obtenir des engagements fermes de la part de ses partenaires dans le développement de la commune. Une place importante est donc accordée à la consultation et à la négociation tant avec les représentants de la population quavec les partenaires au développement. Partant de là, il est évident que le PTI nest pas linstrument dun bailleur mais quil représente la programmation de linvestissement telle quétablie par la commune. Il sagit en outre dun programme de travail qui sera suivi et évalué annuellement et dont la concrétisation annuelle se fera par lentremise du PAI.
Le PTI engage donc tous les intervenants de la commune : la population, les élus, le gouvernement central et les partenaires au développement. Il est le meilleur instrument dévaluation de la performance de la commune en matière de livraison de services et de développement local. Parce quil sexécute à lintérieur du mandat des élus et quil est construit sur le réalisme financier, il constitue par le fait même linstrument dévaluation le plus apte à mesure la performance globale de la commune comparativement au PCDC qui est un instrument de vision stratégique qui dépasse largement son horizon de 5 ans.
5.3.2 Contenu du PTI
Le PTI est linstrument opérationnel du PCDC. Plus ce dernier sera stratégique et concret, plus lélaboration du PTI sera facile. Cest pourquoi, le PTI doit sattarder à lévaluation des coûts de construction ainsi que des coûts récurrents qui lui sont liés. Il doit également donner une vision claire de lengagement financier de la commune pour les trois prochaines années et des résultats recherchés par ces investissements. Il doit par la suite sattarder à évaluer de manière la plus précise les coûts des investissements et ensuite compléter le tout par une simulation financière afin de mesurer limpact de ces investissement sur le budget de la commune.
Lanalyse des coûts comprend les éléments suivants :
les frais détude et/ou dacquisition de terrain;
les coûts de préparation (aménagement);
les frais dexpertise professionnelle (urbaniste, topographe, architecte, ingénieur, sociologue,
);
les frais de construction et/ou de réalisation;
les frais déquipement (ameublement)
les frais dopération (salaire, électricité, administration,
.)
les frais dentretien des bâtiments, de léquipement et de loutillage.
Le PTI est un document synthétique qui comporte quatre sections. La première présente le raisonnement qui a conduit la collectivité à adopter le programme des trois prochaines années. Y sont également présentés les axes prioritaires dintervention du PTI. La deuxième partie présente le tableau des interventions programmées pour les trois années à venir ainsi que les engagements des divers partenaires (Gouvernement, bailleurs de fonds, ONG, etc.) pour la mise en uvre du PTI. La troisième partie consiste quant à elle en une fiche financière détaillée pour chacun des projets prévus. Finalement, la quatrième partie présente une fiche par partenaire contribuant au financement des investissements du PTI.
Lanalyse de cohérence du PTI se fera en rapport avec les actions du PCDC et on sassurera également du réalisme et de la faisabilité du plan daction pour les trois années concernées.
Un modèle de PTI est présenté à lannexe 2.
5.3.3 Étapes délaboration du PTI
Lélaboration du PTI se fait concomitamment au PCDC. Ainsi, lors des consultations publiques des PCDC, les experts procèdent à la préparation du PTI. Une fois les consultations sur les PCDC terminées, les experts tiendront une autre séance de consultation afin de prioriser les investissements pour les 3 prochaines années. Cela se fait par lannonce des enveloppes disponibles pour les 3 prochaines années pour la réalisation des investissements identifiés dans les PCDC. Il y a donc un exercice de priorisation et de séquençage Les populations doivent dun commun accord décider des priorités dinvestissement en fonction des allocations financières disponibles. Dans la démarche de planification financière, il est fondamental que le public connaisse les montants accordés. Cela constitue un exercice concret de négociation locale permettant de faire ressortir les priorités des priorités sur la base dallocations connues et prévisibles.
Pour permettre une plus grande interaction entre les experts, les élus et les populations, une grille des coûts des différents investissements sera utilisée afin de permettre à chacun de connaitre le coût estimatif le plus juste des investissements et ainsi procéder à des choix plus réalistes. Toutefois il est difficile détablir le coût exact des investissements car on se doit également de faire une analyse des sites. Cette analyse permet dévaluer limpact de la topographie du site, son éloignement par rapport aux sources dapprovisionnement, son accessibilité sur le coût final de linvestissement. Le coût exact sera affiné lors de lélaboration du PAI. Lexactitude des coûts sera faite par la suite par les experts lors de la préparation de lébauche du PTI. Celui-ci sera présenté au conseil communal pour négociation et décision finale sur les investissements. Le PTI inclura une simulation financière afin de mesurer limpact de ces investissements sur le budget local. Lébauche de PTI sera ensuite soumise aux services de lÉtat au niveau de la province pour analyse de conformité avec les politiques sectorielles et obtenir leur quitus technique. Une fois le quitus obtenu la PTI pourra être finalisé et soumis pour adoption par le conseil communal.
Étant donné que le PTI est un instrument dengagement glissant il doit être mis à jour annuellement afin dinclure ou dextraire des investissements en fonction des engagements financiers des différentes parties. Lintroduction de nouvelles requêtes doit toutefois suivre le même processus de consultation que celui utilisé lors de lélaboration du PCDC. La démarche délaboration présentée ci-après constitue un guide à adapter aux situations et à lenvironnement particuliers dans lesquels le processus délaboration sinsère.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 4 : Phases de réalisation des grandes activités du PTI
PhaseType dactivitéIntervenants impliquésDémarcheLieuCouverture territorialeConsultationIdentification des investissements prioritaires du PTIReprésentants des groupes cibles, représentants du conseil, représentants du CCDC, prestataire de service et UCPPriorisation des actions à mettre en uvre dans les 3 prochaines années et regroupées autour des investissements suivant : SAN, GV, GENRE, RCC, DEL et services public locauxZones de consultationsCommuneÉlaborationPréparation de lébauche de PTIPrestataires, UCPCollecte des données sur les coûts et les finances locales. Élaboration de lébauche du PTI et des simulations financièresS/OCommuneConsultationJournées de consultation communaleReprésentants des zones, conseil communal au complet, partenaires au développement, UCPAssemblée concertation au niveau du conseil communal pour procéder aux choix prioritaires dinvestissements du PTICommuneCommuneValidation techniqueÉvaluation technique de conformitéCCDC, services déconcentrés, UCPPrésentation du PTI pour vérification de conformité et obtention du quitus technique ProvinceCommuneFinalisationPréparation du PTI définitif pour adoptionConseil communal, Prestataire, UCPÉlaboration du PTI final soumis au conseil communalCommuneCommune
5.4 Plan dinvestissement annuel
5.4.1 Engagements financiers locaux
La préparation du PAI est un exercice annuel de planification budgétaire puisquil fait le lien entre le PTI et le budget de la commune. Il représente en fait le budget communal dinvestissement, et en ce sens il adopte la nomenclature budgétaire de la collectivité, quil traduit en termes de recettes (ressources locales, transferts de lÉtat, transferts de lUNCDF et dautres bailleurs de fond) et de dépenses dinvestissement.
La PAI est lui aussi élaboré selon un mode participatif. Cela signifie que toutes les sessions dinformation, réunions de travail et discussions sont publiques. Linformation doit être diffusée et fournie au plus grand nombre de personnes car cet exercice engage les citoyens. La réalisation de tout investissement a un impact sur la santé financière de la commune. Cela se traduit par le paiement des impôts et taxes locaux par les citoyens. Il est impératif quils soient impliqués dans le processus car ce sont eux qui assumeront les coûts récurrents.
Le PAI a pour but principal de :
Favoriser la concrétisation des initiatives de base;
Sélectionner les projets dinvestissement public dintérêt local provenant des exercices précédents de consultation de PCDC et de PTI. Dans le cadre du PRCIC les projets finançables sont ceux qui sont orientés vers la SAN, les GV, le Genre, la RCC et le DEL;
Mobiliser et allouer des ressources dorigines budgétaire et extrabudgétaire pour leur réalisation;
Définir les phases et les responsabilités de mise en uvre physique et financière des projets
Formaliser les accords pour la gestion des infrastructures à réaliser.
5.4.2 Contenu du PAI
Le PAI est un instrument relativement simple en termes de format car il reprend le contenu du PTI et présente les investissements de lannée sous forme de tableau. IL sajoute cependant un tableau sur la nomenclature budgétaire afin de faciliter linscription des investissements dans le budget annuel. Le PAI de lannée 1 est automatiquement contenu dans le PTI. Par les années 2 et 3, le PAI est toujours construit sur la base du PTI, mais il se doit dêtre actualisé pour tenir compte des engagements ou désengagement des uns et des autres.
5.4.3 Étapes délaboration du PAI
Lélaboration du PAI se fait à partir du PTI de la commune.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 5 : Cheminement critique des grandes activités du PAI
PhaseType dactivitéResponsableIntervenants impliquésDémarcheLieuCouverture territorialeÉlaborationVérification des engage-ments des partenaires au PICAdministrateur communalPartenaires au développe-ment, CCDC, UCPRencontre des partenaires au développement pour vérifier leurs engagements pour lannée de programmationProvince et CapitaleCommuneAnalyse des résultats budgétaires actuels et de lannée précédenteAdministrateur communalSecrétaire comptable, CCDC
UCPProcessus danalyse budgétaire du budget de lannée précédente et des résultats actuels de la communeCommuneCommunePréparation dun PAI préliminaireAdministrateur communalSecrétaire comptable, CCDC,
UCPAnalyse comparative entre la programmation de lannée 1 du PTI et les disponibilités financières de la commune CommuneCommuneNégociationPrésentation et analyseAdministrateur communalÉlus, PopulationPrésentation de la proposition de PAI pour la prochaine annéeCommuneCommuneFinalisationIntégration au Budget localAdministrateur communalSecrétaire comptablePréparation du budget primitif de la communeCommuneCommune
5.5 Processus dadoption des instruments de planification locale
Le processus dadoption et de validation constitue un des moments forts de la DPL. En fait, il vient concrétiser les engagements et les orientations de la commune en matière de développement local.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 6 : Phases dadoption PCDC-PTI-PAI
PhaseType dactivitéResponsableIntervenants impliquésDémarcheLieuCouverture territorialeValidationAdoptionConseil communalÉlus locaux
CCDC, UCP, populationAdoption des PCDC, PTI et PAI par le conseil communalCommuneCommuneAnalyse de cohérenceServices déconcentrésGouverneur, services déconcentrés, élus, UCPVérification de la cohérence des documents par rapport aux critères préétablis dans le MOChef-lieu de la provinceCommuneApprobation par la tutelleGouverneursServices déconcentrésContrôle de légalité du contenu des PCDC-PTI et PAIChef-lieu de la provinceCommuneRayonnement et appropriationConception et montageAdministrateur communalCCDC, Prestataire, UCPÉlaboration de documents synthétisés, vulgarisés et traduits en langue locale du PCDC, PTI et PAI CommuneCommuneDiffusionAdministrateur communalPopulationReproduction et diffusion des documents dans les collines et les services déconcentrés et partenaires au développementCommuneDépartement
Titre VI Fonds de développement local
6.1 Description du FDL
Le FDL est linstrument de facilité financière mis à la disposition des communes par le projet RCIC pour le financement des investissements publics, communautaires et économiques sur le territoire des communes. Le FDL est un mécanisme de financement souple des besoins des communes et communautés en matière de réduction de linsécurité alimentaire dans la zone cible du programme FBSA. Concrètement, le FDL contribue au financement dune partie du PTI et des PAI de la commune. Les ressources du FDL représentent des dotations discrétionnaires au budget des communes.
Le FDL veut faire la démonstration, en temps réel et avec des allocations financières en rapport avec les capacités locales dabsorption, dun modèle de transfert budgétaire vers les communes. Il intègre les principes suivants :
UNE UTILISATION PROGRAMMÉE
UNE ALLOCATION TRANSPARENTE
UN DÉCAISSEMENT RAPIDE
Le système dallocation sera évolutif et cela en fonction de certains critères de performance. Les ressources transférées, qui devront être inscrites et comptabilisées dans les budgets communaux, seront destinées à financer les priorités dinvestissement de la commune en lien avec les objectifs du projet (SAN, GV, Genre et RCC) telles que définies lors dun processus didentification participatif (PCDC-PTI-PAI). Lallocation des ressources à chacune des communes se fera sur la base dune matrice de financement.
Afin dassurer la pérennisation des acquis du projet RCIC, le ministère du Développement Communal et le ministère de lIntérieur seront des partenaires opérationnels du système de transfert financier (FDL). Une réflexion des acteurs nationaux et locaux aura lieu à la fin de la seconde année dexécution du FDL pour tirer les leçons dun tel dispositif et établir clairement les mécanismes et les modalités pour le financement effectif de linvestissement local. Cette réflexion devra bien sûr se faire en concertation avec les autres programmes dappui à la décentralisation.
6.2 Taille du FDL
Le montant global mis à la disposition de chaque commune dépend du degré dabsorption, de la durabilité et du réalisme des projets. À la fin de la quatrième année dexécution du projet RCIC, les communes devraient être en mesure de mobiliser en partie les ressources nécessaires au maintien du niveau de développement induit par lapport du FDL. Cela signifie que le FDL doit répondre à deux conditions fondamentales :
Transférer annuellement aux communes des ressources adaptées aux responsabilités provenant de la décentralisation;
Être orienté vers une perspective réaliste et à court terme de refinancement à travers les ressources de lÉtat par le biais dune formule de transfert incluant les besoins en capital et en fonctionnement des investissements programmés.
Avant de définir la taille du Fonds, il est important de rappeler les éléments suivants :
Actuellement, les mécanismes de transfert budgétaire pour le fonctionnement et dinvestissement en faveur des communes ne sont pas en place;
Les recettes propres par habitant des 3 communes de la zone dintervention, calculées daprès leurs budgets de 2011, ne dépassent pas 1 200 Francs burundais par an par habitant même pas 1 US$, (Cendajuru (1 025 FBu), Gisuru (578 FBu) et Kinyinya (1 170 FBu).
6.3 Système dallocation et de répartition du FDL
Le FDL PRCIC est un dispositif du secteur public qui vient stimuler et compléter linvestissement économique local. Compte tenu des faiblesses fiscales de lEtat et des collectivités locales, il a été décidé de ne pas exiger de contreparties. Toutefois les communes devront prévoir annuellement des allocations pour lentretien des équipements, soit 1% annuellement du montant total des investissements.
Pour le programme dinvestissement, une formule dallocation simple, transparente et stimulante pour les communes est proposée pour déterminer le montant de la dotation :
Calcul de lallocation FDL par commune
Calcul de lallocation par commune - FDLUn montant en fonction de la population : population estimation à partir du recensement RGPH 2008 X 3,00 US$/hab.
Conditions à respecter pour lallocation à la performance :
respect des conditions légales et réglementaires daccessibilité au FDL conformément à la convention de partenariat signé avec la commune :
PCDC
PTI
Affectation du personnel technique dans la commune
Inscription budgétaire de 1% du coût total des investissements consenties pour lannée en cours
Les allocations réelles et officielles dépendront également du taux de change en vigueur au moment du transfert effectif des fonds. La monnaie de calcul utilisé pour lallocation finale annuelle sera le dollar US. Ce montant sera ensuite converti en Francs burundais. Pour les besoins du MO ne sont fournis que des montants indicatifs. On utilise ici le taux du PRODOC soit 1 560 Fbu pour 1$US.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 7 : Allocation FDL en US$
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 8 : Allocation FDL en FBu
Répartition géographique du FDL à lintérieur dune commune donnée
Une fois lallocation globale calculée pour chaque commune, sans être une conditionnalité, tendre pour une répartition géographique du FDL dans le but dassurer un développement équitable sur lensemble du territoire de la commune et de stimuler un développement local durable. Ce dispositif permettrait en effet de répondre aux besoins les plus urgents des zones extérieures au chef-lieu. Les règles régissant cette répartition devront toutefois être testées, évaluées et éventuellement ajustées pour les années subséquentes du FDL.
Formule de la répartition géographique du FDLCommuneCollinesChef-lieu de commune ou commune centreTotal 100% du FDLPlancher (au moins)
60% du FDLPlafond (au plus)
40% du FDL
Deux règles pourraient régir la répartition géographique du FDL :
La première règle consiste à rechercher une répartition spatiale des investissements de manière à appuyer les initiatives des acteurs locaux et à soutenir léquilibre territorial tout en évitant la concentration des investissements dans le chef-lieu de la commune.
Par lapplication dune fourchette plafond/plancher, la seconde règle vise à introduire la négociation en ce qui concerne la répartition territoriale de linvestissement local.
Guichets du FDL
Le projet RCIC met trois guichets à la disposition de la commune pour le financement des initiatives en SAN, GV, Genre et RCC. Ces mécanismes pourront faire lobjet dajustement si on constatait des difficultés importantes de mise en uvre, et ce, en fonction des résultats obtenus lors de la première année dexécution.
Guichets du FDLAllocation par guichetNature des investissementsGuichet 1
(43%)Équipements socio-collectifs pour lamélioration à laccès aux services sociaux de baseGuichet 2
(28%)Investissement liés à la sécurité alimentaire et équipements complémentaires des administrations communales Guichet 3
(28%)Investissement en lien avec ladaptation aux changements climatiques
Le Guichet 1 regroupe les projets de mise à niveau des infrastructures et équipements collectifs structurants prioritaires permettant daméliorer laccès des populations aux services sociaux de base : l'eau potable pour la population et les centres de santé, l'aménagement des foyers danimation et de rééducation nutritionnelle (FARN), les pistes et ouvrages de désenclavement et de franchissement, les infrastructures de formation à lemploi hors agriculture et à la transformation (CEM).
Les communes ou groupe de communes peuvent accéder à ce guichet à travers lélaboration et la soumission de projets relatifs aux investissements éligibles qui sont soumis à lUCP en vue du financement. Une fois approuvés, les projets seront mis en uvre par chacune des communes ou par une entité reconnue permettant de gérer la maîtrise d'ouvrage intercommunales.
Le ciblage des investissements prioritaires s'appuiera sur (i) les conclusions des de lactualisation des PCDC et consultations avec les ONG partenaires, (ii) les possibilités de synergies avec les interventions des ONG partenaires du programme Moso et (iii) les retombées attendues.
Le Guichet 2 regroupe les fonds affectés aux communes pour financer les investissements prioritaires du PCDC liés à la sécurité alimentaire et nutritionnelle et les compléments déquipements des administrations communales.
Ce guichet est destiné à financer les investissements, équipements collectifs et projets communautaires de plus petite taille qui sinscrivent dans la stratégie de développement de la SAN de la commune (détaillée dans son PCDC). Ces investissements, équipements admissibles peuvent inclure entre autres les marchés ruraux, les magasins multifonctionnels de stockage, les équipements de transformation, la gestion, l'aménagement et la protection des ressources naturelles, des appuis à des projets générateurs de revenus, les investissements collectifs liés à la SAN, les compléments déquipements pour les bureaux communaux.
Le Guichet 3 regroupe les appuis spécifiques liés à ladaptation aux changements climatiques pour encourager la priorisation et le financement par les communes de mesures plus résilientes aux changements climatiques. Le guichet prendra la forme dune allocation complémentaire aux guichets 1 ou 2, destinée à financer les surcoûts de ladaptation aux changements climatiques et qui serait liée à une évaluation de la performance des communes dans la prise en compte de cette dimension dans le programme dinvestissements quelles auront réalisé.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 9 : Répartition des allocations FDL par Guichet et par commune en US$
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 10 : Répartition des allocations FDL par Guichet et par commune en FBu
6.4 Modalités de sélection et de mise en uvre des projets
Gestion du guichet 1
La gestion densemble du guichet est assurée par lUCP sur la base de projets soumis par les communes et identifiés dans les PCDC (appuyées par les partenaires ONG) et approuvés par le CTSO chargé danalyser les investissements et équipements prioritaires qui doivent être réalisés au cours de lannée.
Les communes pourront aussi favoriser les méthodes de construction à haute intensité de main-d'uvre qui permettent de générer des revenus monétaires pour les groupes vulnérables afin quils puissent accéder non seulement à la nourriture mais aux besoins de base à travers le marché.
Le CTSO analyse les investissements proposés sur la base de la cohérence avec les stratégies et politiques sectorielles nationales et provinciales, de ladaptation aux contraintes locales spécifiques, de la cohérence et de la pertinence des choix techniques, des synergies potentielles et de la complémentarité avec les autres interventions dans la commune et dans la province.
Selon la complexité des dossiers, le CIP pourra travailler en deux étapes i) pour analyser les interventions à privilégier pour lannée et les enveloppes financières indicatives par type dinvestissement. Les communes préparent les dossiers de projet incluant le dimensionnement des ouvrages, les calendriers de réalisation, les dispositions précises pour la gestion et lentretien/ maintenance ainsi que la contrepartie négociée avec l'administration communale et les bénéficiaires; ii) le CTSO approuve les projets et autorise l'initiation du processus de mise en uvre par chacune des communes, aussi le CIP peut demander de revoir les dossiers après révision ou complément. En fin dexercice, le responsable de lUCP évalue, avec les communes bénéficiaires, la mise en uvre du programme et transmet son rapport au CTSO. Les problèmes rencontrés et les leçons tirées influenceront les décisions du cycle suivant de projets à approuver.
Gestion du guichet 2
La gestion du guichet 2 est assurée par la commune qui sappuie sur :
Lenveloppe indicative de planification qui lui a été accordée pour la période, incluant les primes de performance ajoutées, sil y a lieu, à partir de lannée 2 (pour le deuxième et troisième cycle de planification;
Les priorités définies dans son PCDC ou une mise à jour adoptée par le conseil communal si lactualisation nest pas encore réalisée;
Les propositions dinterventions dans la commune par ses partenaires (dont les ONG participant au programme FBSA) dans le domaine de la SAN, les synergies à développer et les appuis/besoins complémentaires demandés à la commune en termes dinvestissements, de projets communautaires, dappuis (engagements) à la gestion durable;
À la fin de lexercice, une évaluation de la performance des communes est établie sur la base des outils développés par les projets qui interviennent dans le financement du développement local au Burundi
Sur la base de ces considérations, ladministrateur communal prépare son plan dinvestissements et dutilisation de son FDL/guichet 2 pour lannée en cours et le soumet au conseil communal pour approbation. La décision du conseil communal est transmise à lunité de coordination de projet de la composante UNCDF pour visa de conformité. L'UCP autorise ensuite la gestion de la mise en uvre par les communes selon les procédures de gestion de la maîtrise d'ouvrage approuvées pour le projet.
Gestion du guichet 3
Le guichet 3 suivra les mêmes modalités de gestion que le guichet 2. Lenveloppe attribuée au guichet 3 sera ajoutée à celle des guichets 1 et 2.
En effet, le Guichet 3 sera géré selon les principes du LoCAL c'est-à-dire quil utilise le système de transferts budgétaires comme les guichets 1 et 2 et quil vient compléter la portion du financement qui permet de rendre léquipement résilient aux changements climatiques.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 11 : Caractéristiques des guichets et enveloppes disponibles
Types de projetGuichet 1Guichet 2Guichet 3Caractéris-tiques (objets de financement des guichets)Les infrastructures et équipements collectifs structurant, prioritaires pour les communes et contribuant à lamélioration de la sécurité alimentaire Les projets prioritaires des communes dans le domaine de la sécurité alimentaire et nutritionnelle et les compléments déquipements des administrations communales Les appuis spécifiques liés à ladaptation aux change ments climatiques pour encourager la priorisation et le financement par les communes de mesures dadaptation plus résilientes. Types de projets admissiblesLes investissements liés à lamélioration de laccès des populations à
lalimentation en eau potable et lassainissement pour la population et les centres de santé;
les pistes rurales et ouvrages de désenclavement;
l'aménagement des foyers danimation et de rééducation nutritionnelle (FARN);
la réhabilitation des centres de formation technique pour le développement demplois non agricoles et les équipements liés à la formation (CEM);
laménagement de marchés pour favoriser les échanges entre les zones de productions et de consommation.
Investissements liés à des activités de valorisation des productions / ressources naturelles créatrices demploisLes infrastructures, équipements et projets des OP et organisations communautaires tels que
les magasins multifonctionnels pour le stockage, les équipements de transformation/ conditionnement des produits locaux permettant la sécurisation et la valorisation des productions locales;
les actions collectives et individuelles de développement du petit élevage;
les projets générateurs de revenus ciblés sur des GV ne disposant pas de terres cultivables;
les compléments déquipements pour les administrations commu nales mise à niveau en énergie solaire, ordinateurs portables, mobi lier, moyens de déplacement pour les STD uvrant dans la commune;
les équipements/projets pour lintégration des femmes dans la gestion communale et la gestion des activités communautaires;
les projets de protection et de gestion durable des terres et les appuis aux activités daménagement de bassins versants (HIMO);
les équipements de conditionnement et de traitement des semences.
Les appuis aux activités daménage ment de bassin versant (HIMO) permettant demployer des quanti tés importantes de travailleurs.Complément aux enveloppes des guichets 1 ou 2 lié à une évaluation de la performance des communes dans la prise en compte de cette dimension dans leur PCDC.
Un menu dinvestissement suite à lévaluation de la vulnérabilité sera proposé. Les indicateurs de performances ainsi que les conditions minimales daccès au guichet 3 vont être établies lors de la mission de cadre.
Les activités admissibles à ce guichet sont, entre autres, liées aux coûts supplémentaires que ladaptation aux changements climatiques engendre, au développement de la résilience aux changements climatiques, aux systèmes dexploitation agricole mieux adaptés aux nouvelles conditions.
Conditions déligibilité au FDL
Conditions légales et réglementaires
Plan communal de développement communautaire élaboré selon une démarche participative et approuvé par le conseil communal (procès-verbal) et lautorité de tutelle (quitus).
Plan triennal dinvestissement communal élaboré selon une démarche participative et approuvé par le conseil communal (procès-verbal) et lautorité de tutelle (quitus).
La commune dispose dun personnel technique de base (secrétaire comptable).
Le budget de fonctionnement est à la disposition de la commune au cours du premier trimestre de lannée fiscale.
Existence dune convention de partenariat dûment signée entre lUNCDF et la commune.
Existence de protocoles dentente avec les groupements concernés pour la gestion des infrastructures lorsque applicable.
Système darchivage mis en place et fonctionnel au sein de la commune.
Conditions financières
Linscription budgétaire dune valeur dun 1% des investissements consentis annuellement pour lentretien des équipements réalisés.
Résultats des audits financiers dexécution du FDL jugés satisfaisants par les auditeurs.
Au moins 30% des projets dinitiatives locales sont orientées vers le genre et les groupes vulnérables
Le respect intégral de ces conditions réglementaires et financières permettra le transfert des fonds sur le compte ouvert au nom du FDL.
Pour lannée 1 et seulement pour cette année de la mise en place du FDL, les communes devront respecter les conditions minimales suivantes pour le transfert financier :
Plan communal de développement communautaire élaboré selon une démarche participative et approuvé par le conseil communal (procès-verbal) et lautorité de tutelle (quitus).
Plan triennal dinvestissement communal élaboré selon une démarche participative et approuvé par le conseil communal (procès-verbal) et lautorité de tutelle (quitus).
La commune dispose dun personnel technique de base (secrétaire comptable).
Existence dune convention de partenariat dûment signée entre lUNCDF et la commune.
Au moins 30% des projets dinitiatives locales sont orientées vers le genre et les groupes vulnérables
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 12 : Cadrage de la gestion du FDL et de ses 3 guichets
Types de projetGuichet 1Guichet 2Guichet 3Caractéristiques (objets de financement des guichets)Les infrastructures et équipements collectifs prioritaires des communes et contribuant à lamélioration de la SAN.Les projets prioritaires des communes dans le domaine de la sécurité alimentaire et nutritionnelle et les compléments déquipements des administrations communales Ce guichet permet de financer les appuis spécifiques liés à ladaptation aux changements climatiques pour encourager la priorisation et le financement par les communes des mesures dadaptation plus résilientes aux changements climatiques. Type de projets admissiblesLes investissements liés à lamélioration de laccès des populations aux services et aux marchés, soit :
lalimentation en eau potable et lassainissement pour la population et les centres de santé;
les pistes rurales et ouvrages de désenclavement;
l'aménagement des Foyers danimation et de rééducation nutritionnelle (FARN);
la réhabilitation des centres de formation technique pour le développement demploi non agricoles et les équipements liés à la formation;
laménagement de marchés pour favoriser les échanges entre les zones de productions et de consommation (guichet 1 ou 2);
les investissements liés à des activités de valorisation des productions/ressources naturelles créatrices demplois.Les infrastructures, équipements et projets des OP et organisations communautaires tels que :
les magasins multifonctionnels pour le stockage, les équipements de transformation/conditionnement des produits locaux permettant la sécurisation et la valorisation des productions locales;
les actions collectives et individuelles de développement du petit élevage;
les projets générateurs de revenus ciblés sur des GV ne disposant pas de terre cultivable;
les compléments déquipements pour les administrations communales, scolaire, ordinateurs portables, mobilier, moyens de déplacements;
les équipements/projets pour lintégration des femmes dans la gestion communales et la gestion des activités communautaires;
les projets de protection et de gestion durable des terres;
les équipements de traitement des semences;
les appuis aux activités daménagement de bassins versants (HIMO) permettant demployer des quantités importantes de travailleurs;
les investissements collectifs liés à lamélioration de laccès des populations aux services et aux marchés de plus petites dimensions non couverts par le guichet 1.Le guichet 3 prendrait la forme dun complément aux guichets 1 ou 2 et serait lié à une évaluation de la performance des communes dans la prise en compte de cette dimension dans leur PCDC.
Les activités qui seraient admissibles à ce guichet sont, entre autres, liés aux coûts supplémentaires que ladaptation aux changements climatiques engendre, les activités directement liés au développement de la résilience aux changements climatiques, les activités visant des systèmes dexploitation agricole mieux adaptés aux nouvelles conditions.Identification des projetsLidentification est assurée par les communes appuyées par les équipes de lUNCDF et les partenaires ONG.Les projets sont identifiés par les communes sur la base des priorités des PCDC en lien avec la SAN.
Les projets des organisations communautaires de bases (OCB/OP) sont formulés avec lappui des partenaires.Mécanisme à définir en détail avec un appui spécialisé.Modalités de sélection des projets Les projets proposés par les communes seront discutés et approuvés en session du Comité danalyse et dapprobation des projets mis en place pour les 3 communesLes projets sont sélectionnés par la commune après consultation du CCDC et validés par le conseil communal.
Visa de conformité préalable de lUTC.Les projets réalisés au cours de lannée précédente sont évalués sur la base de la grille et des critères dappréciation établis.
Le résultat sert à attribuer ou non le montant complémentaire alloué lannée suivante.Planification de la mise en uvre La commune assure la maîtrise d'ouvrage avec l'appui des experts du projet et les ingénieurs conseils recrutés pour les projets relevant de ses compétences.
Les autres projets sont gérés par lUCP en collaboration étroite avec la structure de gestion.La commune avec lappui de ses partenaires suivant les types de projets.
La commune avec lappui des communautés bénéficiaires (hommes et femmes), y compris les ONG et associations féminines.La commune avec lappui de ses partenaires suivant les types de projets.Responsables de la mise en uvre La commune et son administration pour les projets denvergure communale.
Les procédures prévues au titre de lintercommunalité pour les projets couvrant plus dune commune.Les communes (pour les infrastructures relevant de sa compétence) et les organisations communautaires (appuyés par les ONG) pour les microprojets de lutte contre linsécurité alimentaire.Les communes (pour les infrastructures relevant de sa compétence) et les organisations communautaires (appuyés par les ONG) pour les microprojets de lutte contre linsécurité alimentaire.- Assure les appuis techniquesExperts de lUCP, partenaires ONG, ingénieurs conseil recrutés.Experts de lUCP, les partenaires ONG, les ingénieurs conseil recrutés pour suivre la mise en uvre.Experts de lUCP, les Partenaires ONG, les ingénieurs conseil recrutés- Assure le suiviLe CCDC et la coordination du programme au niveau national/MINAGRIE.Le CCDC et la coordination du programme au niveau national/MINAGRIE et DGDMAD/MDCLe CCDC et la coordination du programme au niveau national/MINAGRIE et DGDMAD/MDC.Mécanisme de décaissementÀ préciser avec les partenaires au démarrage.À préciser avec les partenaires au démarrage.Établissement des conditions minimales.
Établissement des critères de performance.
Mesures de performance.
Établissement du menu dinvestissement.Gestion durable, entretien et maintenance des infrastructures et équipements réalisés/réhabilitésLa gestion est assurée par les communes avec lappui des associations dusagers (appuyées par des ONG ou prestataires de services pour le renforcement des capacités).
Les dépenses dentretien/maintenance/fonctionnement normal sont inscrites dans les budgets des communes responsables.
Une convention lie la commune et les associations d'usagers impliquées dans la gestion quotidienne des services liés à linfrastructure.
Des mécanismes de mobilisation de ressources monétaires additionnelles sont identifiés pour garantir lentretien des infrastructures nouvelles /réhabilitées.Les projets/infrastructures sont inscrits dans les budgets des groupements des communes.
Les microprojets de développement communautaires retenus font lobjet dune convention de financement entre la commune et les OCB/OP et lunité de gestion et de coordination du projet suivant leur nature.
La gestion quotidienne et lentretien des infrastructures sont assurés par les OCB/OP auxquelles ont est confié la gestion sur la base de frais/redevance payées par les exploitants/usagers (cas des projets productifs).
Les ONG assurent lanimation des populations au démarrage, appuient le montage des projets, la préparation des dossiers techniques et appuient lorganisation des bénéficiaires pour la gestion durable de lexploitation.
Dans le cas de projet plus complexes, les coûts de lencadrement des bénéficiaires pourront être inclus dans les coûts de chaque projet lorsque les ONG ne sont pas en mesure de les assurer à lintérieur de leur enveloppe.Modalités du guichet 1 ou 2
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 13 : Liste des infrastructures non admissibles
Liste des infrastructures NE pouvant PAS être financées par le FDL No.Description1Construction, rénovation et entretien de mosquées, églises, chapelles et autres bâtiments destinés au culte, et tout investissement en activités religieuses.2Acquisition de terrain.3Construction, rénovation et entretien de bâtiments personnels ou privés, tels quhabitation, etc.4Construction, rénovation et entretien de bâtiments de représentation, tels que siège de commune, de syndicat, parti politique, coopérative ou groupement, bureau, logement pour fonctionnaire ou agent de la commune.5Acquisition de tout véhicule automobile, moto, mobylette, etc.6Acquisition de tracteur, remorque et accessoires y afférent pour lutilisation privée.7Construction, rénovation et entretien de bar, dancing, centre culturel, maison daccueil, etc.8Investissements relatifs à la fabrication, à la commercialisation ou à lutilisation sous toute forme de produits alcooliques et de drogues.
6.6 Structures, modalités et responsabilité de gestion
Les communes auront accès aux ressources du FDL dans la mesure où elles respecteront les conditions daccessibilité à travers une démarche de planification participative qui se sera traduite par lélaboration et ladoption dun PCDC, dun PTI et dun PAI, et des budgets locaux qui reflètent les engagements pris dans le cadre de ces exercices de planification.
Par ailleurs, les projets exécutés dans le cadre du financement FDL devront recevoir préalablement le visa déligibilité du CTSO. Ce visa déligibilité (procès-verbal) sobtient grâce à lapplication et au respect des règles et conditions décrites par le présent Manuel dopération.
Le circuit par lequel transiteront les fonds sera un circuit direct de transfert des fonds de lUNCDF vers les comptes des communes. Lorsque les conditions seront réunies, le projet RCIC testera le mécanisme du FONIC pour le transfert sur le guichet 2.
6.6.1 Responsabilité dordonnance des dépenses
Lexécution du FDL se fait dans le respect des règles de la comptabilité publique burundaise. Ladministrateur communal est donc lordonnateur et le maître douvrage de la dépense du FDL. Ne peuvent être dépensées à ce titre que les dépenses inscrites spécifiquement dans le budget de la commune et dans le respect de la nomenclature. À ce titre, les recettes et les dépenses devront être inscrites sur les lignes budgétaires permettant la traçabilité du FDL et des investissements.
Le recours à la délégation de maîtrise douvrage à des agences supra-locales devra être limité aux projets qui dépassent le cadre de la commune (intérêt intercommunal) et dans tous les cas, cette délégation devra faire lobjet de la signature dune «convention de maîtrise douvrage déléguée» entre la commune et le prestataire identifié de manière à ce que les clients finaux (communes ou groupements) puissent toujours exercer leur responsabilité de suivi et de contrôle (participation aux réunions de suivi, visa préalable sur létat davancement des travaux avant paiement, participation aux réceptions provisoire et définitive).
Circuit de déboursement des fonds
LUNCDF mettra à disposition des communes les fonds nécessaires sur la base des décisions annuelles du CTSO. Les fonds seront transférés dans un compte spécial intitulé FDL - Guichets 1-2-3 commune de ______ pour chaque commune dans une banque commerciale située au chef-lieu des deux provinces.
Ce mécanisme permettra de contrôler et de suivre les déboursements et den rendre compte de manière transparente aux contribuables des trois communes.
Le transfert des fonds interviendra en trois tranches : 40% au début de lexercice budgétaire, 30% après lutilisation de 75% de la première tranche (sur présentation des justificatifs) et les derniers 30% après lutilisation de 75% de la deuxième tranche 50% (sur présentation des justificatifs).
Les ressources du FDL affectées aux communes seront auditées chaque année par des auditeurs externes. Dans la mesure du possible, ces exercices seront réalisés par la Cour des comptes ou lInspection générale. Advenant limpossibilité de ces deux structures deffectuer ces exercices, lUNCDF mandatera des cabinets dexpertise privés retenus après appel doffres. Aussi est-il important que les secrétaires comptables de chaque commune tiennent séparément les pièces justificatives des dépenses dinvestissement sur financement FDL des dépenses ordinaires de la commune.
Circuit de déboursement et dalimentation du FDLÉtape 1 Ouverture des comptes bancairesQuatre actions doivent être menées à cette étape :Action 1 :Signature de la convention de partenariat entre lUNCDF et la commune.Action 2 :Transmission par lUNCDF au secrétaire comptable de la commune dune demande douverture du compte FDL-Guichets 1-2-3 dans une banque commerciale des chefs-lieux de provinces.Action 3 :Ouverture par le comptable communal du compte FDL-Guichets 1-2-3 dans une banque commerciale du chef-lieu de la province.Étape 2 TransfertLapprovisionnement du compte FDL-Guichets 1-2-3 comporte quatre actions :Action 4 :Ladministrateur communal écrit à UNCDF pour demander lalimentation du compte FDL-Guichets 1-2-3 à hauteur de 40% sur la base du PAI de lannée soumis à lappui de la demande.Action 5 :Analyse et vérification de la demande par lUCP.Action 6 :LUNCDF avise le PNUD deffectuer le transfert vers le compte FDL-Guichets 1-2-3 de la commune.Action 7 :LUNCDF avise par écrit le comptable communal quil a effectué le transfert vers le compte FDL-Guichets 1-2-3 de la commune.Étape 3 Alimentation des comptes communauxAction 8 :Ladministrateur communal informe par écrit lUNCDF et lUCP de la réception des fonds sur le compte FDL-Guichets 1-2-3 de la commune.Action 9 :Ladministrateur communal, avec lappui du comptable communal, préparent et transmettent les états financiers avec une demande de réapprovisionnement visée par le président du conseil communal.Action 10 :Après vérification de la conformité des états financiers par lUCP, lUNCDF procède à lapprovisionnement des comptes des communes.Étape 4 Exécution de la dépenseÀ cette étape, il faut engager trois actions :Action 11 :Lentrepreneur fait une demande de paiement écrite à ladministrateur communal à laquelle il joint les pièces justificatives. Est également joint à la demande lavis technique du maître duvre et le visa de conformité émis par lUCP.Action 12 :Suite au dépôt de la demande de paiement incluant les pièces justificatives, lavis technique et le visa de conformité, ladministrateur communal a dix jours pour procéder à lordonnancement de la demande de paiement.Action 13 :Après vérification des pièces justificatives, le secrétaire comptable procède au paiement des décomptes.Étape 5 Réapprovisionnement des comptesCette étape comporte deux actions :Action 14 :Constitution des états récapitulatifs des dépenses visés par ladministrateur communal et retournés à lUCP.Action 15 :Analyse des résultats et envoi dune demande de réapprovisionnement du compte FDL-Guichets 1-2-3 de la commune à lUNCDF.
6.6.3 Révision des comptes et audit
Le compte FDL-Guichets 1-2-3 de la commune de chaque commune sont examinés annuellement soit par les experts de la Cour des compte ou lInspection générale ou dans le cas contraire par des auditeurs privés.
Les auditeurs sassurent tout particulièrement de lexistence, de la régularité et du classement approprié des pièces justificatives des dépenses figurant dans les états à lappui des demandes de réapprovisionnement du compte FDL-Guichets 1-2-3 de la commune.
Les auditeurs réviseurs-comptables sont introduits par le CTP de lUCP auprès des différents services. Dans la mesure du possible, le calendrier des interventions dexperts extérieurs chargés du contrôle et de la supervision des communes est organisé de façon à limiter leur effet perturbateur sur lexécution des tâches courantes. Les personnels de lUCP, de la commune et des différents services de lEtat doivent cependant se considérer comme mobilisés en permanence pendant ces interventions et donner priorité aux sollicitations qui peuvent en résulter.
6.7 Cadre de règlement du financement
6.7.1 Définition
Essentiellement, on a deux types de financements. Le premier concerne les infrastructures à caractère public puis les investissements à caractère collectif. Même sils proviennent tous les deux du processus de planification territoriale et financière, le financement et lexécution de ces deux véhicules financiers empruntent des voies différentes.
Figure SEQ Figure \* ARABIC 6 : Liens fonctionnels et juridiques dans l'exécution du FDL
LUNCDF et la commune signent une convention de partenariat qui consigne les droits et devoirs de chacun. La commune signe également une convention avec le groupement lorsque le financement concerne des initiatives locales en sécurité alimentaire. La commune et le groupement appelé maître douvrage signent en outre des contrats avec des prestataires (entrepreneur, bureau détudes, consultant, ONG, etc) les contrats spécifiant lorigine des fonds, la qualité de la prestation (travaux, fourniture de services, etc.) et les différentes conditions de paiement de la prestation.
6.7.2 Suivi financier de la convention
Le suivi financier constitue une des composantes importantes et critiques de lexécution du FDL. Il concernera les comptes bancaires FDL dans le but dobserver lévolution des décaissements effectués dans le cadre de chacun des projets financés.
6.8 Évaluation de limpact environnemental
Dans un souci de respect de lenvironnement et en vue dassurer un développement durable des ressources, conformément à la politique du PNUD, chaque projet sous financement FDL fera lobjet dune évaluation dimpact environnemental simplifiée. Il ne faut pas voir dans ce processus un moyen dempêcher la réalisation de projets mais bien une façon de favoriser ladoption dhabitudes de saine gestion de lenvironnement chez les élus et la population. La nécessité de procéder à une étude environnementale sera indiquée sur la fiche de projet lors de lélaboration du PTI.
Limpact environnemental de chaque investissement proposé pour le financement FDL devra être évalué à un stade précoce de la planification, cest-à-dire au niveau du PTI, afin que les intervenants aient conscience de limpact que le projet pourra avoir dans le milieu.
Définition des catégories dimpact résultant des projets/investissements du FDL
ATTENTION : La classification "sensible" suppose l'existence de prescriptions précises quant aux milieux classés, ainsi que la définition de seuils quantitatifs quant à l'ampleur des impacts.
Dans labsence de ces normes, sera classé "sensible" tout projet ou opération qui nécessitera ou entraînera un risque de:
Pollution des eaux de surface et de la nappe phréatique ;
Destruction ou de dégradation de végétation sur une surface supérieure à 10% de la surface initiale ;
Déplacement définitif d'habitats ou d'activités sédentaires.
Tableau SEQ Tableau \* ARABIC 14 : Définition des catégories détude dimpact
CATEGORIEDéfinitionÉtude nécessaireProjets/investissements PRCIC/COMMUNEAopérations ou projets "sensibles", dont les impacts négatifs sont d'ampleur importante et/ou touchent des zones ou des groupes de population fragiles et justifient une Étude d'impact environnemental régulière, incluant la mise au point de mesures de limitation spécifiques.ETUDE DIMPACT APPROFONDIE OU COMPLETEAucun projet ni opération prévus dans le projet RCIC ne devrait être concerné par cette catégorie. Les PCDC et PTI devraient inclure des petites infrastructures sociales et économiques, la construction ou la réhabilitation déquipements socio-économiques, et lexécution de travaux de réhabilitation de pistes rurales.
Cependant, si les communes devaient se lancer dans de grands programmes douverture de routes, de voies de transport importantes, dans lassainissement, elles pourraient avoir recours à une étude dimpact complète. Bopérations ou projets "courants" à impacts faibles, pouvant être traités à l'aide de mesures classiques, ne remettant pas en cause leur programmation ou leur design et ne présentant pas de difficulté particulière de mise en uvre, ces mesures pouvant toutefois nécessiter un complément d'étude. ETUDE DIMPACT SIMPLIFIEEElle devrait regrouper une partie des opérations et éventuellement quelques sous-projets dinfrastructures dans les zones sensibles.
Les opérations qui entrent dans la catégorie B, donc nécessitant une étude dimpact environnemental simplifiée (annexe 3) sont :
Amélioration ou construction de revêtements despaces publics (jardins, places publiques, terre-pleins centraux, carrefours, aires de stationnement, gare de bus et gare routière, passages pour piétons, trottoirs, bosses de ralentissement etc.
)
Construction/ réhabilitation des déversoirs dorage primaires faisant fonction davaloirs pour les eaux pluviales dans des zones cibles.
Construction/réhabilitation de puits et de réseaux dadduction deau potable.
Toute opération de création de bas-fonds cultivables et de zones cultivées et irriguées dans les parties inondables dune plaine
Revêtement et drainage des routes existantes sans problème de tracé à revêtement bitumeux (réseau primaire, secondaire et tertiaire) et la liaison avec les routes secondaires revêtues.
Construction/ réhabilitation des équipements collectifs dans les communes/collines.
Construction et réhabilitation des latrines publiques et des dépôts de transit des ordures ménagères.
Mise en place des ouvrages de drainage.
Mise en place de dalots, de ponceaux, de caniveaux et construction de trottoirs
COpérations ou projets "courants" à impacts mineurs ou nuls ne demandant pas de mesure particulière.
ETUDE DIMPACT SUR LENVIRONNEMENT
NON NECESSAIREPour les projets et opérations classés dans la catégorie C une étude dimpact sur lenvironnement, même simplifiée nest pas nécessaire, néanmoins lutilisation des recommandations techniques pour lallègement des impacts environnementaux des petits projets est fortement conseillée pour la prise en compte des impacts environnementaux éventuels.
Les sous-projets et opérations classés dans cette catégorie sont :
Les opérations de réhabilitation, amélioration et de construction des équipements collectifs: écoles, postes de santé, terrains de jeu, foyers de jeunes, salles de réunions pour les jeunes et les associations et dinfrastructures commerciales.
Les autres opérations, tels que construction de petits ouvrages dinfrastructures sociales.
Tous les autres projets peuvent être classés dans la catégorie C.
A l'issue de l'évaluation, les opérations et projets "courants" seront hiérarchisés par ordre d'importance des impacts. Pour chacun d'entre eux, sera indiquée la nécessité ou non de mesures de limitation dimpacts, ainsi que le type de mesure souhaitable (prévention, atténuation, réparation ou compensation) selon la gravité et le degré d'inévitabilité de l'impact générateur.
Les impacts environnementaux des opérations et projets "courants" seront donc traités au moyen de mesures classiques, choisies parmi un cahier de recommandations techniques "standard".
Les projets "sensibles" seront soumis à l'Étude d'impact environnemental régulière. L'ensemble des mesures prévues, qu'elles soient standards ou élaborées spécifiquement à la suite d'une étude d'impact environnemental régulière, seront organisées et présentées sous la forme d'un Plan datténuation des impacts.
6.9 Système darchivage
Un système darchivage de tous les dossiers des projets réalisés avec la contribution FDL sera constitué au sein de chaque commune, selon les modalités décrites dans la présente section. Un espace devra être destiné exclusivement à cette fonction. La commune est responsable de la constitution et de la mise à jour de larchivage. LUCP est, quant à elle, responsable de constituer un archivage central des copies de tous les dossiers de chaque commune. LUCP peut remplacer la commune pour le montage et la mise à jour de larchivage seulement pour la première année dexécution du FDL. Cette demande doit toutefois se faire par écrit.
Larchivage a pour but de centraliser linformation et de la rendre accessible de manière efficiente et efficace tant à la population quaux agents de tutelle, aux auditeurs, au personnel de lUCP et au bailleur. Il permet également de démontrer les capacités et les qualités de gestion dune organisation à gérer efficacement sa documentation.
La commune qui sengage dans un partenariat de type RCIC aura des obligations à respecter afin de conserver ses privilèges daccès au FDL. En matière darchivage, cela oblige à :
Permettre la consultation des archives à toute personne physique ou morale ayant domicile dans la commune et impliquée dans lexécution du projet RCIC;
Donner accès à la documentation aux auditeurs pour fins de vérification;
Conserver toute pièce archivée pendant une période de cinq ans après la fin de lexécution du projet RCIC;
Respecter ces règles sous peine de voir le financement prendre fin automatiquement.
MODALITÉS DARCHIVAGE
Les secrétaires communaux sont responsables de la constitution et de la tenue de larchivage de la commune. Ils seront tenus darchiver en fonction des règles suivantes les courriers, données, comptes rendus, devis, dessins et documents de paiement divers relatifs aux investissements réalisés par le FDL. Chaque responsable de commune devra disposer dun classeur contenant lensemble des documents et fiches de classement originaux.
Dun point de vue technique, ce classement seffectuera par commune/zone/colline/projet. Chaque commune étant découpée en zones et collines puis à lintérieur de cette même colline un dossier sera constitué pour chaque projet proposé, approuvé, financé, réalisé, réceptionné.
Dans un local au siège de la commune spécifiquement destiné à larchivage, un dossier sera constitué pour chaque investissement/projet (un exemple de fiche d'archivage est présenté à lannexe 3.
Les documents pourront comprendre les :
1) Documents didentification de chaque projet : ces documents devront être classés par zone, commune. Ils comprendront :
Les procès-verbaux de réunion des communes, collines dans le cadre de la présélection de projets ;
Les grilles de classification et de notation des inspecteurs techniques ;
Les fiches denvironnement ;
Les notes de justification des projets ;
Les fiches projets ;
Les agréments préalables ;
Les conventions de projet ;
Les attestations des contributions de la commune, sil y a lieu ;
Les plans de travail et les échéanciers;
Tous ces documents établis pour la plupart sur des imprimés types, devront être photocopiés et archivés en même temps au siège de lUCP, par commune/zone/colline/guichet FDL/ordre chronologique. Chaque projet dans un classeur spécifique.
2) Données de préparation de lappel doffres
Publications des appels à candidature pour la présélection ;
Publication des appels doffres ;
Contrats pour projet/supervision ;
Documents dappels doffres, procès-verbaux douverture des plis, danalyse des offres, dattribution;
Données techniques projet de travaux y compris dessins, schémas, notes de calcul, devis quantitatif, estimatif, définition des prix et planning prévisionnel de travaux ;
Attestations diverses (dusage, propriété etc.) ;
Procès-verbaux des réunions de colline et CCDC;
Procès-verbaux des comités de suivi des travaux;
Notice dentretien;
3) Données relatives aux contrats et au suivi de travaux
Conventions de projet entre commune/groupements y compris, dessins, schémas et planning prévisionnel de travaux ;
Contrat de travaux commune/ colline/groupement/ entreprise ;
Procès-verbaux des réunions de chantier ;
Correspondances relatives aux travaux ;
Addenda attestant de modifications éventuelles du projet y compris devis additionnels de prix ou de quantités (avenants);
Situations finales de travaux et note explicative des écarts de quantités ou de prix ;
Procès-verbaux de réception des travaux (provisoire et définitif) ;
Décomptes partiels et définitifs, certificat de bonne exécution, soldes de tout comptes ;
Copie de toute pièce justificative des paiements (les originaux seront tenus séparément avec la comptabilité des travaux);
4) Documents de suivi interne propre à la commune (les données dintérêt général seront classées à part)
Programmes et budgets prévisionnels annuels et semestriels d'investissements ;
Etats mensuels d'avancement des travaux intégrant les versements effectués au titre du financement du projet,
Pourcentage de réalisation en travaux et en engagement financier ;
Attestations de réception des contributions communautaires, avec description de la nature de la contribution (matériaux, travail, autre) avec lindication exacte de la valeur monétaire.
5) Courriers, Fax, Aide-mémoire
Chaque commune disposera dun registre accompagné dune chemise correspondance avec courrier départ, courrier arrivée séparés. Chaque document ou courrier relatif à une commune devra être envoyé en copie au responsable de lUCP.
Toute donnée relative « au courrier » devra être classée par Bâilleur et clients de la manière suivante :
Un registre courrier arrivée ;
Un registre courrier départ avec références pouvant être du type (ex : département infrastructure courrier en date du 1er avril 201X ( sujet :______) ;
Chaque registre communal devra présenter en entête une liste type des documents à classer par projet.
Tous les documents devront être placés dans une pièce dans la commune accessible à tous à tout moment. Les courriers et tout autre document seront classés à larrivée au niveau du comptable communal.
Après réalisation complète des travaux (réception définitive) les documents resteront dans larchive de la commune, et seront toujours accessibles à tout audit et contrôle des bailleurs de fonds, pour les 5 années suivantes.
Au sein de l UCP larchivage devra se faire de la manière suivante :
Dans le souci déviter les duplications ou de créer des systèmes parallèles didentification, lUCP utilisera la codification élaborée par le MI pour lidentification des structures locales, commune/colline.
Les dossiers devront être classés par commune/zone/colline selon deux grands domaines de classification : les instruments de planification et les instruments dinvestissement. Les instruments de planification se verront accorder le chiffre 100 tandis que ceux relevant de linvestissement seront de la série 200.
Les instruments de planification sont au nombre de trois : le PCDC, le PTI et le PAI. Les numéros respectifs suivants leur seront accordés :
PCDC : (110)
PTI : (120)
PAI : (130)
Dans chacune de ces sections seront classés les documents relatifs à lanalyse et ladoption de ces instruments (procès-verbaux dadoption, analyses des comités, documents approuvés, procès-verbaux de réunions, documentation de diffusion).
En ce qui concerne les instruments dinvestissement, chaque projet recevra son propre numéro qui débutera toujours par la codification de son entité territoriale tel que définie par le Ministère de lIntérieur soit le numéro de la province, le numéro de la commune et le numéro de la colline. Ensuite un numéro est octroyé en fonction du type de guichet de financement utilisé. Ainsi, pour les guichets du FDL la numérotation sera la suivante :
Guichet 1 : (210)
Guichet 2 : (220)
Guichet 3 : (230)
Un numéro est ensuite alloué en fonction du secteur mais il est préférable de sentendre au préalable avec toutes les communes afin dadopter la même nomenclature et la même codification. Cela pourrait être par exemple :
Sécurité alimentaire : (10)
Groupes vulnérables : (20)
Genre : (30)
Changements climatiques : (40)
Développement économique : (50)
Santé : (60)
Éducation : (70)
Piste : (80)
Hydraulique et adduction deau: (90)
Infrastructures marchandes : (100)
Environnement : (110)
Ainsi, par exemple, la construction dune école dans la commune de Cendajuru, zone de Nyamugari, colline Busyana donnerait lieu à la numérotation suivante :
Guichet FDL Secteur # de projet
Numéro de la localité 210 - 70 - 001
Titre VII Procédures de passation des marchés
7.1 Préambule
Ce sujet ne fera pas lobjet dun grand développement ici puisque que le projet RCIC suivra les modalités de marché du Burundi. Par ailleurs, il existe déjà un bon nombre de guides à cet effet. Le PRCIC utilisera le manuel de maitrise douvrage du projet dAppui au Développement local et à la participation citoyenne de la CTB. Seules les grandes lignes du processus seront donc abordées ici et elles ne concerneront que les procédures de passation de marché applicables aux investissements consentis à travers le FDL.
Phasage
Si on veut le décrire de manière synthétique, on peut dire que le processus de passation de marchés comprend trois phases :
Une phase préparatoire au cours de laquelle on procède à la réalisation des études techniques et du dossier dappel doffres (DAO), à la publication de ce dernier et à la réception des offres.
Une phase de réalisation où on analyse et évalue les offres reçues, où on procède à la sélection de ladjudicataire.
Enfin, une phase dadministration qui comprend loctroi du marché avec la signature du contrat, le suivi de la gestion du chantier, la réalisation des paiements jusquà la réception provisoire puis définitive de louvrage réalisé.
7.3 Rôles et responsabilités
Le maître douvrage
De manière générale, le maître douvrage est la personne physique ou morale pour le compte de qui les travaux sont exécutés. Il est le propriétaire des ouvrages réalisés.
Dans le contexte du FDL, la commune est toujours le maître douvrage. Elle est représentée dans ce rôle par ladministrateur communal qui est, conformément à la loi, lordonnateur des dépenses du budget. Cest donc la commune qui prend la décision de lancer un appel doffres, de signer le contrat et de réaliser les paiements. Elle peut déléguer la responsabilité de la maîtrise douvrage à lUCP dans les seuls cas où ladministrateur et son conseil ne seraient pas aptes à assumer ces charges légales et administratives.
Le maître douvrage délégué
Le maître douvrage délégué est une personne physique ou morale à qui le maître douvrage a transféré la responsabilité des travaux projetés ou de la gestion et de lentretien des ouvrages réalisés.
Suivant la spécificité des travaux et la nature des ouvrages, il faut distinguer deux catégories de maître douvrage délégué dans le contexte du FDL :
Les groupements mis en place dans chaque commune et formés à la maîtrise douvrage, ainsi que les différents comités de gestion et dentretien douvrages communautaires, pourront assurer la maîtrise douvrage déléguée par la commune dans lexécution de petits projets standards telle que la gestion douvrages sanitaires ou hydrauliques.
Les services techniques déconcentrés de lÉtat, les sociétés nationales et les agences dexécution de travaux pourront assurer la maîtrise douvrage déléguée par la commune pour lexécution de travaux techniquement complexes ou de grande envergure. Le maître douvrage délégué doit être dans ce cas, lunique intermédiaire entre la commune et les autres intervenants. Toutefois, il importe que les conventions de délégation de maîtrise douvrage qui seront conclues avec ces structures permettent aux communes de conserver une fonction de suivi et de contrôle.
Lassistant à la maîtrise douvrage
Dans leur fonction de maître douvrage, les communes peuvent se faire assister des services départementaux et/ou de lUCP dans lexécution des travaux communautaires.
Le maître duvre
Le maître duvre est une personne physique ou morale disposant des compétences techniques faisant delle un professionnel, qui est engagée par le maître douvrage pour concevoir tout ou en partie un projet de travaux et, à loccasion, en surveiller lexécution.
Dans le contexte du FDL, pour la réalisation détudes simples (plan et devis) et la surveillance de lexécution de travaux techniquement simples, le projet RCIC va promouvoir létablissement de maître duvre privé local au niveau de la province ou de la commune en tenant compte des compétences locales disponibles.
En labsence de maître duvre privé local, le conseil communal pourra être assisté par les services techniques compétents de lÉtat et de lUCP du projet RCIC. Pour les travaux complexes qui requièrent lintervention de spécialistes dans la conception et le suivi, le conseil communal devra engager un maître duvre privé expérimenté.
Commission locale de suivi des travaux et entretien
Une commission de suivi des travaux et dentretien, issue de la communauté, sera chargée du suivi participatif de la réalisation des infrastructures et assumera en ce sens une fonction de «maître duvre social». La commission travaillera de concert avec le maître duvre et/ou lexpert en génie civil de lUCP chargé de la supervision technique des travaux et consignera létat davancement, la certification de bonne exécution des travaux et les décomptes jusquà réception provisoire puis définitive.
Lexpert en génie civil de lUCP préparera un «guide dentretien simplifié» pour chaque infrastructure et formera les membres de la commission à son application et à son utilisation.
Lentrepreneur
Lentrepreneur est une personne physique ou morale chargée de la réalisation des travaux conformément aux documents contractuels et règlements.
7.4 Réglementation applicable
Tout marché de travaux passé par une collectivité locale est régi par le Code des marchés publics de la République du Burundi. Toutefois, une étude approfondie par lexpert en génie civil permettra détablir de manière précise les modes de passation des marchés afin de les rendre plus opérationnelles dans le contexte de la commune et surtout de la SAN, de la RCC et des investissements à caractère économique et social.
7.5 Principe de transparence
Deux commissions seront constituées au sein de chaque commune pour assurer la gestion des appels doffres :
La Commission douverture et dattribution des marchés de la commune : sera présidée par le comptable de la commune. En feront également partie ladministrateur de la commune et le chef dantenne du projet RCIC (ou son représentant)
La Commission danalyse et dévaluation des offres : sera présidée par lexpert en génie civil de lUCP. En feront également partie un représentant du bureau détudes qui a préparé les documents dappel doffres, ou à sa place un technicien des services techniques du département, et un conseil de la commun et un membre du CCDC.
Afin de garantir la transparence du processus et éviter tout conflit dintérêt, une même personne ne pourra siéger simultanément aux deux commissions, tout manquement à cette règle invalidant immédiatement le processus dappel doffres.
Le montant du marché conclu entre la commune et lentreprise sera rendu public par la commune immédiatement après signature. Les montants de chaque décompte payé à lentreprise seront eux aussi publiés par la commune. Le procès-verbal de la réception provisoire de louvrage sera quant à lui publié immédiatement après sa signature.
De plus, un panneau énumérant les éléments essentiels de la définition technique des travaux à réaliser sera affiché à lentrée de chaque chantier financé par le FDL.
7.6 Gestion de lexécution des travaux
La gestion classique des travaux publics met en présence trois acteurs :
Le maître douvrage, propriétaire de linfrastructure, prend les décisions.
Le maître duvre, responsable de la réalisation et/ou gestion de linfrastructure, contrôle lexécution.
Le bailleur, participe au co-financement de linfrastructure
Dans le cadre du FDL, ce schéma sera respecté. Le FDL nest pas seulement une facilité financière permettant la réalisation dinfrastructures de base dans les communautés; il est également un mécanisme dapprentissage des règles de gestion dexécution des travaux. Pour ce faire, le maître duvre sera accompagné par une commission de suivi des travaux et entretien issue de la communauté en vue deffectuer ce que lon appelle le contrôle social des travaux.
Lingénieur ou le bureau détudes sous contrat avec la commune assure le contrôle de la bonne exécution des travaux selon les spécifications du cahier de charges et selon les règles de lart. Par ailleurs, la commission de suivi des travaux et entretien réalise le contrôle de proximité de la bonne réalisation des travaux, des quantités et qualité des matériaux et ce conjointement avec le maître duvre.
7.7 Contrats
Il existe deux types de contrats :
Le contrat détudes ou contrat de maître duvre pour la préparation des dossiers ou le suivi des travaux
Le contrat dentreprise pour lexécution des travaux
La signature du contrat représente lacte officiel dengagement des ressources financières de la communauté pour la réalisation dun investissement.
7.7.1 Contrat détudes
Le contrat détudes est établi entre la commune et le concepteur du projet ou celui qui est chargé du contrôle des travaux pour le maître douvrage. Ce contrat peut être :
Un contrat détudes techniques pour la conception et la réalisation des documents dappel doffres ou;
Un contrat de suivi et de contrôle des travaux pour le suivi de lexécution du projet;
Un contrat unique détudes techniques de suivi et de contrôle des travaux.
7.7.2 Contrat dentreprise
«Le contrat dentreprise est un accord écrit signé par deux personnes (morale ou physique) pour faciliter les relations de collaboration dans le cadre de la réalisation dune infrastructure.» Il représente lengagement des deux parties devant la loi de respecter les clauses contenues (la commune de payer les montants prévus et lentrepreneur dexécuter les travaux sous la surveillance du maître duvre).
«Le contrat dentreprise charge lentrepreneur de la réalisation complète des ouvrages conformément aux règles de lart et ce, au regard du dossier technique et en liaison avec le maître douvrage, assisté du maître douvrage assistant (ou maître douvrage délégué) et du maître duvre. Lentrepreneur est alors tenu de se conformer au principe dintervention du maître douvrage assistant (ou du maître douvrage délégué) et de respecter en outre toutes les instructions qui lui seront données de concert par le maître douvrage, le maître douvrage assistant (ou le maître douvrage délégué) et le maître duvre.»
7.8 Modalités de paiement
Les travaux réalisés dans le cadre dun contrat sont normalement payés en fonction «détats davancement» certifiés par la surveillance des travaux. Lordonnancement doit être accompagné de lavis technique du maître duvre et du visa de conformité de lUCP.
7.8.1 Avances et décomptes
Les paiements sont relatifs aux avances et aux acomptes. Les règlements davances ou dacomptes nont pas le caractère de paiement définitif, le bénéficiaire en est débiteur jusquau règlement final du marché.
Lavance de démarrage peut être accordée à lentrepreneur pour lui permettre dacquérir des matériaux et de mobiliser le matériel nécessaire au démarrage du chantier. Son montant est fixé dans chaque marché sous forme de pourcentage du montant total du marché et varie entre 15% et 35% en fonction :
De la nature des travaux
Du délai dexécution
Des échéances de paiement des acomptes
Proposition dengagement
La proposition dengagement intervient après la signature des contrats. Le maître douvrage est chargé de faire la proposition dengagement au comptable de la commune.
Après vérification le comptable procède à la liquidation pour garantir la disponibilité des crédits budgétaires requis pour lexécution des prestations.
7.8.3 Établissement des décomptes
Conformément aux échéances de paiement fixées dans le contrat, des demandes de paiement sont établies par lentrepreneur qui les soumet au maître douvrage. Ce dernier, avec son maître duvre, procède aux vérifications nécessaires pour létablissement des décomptes. Une fois établis, les décomptes devront être soumis pour visa par le maître douvrage à lUCP.
7.8.4 Établissement des mandats
Après visa de lUCP, le maître douvrage procède au mandatement des décomptes. Après vérification de la disponibilité des fonds par le comptable, le mandat est remis à lentrepreneur.
Exécution des paiements
Après mandatement, le mandat est transmis par lentrepreneur au comptable qui procède au paiement. Les chèques doivent être signés par ladministrateur communal, le comptable communal, le chef dantenne de lUCP.
7.9 Réception des ouvrages et retenu de garantie
7.9.1 Réception provisoire
À la fin de lexécution des travaux, lentrepreneur doit procéder à la livraison des ouvrages réalisés au maître douvrage. Cette ultime étape dans lexécution des travaux constitue la réception provisoire.
Cette étape devra commencer par une demande de réception provisoire adressée par lentrepreneur au maître douvrage. Ce dernier, en rapport avec son maître duvre, fixe la date de réception des travaux.
Cest une commission de réception désignée par le maître douvrage qui procède à la réception. Elle doit comprendre au moins :
Ladministrateur de la commune
Deux conseillers du conseil communal
Le comptable de la commune
Un représentant de la commission de suivi
Un représentant de la CCDC
Un représentant de lUCP
Le maître duvre
La réception provisoire ne sera prononcée par le maître douvrage quaprès la levée de toutes les réserves émises lors de la séance de réception. Par conséquent, il serait souhaitable que lentrepreneur procède au préalable à une pré-réception avec le maître duvre.
Le paiement du dernier décompte des travaux ne peut intervenir quaprès la réception provisoire qui fera lobjet dun procès-verbal.
Mise en service
Le maître douvrage ne procède à la mise en service des ouvrages réalisés quaprès la réception provisoire. Toutefois, si lentrepreneur narrive pas à lever toutes les réserves émises lors de la séance de réception provisoire, dans un délai qui sera fixé dans le contrat, le maître douvrage pourra utiliser entièrement tous les ouvrages réalisés.
7.9.3 Réception définitive
Le processus de réception définitive est identique à celui de la réception provisoire décrit ci-dessus. La particularité de la réception définitive est quelle devra intervenir entre 6 et 12 mois après la date de réception provisoire, selon la nature des travaux réalisés.
La réception définitive permet, après avoir été prononcée par le maître douvrage, de libérer la retenue de garantie.
7.9.4 Retenue de garantie
Une retenue de garantie devra être opérée sur tous les travaux. Elle devra correspondre à 10% du montant global du marché. Son prélèvement se fera de façon progressive au paiement de chaque décompte ou par caution bancaire.
La retenue de garantie est libérée par le maître douvrage 5% à la réception provisoire et 5% après réception définitive et la levée de toutes les réserves émises à cette occasion.
7.10 Gestion et entretien de linfrastructure
Lentretien des infrastructures constitue une des principales conditions pour assurer la pérennité de linvestissement. Lentretien régulier et extraordinaire des ouvrages réalisés et la maintenance des équipements mis en place dans le cadre du FDL sont du ressort et de la responsabilité du maître douvrage qui sengage à se doter des moyens financiers et techniques nécessaires à leur bon maintien.
Au moment de la réception provisoire de chaque infrastructure, le maître duvre fournira au maître douvrage une notice dentretien définissant les activités dentretien courantes et nécessaires, leur échéancier et le budget prévisionnel annuel que le maître douvrage devra prévoir pour leur réalisation régulière.
La commune peut déléguer la gestion dun équipement. Il ne sagit pas ici de déresponsabiliser la commune qui est et demeure dans tous les cas le seul responsable devant la loi de lentretien et de la pérennisation des infrastructures qui lui sont confiées.
Le maître douvrage sengage donc à prendre les dispositions nécessaires pour sassurer que les fonds nécessaires à lentretien soient mis à disposition et inscrits au budget de la commune.
Responsabilité de la commune
Suite à la remise de la notice dentretien susmentionnée, le projet RCIC est formellement libéré de toute responsabilité concernant lentretien des ouvrages et simultanément la responsabilité du maître douvrage se trouve engagée.
Responsabilité de lentrepreneur
Les travaux de remise en état des ouvrages restent à la charge de lentrepreneur jusquà la réception définitive seulement dans le cas où la clause de mauvaise et/ou défectuosité de la qualité dexécution des travaux est invoquée formellement par la surveillance des travaux vis-à-vis lentrepreneur.
Plusieurs modes de gestion existent et pourront être expérimentées dans le cadre des financements FDL mais dans tous les cas il sera indiqué de mettre en place des comités de gestion locale dans une optique de gestion de proximité et de responsabilisation du milieu.
Ainsi, un comité de gestion de lentretien et de la maintenance pourra être créé par le conseil communal pour chaque ouvrage réalisé. Ce comité sera constitué de membres choisis parmi les bénéficiaires, avec une représentation dau moins 30% de jeunes et de femmes.
Une fois louvrage réceptionné par le conseil communal, une convention de mise à disposition devra être signée entre le maître douvrage et les bénéficiaires. Ces derniers pourront jouir de la mise à disposition en se procurant les ressources nécessaires à lentretien régulier de louvrage. De telles ressources peuvent provenir :
Des recettes générées par la gestion de linfrastructure et/ou de léquipement
De la participation des bénéficiaires directs
Les bénéficiaires seront assistés dans leur tâche dentretien par le groupement communautaire de maîtrise douvrage qui signera avec le conseil communal des contrats annuels de suivi de lentretien des ouvrages communautaires.
Aussi, le mandat des groupements communautaires sera constitué de lensemble des missions de maîtrise douvrage susceptibles dêtre déléguées par le conseil communal :
Le recensement du patrimoine de la commune
Linventaire des besoins dentretien courant des infrastructures communautaires
Le suivi, pour le compte du conseil communal, de lutilisation des ouvrages et de lexécution de travaux dentretien préventif y afférant, en rapport avec les organisations des bénéficiaires des projets chargées de lentretien (comité de gestion décole, comité de santé, comité de gestion de point deau, etc.).
Titre VIII Instruments de suivi et évaluation
Le système de suivi-évaluation du projet RCIC sera développé parallèlement lors de la réalisation de létude de référence. Ces études évaluer la validité des indicateurs identifiés dans le cadre logique, leur valeur actuelle des cibles, la méthodologie de collecte de linformation, leur source et la périodicité. Une attention particulière sera porté au lien à faire avec les indicateurs institutionnels de lUNCDF et globaux du programme FBSA. Le cadre de suivi-évaluation sinscrit dans le cadre des orientations stratégiques du projet, à savoir la réduction de la pauvreté et lamélioration durable des modes et des moyens dexistence des populations des communes Cendajuru,Gisuru et Kinyinya.
8.1 Suivi
Le système de suivi du projet RCIC porte sur la performance interne du projet dans une perspective de gestion « axée sur les résultats» et rend compte des performances des différents acteurs du développement local dont le projet vise à renforcer les capacités, tout en vérifiant que les actions pilotées dans le cadre projet seront réplicables localement et pérennes.
Le système de suivi servira en outre à vérifier si les repères de performance permettent un désengagement à terme sans affaiblir la durabilité des actions initiées, et si les décideurs nationaux ont tiré des leçons du projet pour la politique nationale à la sécurité alimentaire et dappui à la décentralisation (capitalisation des leçons de lexpérience de la zone dintervention).
8.1.1 Suivi de la performance interne du projet
Le suivi sorganisera en relation avec les indicateurs dans le Cadre des résultats et des ressources ainsi que les Plans de travail annuel (PTA).
Le Cadre des résultats et des ressources, outil stratégique pour suivre les résultats attendus et leur appropriation pendant la durée du projet, permettra dapprécier lefficacité du pilotage du projet sur la base des repères de performances annuels.
Le suivi du Cadre des résultats et des ressources sera assuré par des missions externes (revue technique UNCDF, revue conjointe avec le FBSA, missions dévaluation). Son élaboration part de l'hypothèse que le cycle de programmation triennale dans les communes sera achevé à la fin de la 4ème année du financement UNCDF. Les repères de performance se réfèrent au nombre des communes qui disposeront d'un PCDC, PTI dun PAI au bout de la première année, suivi dun début de réalisations.
Le PTA présente toutes les actions programmées au niveau des résultats immédiats, les indicateurs et leurs cibles respectives, les responsabilités pour la bonne exécution du programme dans les délais fixés et les moyens budgétaires prévus. Cet outil portera sur le suivi du progrès physique, les coûts et le cadre temporel d'exécution. Mais le suivi portera également sur la qualité du processus nécessaire pour atteindre les résultats immédiats. Le suivi du PTA sera lié à lélaboration de rapports semestriels et annuels permettant dassurer un niveau de performance conformément aux moyens mis à la disposition du projet par les partenaires techniques et financiers.
Suivi des performances des acteurs
Le suivi des performances sorganisera en étapes selon les cinq domaines dintervention articulés au niveau des résultats immédiats du Cadre logique.
Planification territoriale et financière: dans la perspective dappropriation de la démarche de planification introduisant les problématiques liées à la SAN, le suivi devra sassurer dun minimum de qualité des processus et des produits attendus, et prévenir en même temps certains risques dus à la nouveauté de la démarche. De ce point de vue, des « garde-fous » seront établis pour chaque étape critique. Ceci concernera le problème de la transparence des décisions prises telles que la priorisation des idées de projets par les communautés, et leur incorporation dans les PTI pour lapprobation, le respect des procédures didentification des projets, la participation active des femmes, des jeunes et des groupes vulnérables. La restitution des plans approuvés aux populations et les bilans annuels sont deux étapes cruciales à suivre pour apprécier le degré de transparence atteint.
Financement local : Le suivi des performances devra sinscrire dans le contexte des conditions daccès du déboursement des fonds du FDL et de leur utilisation « propre » selon les règles définies. Le suivi sera assuré par le CCDC. Lefficacité du suivi dépendra de la clarté des rôles et responsabilités des différents acteurs concernés et de leur adoption par chacun des membres des comités respectifs ainsi que de la précision des critères les plus pertinents et de leur accessibilité au public. Ces critères vont également servir comme base de référence pour les auditeurs externes.
Capacités dexécution / dentretien: lautre domaine pertinent pour le suivi de la performance des Conseils communaux concerne la capacité à livrer et à maintenir les infrastructures. Une attention particulière sera portée au respect des règles/procédures transparentes de passation de marchés, au suivi des conventions conformément aux budgets alloués et aux délais convenus pour lachèvement des travaux, et finalement à la qualité des infrastructures produites. Finalement au respect dinscription et dexécution de dépenses dentretien.
Capitalisation des meilleures pratiques :
En raison de limportance de limplication des acteurs locaux, le suivi sera ancré dans le cadre institutionnel défini. L'efficacité des Conseils communaux sera jugée sur la base des taux dexécution des PTI et PAI, et de façon plus qualitative, des PCDC.
LUCP devra assurer le suivi interne du projet, y compris la conduite des revues annuelles du Cadre logique, et répondre aux obligations dinformation sur la base dun système de rapportage. En raison de la rigueur attendue pour lobtention des repères de performance établis, les missions conjointes des "Revues Techniques" UNCDF/FBSA, auront comme tâche principale de suivre la réalisation de ces repères, mais également de partager les leçons tirées de l'expérience dautres pays où lUNCDF a des projets similaires.
8.1.3 Suivi participatif
Outre le PTA et le cadre des résultats que lUCP sera tenue de produire, cette dernière devra également recueillir de linformation par le biais dun système efficace de collecte de données. Les différents opérateurs de terrain associés au projet participeront à lobjectif de créer et de promouvoir la capacité des collectivités et des communautés à utiliser et à mettre en uvre les mécanismes de suivi-évaluation. Les résultats attendus de ce suivi-évaluation sont lamélioration de la transparence dans la gestion locale et le renforcement de limplication du milieu dans la prise de décision. Ces résultats seront analysés en vue détablir clairement si les rôles et responsabilités dévolus aux différents acteurs ont été correctement instrumentés et si les différents niveaux de décision et de tutelle ont assumé leurs obligations.
Les enjeux institutionnels du suivi-évaluation consistent à accompagner le transfert des ressources et des responsabilités aux collectivités décentralisées de capacités de gestion transparente, de concertation et dinformation verticale du bas vers le haut (de la commune vers la tutelle) et horizontale (des communautés de base vers les institutions locales).
Pour assurer la mise en uvre du système de suivi participatif, il faut mettre en place les moyens nécessaires :
former les ressources participant au suivi-évaluation
accorder aux ressources locales les moyens de collecter linformation
concevoir des tableaux de bord pour assurer le suivi direct des différents outils et objets de financement
réaliser des études ponctuelles
Élaboration des outils de collecte fiches de suivi
Lexpert en renforcement des capacités devra développer une série de cahiers et de fiches de suivi simplifié qui permettront de collecter les informations relatives aux acteurs et au projet. Ce système ne pourra être constitué sans limplication des acteurs locaux et cest pourquoi il importe que ces derniers soient impliqués dans la détermination des indicateurs et des moyens de mise en uvre de ce suivi-évaluation participatif. À titre indicatif, un exemple de fiche de suivi d'équipement est présenté à lannexe 3.
Lenquête individuelle indiquera le niveau dinformation et de connaissance de la population à légard des activités de la commune et cette appréciation est proposée comme enquête très légère de type qualitatif.
Lenquête de situation de référence est en cours de réalisation et servira de base pour la construction des indicateurs.
La plupart des autres fiches devront être conçues.
Lévaluation de performance pour lallocation des Bonus-Malus.
8.1.5 Étapes importantes pour la mise en uvre du suivi-évaluation
A) Collecte des données de base : Ce travail revêt une importance capitale et permet la vérification des indicateurs du cadre logique; il est donc basé sur les résultats de létude de situation de référence.
B) Exécution de lenquête qualitative sur lappréciation des conseils communaux par les populations : Cette enquête décrit la situation de départ et permettra de suivre les changements qualitatifs induits par le projet. Elle sera réalisée lors de létude de référence. Dans le cadre du projet RCIC cette étude sattardera plutôt sur les attentes des populations vis-à-vis leurs communes.
C) Élaboration des cahiers de gestion comme partie intégrante des formations dès que les premiers projets se concrétiseront.
D) Analyse des données : Lanalyse des données et leur présentation constitue une étape importante puisquelles permettent den mesurer la pertinence et lutilité. Cette activité aura lieu dès le 6e mois de collecte.
8.2 Évaluation
Deux types d'évaluation sont prévus : 1) les évaluations de performance des communes donnant droit aux bonus ou malus annuelles impliquant les intervenants au sein des communes et 2) les revues techniques et les évaluations externes (à mi-parcours et finale), les procédures applicables sont décrite dans le manuel de procédures du FBSA.
La mission de revue technique qui sera organisée au terme de la première année sera suivie dune évaluation à mi-parcours, dix-huit mois après le démarrage du projet. Lévaluation finale aura lieu quant à elle six mois avant la fin du projet, conformément aux politiques et procédures établies.
Des audits annuels du projet seront organisés par lUNCDF sur les investissements consentis dans le cadre du FDL. Ils seront réalisés soit par la cour des comptes ou linspection générale ou par un cabinet comptable sélectionné par consultation nationale restreinte. Les rapports daudit seront transmis à lUNCDF et aux communes qui les communiquera au Gouvernement et au FBSA avec ses recommandations. Le projet fera en outre lobjet dexamens lors des comités de pilotage.
Titre IX Stratégies spécifiques pour la mise en uvre du projet RCIC
Léquipe de lUCP devra développer des approches et stratégies concernant des points particuliers et essentiels à latteinte des résultats du projet. Rappelons ici les principaux éléments du PRODOC pour lesquels de telles stratégies devront être élaborées.
9.1 Stratégie de lutte contre linsécurité alimentaire
Pour l UNCDF,, linsécurité alimentaire des ménages est la résultante dun système complexe de « facteurs de vulnérabilité » vis-à-vis des chocs qui déstabilisent les modes et moyens dexistence locaux et non pas simplement une vulnérabilité à labsence de nourriture.
Les collectivités locales constituent un palier important de larchitecture politique et économique dun pays. Dans de nombreux pays, ils sont devenus des vecteurs importants du processus de développement.
Pour le PRCIC, les collectivités locales sont des intervenants de première ligne en matière de développement durable et de lutte à la sécurité alimentaire. Ils sont le niveau dadministration et de décision élu le plus près des citoyens (nes).
Figure SEQ Figure \* ARABIC 8 : Responsabilités des collectivités locales
Les principaux défis à relever au niveau local en matière de sécurité alimentaire
Pour sortir du cycle de pauvreté et dinsécurité alimentaire, les populations rurales doivent disposer dinstruments dinvestissement leur permettant daccéder aux moyens de production, aux intrants, à léquipement, à la sécurisation de leur investissement et la commercialisation de leur production. Il importe :
Accroitre les connaissances des autorités et des techniciens locaux pour trouver les réponses les plus appropriées vis-à-vis à la problématique de linsécurité alimentaire.
Mettre en place des instruments dinvestissement qui permettront davoir le maximum deffets structurants tant sur la consolidation de la trame territoriale que de la sécurité alimentaire, les changements climatiques, légalité des sexes et léconomie locale.
Assurer un partenariat effectif entre les acteurs (rices) locaux et nationaux. Outre le partenariat public-public entre les collectivités locales et les services de lÉtat, il faudra également porter une attention particulière au développement du partenariat public-privé pour certains aspects de la sécurité alimentaire.
Les éléments de la stratégie
Le PRCIC vise à obtenir des effets directs sur linsécurité alimentaire par un ciblage pertinent des investissements les mieux adaptés au contexte et les plus durables. Lintégration de ces investissements dans des plans de développement territorial et financier permet de renforcer leur efficacité et de garantir leur entretien.
Une stratégie intégrée dintervention: La stratégie intégrée consiste en premier lieu à appuyer les collectivités locales dans leur maîtrise douvrage. Au Burundi comme ailleurs, les collectivités locales ont en charge une compétence générale de développement local. Il en découle quils doivent prendre en compte dans leurs actions lensemble des secteurs, quil sagisse des secteurs de base (eau, éducation, santé) ou dinterventions liées plus généralement au développement (développement économique local, sécurité alimentaire, changement climatique). Le PRCIC plaidera pour une stratégie intégrée visant à renforcer la collaboration des interventions des différents acteurs en mettant les collectivités locales au centre des interventions, car elles ont la charge de gérer leur territoire et dapporter des solutions en termes de développement et daménagement. Elles ne doivent pas assumer les fonctions des ministères sectoriels, ce nest pas leur vocation. Elles doivent cependant sassurer de la meilleure intégration des diverses interventions sur leur territoire, car elles ont la responsabilité de la fonctionnalité territoriale.
Stratégie de ciblage: Le PRCIC ciblera et intégrera la dimension sécurité alimentaire vers les groupes dits vulnérables à travers une approche dinvestissement et des instruments spécifiques à la problématique de légalité et de léquité de genre (et par conséquent dans une certaine mesure des enfants). Cela impliquera le renforcement du partenariat avec ONU-Femmes, à travers la mise en place de stratégies très concrètes visant la promotion de légalité entre les sexes et lautonomisation des femmes dans les cadres des projets. Il sagira de construire un modèle promoteur et intégrateur dégalité et déquité de genre dans les investissements en matière de sécurité alimentaire. Ceci est dautant plus nécessaire que la majorité des femmes sont particulièrement vulnérables à linsécurité alimentaire en raison du niveau élevé de pauvreté, de leurs accès limités aux moyens de production et de leur position sociale.
Stratégie dintégration de la problématique environnementale et économique : En concordance avec sa démarche dinvestissement, le PRCIC a développé un instrument financier ciblé et affecté sur les questions dadaptation aux changements climatiques dénommé LoCAL ainsi quune démarche intégrant la dimension économique dans ses pratiques au niveau local. La démarche du PRCIC est dinclure de manière transversale les dimensions liées aux changements climatiques et au développement économique local, et cela en fonction de la problématique relevée par les analyses de vulnérabilité.
Les principes structurants de lapproche du PRCIC en sécurité alimentaire
Lapproche met les collectivités locales au centre de la démarche par lentremise dinstruments didentification et dinvestissement. Il fait confiance aux institutions et aux organisations locales sur la base des principes dimputabilité et de reddition des comptes. Ainsi lUNCDF ancre sa démarche dans lapplication des principes suivants :
Figure SEQ Figure \* ARABIC 9 : Les principes structurants lappuient des collectivités locales en sécurité alimentaire
La démarche
Renforcement de lappui budgétaire affecté et ciblé à travers un Fonds de développement local en vue de promouvoir des investissements affectés de caractère public ou privé à la sécurité alimentaire qui prennent en compte les questions environnementales et économiques, dégalité entre les sexes et de protection sociale.
Ancrage avec les politiques nationales par un alignement sur les politiques et les stratégies de sécurité alimentaire et de décentralisation du gouvernement.
Renforcement du circuit de financement du développement local dans le domaine de la sécurité alimentaire, le PRCIC cherche à créer et renforcer les circuits existants afin dappuyer la mise en place de mécanismes de financement pérennes.
Renforcement des capacités des collectivités locales et autres institutions locales dans leurs fonctions et responsabilités en matière de sécurité alimentaire, conformément aux principes de la bonne gouvernance et en tenant compte de la nécessité davoir une approche holistique en matière de sécurité alimentaire.
Renforcement du partenariat avec les services déconcentrés dans leurs fonctions dappui-conseil technique au niveau de la production, de la faisabilité technique et financière des projets de financement, et de lanalyse de filière auprès des autorités locales.
Renforcement de lapproche territoriale dans le but daccroître les effets structurants sur léconomie locale, les livraisons de services sociaux et lémergence ou la consolidation de pôles de croissance territoriaux. Lapproche territoriale se base non plus sur le seul découpage administratif des collectivités, mais bien sur une analyse des réalités économiques, sociales, et culturelles de territoires montrant les mêmes caractéristiques dhomogénéité.
Les instruments de la stratégie du PRCIC
Le PRCIC mettra en place une série de quatre instruments qui permettront de réaliser le ciblage géographique des zones des groupes vulnérables en matière de sécurité alimentaire, la hiérarchisation des actions dans un cadre de développement territorial et de planification financière, le ciblage et laffectation financière de linvestissement et finalement la mesure de la performance en vue de renforcer lefficacité et la responsabilisation des acteurs locaux. Cette approche et ces instruments visent en fin de compte la recherche de solutions adaptées à la problématique de sécurité alimentaire vécue localement; le tout ancré dans les politiques nationales.
Par conséquent, les collectivités locales essayeront dapporter des solutions concrètes à certaines problématiques sociales et environnementales telles que la fourniture des services de base, la pauvreté, la sécurité alimentaire, les changements climatiques, et légalité entre les sexes.
Identification et planification
Identifier les zones sensibles par un ciblage territorial de linsécurité alimentaire à travers des études de reconnaissance et de vulnérabilité.
Se doter dune génération de plan de développement local (PCDC) intégrant les dimensions de la sécurité alimentaire, de ladaptation aux changements climatiques, du genre, des groupes vulnérables et de léconomie locale.
Amener les acteurs (rices) locaux à entreprendre une démarche de planification adaptée à leur réalité et pouvant sarticuler autour des thématiques de sécurité alimentaire, de changement climatique, dégalité entre les sexes, de protection sociale et de développement économique local.
Mettre en place une stratégie locale de lutte contre linsécurité alimentaire.
Investissement et financement
Mettre en place un fonds affecté et ciblé sur la sécurité alimentaire avec des facilités dinclusion du genre et des groupes vulnérables et de prise en compte des dimensions environnementales.
Faciliter cette démarche en invitant les collectivités locales à sappuyer sur laide financière mise à leur disposition dans le cadre des mesures de soutien à la sécurité alimentaire.
Mettre en place un mécanisme de péréquation basé sur la lutte à linsécurité alimentaire afin datténuer les disparités sociales et économiques entre les territoires.
Mettre en place des incitatifs financiers pour favoriser une fiscalité locale verte à travers des investissements en sécurité alimentaire.
Promouvoir la multifonctionnalité économique des territoires en diversifiant les fonctions et les investissements locaux pour sortir du monolithisme économique du milieu rural.
Engagement
Favoriser la reconnaissance des collectivités locales performantes.
Encourager la participation citoyenne aux instances locales.
Mettre en place une plateforme daccompagnement technique et financier.
Performance
Se doter dun indice de suivi de la sécurité alimentaire des collectivités locales et accorder des bonus et des malus aux collectivités locales sur la base de leur performance en la matière.
Favoriser lécoconditionnalité comme instrument de performance qui implique la promotion dinitiatives en sécurité alimentaire et le respect de critères environnementaux comme condition daccès à des appuis financiers.
Plaidoyer et connaissance
Accroître leffort de modulation et dadaptation des politiques et programmes locaux liés à la problématique de la sécurité alimentaire.
9.2 Stratégie genre et groupes vulnérables
Dresser la nécessité dune stratégie genre et groupes vulnérables dans le cadre du PRCIC et en particulier dans le développement local, cest poser la question de ce que lon recherche réellement à ce niveau en terme dégalité entre les hommes et les femmes et les opportunités pour les tous les citoyens. Le genre et groupes vulnérables, doivent-ils être vus et placer sous langle dune approche transversale qui se greffe à nos interventions ou doivent-ils être partie prenante dune démarche et approche intégrée dans les instruments du PRCIC en développement local. Les deux options sont valables en les institutionnalisant dans la démarche et vers latteinte des objectifs recherchés. Cependant il importe préalablement de faire une meilleure analyse sur la situation des femmes et des groupes vulnérables. Il faut des données à la base pour mieux intervenir localement.
Au niveau du développement local, la stratégie genre et groupes vulnérables du PRCIC visera à mettre en uvre des actions concrètes en termes dinvestissement et de plaidoyer, selon une approche à géométrie variable aux niveaux local et national.
Au niveau local, lapproche se construira à travers des actions portant sur la représentation, les instruments de programmation, linvestissement, limputabilité (responsabilité) et la redevabilité (rendre des comptes).
La représentation des femmes et des groupes vulnérables au sein des structures locales doit être un des piliers de la stratégie du PRCIC. Il faut des actions fortes afin de marquer le coup et montrer une réelle volonté à faire avancer lobjectif dune représentation plurielle à limage de la composition des sociétés appuyées. Bien que lon ne puisse modifier la configuration politique des conseils élus des collectivités locales, le PRCIC peut uvrer à la représentation au sein des structures et de contrôle local. Ces structures de concertation, qui prennent souvent leur justification à travers les programmes en lien avec linvestissement, jouent un rôle de premier plan pour le contrôle des politiques locales. La recherche de la parité mais surtout de légalité au niveau dans les structures de concertation devrait être un impératif de nos interventions. Aujourdhui on doit tendre pour atteindre les 50%. Ainsi, ces structures doivent servir de tremplin pour plusieurs acteurs locaux en leur donnant une plateforme de revendication mais également une visibilité dans le milieu pour le plaidoyer et le contrôle citoyen.
Pour le PRCIC, il faut miser à investir les administrations des collectivités locales. Il faut travailler à développer les capacités pour que les femmes et les groupes vulnérables occupent des postes stratégiques au sein des collectivités locales. Légalité nest pas seulement quune question de nombre, car bien que lon retrouve une certaine représentation au sein des administrations des collectivités locales, les femmes se retrouvent souvent dans des postes administratifs subalternes. Ce quil faut rechercher en termes dobjectif est de promouvoir le positionnement des femmes à des postes de gestion, de service technique et dadministration au sein des collectivités locales.
Les instruments de programmation, à travers la planification du développement (développement des territoires et des services) et la planification financière (instruments de programmation financière), sont les deux piliers de la démarche et de lapproche du PRCIC en matière de programmation. Le plan local de développement, au Burundi sont pendant étant le PCDC, est linstrument de développement de la vision et constitue le point dentrée pour linclusion dune réelle vision genre au niveau local. Pour une vraie démarche genre, le plan doit traduire les actions qui seront prises afin que les questions genres soient prises en compte à travers des actions des gouvernements locaux. Pour ce faire, il faudra introduire lanalyse genre dans la planification locale. Sans la mise en place dune telle grille danalyse, le processus de planification locale passera à côté des réels enjeux et défis en matière de genre. Une bonne analyse de la problématique permettra létablissement dactions ayant des effets genre structurants et durables tant au niveau des services que des activités à caractère économique.
La programmation financière se fait elle à travers 3 instruments distincts (le plan triennal de développement, le plan annuel dinvestissement (PAI) et le budget local (BL)), mais intrinsèquement reliés par leur nature financière et leur caractère programmatique. Lintroduction de % minima dans le PTI et la PAI dactions genre et groupes vulnérables assurera la prise en compte de la problématique par la programmation dactions concrètes engageant les gouvernements locaux dans des activités spécifiquement orientées vers le genre. La budgétisation par le genre sera le vecteur final qui traduira clairement lengagement du gouvernement local envers le genre, en recettes et en dépenses par des lignes budgétaires spécifiquement affectées à lidentification dactions genre et groupes vulnérables. Pour linstant, la nomenclature budgétaire du Burundi ne reflète pas ou nest pas orientés en ce sens. Ainsi pour assurer la mise en place de ce système incitatif décriture financière, il faudra faire du plaidoyer auprès des autorités nationales afin que la nomenclature budgétaire ainsi que des directrices en termes dorientations budgétaires soient élaborées par les collectivités locales. Les directives budgétaires ont force de loi et la nomenclature permet un suivi réel des actions entreprises en genre par les collectivités locales.
Linvestissement est au cur de la démarche du PRCIC. Linvestissement est linstrument qui aura le plus deffet de levier en matière genre et groupes vulnérables. La démarche à privilégier est laffectation de ressources (fonds subventionnés) à la dimension genre et groupes vulnérables. Par ailleurs, il est impératif que linstrument dinvestissement soit lié à lévaluation de la performance incluant lattribution des bonus et de malus envers les collectivités locales.
Lintroduction de règles légales et incitatives en faveur du genre doit viser à rendre les conseils élus des collectivités locales responsables (notion dimputabilité) de la mise en place dactions concrètes en matière de genre et groupes vulnérables. Lintroduction de bonus et de malus financier et de prix permettra de rendre efficiente la notion dimputabilité des conseils élus. Finalement la reddition des comptes (notion de redevabilité) se fera par la publication des résultats (tableau de bord) en la matière par les collectivités locales auprès au niveau des institutions nationales mais également, et surtout, auprès des citoyens. Cest à ce niveau quintervient le processus de planification participative qui lie les élus aux actions identifiées par le milieu. Pour la reddition des comptes, le gouvernement central pourra émettre une circulaire ou édicter des règles administratives obligeant les collectivités locales à rapporter en annexe du compte de gestion ou du rapport annuel les actions genres mises en uvre par eux au cours de lannée.
La stratégie au niveau national visera le développement des capacités nationales danalyse de la performance et la mise en place de mécanismes financiers à travers des fonds affectés à la dimension genre et groupes vulnérables en matière déquité et de parité par lentremise des collectivités locales, mais également par des incitatifs pour de véritables effets de levier envers léquité et la parité. Souvent, les fonds ou les subventions sont alloués soit à travers des mécanismes de péréquation ou soit à travers des approches sectorielles, la question genre en matière dinvestissement nétant que rarement soulevée lorsquil sagit de loctroi de subventions. Pour inverser cette tendance, le PRCIC doit privilégier une voie permettant dorienter linvestissement vers des actions pour la parité et légalité. Un mécanisme daffectation genre ne modifie pas la démarche de planification participative. A cet effet, la planification à travers des subventions affectées doit mettre laccent sur la démonstration que les investissements consentis doivent avoir un impact direct sur le genre. Ainsi les investissements pourront servir aux infrastructures à caractère socio-collectif, la sécurité alimentaire, mais toutefois, la dimension genre en termes de retombés devra prévaloir dans loctroi de la subvention. Ainsi il faudra que les subventions allouées aient des effets structurants sur le développement local et permettent un véritable effet de levier sur les activités des bénéficiaires. Des critères sur les effets structurant devront alors être définis.
Dans la même veine, le PRCIC se focalisera sur le développement et la mise en place dinstruments de mesure de la performance locale en lien avec des incitatifs financiers. Le suivi de la performance des collectivités locales en matière de genre et de groupes vulnérables doit passer par létablissement de critères de performance avec des indicateurs et cibles à atteindre. La mesure de la performance doit dépasser le simple caractère technique et pousser les politiques à sengager. Pour ce faire, il faudra promouvoir la mise en place dun comité composé de la deuxième vice-présidence, des ministères des collectivités territoriales, des Finances et de la Condition féminine, des associations délus locaux et de membres de la société civile chargés de la promotion féminines ministères. Ce comité sera chargé de lallocation des subventions à la performance genre et élaborera un rapport annuel à soumettre pour diffusion et publication. Pour le bon fonctionnement dun système de mesure, il faudra travailler à la mise en place dun mécanisme de collecte et de traitement de linformation. Pour ce faire il importe dassurer une pondération qui reflète un réel engagement pour les actions favorisant la parité et léquité. Toutefois le suivi de la performance na réellement de sens quà travers un mécanisme incitatif. On proposera donc la mise en place dun système de bonus et de malus lié à la performance et affecté à des investissements genre. Laffectation est un mécanisme financier qui doit permettre de sassurer quun fort pourcentage des investissements soit orienté vers le genre et les groupes vulnérables. Par ailleurs, on pourrait imaginer un fonds affecté au renforcement des capacités en vue de promouvoir la formation de femmes en vue doccuper des postes au sein des administrations des gouvernements locaux.
9.3 Stratégie en changements climatiques
Dans le cadre du projet RCIC, la stratégie en changements climatiques visera à appuyer les collectivités à mieux appréhender limpact de ceux-ci sur le développement de leur territoire. Les changements climatiques imposent des adaptations importantes et en particulier par rapport aux normes daménagement.
Le Burundi est un pays de collines et de montagnes sujet à lérosion des sols. Le déboisement important, le ravinement et une mauvaise gestion de leau et du réseau hydraulique ont rendu le pays vulnérable à tout choc dans son environnement physique. Les inondations et les glissements de terrain qui en ont suivi du premier trimestre de 2014 ont bien montré la fragilité du pays. Ainsi des changements limités dans la pluviométrie auraient nécessairement des répercussions importantes et pourraient compromettre tous les efforts de développement et miner toute perspective de durabilité. Les changements climatiques auront aussi un impact sur la température, celle des montagnes; ici aussi les conséquences pour le Burundi, son potentiel touristique, ses ressources lacustres, son couvert végétal et sa faune seront importantes.
Au Burundi, pays très peuplé, avec une des plus fortes densités de population sur le continent, laugmentation de la population impacte également sur lenvironnement du pays. Ainsi la croissance démographique accentue la pression sur les terres et les ressources naturelles en général. Les populations, en quête de nouvelles terres à cultiver défrichent tous les bosquets accessibles et occupent tous les espaces possibles. La quasi-totalité des forêts naturelles est détruite par la coupe intensive et incontrôlée des arbres, soit pour faire place aux cultures, soit pour la fabrication du charbon de bois et des meubles. Ainsi, la disparition de la couverture végétale dans les communes de la zone dintervention (Cendajuru, Gisuru et Kinyinya) entraine la dégradation des ressources naturelles à travers le processus de lérosion.
La déforestation a laissé les communes sans défense face à l'érosion. A cause de la forte densité de la population, les besoins croissants en bois duvre, de construction et dénergie ont entrainé la désaffectation de beaucoup daires boisées qui subséquemment ont été affectées à la culture vivrière. Ces sols exploités de manière intensive se sont appauvris progressivement entrainent une diminution considérable du rendement des cultures.
La dégradation des terres signifie, dans les zones qui en sont affectées, la diminution ou la disparition des capacités productives et de la rentabilité des terres suite à une mauvaise gestion des sols, de leau et des ressources végétales, au surpâturage et au prélèvement excessif de bois, à des pratiques agricoles inadaptées entraînant lérosion, la perte de fertilité des sols.
Non seulement, le degré de vulnérabilité semble-t-il important, mais le mode de répartition de la population, la très forte densité, lenclavement de certaines zones et la dépendance extrême de poches de population sur des cultures de subsistance elles-mêmes dépendantes des conditions pluviométriques, tous ces facteurs font en sorte que les effets négatifs des changements climatiques seront davantage supportés par les populations les plus pauvres et situées dans des zones déjà fragilisées.
Avec les changements climatiques on va voir saccentuer la fréquence des périodes de pluie et de sécheresse. Ainsi laugmentation des pluies conjuguée à un déboisement peut accroitre les risques dérosion et de glissements de terrain et augmenter la turbidité des rivières. Il faut par conséquent revoir les normes daménagement, tenir compte de limpact de ces changements et sur la manière denvisager les nouvelles constructions. A titre dexemple, il faut alors prévoir linstallation de plus de gabions pour tenir le sol dans les pentes trop fortes, ce qui nétait pas le cas auparavant, revoir le niveau dimplantation des ponts et le dimensionnement des ponceaux. Cela nécessite de repenser les normes minimales dimplantation des équipements par rapport au cours deau, lutilisation des espaces pentus et autres. Chaque cas est spécifique et demande une approche particulière. Toutefois cela nempêche pas de réfléchir sur des normes générales en vue détablir ou de limiter les risques pour les populations et les biens.
La stratégie dans le cadre du projet RCIC visera à appuyer les communes mais aussi lEtat à repenser ses normes daménagement afin dassurer une plus grande protection des citoyens et des investissements par rapport aux risques liés aux changements climatiques. A court terme, cela occasionnera un surcoût sur les investissements mais à moyen et long terme on économisera, en implantant des infrastructures qui résisteront mieux aux catastrophes naturelles et possiblement on sauvera des vies. Investir aujourdhui dans la résilience aux changements climatiques, cest assurer un avenir durable pour les citoyens, les communes et le pays. Pour ce faire, il faut aussi convaincre les citoyens et les élus de limportance de la prise en compte des changements climatiques. Sans cette prise de conscience, il ny aura pas dengagement réel par rapport à la problématique de changements climatiques. La sensibilisation sera aussi au cur de la stratégie pour une plus grande résilience locale aux changements climatiques.
Dans le cadre du projet RCIC, les surcoûts pour rendre les investissements résilients aux changements climatiques seront pris en charge par le guichet 3 du FDL. Ainsi, chaque investissement fera lobjet dune analyse dimpact environnemental simplifié mais également dune analyse de risques aux changements climatiques. Lanalyse portera sur les risques possibles lors de limplantation de léquipement que celui-ci subissent les effets des changements climatiques. Pour déterminer les zones à risque, léquipe du projet RCIC se référera aux cartes de risques disponibles et au PANA. Par la suite, les ingénieurs en charge de la préparation du cahier de charge procéderont à des ajustements ce qui occasionnera des coûts plus importants qui seront pris en charge à travers les fonds disponibles dans le guichet 3.
Cette démarche permettra dintroduire chez les autorités la prise en compte des changements climatiques dans la démarche de linvestissement local.
9.4 Stratégie de communication
La démarche de communication du projet RCIC vise à gérer lensemble des flux déchanges (internes et externes) nécessaires à la réussite des actions initiées. En plus de permettre la gestion de linformation, elle positionne les différents partenaires impliqués dans leurs rôles respectifs. Elle nest donc ni «neutre» ni «administrative» puisquelle a pour objet de donner vie au projet RCIC et aux partenaires de celui-ci : les communes de Cendajuru, Gisuru et Kinyinya.
Ainsi, la stratégie de communication permet de répondre aux questions suivantes :
Quel programme de communication doit-on mettre en uvre pour situer les populations quant à leur rôle et aux responsabilités quelles devront assumer?
Comment susciter leur participation au débat communal?
Comment établir une communication de type participatif avec les acteurs?
Comment positionner le projet RCIC et plus globalement le programme FBSA comme acteur dans la lutte contre linsécurité alimentaire?
9.4.1 Objectif général
La stratégie de communication du PRCIC a pour objectif général dimpulser une prise de conscience sur les problématiques de sécurité alimentaire, dintégration des groupes vulnérables et du genre, de résilience aux changements climatiques et de développement économique. Pour ce faire, elle sappuie sur le concept de lAIDA (Attention, Intérêt, Désir, Adhésion) que lon traduit comme suit dans le contexte présent :
Éveiller lattention des populations au développement de la commune et tout particulièrement aux problématiques de sécurité alimentaire, dintégration des groupes vulnérables et du genre, à la résilience aux changements climatiques et au développement économique.
Stimuler leur intérêt envers ces questions.
Provoquer leur désir de participation et dimplication.
Entraîner leur adhésion et leur responsabilisation.
Écueils à éviter
Fondamentalement, le processus de développement du système communal au Burundi relève dune stratégie politique plutôt que dune stratégie de communication. Cest pourquoi le leadership du Gouvernement est indispensable pour la réussite du processus.
Tous les citoyens veulent que des investissements soient réalisés dans leur milieu mais par contre bien peu dentre eux sont enthousiastes lorsquil sagit dassumer leurs devoirs de contribuables. Force est de constater que lincivisme fiscal est profondément ancré dans les murs mais surtout lexistence dune très grande pauvreté.
Les attentes des populations savèrent parfois irréalistes et exagérées. Les outils de gestion locale doivent donc amener le public et les élus à un plus grand réalisme financier.
9.4.3 Axe de communication
Laxe de communication envisagée doit privilégier une approche de partenariat visant à informer, aider, accompagner, voire former les acteurs locaux afin quils interviennent en tant que promoteurs du développement de leur commune. Il nest pas nécessaire de revenir sur létat de pauvreté des populations; les gens savent quils sont pauvres puisquils vivent et subissent cette pauvreté chaque jour. Il faut plutôt véhiculer des messages positifs à leffet quil est possible dinverser le cours des événements et quils peuvent influer sur leurs problèmes, en particulier, ceux en lien avec lobjectif du PRCIC.
Le contexte particulier dans lequel évolue le projet RCIC à associer à la communication événementielle (sur ses réalisations ou ses activités phares) une communication institutionnelle (sur la philosophie et message quil tente de véhiculer) étalée sur toute la durée de son existence. Il est donc essentiel à cette étape didentifier et de caractériser les différents publics cibles du projet.
9.4.4 Publics cibles
La stratégie de communication doit identifier les cibles visées afin de concevoir et darticuler les actions en fonction delles. Cette segmentation doit être facile à gérer, donc la plus simple possible, mais elle peut cependant comporter une sous-segmentation catégorielle (hommes/femmes, alphabétisés/analphabètes, politicien/société civile) qui permette la réalisation de volets particuliers.
Administrateurs, élus locaux et fonctionnaires communaux
Leur implication positive est déterminante pour le bon déroulement des activités du projet. Il faut toutefois dépasser le cadre des clivages partisans pour rejoindre tous les acteurs politiques de ladministration communale en les faisant adhérer à la démarche.
La communication orientée vers les administrateurs et les conseillers communaux a pour objectif de leur expliquer le projet à laide de chiffres et de constats qui reflètent la vérité de la gestion des collectivités locales.
Les administrateurs communaux sont les partenaires opérationnels du projet et leur adhésion est primordiale en ce qui concerne lexécution des activités du projet. Ils sont garant dune gestion rigoureuse, transparente et participative au sein de la collectivité.
Par lentremise de ses instruments (planification territoriale, plan dinvestissement local, budget annuel dinvestissement, fonds dinvestissement, audit de performance locale), le projet peut être amené à sanctionner ou à récompenser certaines communes à travers le CTSO. Cela pourra évidemment être source de tensions avec certains responsables communaux qui se sentiraient menacés dans leurs prérogatives. Aussi, convient-il de mettre lemphase sur la fonction dassistance, dinvestissement et de contrôle des fonds publics et de transfert de savoir-faire du projet RCIC.
Autorités administratives
Au niveau central, lÉtat exerce sa tutelle sur le projet RCIC par lintermédiaire du CNPP tandis quau niveau local, elle sexercera par lentremise du gouverneur.
Le projet veut alimenter la réflexion au sein du Gouvernement afin que, sur la base de la démarche de maitrise douvrage locale, on en arrive à adopter des textes dapplication valorisant les bonnes pratiques. Dans ce sens, le dialogue doit être continu entre le projet RCIC et les autorités. Cet aspect est dautant plus nécessaire que ce nest pas toute lAdministration publique qui adhère de plein gré aux principes de la décentralisation. Si lAdministration ne jouait pas le rôle que le Gouvernement lui a fixé, la performance et les objectifs du projet RCIC pourraient sen trouver affectés, doù limportance de maintenir les canaux de communication ouverts.
Populations
Ce public cible est le plus apte à juger de la pertinence des réalisations de la commune. Le projet a donc tout intérêt à développer de bons canaux de communication entre la commune et les populations car, en définitive, ce sont elles les utilisatrices des services publics et des bénéfices sur la SAN, les GV, le Genre et la RCC. À cet égard, le projet RCIC doit jouir dune image de grande intégrité et dirréprochable compétence.
Pour rejoindre cette cible, il faudra sallier les canaux de communication associative, traditionnelle et conventionnelle grâce aux médias locaux (en particulier la radio rurale) et à des actions ciblées à leur intention.
Unions de producteurs et groupements de producteurs
En raison de leur capacité de mobilisation financière, elles jouent un rôle prépondérant dans le développement local. Par exemple, les différentes filières ont permis la création dun tissu associatif important qui constitue un partenaire incontournable du développement dans la région du Moso.
Mouvement associatif
Le mouvement associatif est également une cible importante mais extrêmement politisée et à laquelle la population ne sidentifie pas toujours. En ce qui concerne ce groupe particulier, il convient donc dappliquer le principe de non-ingérence et de non-indifférence. Par ailleurs, il faudra suivre le processus de repositionnement et lévolution de ces organisations suite aux élections locales.
Partenaires au développement
Afin de créer des synergies et éviter les dédoublements éventuels, les différents bailleurs de fonds doivent être constamment informés des objectifs et de lévolution des activités du projet RCIC. De plus, dans un souci de mobilisation permanente de ressources, il importe dintéresser dautres partenaires au financement des activités du projet. Aussi, la stratégie de communication à légard de ces partenaires veille à ce que les mécanismes de transfert et de collaboration soient les plus efficaces possible. Les moyens de communication les mieux adaptés à cette fonction incluent entre autres le publipostage, les visites de terrain, les rencontres, les ateliers, les commandites, le mise en place dun site WEB.
Figure SEQ Figure \* ARABIC 10 : Tableau synthèse de la diffusion
Implantation et contrôle de la stratégie de communication du projet RCICIdentification des médias et définition des messagesDiffusionCommunications conventionnellesCommunications associativesCommunications traditionnellesStratégiesStratégiesStratégiesTactiquesTactiquesTactiquesCANAUXCANAUXCANAUXradios rurales
journaux locaux
communiqués
articles spécialisés
conférences
ateliers
photographies
matériels graphiques
affiches
documentaires
pièces de théâtre
site WEBassociations de femmes
associations délus locaux
groupements de jeunes
associations de commerçants
groupements villageois
ONGchefferies traditionnelles
chefferies religieuses
leaders dopinion
notables et autorités morales
événements culturels majeurs
activités sociales ou culturelles rassembleuses
Plan daction
La stratégie de communication sarticule autour de trois axes : (a) la communication centrée sur la démarche et les objectifs du projet RCIC; (b) la communication communale ; et (c) la communication sur la SAN.
La communication du projet
Au-delà du simple concept de circulation de linformation, qui se fait souvent de manière unilatérale, la communication doit amener la compréhension et ladhésion des différents acteurs les populations, les communes, à travers les élus locaux et les fonctionnaires communaux, les autorités administratives, les opérateurs économiques, les groupements de base, les structures traditionnelles de représentation de certaines communautés, les fournisseurs de services, les bailleurs de fonds et les médias locaux aux objectifs poursuivis par le projet. Cet objectif devra se faire en partenariat avec les partenaires du programme multi acteur du FBSA.
La communication communale
Cet axe de communication vise la création et la consolidation des espaces de communication au sein même des communes. Il sagit également de mettre en uvre tous les instruments de gestion de lespace local : la démarche de planification territoriale et financière, le diagnostic participatif, le PCDC, le PTI et le PAI. Dès le démarrage, il faut éviter de donner limpression que cest le projet RCIC qui sadresse à la commune et aux citoyens. Il faut plutôt garder à lesprit que la communication se fait entre la commune (élus, administrateurs locaux) et son milieu (population, associations, groupements, ONG). Linformation relative au cadre juridique du fonctionnement des communes, au rôle du conseil communal et des élus locaux, au rôle et au fonctionnement des collines, aux mécanismes de consultations publiques et aux outils de gestion municipale, à la place et au rôle du gouverneur et des services déconcentrés constitue également un volet important de cet axe.
Des actions de formation civique renforceront les activités dinformation en vue de susciter une participation effective et massive de la population au développement de la collectivité. Par la suite, le débat et les échanges prendront le pas sur linformation. Ce débat devrait permettre à lensemble de la population de sapproprier le concept et les enjeux du développement de la commune, de formuler des propositions relatives à sa gestion et de sexprimer par rapport à cette gestion.
La communication sur la SAN
Linsécurité alimentaire se fait de plus en plus sentir dans la région du Moso. Malgré tout, des pistes existent pour sortir de cette situation. Ce quil faut, entre autres, cest fournir aux acteurs linformation qui leur permettra de faire des choix éclairés en matière dinvestissement. Il faut donc privilégier le plus possible la diffusion de linformation à teneur économique, sociale et organisation, et présenter les opportunités au sein de la collectivité pour faire face à cette situation.
9.5 Stratégie de renforcement des capacités
La pérennisation et la durabilité des interventions passent par le renforcement des capacités des hommes et des femmes à gérer leur collectivité et à y investir. Un plan spécifique sera réalisé au cours de lannée sur cette question du renforcement des capacités. Le projet RCIC portera une attention particulière à cette dimension en développant une stratégie de renforcement des capacités locales. Cette stratégie concerne quatre volets :
Les capacités de gestion des élus locaux par le biais de formations relatives à la gestion communale et destinées aux administrateurs et aux conseillers communaux ;
Les capacités dorganisation et dintervention des organisations à la base ou de « la société civile » dans la prise de décisions ;
Le renforcement du pouvoir des femmes et des jeunes dans le domaine de la gestion des affaires locales ;
Les capacités financière au niveau communal, des élus et des gestionnaires des administrateurs communaux à mieux maîtriser les ressources financières de la commune et à sassurer de lefficacité des dépenses dinvestissement.
9.5.1 Création et développement des capacités communales
Le FDL servira à accompagner les communes pour les aider à mieux maîtriser les sources de financement dont elles disposent pour son développement. Cela se traduira par un appui aux communes en vue dune meilleure définition de leurs stratégies de mobilisation de ressources fiscales et dune utilisation des techniques budgétaires aptes à assurer la rationalisation des dépenses et leur imputabilité. Cette stratégie se focalisera sur certains aspects de la fiscalité locale, et tout particulièrement sur la coordination entre dune part les services locaux des Impôts et la commune et, dautre part, les élus locaux et les contribuables pour créer un civisme fiscal au sein de la population rurale et urbaine. Enfin, le projet RCIC appuiera les communes dans leurs négociations avec lÉtat en vue dassurer les transferts financiers et fiscaux requis pour le développement des 3 communes concernées.
Au niveau des problématiques de sécurité alimentaire, dinclusion des groupes vulnérables, de la prise en compte du genre, de la résilience aux changements climatiques et le développement économique locale, le but recherché est de développer les connaissances des acteurs mais aussi des pratiques locales en la matière : en clarifiant le rôle des communes par rapport à ces problématiques et en mettant également un accent sur la démarcation entre les responsabilités de la commune, celles du gouvernement central à travers les ministères sectoriels et les citoyens. A cet effet, les communes nont pas la responsabilité de tout faire, elles doivent dans un premier temps se cantonner sur leurs principaux mandats et au fur et à mesure de la maitrise des concepts et des instruments, développer leur propre stratégie dintervention.
En ce qui concerne la formation du personnel communal à la gestion communale, le projet RCIC établira un partenariat avec les projets de la GIZ et de la Coopération Suisse pour le partage de certaines formations liées à la gestion financière et à la maîtrise douvrage locale.
Renforcement des capacités des organisations de base et des citoyens
Ce volet vise à renforcer les capacités dorganisation, de gestion et de participation des organisations et les citoyens à la gestion des affaires publiques locales.
Lappui du projet consistera dune part à aider ces organisations et les citoyens à être mieux sorganisés pour faire valoir leurs points de vue auprès des autorités locales mais aussi à pousser les autorités à rendre des comptes de leur décisions et leur gestion de la collectivité. Le renforcement se fera également par une amélioration des mécanismes et moyens de communication de rétroaction afin de rendre accessible linformation sur la vie de la commune sur son fonctionnement, ses actions et ses décisions.
9.5.3 Renforcement des capacités de gestion de la Recette-Perception au niveau de chaque commune
En raison de leur implication dans la mise en uvre du FDL, les structures locales de recette-perception auront besoin dêtre renforcées pour leur permettre de mieux aider les communes à exécuter leurs investissements et à maîtriser leurs dépenses. Lappui à ces structures concernera la formation des agents comptables communaux en matière de gestion comptable, dorganisation et de procédures de passation des marchés publics.
9.6 Stratégie de désengagement
La stratégie de désengagement du projet sarticulera autour de trois axes principaux : lappropriation de la démarche de planification/budgétisation par les communes, la mise en place par lÉtat dune facilité de financement décentralisé pour les communes et ladoption dune politique locale de gestion des équipements et la prise en charge par les communes des coûts récurrents générés par les investissent la structure dappui conseil (Unité dappui conseil).
En matière dappropriation des procédures de planification, le projet mettra en uvre dès la première année dans toutes les communes une stratégie interne dactualisation des PCDC en lien avec la SAN, les GV, le genre et la RCC, et délaboration des PTI et des PAI. Cela se traduira par la dynamisation des CCDC. Le projet RCIC contribuera à former leurs membres afin quelles remplissent leurs rôles dimpulsion et danimation des travaux périodiques de planification et des exercices annuels de préparation des programmes dinvestissement. Lappui du projet RCIC concernera également la promotion dun service technico-économique au sein de chaque commune pour aider ladministrateur et le conseil communal à préparer les dossiers techniques de projets et à organiser les concertations avec les différents partenaires locaux.
Pour permettre aux communes de disposer annuellement dun minimum de transferts financiers de lÉtat selon les mêmes mécanismes que le FDL aura développé, le projet veillera avec le ministre de lIntérieur, le ministère du Développement Communal et le FONIC à apporter unes certaines réflexion sur les transferts financiers aux communes. Les meilleures pratiques de programmation et de gestion du FDL seront capitalisées pour servir à une réflexion nationale sur la décentralisation de certains types de financement des programmes sectoriel.
Enfin, le projet RCIC aidera les communes à internaliser et à maitriser les questions sectorielles en lien avec leur domaine de compétences.
e
Section 3
PLAN DOPÉRATION
Titre X : Structure dexécution du projet et cadre des résultats
Titre X Structure dexécution du projet et cadre des résultats
10.1 Organigramme du projet RCIC
10.2 Structure des travaux
SHAPE \* MERGEFORMAT
10.3 Cadre des résultats
Le cadre des résultats sera ajusté après ladoption de létude de référence qui viendra valider les indicateurs, les moyens de vérification et la méthodologie de collecte de linformation.
Objectif global du Programme FBSAAméliorer durablement la sécurité alimentaire et nutritionnelle des groupes vulnérables au niveau de 3 Communes de la région de Mosso, en favorisant leur accès aux facteurs de production, technologies et marchés et en renforçant les capacités des acteurs locaux et nationaux dans la prise en charge de la sécurité alimentaire dans le développement local.Objectif de la Composante Renforcement des capacités institutionnelles des collectivitésRenforcer les capacités des collectivités locales pour lanalyse, la planification, la mise en uvre et la coordination de stratégies de lutte contre linsécurité alimentaire et la malnutrition au et localIndicateurs deffet
Les autorités locales (élus et fonctionnaires) maitrisent le processus de planification du développement et de planification financière par la réalisation et la mise en uvre de ces instruments qui intègrent les problématiques visées.
Les autorités locales pilotent en collaboration avec les services de lÉtat les actions locales contre linsécurité alimentaires et la malnutrition
ProduitsIndicateur de produit Sous-produitsIndicateur de sous-produitMoyens de vérificationProduit 1
La capacité de planification des communes pour la prise en compte du Développement Écono mique Local, de la SAN et de la résilience aux changements climatiques (RCC) est améliorée PCDC qui reflètent la SAN, le DEL et la RCC 1.1. Les plans de développement des 3 communes participant au program me sont actualisés et intègrent la problématique de la SAN, des GV, de la résilience aux changements climatiques (RCC) et du genre1.1 Nombre et qualité de PCDC mis à jour1.1. Grille de critères sur le contenu des PCDC (analyse par léquipe de projet, en lien avec la tutelle) [+ validation par les pair]Produit 2
La capacité de maîtrise douvrage et de coordination des interventions pour la prise en compte de la SAN et de la RCC dans les Communes est améliorée Maîtrise d'ouvrage communale assurée à travers la collaboration des communes, des STD et des CCDC/CLDC2.1 Les 3 communes cibles du programme assurent la maîtrise d'ouvrage pour les investissements liés à la sécurité alimentaire dans le respect des règles et des échéanciers 2.1 Nombre et qualité des dossiers techniques de suivi participatifs et des marchés passés par les communes 2.1. Grille de critères établie en sur la base des activités, des règles et échéanciers que les communes doivent suivre con cernant la planification, la ges tion des marchés, le suivi et la réception. Retenir les plus importantes / significatives 2.2 Les Communes sappuient sur les CCDC (Comités Collinaire de dev. Communautaire) dynamisés pour mieux intégrer/ coordonner les interventions des partenaires (ONG, PTF du Burundi) et les investissements publics de la Commune dans le domaine du développement local, de la SAN et de la RCC2.2 Niveau de fonctionnalité des CCDC/CLDC 2.2. Grille de critères comme la participation, modalités de fonctionnement, souplesse des organes de coordination et de la maîtrise d'ouvrage 2.3 Les services techniques déconcentrés appuient efficacement les Communes dans la maîtrise d'ouvrage et la gestion durable du dév. Local (SAN, RCC) dans lesprit de la décentralisation et de la déconcentration2.3 Nombre et qualité des missions dappui des STD aux communes 2.3. Grille à établir pour les fonctions ciblées pour chacun des STD, enquête aux communes sur les services reçusProduit 3
La capacité des Communes à mobiliser des ressources financières (internes et externes) et en assurer la gestion efficiente pour une meilleure prise en charge de la SAN et la RCC est amélioréeÉvolution des recettes de la commune par catégorie3.1 Les Communes améliorent de manière croissante la mobilisation des recettes fiscales 3.1. Documents de Pactes Locaux disponibles3.1. Données SAFIC et de pactes locaux, budgets communaux3.2 Les Communes assurent une programmation des investissements, préparent des budgets qui reflètent l'importance de la SAN et de la RCC et produisent des états financiers consolidés3.2 .Nombre de documents comptables et rapport financiers et audits 3.2. Grille de critères concernant la programmation des inves tis sements, les états financiers en termes de réalisé à la date butoir, qualité des documents, réalisation et du résultat de l'audit3.3 Les communes se sont données des lignes directrices sur la diffusion aux populations des informations concernant la gestion technique et financière (reddition de compte) et les appliquent
3.3 Nombre de réunions dinformation et de documents partagés avec les populations3.3. Grille de critères basés sur ce qui est mis dans lignes directrices et sur le niveau de réalisation. + jugement des populations
ProduitsIndicateur de produit Sous-produitsIndicateur de sous-produitMoyens de vérificationProduit 4
Un mécanisme de transfert financier, sous forme dun FDL, pour un investissement local structurant mettant l'accent sur la SAN, la RCC et les services socioéconomiques de base orientés prioritairement vers les groupes vulnérables est mis en place
Investissements mettant laccent sur la SAN, la RCC et les SSB mis en uvre à travers les FDL4.1 Les 3 guichets du FDL sont opérationnels et les Communes mobilisent les fonds pour améliorer la SAN et la résilience aux changements climatiques dans les 3 communes cibles dans le respect des règles dallocation et des échéanciers annuels adoptés. 4.1. Niveau dopérationnalité des guichets du FDL4.1. Convention FDL avec le niveau national signée, conventions avec les communes signées, guide de mise en uvre du FDL finalisé et partagé, système dévaluation de la performance des communes mis en place 4.2 Des investissements en sécurité alimentaire et en infrastructures socio-collectives sont réalisés. Ils sont orientés prioritairement vers les groupes vulnérables et incluent des appuis aux organisations privées impliquées dans l'amélioration de la SA et de la RCC.4.2.Nombre et nature de réalisations contribuant à la disponibilité, accessibilité, stabilité et utilisation des denrées alimentaires réalisés selon le budget et léchéancier prévu4.2. Volumes utilisés par Commune et par catégorie (services de base eau, santé, éducation ; investissements liés à la SAN, à la RCC), analyse de ciblage des vulnérables.4.3 Une formule dexpérimentation du circuit de la dépense publique pour le financement dinfrastructures de base (eau potable) est réalisée (à travers la responsabilisation du FONIC et en concertation avec les PTF impliqués dans le secteur)4.3. Niveau davancement de lexpérimenta tion du circuit de la dépense publique et leçons systématisées4.3. Procédure du circuit de la dépense publique utilisé systématisé et diffusé avec dautres communes et le niveau centralProduit 5
Les Communes formulent et mettent en uvre une politique de gestion et de pérennisation (fonctionnement et entretien) des infrastructures
Politique de gestion des infrastructures locales en place5.1 Les communes ont évalué les coûts récurrents liés au fonctionne ment des infrastructures de services publics et ont identifié les moyens de la financer. 5.1. Modèle dévaluation des coûts récurrents des investissements et sources de financement disponibles
5.1. Documents dévaluation des coûts et sources de financement (inscription au budget communal, participation des bénéficiaires
)
ProduitsIndicateur de produit Sous-produitsIndicateur de sous-produitMoyens de vérification5.2 Mobilisation de ressources pour couvrir les coûts récurrents des infrastructures publiques de services et de reddition des comptes5.2. Volume des ressources internes mobilisées pour couvrir les couts dentretien des investissements et de reddition des comptes5.2. Données SAFIC et de pactes locaux, budgets communaux5.3 Les communes mettent en place des modes de gestion des investissements en respectant les principes et dégalité des sexes dans leur mode de fonctionnement.5.3. Participation équitable à la conception et à la gestion des infrastructures collectives5.3. Analyse de la composition et la dynamique des comités de gestion des infrastructures [source de revenu ?]Produit 6
Les bonnes pratiques et les leçons sont codifiées et partagées au niveau local, national et InternationalConnaissances et leçons générées et partagées6.1 Les questions clefs sur les quelles les connaissances sont capitalisées6.1. Document de capitalisation et dautres produits de communication disponibles6.1. Disponibilité de document de capitalisation et produits de communication de qualité acceptée par toutes les parties prenantes6.2 Les bonnes pratiques et les leçons sont diffusées à niveau local, national et international6.2. Diffusion des bonnes pratiques et leçons6.2. Preuve de diffusion du document (nombre documents publiés, ateliers, bulletins électroniques, autres)
ANNEXES
République du BURUNDI
Province de ______________________
Commune de ______________________
CONVENTION DE PARTENARIAT
No 00X / 2014
Entre
La commune de ____________________
Et lUnited Nations Capital Development Fund et désigné ci-après sous le sigle UNCDF
Entre,
La commune de : ________________________
Représentée par Monsieur lAdministrateur communal, désignée ci-après par «La commune»,
dune part
et
LUnited Nations Capital Development Fund
Représenté par Monsieur le Secrétaire exécutif, désigné ci-après par «LUNCDF»,
dautre part
Attendu que le projet de Renforcement des Capacités Institutionnelles des Communes (RCIC), financé par le Fonds Belge pour la Sécurité Alimentaire (FBSA), lUNCDF et le gouvernement de la République du Burundi, vise lamélioration durable de la sécurité alimentaire et nutritionnelle des groupes vulnérables des populations de la commune, en favorisant leur accès aux facteurs de production, technologies et marchés et en renforçant les capacités des acteurs locaux dans la prise en charge de la sécurité alimentaire dans le développement local;
Attendu que la commune est le représentant institutionnel légalement reconnu des populations des collines et de la communauté qui porte son nom;
Attendu que le cadre de mise en uvre du projet RCIC est défini par les procédures et modalités contenues dans (A) le document du projet signé entre le UNCDF et le Gouvernement de la République du Burundi, et (B) le Manuel de dopération du projet RCIC;
Attendu que la commune a accepté que le projet RCIC lappuie dans lorganisation et la mise en place (i) des consultations publiques pour lactualisation des outils de planification territoriale et financière, (ii) des actions de renforcement des capacités institutionnelles et administratives, (iii) dun Fonds de développement local, (v) dun cadre dévaluation de la performance, selon les procédures et modalités définies dans les documents cités et que la commune reconnaît à part entière toutes les structures prévues et mises en place par le projet RCIC comme partie intégrante des niveaux de décision relatifs à la gestion et aux décaissements du Fonds de développement local (FDL),
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT
TITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Objet de la Convention
La présente convention a pour objet dengager la commune de
. dans une démarche de planification territoriale et financière locale et dinvestissement qui permettra lélaboration et la mise à disposition:
dun Plan communal de développement communautaire (PCDC) actualisé intégrant les dimensions de la sécurité alimentaire et nutritionnelle (SAN), les groupes vulnérables (GV), le GENRE, la résilience aux changements climatiques (RCC) et le développement économique local (DEL);
dun Programme triennal dinvestissement (PTI) axé sur la SAN, les GV, le genre, la RCC le DEL et les services public locaux;
des plans annuels dinvestissement communal (PAI);
dun fonds de développement local (FDL);
de mesures daccompagnement et de renforcement local;
dun programme dentretien.
Elle a également pour but de préciser les modalités de financement et de réalisation des investissements financées par le fonds FDL, et lexécution dautres activités du projet RCIC dans la commune.
Article 2 : Contenu de la convention et montant financier prévisionnel
Les investissements pour lesquels lUNCDF par lentremise du projet RCIC assure le financement du FDL, selon les modalités définies ci-après, seront exclusivement ceux qui ont été retenu dans le Plan communal de développement communautaire PCDC dans le Programme triennal dinvestissement PTI et le Plan annuel dinvestissement PAI pour la période de référence.
Lenveloppe financière prévisionnelle du fonds FDL pour les trois années 2014/2015 à 2016/2017 objet de la présente convention, est estimée à ____________ FBu (__________________ FBu) payable annuellement en trois (3) versements successifs, jusquà atteindre le montant prévu pour le total de la durée de la présente convention.
Chaque enveloppe sera accessible à la commune seulement en contrepartie des quotas relatifs à (i) son cofinancement direct et (ii) la contribution de lÉtat, et dans le respect des procédures tel que définies dans le Document de projet et le Manuel dopération
Le premier versement et ainsi de suite sera déposé sur le compte spécial FDL -Guichets 1-2-3 de la commune selon des modalités qui seront revue annuellement, qui feront lobjet dun avenant à la présente convention, en particulier en réponse aux conditionnalités portant sur lentretien des équipements et la performance communale.
Les investissements retenus pour le PAI de lannée 1 (un) feront lobjet dun avenant après la finalisation du cycle de planification territoriale et financière.
La commune et lUNCDF par lentremise du projet RCIC sengagent respectivement par la présente convention à réaliser les activités programmées dans le strict respect du document de projet, du PCDC, PTI et PAI, et de lenveloppe financière prévisionnelle ainsi définis et acceptés par les deux parties.
Article 3 : Modification et amendements
Lenveloppe allouée annuellement et la durée de la présente convention peuvent être modifiées selon lévolution des performances de la commune et du respect des conditions de mise en uvre des investissements. Si lune des parties estime nécessaire dintroduire des amendements à la présente convention, un avenant devra être conclu et signé par les deux parties avant que le projet RCIC ne puisse mettre en uvre les modifications demandées.
Article 4 : Délais de validité
LUNCDF sengage à mettre à la disposition de la commune le premier versement du financement prévu par larticle 2 : Contenu de la convention et montant financier prévisionnel, à compter de la date dadoption du budget annuel indiquant les investissements qui seront réalisés par la commune au cours de lannée visée par le FDL.
Les autres versements seront accessibles à la commune en fonction des niveaux de décaissement des réalisations et dans le respect des procédures tel que définies dans le Document de projet et le Manuel dopération.
La présente convention a une durée de 5 (cinq) années.
TITRE II RESPONSABILITÉS DE LA COMMUNE
Article 5 : Obligations de la commune
La commune sengage à mettre en uvre une démarche de planification territoriale, de gestion financière locale et dassurer la maîtrise douvrage des investissements réalisés. La commune doit sassurer dune participation plurielle, élargie et représentative de lensemble des acteurs de la commune (incluant une équité homme-femmes) au choix des investissements.
Pendant la durée de la convention, la commune mettra tout en uvre pour suivre les recommandations de lUNCDF relayées par lentremise du projet RCIC.
Article 6 : Principe de financement FDL
Toute infrastructure financée par le fonds FDL sera obligatoirement soumise au principe «de lexécution budgétaire pour lentretien».
Ceci signifie que la commune sengage à inscrire dans son budget les sommes relatives à lentretien des investissements ou/et de prévoir des modalités de gestion pour lentretien normal des investissements consentis. Outre linscription budgétaire, lautre principe applicable sera celui de lexécution de la dépense dentretien.
La commune qui narrive pas à mobiliser et rendre disponibles les montants pour lentretien durant lannée verra le cofinancement FDL réévalué sur la base de ses performances conformément à larticle 19.
Article 7 : Compte spécial FDL - Guichets 1 - 2 - 3
Aux fins de lapplication de la présente convention, la commune ouvrira un compte spécial No. ____________ intitulé FDL Guichets 1-2-3 / (nom de la commune) à une banque commerciale ____________, afin de domicilier les ressources du FDL. Ce compte fonctionne sur triple signatures conjointes (i) de ladministrateur communal (ii) du comptable communal et (iii) du chef dantenne du projet RCIC à Ruyigi.
Lintitulé de ce compte sera obligatoirement «FDL - Guichets 1-2-3 /Nom de la commune».
LUNCDF par lentremise du projet RCIC recevra directement de la Banque copie de tout document comptable relatif à ce compte, et aura le droit dauditer à tout moment lapplication des procédures et normes de gestion de ce compte directement auprès de la Banque. La commune devra communiquer par écrit à la Banque les droits daudit et dinformation de lUNCDF sur ce compte.
Article 8 : Gestion administrative et comptable du fonds FDL
La commune sengage à mettre en place immédiatement après la signature de la présente convention un système de gestion administrative et comptable du fonds FDL et des investissements réalisés avec ce fonds et éventuellement avec lappui technique et financier de lUNCDF par lentremise du projet RCIC. Ce système, qui devra respecter les règles de la comptabilité publique, sera suivi et évalué périodiquement par le projet RCIC conformément à larticle suivant.
Article 9 : Audit financier périodique de la gestion FDL
Dans le cas où la partie nationale par lentremise de la Cours des comptes ou de lInspection générale ne puisse réaliser laudit du FDL, la commune accepte que lUNCDF, directement ou par lintermédiaire dauditeurs externes, exécute un contrôle régulier et périodique sur le compte FDL et sur la comptabilité interne de la commune relative aux décaissements FDL.
La non-collaboration de la commune au bon déroulement des audits, contrôles et recherche dinformation de la part de lUNCDF sera cause de résiliation unilatérale immédiate de la présente convention, et de la conséquente restitution des montants FDL déjà reçus.
Article 10 : Mise en place des organes de concertation
La commune sengage à faciliter et soutenir la mise en place des organes de concertation dans son territoire, tel que le Comité communal de développement communautaire (CCDC).
La commune reconnaît à part entière le rôle de participation intégrale à toute décision relative à la gestion et aux décaissements du FDL. Aucun décaissement du fonds FDL ne sera possible sans lavis de conformité préalable des représentants de cette structure tel que prévu dans le Manuel dopération.
Article 11 : Pertinence des investissements FDL
La commune sengage à garantir la pertinence des investissements et autres actions financées par le fonds FDL avec les outils de la planification territoriale et financière mis en place par lUNCDF par lentremise du projet RCIC.
Les actions retenues pour le financement dans le cadre de la présente convention devront avoir obtenu le visa déligibilité du CCDC et sont inscrites au Plan dinvestissement communal (PTI) et au Plan annuel dinvestissement (PAI). Aucune action en dehors des prévisions des PCDC/PTI/PAI ne saura être financée par le fonds FDL.
Article 12 : Visa technique des départements techniques
Les infrastructures scolaires, de santé et hydrauliques, dont les réalisations sont retenues par les PCDC, PTI et PAI devront être conformes aux cartes scolaires, sanitaires et aux normes techniques et de sécurité applicables au Burundi. Les infrastructures prévoyant lutilisation de personnel de la fonction publique pour leur fonctionnement (écoles, centres de santé, etc.) devront fournir préalablement les nécessaires garanties, par le biais de conventions avec les départements ministériels concernés, daffectation du personnel y afférentes.
La commune sengage à conduire toutes les démarches nécessaires pour lobtention de ces autorisations et garanties et à les annexer par écrit à chaque dossier dinvestissement à financer par le fonds FDL.
Aucun investissement nayant pas obtenu les autorisations des départements compétents ne saura être financé par le fonds FDL.
Article 13 : Gestion et entretien des ouvrages réalisés
La commune doit prévoir un mécanisme de gestion des infrastructures dès le démarrage des travaux. Ce mécanisme inclut et inclut et engage les partenaires de la société civile. Il prévoit également les frais de contrôle, de suivi et dentretien.
Lentretien courant régulier et imprévu des ouvrages réalisés et la maintenance des équipements mis en place dans le cadre de la présente convention ressort de la seule responsabilité de la commune qui sengage à se doter des moyens financiers et techniques nécessaires pour sa correcte réalisation. Des conventions, établissant des responsabilités pour la gestion et la maintenance peuvent être passées entre les communes et les gestionnaires.
LUNCDF par lentremise du projet RCIC fournira, au moment de la réception provisoire de chaque ouvrage, une «note dentretien» qui définit les activités dentretien courant nécessaires et le budget prévisionnel que le maître douvrage devra prévoir pour leur réalisation régulière.
Dans le cadre de la présente convention, la commune sengage à prendre les dispositions nécessaires pour assurer les fonds nécessaires aux entretiens périodiques des ouvrages et à conclure les contrats dentretien qui seront nécessaires avec des entreprises privées spécialisées, répondant aux critères de performance, et en accord avec les prescriptions contenues dans la note dentretien susmentionnée.
Avec la livraison de la note dentretien susmentionnée, lUNCDF est libéré de toute responsabilité concernant lentretien des ouvrages en question et simultanément la responsabilité de la commune est engagée.
Lentretien de louvrage sera assuré par la commune à partir de la réception provisoire pour ce qui est des activités et travaux prévus par la note dentretien, tels que nettoyage, tenue périodique et régulière en bon état de fonctionnement des installations éventuelles et prévention contre des phénomènes extérieurs.
Les travaux de remise en état des ouvrages restent à la charge de lentrepreneur jusquà la réception définitive seulement dans le cas où la clause de mauvaise et/ou défectueuse qualité dexécution des travaux est invoquée formellement par la commune vis-à-vis de lentrepreneur. Dans tous les autres cas, la commune sera le seul responsable de lentretien et de la maintenance des ouvrages dès la date de réception provisoire.
À loccasion de la réception définitive (normalement 12 mois après réception provisoire), le projet RCIC rédigera une note dévaluation sur la qualité de létat dentretien de louvrage, qui sera communiquée à la commune et annexée au dossier relatif à louvrage.
La commune sengage à mettre en uvre le programme dentretien prévu par la note dentretien et à financer son programme dentretien pour un montant représentant un minimum de 1% de la valeur de linvestissement réalisé pour la construction de louvrage.
Article 14 : Exploitation et utilisation des ouvrages réalisés
La commune sengage à exploiter les ouvrages réalisés dans le cadre de la présente convention, dans les meilleurs délais, après leur réception et exclusivement pour les utilisations publiques prévues.
Par conséquent, elle prendra toutes les mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de louvrage, tel que la mobilisation du personnel par elle-même ou auprès des services compétents.
La commune sengage également à fournir toute sa collaboration à la mise en place des organes de gestion administrative et financière des services qui seront éventuellement logés dans les structures objet de la présente convention.
Il reste entendu que lutilisation publique prévue des ouvrages objet de la présente convention ne pourra être modifiée durant une période de cinq (5) années à partir de la date de leur réception.
TITRE III RESPONSABILITÉS DU PROJET RCIC
Article 15 : Obligation du projet RCIC
À la signature de la présente convention, lUNCDF sengage à transférer aux comptes de la commune, par tranches successives, en fonction de lavancement des travaux, le montant du fonds FDL relatif au versement prévu, destiné à la réalisation des actions retenues dans le PCDC, le PTI et le PAI.
Article 16 : Virements bancaires et décaissements du fonds FDL
Les règles de virement bancaire et de décaissement sont celles prévues dans le Manuel dopération.
Article 17 : Suivi-évaluation de la réalisation des investissements
LUNCDF par lentremise du projet RCIC assurera le suivi et lévaluation des engagements pris dans le cadre de la présente convention conformément aux dispositions de son Manuel dopération. La commune, durant lexercice budgétaire annuel (prévision/réalisation), réalisera un bilan technique et financier de lexécution de la convention qui sera envoyé à lUNCDF afin de déclencher la mise à disposition du versement suivant. Le décaissement de la tranche subséquent se fera sur la base du quitus de lingénieur du projet RCIC validant létat davancement des travaux.
LUNCDF par lentremise du projet RCIC sengage à réaliser un suivi comptable détaillé de la gestion FDL de la commune selon les modalités prévues dans le Document de projet et le Manuel dopération.
TITRE IV DISPOSITIONS FINALES
Article 18 : Allocation à la performance (Bonus Malus)
Pour la mise à disposition du FDL pour les années 2 et 3, les allocations à la commune feront lobjet de bonus ou de malus. Si la commune obtient une bonne note de performance, elle se verra attribuer une allocation supplémentaire de 15% de la valeur annuelle du FDL. Dans le cas contraire, ou la commune a une mauvaise évaluation de performance, elle se verra retirer 15% du montant annuel devant lui être attribué. Ce malus pourra être alloué sur lamélioration des défaillances de la commune afin de lui permettre dêtre éligible au bonus lannée suivante.
Article 19 : Critères de performance
Les critères suivants serviront pour évaluer la performance pour la détermination des bonus ou malus :
Respect des principes de bonne gouvernance (consultation, gestion transparence et reddition) (25 points)
Amélioration de la fiscalité locale (augmentation des revenus locaux, clarification des redevances dans la gestion des équipements (mise en place de conventions) (25 points)
Actions de promotion et dinclusion des groupes vulnérables et du genre (25 points)
Respect des principes dinvestissement du FDL en SAN et RCC (25 points)
Si la commune obtient une note égale ou supérieure à 75%, elle se verra allouer un bonus de 15% de la valeur initiale du montant FDL annuel. Dans le cas contraire, elle se verra réduire sa subvention dune valeur de 15%.
Article 20 : Maîtrise duvre et maîtrise douvrage déléguée
La Commune est le maître douvrage pour toutes les activités de mise en uvre du FDL.
LUNCDF par lentremise du projet RCIC sengage à supporter la commune avec des actions techniques en appui à la maîtrise douvrage communale (préparation études, document dappel doffres, surveillance des travaux, etc.) directement et/ou par lintermédiaire de prestataires de service, durant la mise en uvre de la présente convention.
LUNCDF par lentremise du projet RCIC sengage, sur demande écrite de la commune, à agir comme maître douvrage délégué dans le cadre dune convention spécifique seulement quand la réalisation des investissements sera en danger. La convention de MOD ne pourra avoir une validité supérieure à une (01) année dexercice FDL.
Article 21 : Autres actions du projet RCIC
LUNCDF par lentremise du projet RCIC sengage à réaliser dans la commune, durant toute la durée du cofinancement FDL dautres actions de développement et à appuyer le CCDC selon les modalités définies dans le Document de projet et le Manuel dopération.
LUNCDF et la commune reconnaissent à part entière à cette structure le rôle consultatif à toute décision relative à la gestion et aux décaissements du FDL. Aucun décaissement du Fonds FDL ne sera possible sans lavis de conformité du CCDC tel que prévu dans le Manuel dopération.
Article 22 : Impôts, taxes et droits divers
Le projet RCIC est un projet exempté de taxes. Tous les contrats passés dans le cadre de la réalisation des investissements et dautres activités du projet RCIC suivront les mêmes dispositions fiscales, conformément à laccord cadre existant entre le PNUD et le Gouvernement de la République du Burundi.
Article 23 : Clause dapprobation tacite
Dans tous les cas où un avis de la commune est demandé, il devra être donné dans un délai maximal de sept (7) jours calendrier. Dans le cas où, après le délai prévu, lavis ne soit pas parvenu à lUNCDF, les propositions faites par lUNCDF seront retenues et considérées approuvées et acceptées par la commune.
Article 24 : Entrée en vigueur
La présente convention entrera en vigueur à la date de sa signature par les deux parties.
Article 25 : Durée
La durée de la présente convention est de cinq (5) an à compter de la date de sa signature. Elle couvre la phase de réalisation du PTI et la durée des réceptions définitives.
Article 26 : Litiges et arbitrages
Tous les litiges éventuels entre la commune et lUNCDF qui pourront résulter de divergences dans linterprétation de la présente convention ou dans la conception ou la réalisation des ouvrages seront soumis à larbitrage conjoint du PNUD et du ministère de tutelle.
Aucun différend ne peut justifier une interruption des travaux et/ou des activités sur le terrain. LUNCDF prend cependant, dans toute la mesure du possible, les dispositions nécessaires pour que les conditions permettent à larbitre de régler, dans les délais prescrits, le différend dans un sens ou dans lautre.
Article 27 : Résiliation et annulation de la convention
Dans le cas où des irrégularités graves seraient constatées au cours de la réalisation des investissements et de la mise en uvre du programme, lUNCDF se réserve le droit de suspendre immédiatement le financement, et éventuellement de résilier unilatéralement la présente convention.
La commune et/ou lUNCDF sont en droit de demander la résiliation de la présente convention au cas où lune des parties considérerait lautre fautive dans les termes de la présente convention. Les retards non justifiés dans la mise à disposition du cofinancement de la commune, ainsi que dans la mise en uvre dune des opérations du programme par la commune pourrait justifier lannulation automatique de la convention.
La décision de résiliation et/ou dannulation ressort exclusivement de lautorité de la Commission conjointe Gouvernement/PNUD. La procédure qui gouverne le déclenchement et le déroulement de la résiliation est la même que celle qui est applicable en cas de différend.
Article 28 : Révision et modification
La présente convention peut être révisée et modifiée par avenant une fois seulement par accord des deux parties.
Fait à _____________________________, le ________________________
Pour la commune Pour lUNCDF
________________________________ ________________________________
Administrateur communal Secrétaire exécutif
Signature Signature
Date Date
Prise connaissance
Le Gouverneur de la province de
.
________________________________
Signature
Date
RÉPUBLIQUE DU BURUNDI
PROVINCE DE _______________
COMMUNE DE _______________
PLAN TRIENNAL DINVESTISSEMENT
201_ - 201_
Adoption Administrateur communal:_______________
Conseil communal Signature_____________________________ Cachet
Date :___________ Comptable communal :_____________________
Signature : ____________________________ Cachet
Approbation Gouverneur :_______________________________
Tutelle Signature :____________________________ Cachet
Date :___________
Axes Stratégiques du PTI
En développement économique local
En développement social
En environnement
En fourniture de services de base
Résultats attendus en lien avec la sécurité alimentaire et nutritionnelle
Tableau récapitulatif des investissements programmés dans le PTI
Nom du projetSecteurLocalitéAnnée de réalisationCoût estimatifMontant des cofinancementsCommuneÉtatGroupementUNCDF (1)Autre bailleur (1)
(1) Indiquer en note de bas de page le type de guichet utilisé.
Un tableau récapitulatif présentera linformation financière par :
Secteur dinvestissement
Localité
partenaire
Fiche de projet
Titre du projet :Commune de :Localisation :Colline :______________________
Implantation exacte :Description sommaire de linvestissement :
Résultats attendus :Population totale :Femmes :Jeunes :
GV :
Évaluation des coûts :Coût dimplantationcoût détudes et dexpertise professionnelleFBucoût dacquisition du terrainFBucoût de préparation du terrain (aménagement)FBucoût de constructionFBucoût déquipementFBucoût du maître duvreFBuTotalFBuCoût dopérationcoût du personnelFBucoût dadministrationFBucoût des services publicsFBuTotalFBuCoût dentretien% annuel prévu pour les réparations du bâtiment, équipement et loutillageFBuContributions financières attendues :Nom du bailleurType dinstrumentMontant% de contribution Fiche de bailleur/partenaire
Partenaire :
Nom du projet :Dénomination du fonds :
Objet du financement :
Mécanisme/guichet de financement :
Conditions daccès au financement :
Modalités de décaissement :
Durée prévue du financement :
Évaluation des investissements sur le budget de la commune
Simulation budgétaire pour les 5 prochaines années
Fiche de déclaration douverture du compte FDL Guichet 1-2-3
FICHE DE DÉCLARATION DOUVERTURE DU COMPTE FDL Guichet 1-2-3
LAdministrateur communal de la commune de __________ vous avise de louverture du compte bancaire dont les références sont les suivantes :
Libellé du compte : FDL Guichet 1-2-3Commune de ____________________
Titulaire du compte : ____________________________________________
Banque : ______________________________________________________
Adresse : _____________________________________________________
Ville : ________________________________________________________
Numéro de téléphone : __________________________________________
Gestionnaire du compte (Banque) : ________________________________
et certifie utiliser ce compte dans le cadre du Plan annuel dinvestissement.
Fait à _____________________________, le ________________________
Pour la commune
________________________________ ________________________________
Administrateur communal Comptable communal
Signature Signature
Demande de financement DEMANDE DE FINANCEMENT
FICHE DIDENTIFICATION DES ACTIONS À ENTREPRENDRE DANS LE GUICHET 1
Commune de ______________________ Année de financement : ____________
Par ce présent document, la commune de ___________________ sollicite lUNCDF un financement pour son Plan annuel dinvestissement de lannée considérée.
Le plan annuel dinvestissement comprend :
DescriptionSecteur dinterventionLocalisation exacteZone
Colline/chef-lieu de la commune1. -2. -3. -4. -5. -6. -7. -8. -9. -10. -11. -12. -13. -
LAdministrateur communal de la commune : _______________________________
Le Président de la commune : __________________________________________
Le secrétaire comptable de la commune : _________________________________
Documents dapprobation du CTSO
Session daffectation des financements, en date du ______/______/______
Liste des projets acceptés par le CTSO pour la commune de _____________________________, année fiscale de ___________________.
No.IntituléFinancements en FBuObservationsGuichet 1Guichet 2Guichet 3Total1. -2. -3. -4. -5. -6. -7. -8. -9. -10. -11. -12. -13. -
Le président du CTSO, Mr _____________________________
République du Burundi
Ministère du Développement Communal
----------------------
Direction Générale de la Décentralisation et de la Coordination du Développement Local (DGDCDL) ------------------------ Projet Renforcement des Capacités institutionnelles des Communes (PRCIC)
Av. de lindustrie, No 5C
Bujumbura
Tél. : +257 22 25 74 20
Email : HYPERLINK "mailto:prcic.burundi@uncdf.org" prcic.burundi@uncdf.org
A
Monsieur lAdministrateur communal de la commune de
Monsieur,
Suite à la session du Comité technique de suivi et dorientation, nous vous faisons parvenir ci-joint le procès-verbal de la réunion spécifiant les dotations financières finales ainsi que la liste des projets approuvés pour votre commune.
Nom du projetLocalisationMontant de lallocationGuichet
Le Président de séance, Mr.____________________________
Copie adressée à Monsieur le conseiller technique du projet RCIC
Pièces jointes : Liste des projets approuvés par commune
République du Burundi
Ministère du Développement Communal
----------------------
Direction Générale de la Décentralisation et de la Coordination du Développement Local (DGDCDL) ------------------------ Projet Renforcement des Capacités institutionnelles des Communes (PRCIC)
Av. de lindustrie, No 5C
Bujumbura
Tél. : +257 22 25 74 20
Email : HYPERLINK "mailto:prcic.burundi@uncdf.org" prcic.burundi@uncdf.org
Comité technique de suivi et dorientation
Procès-verbal de la session du ______/______/______
Objet : Affectation des dotations FDL pour lannée fiscale __________.
Participants :
StructureNomSignature1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.
Détails et compte rendu de la séance de travail du CTSO
Le secrétaire de séance Le président
_____________________________ ________________________________
Étude dimpact environnemental simplifiée
ÉTUDE DIMPACT ENVIRONNEMENTAL SIMPLIFIÉE
1INFORMATIONS GÉNÉRALESAProvinceCommuneCollineBNom du maire (Maître duvre)CAdresse de la commune
Téléphone
FaxDNom du consultant mandaté par la commune (sil y a lieu)EAdresse du consultant (sil y a lieu)
2DESCRIPTION DU PROJETATitre du projet
BType de projet
CObjectifs et justification du projet
DLocalisation du projet, tenures des terrains et raisons du choix du site (joindre si possible une carte géographique à léchelle appropriée)
EProcédé technologique, intrants et extrants
FActivités du projet, infrastructures à mettre en place et échéancier
3DESCRIPTION DU MILIEU SUSCEPTIBLE DÊTRE AFFECTÉ PAR LE PROJET ET IMPACTS PROBABLESADescription géographique du territoire (joindre si possible une carte à léchelle appropriée)
BComposantes environnementales du milieu qui risquent dêtre affectées par le projet (air, eau, sol, faune, flore, éléments du milieu humain)
CImpacts négatifs probables du projet sur les composantes environnementales affec tées
1. Modifications du milieu physique
2. Impacts sur le milieu biologique
3. Impacts sur le milieu humain
DImpacts négatifs sur le milieu que pourrait entraîner un accident technologique ou une défaillance
4PLAN DE MESURES DATTÉNUATIONAMesures proposées pour atténuer les impacts négatifs
BImpacts négatifs résiduels probables sur le milieu suite à la mise en oeuvre des me sures datténuation
5DESCRIPTION DES ACTIVITÉS DE SURVEILLANCE ET DE SUIVIAActivités et moyens de surveillance des mesures datténuation
BActivités et moyens de suivi de létat de lenvironnement
CMesures en cas daccident technologique ou de défaillance et plan de mesures durgence
6SIGNATURE DU MAITRE DUVRE OU DE SON MANDATAIRESignatureDate
Exemples de mesures datténuation et de critères de conception environnementale
Exemples de mesures datténuation et de
critères de conception environnementale
SecteurMesures datténuation et critères de conception pour les projetsEau et assainissementLe site et léchelle du projet doivent être choisis de manière à éviter les conflits avec dautres utilisateurs quant à la source dapprovisionnement en eau
Concevoir le volet assainissement dans les limites de la capacité dautoépuration des eaux réceptrices.
Privilégier les petits systèmes communautaires ou les systèmes sous-régionaux dans les régions manquant deau
Poser une base de canalisation imperméable pour éviter la contamination par suintement ou débordement des installations de traitement des déchets
Réutiliser ou récupérer les eaux usées
Limiter le ruissellement des dépôts lessivés au moyen de digues ou de bassins
Mettre en place un programme de surveillance et un calendrier dentretien
Installer des dispositifs de lutte contre le bruit et les odeurs
Choisir lemplacement et la conception des installations pour les travailleurs de manière à éviter les risques de conflits
Limiter la durée de rétention deau dans les réservoirs
Ne pas faire déboucher les égouts dans les cours deau
Régir par des ententes lutilisation des terres dans les bassins versants
Conserver un débit minimal pour les pêches; construire des échelles à poissons et protéger les frayères
Planter de la végétation pour lutter contre lérosion et la sédimentation
Maintenir un accès aux canaux pour en enlever régulièrement les herbes et les sédiments
Utiliser des prises deau et réservoirs à fermeture automatique, et des systèmes de distribution basse pression
Utiliser des techniques de construction demandant peu de maintenance
Mettre sur pied des programmes déducation en matière de santé et de conservation
Utiliser des pictogrammes pour interdire laccès à certains secteurs
__________________________________________________________IrrigationRégulariser le débit pour réduire au minimum lennoyage et la salinisation
Établir un calendrier des rabattements de nappe pour réduire au minimum les effets sur les écosystèmes locaux
Entretenir ou établir des corridors de circulation de la faune
Réduire lérosion au minimum en plantant des arbres ou une autre forme de végétation
Pratiquer lirrigation par aspersion ou au goutte-à-goutte pour économiser leau
Installer des pièges à sédiments dans les champs et les canaux pour pouvoir retourner les sédiments dans les champs
Utiliser des canaux ou conduites à revêtement intérieur imperméable pour réduire au minimum le suintement
Installer des vannes aux extrémités des canaux pour faciliter lévacuation de leau
Prendre en compte la proximité des établissements humains et du bétail, ainsi que leur vulnérabilité aux risques sanitaires posés par lirrigation
Dans le choix de lemplacement des projets, éviter dempiéter sur les milieux naturels ou humains sensibles (p.ex. forêt tropicale, forêts, milieux humides, sites historiques et culturels)
Éviter une baisse de rendement des cultures due au lessivage des éléments nutritifs par les eaux dirrigation
Remplacer les éléments nutritifs en appliquant des engrais bas volume et en pratiquant la rotation des cultures
Si possible, utiliser dautres sources dapprovisionnement en eau pour compenser les prélèvements en vue de lirrigation
Le cas échéant, privilégier la plantation de cultures demandant peu deau
Éviter la création de bassins où leau stagne ou ne bouge que lentement
Surveiller les impacts sur les populations fauniques et la végétation naturelle
Garder les prélèvements deau souterraine dans les limites du «rendement durable»
Mettre sur pied, pour les agriculteurs, des programmes de formation relatifs à lirrigation et à la conservation de leau
_________________________________________________________AgricultureLaisser en létat les milieux humides, les cours deau et les boisés
Éviter dappliquer des pesticides à proximité des cours deau ou des zones communautaires
Recourir à la lutte intégrée plutôt quà lapplication de pesticides
Encourager le pâturage en rotation et la mise en défens temporaire, limiter laccès du bétail à leau
Conserver certaines formes de végétation, comme les souches et les arbustes, pour préserver la structure du sol et empêcher lérosion
Planter, immédiatement après défrichage, le type de couverture végétale approprié pour limiter lérosion et la perte déléments nutritifs
Mettre sur pied des programmes de formation sur les techniques de conservation de leau, les mesures de conservation des sols, ainsi que lutilisation et lapplication judicieuse des produits agrochimiques
Établir des zones tampons avec végétation entre les forêts et les zones agricoles
Mettre sur pied des services de vulgarisation pour éduquer les spécialistes en agriculture et les former à la gestion écologique des terres et des cultures
_____________________________________________________________BétailLimiter la durée du pâturage et la succession des utilisations dun endroit donné
Privilégier la rotation des cultures et le pâturage avec mise en défens temporaire
Avoir du bétail de diverses espèces pour optimiser lutilisation des ressources en végétation
Ressemer et produire du fourrage
Limiter laccès du bétail aux zones instables (p. ex. les pentes)
Distribuer stratégiquement les points deau pour minimiser les risques de contamination
Utiliser des produits agrochimiques spécifiques despèces, avec un court temps de séjour et peu dimpacts sur les autres ressources biologiques
Fournir des vêtements protecteurs pour réduire au minimum le danger pour les travailleurs aux champs
Investir dans le traitement des déchets liquides et solides, pour éviter la contamination des approvisionnements en eau par les effluents des tanneries, des abattoirs et autres installations de transformation du bétail
Installer du matériel adéquat de réfrigération et de nettoyage; mettre en place des pratiques dhygiène au travail, ainsi quun programme de santé-sécurité
Surveiller lapparition de changements dans la santé des humains et du bétail, ainsi que dans la qualité de leau
_____________________________________________________________Utilisation des pesticides et engraisChoisir des pesticides et engrais qui soient biodégradables et dune faible toxicité pour les mammifères et les poissons
Réduire ou éliminer lutilisation de pesticides stables pour éviter la bioaccumulation de résidus de pesticides dans la chaîne trophique
Utiliser des pesticides spécifiques et veiller à ce que les formulations soient adéquates (recourir à des méthodes dapplication à ultra-bas volume)
Élaborer et mettre en place des programmes de lutte antiparasitaire intégrée
Faire en sorte que le matériel dapplication adéquat soit disponible
Fournir, si nécessaire, des masques et vêtements protecteurs
Veiller à lemballage adéquat (taille, type) et à létiquetage efficace en ce qui concerne les doses, quantités et dates dapplication
Déterminer les seuils optimaux dapplication et interdire lapplication aérienne près des environnements humains et naturels sensibles
Éviter de traiter les cultures près des plans deau et des zones dalimentation des nappes souterraines, ainsi que sur les petites exploitations agricoles
Utiliser des engrais organiques et/ou verts pour combattre les effets négatifs de la sur-application de sels et dammoniac anhydre sur les microorganismes et macroorganismes
Limiter lutilisation dengrais azotés dans la rotation des cultures et près des alimentations en eau de surface
Surveiller la qualité de leau et réduire si nécessaire lutilisation dengrais
Mettre sur pied des programmes de formation en matière de santé-sécurité et dutilisation optimale des engrais
____________________________________________________________Pêches et aquiculturesRéduire au minimum les zones converties en bassins
Au niveau local, favoriser lempoissonnement des dépressions, creux et fossés existants (agro-aquiculture à petite échelle)
Stabiliser les sols exposés à laide dherbe ou dautres plantes couvre-sol
Pour éviter les conflits entre les pêches commerciale et artisanale, encourager une allocation équitable de lexploitation de la ressource
Ne déverser les effluents que dans les eaux à capacité suffisante de dilution et de dispersion
Surveiller la qualité de leau : solides en suspension, huiles et graisses, oxygène dissous, azote et coliformes
Limiter les prises (via des tailles limites, des quotas et des fermetures saisonnières) et léquipement utilisable (interdiction des chaluts, maillages précis)
Choisir le site du projet de manière à ne pas perturber les utilisations traditionnelles de leau et à ne pas toucher les zones susceptibles dêtre acidifiées (éviter les sols ennoyés riches en pyrite et en matière organique)
Jumeler les bassins daquiculture à des activités complémentaires, comme lirrigation
Éviter dintroduire des espèces exotiques, sauf si lon dispose dune capacité de gestion adéquate
Effectuer une surveillance régulière des maladies et des parasites
Concevoir le projet de manière à éviter de perturber les écoulements de leau et les régimes hydrologiques critiques pour la conservation des ressources (p. ex. milieux humides)
Mettre sur pied des programmes de formation en matière de gestion écologique des pêches et de laquiculture
_____________________________________________________________ ÉnergieMettre sur pied des programmes de formation en matière de conservation de lénergie
Éviter de situer les installations énergétiques dans les zones fragiles sur le plan environnemental
Localiser le projet de manière à réduire au minimum la perte de terres et les conflits liés à lutilisation de celles-ci
Localiser les installations émettant des gaz dans les endroits où la dispersion se fait bien (p.ex. pas dans les bassins)
Recourir à des techniques demandant peu de maintenance et pouvant être entretenues in situ (p.ex. solaire, microhydro, biomasse, thermique, éolienne)
Construire des barrages et réservoirs les plus petits possible
Confiner le déplacement et lexposition du sol à la saison sèche
Utiliser le moins possible de remblayage de terre; prévoir des ponceaux suffisants
Construire des bassins à sédiments
Doubler de pierre ou de béton les surfaces réceptrices
Mettre en place des mesures de lutte contre la poussière, le bruit et les émissions atmosphériques
Concevoir les fossés de drainage de manière à éviter les impacts sur les terres avoisinantes
Prendre des mesures pour surveiller les effets environnementaux avant, pendant et après la construction
___________________________________________________________TransportsChoisir le tracé pour éviter les conflits dutilisation des terres avec les populations ou collectivités locales
Établir le tracé pour éviter les écosystèmes valorisés et fragiles (p. ex. espaces naturels, milieux humides, zones dalimentation des nappes souterraines)
Confiner à la saison sèche les déplacements de terre et lexposition du sol
Reniveler et planter les zones exposées; protéger les endroits vulnérables avec du paillis
Installer des bassins à sédiments en quantité, taille et type convenables
Limiter lutilisation déquipement lourd pour éviter de compacter le sol
Construire des zones de rétention pour empêcher les déversements de produits chimiques de contaminer les plans deau, la faune et la flore
Prévoir un accès convenable aux services essentiels dans les camps de chantier (p. ex. eau et assainissement, gestion des déchets)
Compenser les incidences sur les prix et la propriété des terres
Veiller au bon fonctionnement des ouvrages de drainage
Réglementer lampleur de laccès au chantier et en fixer un horaire pour éviter de nuire (poussière, bruit, vibrations et qualité de lair) aux établissements humains et au milieu naturel
Limiter la taille et le nombre des routes daccès au site
Lorsque cest possible, interdire la circulation sur les routes entre le crépuscule et laube pour réduire le risque de tuer des animaux et de perturber leur comportement
Replanter et paysager les zones touchées selon les critères esthétiques locaux
Élaborer un plan de gestion adéquat pour les déchets de construction
____________________________________________________________Gestion des déchetsUtiliser des camions de collecte fermés et des bâches sur les véhicules ouverts
Clôturer les zones de déchargement; prévoir des dispositifs anti-poussière et de ventilation
Arroser deau les zones de travail pour empêcher la poussière de lever; organiser la collecte de leau de ruissellement
Interdire le transport de déchets toxiques et dangereux dans les établissements humains et les zones présentant une valeur environnementale
Établir une zone tampon autour du site ou de linstallation délimination
Ne pas situer les zones délimination en hauteur par rapport à une nappe deau de surface ou souterraine vulnérable à la contamination
Restreindre laménagement urbain ou rural autour des sites délimination
Promouvoir la réutilisation des matières organiques comme engrais
Pour lépandage des boues sur les terres, sassurer que les cultures peuvent tolérer les concentrations de produits chimiques
Exemple de fiche de classement/archivage
1Nom et code de la commune2Nom et code de la colline 3Nom et code du Projet4Guichet FDL1235DAO No.6Contrat No.7Description des travaux8Nom et addresse de l'entreprise9Nom et addresse du Maître duvre 10Montant contractuelFBu
___%11Type DAO12Montant financement FDL/_______%13Lot14Montant financement Commune___%15Montant du financement de lÉtat16Montant du financement du groupement___%
A Notification et PublicationDate des documentsDate des lancementsDate des non objections1. FORMCHECKBOX 2. FORMCHECKBOX B PréqualificationPréqualification du 1er dossier FORMCHECKBOX Communication de lUAC commentaires et non-objection FORMCHECKBOX Préqualification de la courte liste de lAO FORMCHECKBOX Communication de lUAC commentaires, objection et non-objection de la liste finaleC- Appel doffres1 Ébauche des documents de lAO FORMCHECKBOX Lettre dinvitation FORMCHECKBOX Instructions de lAO FORMCHECKBOX Conditions générales du contrat FORMCHECKBOX Conditions spéciales du contrat FORMCHECKBOX 2 - Communication de la CAT Commentaire et non-objection FORMCHECKBOX 3 AO Final FORMCHECKBOX 4 Communication de la CAT Non-objection FORMCHECKBOX D Analyse1 Ouverture des plis FORMCHECKBOX 2 Rapport dévaluation FORMCHECKBOX 3 Communication de lUAC commentaires , non-objection FORMCHECKBOX E Contrat1 Ébauche du contrat* FORMCHECKBOX 2 Communication de lUAC commentaire, non-objection FORMCHECKBOX 3 Signature du contrat FORMCHECKBOX F Avenants1 Avenant N° FORMCHECKBOX 2 Montant avenant FORMCHECKBOX G Documents supplémentaires 1 FORMCHECKBOX 2 FORMCHECKBOX 3 FORMCHECKBOX
Fiche créée le __________; Dernière mise à jour le __________ Par ___________________ Contrôlée par ___________
Exemple de fiche déquipement FICHE DÉQUIPEMENTPROJET : RCICPAYS : Burundi
1Identification et localisation2Caractéristiques du bâtimentTypeAnnée de constructionSecteurNeuve (Réhabilitation ( CollineSuperficie de plancherCommune Détails architecturauxProvince3Photographie4Maîtrise douvrageMaître douvrage Maître duvre Auteur de lappel doffres Date de lancement Date de clôture Date dadjudication Date de début des travaux Date de fin des travaux Date de réception provisoire Date de réception définitive 5Données économiques6Modalités de gestionCoût de la constructionContractualisation du service(Nom de lopérateur Régie interne(Localisation de lopérateur Accord de service gouvernement(Commune :Franchise(Province :Bénévolat(Nombre demplois créés Frais dutilisation(% de travailleurs de la CL Subventions(Achat des matériaux Taxation indirecte(Chef-lieu province (Commune (Capitale (Hors province (7Données sociales8ObservationsBassin de population desservi Clientèle directe Rayon de service Accessibilité
Modèle de rapportage trimestriel à usage interne
DONNEES DU PROJETNom du projet et pays Codes AtlasUNCDF:FBSA:Gouvernement :UNCDF Non-core :Période Responsable Check list :ContexteActivités Trimestre xMobilisation des ressourcesSuivi des avancesTaux de décaissement
Activités trimestre suivantPlan d'achatSuivi des missions
CONTEXTENouveaux développements dans le pays pendant le trimestre sous analyse: (a) évolution du contexte socio-politique et économique de manière générale et de manière spécifique par rapport à LDF, (b) évolution du positionnement des bailleurs dans le domaine de pratique pendant le trimestre et nouvelles opportunités de mobilisation des ressources.
Inclure texte
ETAT DEXECUTION DU PLAN DE TRAVAIL TRIMESTRIELProduits escomptés Activités planifiées Cibles trimestrielles BudgetStatut Explications des écarts et Mesures correctivesProgrès vers l'atteinte des résultats du Cadre de Résultats et Ressources du PRODOCContribution aux indicateurs corporatePrévuesAtteintesPrévuRéaliséPRODUIT 1Activité 1.1 Activité 1.2 Activité 1.3 Activité non planifiée: PRODUIT 2Activité 2.1 Activité 2.2 PRODUIT 3Activité 3.1 Activité 3.2. * Rouge: activité annulée/non exécutée: inclure les raisons et les activités alternatives proposées dans la colonne d'explication des écarts et mesures correctives. Orange: activité présentant des difficultés à l'exécution : inclure les raisons dans la colonne d'explication des écarts et mesures correctives. Vert: activité réalisée comme prévu dans le PTA. Bleu: activité non planifiée mais réalisée. MOBILISATION DES RESOURCESActivités réaliséesActivitésdateRésultat atteintSuivi
Activités prévues pour le trimestre suivantActivités DateObjectifs
AVANCES
Avance N°VendorsDatesMontants brutsSolde à justifier
TAUX DE DECAISSEMENT CUMULE
Sources de fondsASL/Budget Alloué (a)Engagements (b)Décaissement (c), Dépenses (d=b+c)Taux de décaissement base décaissements (e=c/a)Taux de décaissement base dépenses (e=d/a)Explications relatives au niveau de décaissement et mesures correctives éventuelles pour le prochain trimestre Core UNCDF Non Core UNCDF PNUD Gouvernement Autre partenaire Total
Décaissement planifié et exécuté par trimestreASLTrimestre 1Trimestre 2Trimestre 3Trimestre 4TotalPlanifiéExécuté
PTT DU TRIMESTRE SUIVANT Produits escomptés Activités planifiées Cibles trimestrielles BudgetStatut *Explications des écarts et Mesures correctivesProgrès vers l'atteinte résultats CRR/PRODOCContribution aux indicateurs corporatePrévuesAtteintesPrévuRéaliséPRODUIT 1Activité 1.1 Activité 1.2 Activité 1.3 PRODUIT 2Activité 2.1 Activité 2.2 PRODUIT 3Activité 3.1 Activité 3.2. En bleu, cellules à remplir pour T+1.
PLAN DACHAT DU TRIMESTRE SUIVANTDescription Estimation coutMéthode achatLocal/InternationalSource budgétaireEstimation date d'achat
MISSIONS REALISEES PAR LE CTP ET L'EQUIPE DU PROJETObjetDateLieuStatut du rapport/Résultats-clés
MISSIONS PREVUES POUR LE TRIMESTRE SUIVANTObjetDateLieu
Modèle de rapport annuel format FBSA
DONNÉES DE BASE
Nom de lorganisation :UNCDFPays :BURUNDITitre du Projet :Composante « Renforcement des capacités institutionnelles des Communes »Durée :2013 - 2018Période de rapportage :Budget total approuvé
Budget total année concernée :
Résumé exécutif
Evolution de lenvironnement du projet RCIC
Contexte externe
(Changements institutionnel, social, politique, économique, etc...)
Contexte interne
Au niveau du projet
Au niveau du programme
Etat davancement du projet
Létat davancement du projet est rapporté sur la base du cadre logique du projet: sont mentionnés par Outcome les réalisations par rapport aux différents outputs planifiés, les écarts entre outputs planifiés et réalisés et les stratégies pour la suite du projet.
Cette partie fait mention du budget prévu et les dépenses réalisées, explique les éventuels écarts entre ceux-ci et les réajustements pour lannée suivante. Elle accorde une attention particulière aux bénéfices pour les groupes cibles.
Schéma de présentation:
Outcome 1:
Output 1.1:
Réalisations:
Explication des écarts entre outputs planifiés et réalisés (problèmes rencontrés/ opportunités, adaptations stratégiques,
)
Stratégie pour la suite du projet
Output 1.2: idem
Output 1.3
Budget: budget prévu et dépenses réalisées
Justification des écarts
Réajustements budgétaires éventuels prévus pour lannée suivante (figureront également dans le plan daction annuel dûment budgétisé).
Les bénéfices pour les groupes cibles:
Outcome 2:
Output 2.1:
Réalisations:
Explication des écarts entre outputs planifiés et réalisés (problèmes rencontrés/ opportunités, adaptations stratégiques,
)
Stratégie pour la suite du projet
Output 2.2: idem
Output 2.3
Thèmes transversaux
Présenter les avancés et les blocages par rapports aux thèmes transversaux (genre, environnement et changements climatiques: réalisations et effets)
Matrice des risques (internes et externes)
Sous ce point, les risques apparus pendant la période de rapportage et la façon dont ils ont été gérés, sont décrits.
La matrice de gestion des risques du dossier technique et financier est actualisée. Y sont inclues les recommandations faites et/ou décisions prises pendant la période de rapportage.
Leçons apprises par UNCDF
Ici sont mentionnés les enseignements intéressants tirés de l'année écoulée et entre autres d'éventuelles évaluations et est fait le suivi des observations et recommandations formulées lors de l'appréciation des différents rapports. Cette partie comprend les points suivants:
aspects positifs réplicables:
aspects négatifs à éviter:
réflexions générales sur les bonnes pratiques:
partage des connaissances avec les organisations partenaires (du programme et locales):
pour le rapport final, expliquer lefficacité de la stratégie de désengagement:
Plan daction budgétisé de lannée suivante
Le plan daction pour lannée suivante tient compte des principales évolutions et des réorientations significatives par rapport au contexte, aux groupes cibles, aux partenaires, aux méthodes, aux synergies. Il comprend les réajustements budgétaires y afférents.
Cadre de suivi actualisé
Logique dinterventionIndicateursValeur de référence pour chaque indicateurRésultats attendus après :Valeur attendue évaluation mi-parcoursValeur attendue aprèsValeur attendue à la fin du projetIMPACTAnnée 1Année 2Année 3Année 4Année 5Outcome 1Output 1.1Output 1.2Output 1.2ActivitésInputsOutcome 2Output 2.1Output 2.2ActivitésInputs
Source: OCDE, Engaging Citizens in Policy-making: information, consultation and public participation, PUMA Policy Brief, no. 10, July 2001, page 5
OUÉDRAOGO Rémi, OUATTARA Marcel, SIRIMA Drissa : Guide de travail «suivi des chantiers communaux», Commission nationale de décentralisation du Burkina Faso, GTZ, Association des maires du Burkina Faso, mars 2000, page 11.
Idem.
Angelo Bonfiglioli : La Nourriture des pauvres, juin 2007, page 3
RCIC
PAGE vi
Manuel dopération
RCIC
Section 1
PAGE 24
Manuel dopération
ADECOI
Section 1
e
RCIC
Section 2
PAGE 94
Manuel dopération
RCIC
Section 2
ADECOI
Section 2
PAGE 52
Manuel de procédures et dopération
PAGE 52
Manuel de procédures et dopération
ADECOI
Section 3
PAGE 101
Manuel dopération
ADECOI
Section 3
ADECOI
Section 3
RCIC
Section 3
PAGE 103
RCIC/UAC FICHE DE CLASSEMEMENT Travaux, Fournitures et Services FICHE ___/___ - ___
PAGE 112
PAGE 120
PRCIC/UCP FICHE DE CLASSEMEMENT Travaux, Fournitures et Services FICHE ___/___ - ___
PAGE 146
Rapport trimestriel UNCDF LDFP PROJET RCIC
Manuel dopération
Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles des Communes (PRCIC)
Cendajuru, Gisuru, Kinyinya
Programme global multi-acteurs de lutte contre
linsécurité alimentaire et nutritionnelle
dans 3 communes de la région du Moso
Octobre 2014
Ce manuel doit être considéré comme un guide opérationnel pour la compréhension des concepts et outils développés pour la mise en uvre du projet RCIC. Il a donc été conçu pour permettre aux partenaires, intervenants et collaborateurs du projet de se familiariser avec lapproche et la démarche préconisées. Son objectif principal est de renforcer les capacités de tous ceux qui oeuvrent ou qui sintéressent au développement local et à la sécurité alimentaire. Il comporte trois sections :
Les dispositions opérationnelles
Les instruments et les stratégies
Le plan dopération
Ce manuel est par ailleurs conçu pour sadapter à lévolution de son environnement.
Dispositions opérationnelles
FBSA
Partenaires financiers
Gouvernement République du Burundi
Comité National de Pilotage
FAO
UNCDF
5 ONGs
MINAGRIE
MDC
M. SANTÉ
M. EDUC
G. PROV
CTSO
UCP
CPD
CCDC
Communes
Colline
CCD
Liens hiérarchiques
Liens fonctionnels
Niveau central
Niveau local
Figure SEQ Figure \* ARABIC 2 : Rôles et ancrage des cadres de concertation
CITOYENS
National
Gouvernement du Burundi
Comité national de pilotage du programme FBSA
Bailleurs de fonds
Provincial
Comité provincial de développement
Comité technique de suivi et dorientation (RCIC)
Provinces
Communal
Comité communal de développement communautaire
Communes
Comité communal de pilotage
Local
Comité collinaire de développement
Conseil Comité collinaire de développement
Local
CITOYENS
Comité communal de pilotage
quartier
Groupements
Ressortissants
Associations
Instruments et stratégies administrativesOrganisation du manuel
Suivi et évaluation du PCDC, PTI et PAI
NIVEAU BUDGET
Élaboration amendement de PCDC
RCIC DÉMARCHE DE PLANIFICATION LOCALE (DPL)
Niveau régional
Province
Niveau local
Commune
Niveau sub-local
Zonage/ regroupement de Collines
Signature dune convention de partenariat
Commune / UNCDF
Collecte dinformation sur la commune
Atelier de planification - Diagnostic participatif
Identification participative SAN, RCC, GV Genre, DEL
Adoption et approbation du PCDC amendé
Sélection des projets
Identification des projets
Visa technique sectoriel
Formulation des projets
Approbation du PTI
Élaboration et approbation du PAI
Préparation du BUDGET
Approbation du BUDGET
Approbation tutelle
Montage technique des projets
Accords spécifiques de convention
Définition des apports financiers
Gestion de lexécution des projets
Gestion/ entretien de linfrastructure
Comité de gestion
NIVEAU PROJET
NIVEAU PTI et PAI
NIVEAU PCDC
1
2
3
4
5
6
Structure dappui externe : appui/conseil en matière de maîtrise douvrage, lancement appels doffres, marchés, réception travaux, etc.
x
Commune
(Maître douvrage)
Assistant au Maître douvrage et/ou Maître duvre
Entrepreneur ou prestataire
Entrepreneur ou prestataire
Groupement
(Maître douvrage)
Assistant au Maître douvrage et/ou Maître duvre
UNCDF
Projet RCIC
(Financiers)
convention
convention
contrat
contrat
contrat
contrat
Collecte de base
Collecte quotidienne à mensuelle / périodique
Collecte annuelle
Procès-verbal de récept. défin. ou provis. / fiche de projet infrastruct.
Fréq. :Selon infrastructure
Fiche synthétique de suivi des projets générateurs de revenus
Fréq.: périodique
Fiche de suivi annuel des infrastructures marchandes
Fréq.: annuelle
Tableau de bord/suivi des projets dinfrastructure
Fréq.: annuelle
Enquête individuelle
Fréq.: une fois au début et une fois à la fin
Enquête situation de référence
Fréq.: une fois
Fiche de suivi mensuel des formations
Fréq.: mensuelle
Fiche de suivi annuel de la capacité de gestion des communes
Fréq.: annuelle
Fiche de suivi annuel des infrastructures non marchandes
Fréq.: annuelle
Fiche didentification des groupements
Fréq. : une fois
Niveau UCP
Cahier de gestion financière et administrative de la commune
Fréq.: mensuelle
Cahier de collecte des données secteur agricole, santé, éducation
Fréq.: trimestrielle
Cahier de collecte des informations économiques
Fréq.: trimestrielle
Autoévaluation annuelle des communes
Autoévaluation annuelle des groupements
Niveau commune et exemple pour les groupements
Figure SEQ Figure \* ARABIC 7 : Présentation synthétique des fiches et cahiers élaborés
Plan dopération
PROJET RCIC
AXE1
Renforcement des capacités en planification et maitrise douvrage
AXE 2
Accessibilité aux Investissements collectifs
AXE 3
Connaissances et leçons apprises
PRODUIT 1
Capacités en planification territoriale et financière
PRODUIT 2
Capacités en maitrise douvrage
PRODUIT 3
Mobilisation des ressources financières
PRODUIT 4
Investissement local
PRODUIT 6
Codification et diffusion
Formation SAN
PCDC
PTI-PAI
Stratégie Genre
Formation MO
Fonctionnalité CCDC
Formation SDE
Suivi PCDC
Formation
Études complémentaires
Programmation
Plan daction
Communication
Information FDL
Pilote FONIC
Renforcement DP
Investissements FDL
Stratégie gestion des connaissances
Publication et diffusion
Capitalisation
PRODUIT 5
Politique de gestion des équipements
Élaboration stratégie
Appui à la gestion des investissements
Formation
Annexe 1
Modèle de convention Commune/UNCDF
Annexe 2
Modèle de fiche synthétique PCDC
Modèle de PTI
PROGRAMME DACTION
SecteurActions retenues PictogrammmeAnnée de réalisation20142015201620172018
AXES DE DÉVELOPPEMENT
(p. ex.)
Santé :Éducation :Environnement :Gouvernance :Autre :
POTENTIELS PROBLÈMES
FICHE SYNTHÉTIQUE PCDC 2014 - 2018 Commune de ____________________
Annexe 3
Fiche de déclaration douverture du compte FDL Guichet 1-2-3
Demande de financement
Documents dapprobation du CTSO
Étude dimpact environnemental simplifiée
Exemples de mesures datténuation et de critères de conception environnementale
Exemple de fiche de classement/archivage
Exemple de fiche déquipement
Numéro de compte : ________________________
Swift code : _______________________________
Annexe 4
Modèle de rapportage trimestriel à usage interne
Modèle de rapport annuel programme FBSA
République du Burundi
Fonds Belge pour la sécurité Alimentaire (FBSA)
