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Guide de gestion des documents des établissements d ... - BAnQ

Exercice 9: Ecoulement permanent à travers un ajutage : (Solution 9:) .... Torricelli, fut capable de reconnaître que les deux effets, apparemment sans rapport, étaient liés. .... (On pourra faire un bilan des forces qui maintiennent le système en équilibre.) ... utilisée par le moine Shaolin attestant de ses pouvoirs sur la matière ?




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Guide de gestion des archives des établissements
d’enseignement collégial du Québec
















Version 1.1

Montréal, juillet 2011
Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

© Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2010

Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2010

ISBN : 978-2-550-60718-2


Coordination : Daniel Ducharme, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Collaboration : Frédéric Lepage, Collège de Bois-de-Boulogne (Montréal)
Nathalie Hallé, Cégep John Abbott College (Sainte-Anne-de-Bellevue)
Lucie Pagé, Cégep de l’Outaouais (Gatineau)
Solange Thibeault, Collège François-Xavier-Garneau (Québec)
Iuliana Udrea, Collège LaSalle (Montréal)

Validation : Comité intersectoriel de la Direction générale des archives de BAnQ :
Sylvie Fortier, Marie-France Mignault et Caroline Sauvageau





TABLE DES MATIÈRES





1.  HYPERLINK \l "Presentation" PRÉSENTATION

1.1 LE CONTEXTE
1.2 LE COMITÉ
1.3 VUE D’ENSEMBLE

2. HYPERLINK \l "Classification"PLAN DE CLASSIFICATION DES DOSSIERS DES ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL

2.1  HYPERLINK \l "Introduction_classification" INTRODUCTION AU PLAN DE CLASSIFICATION
2.1  HYPERLINK \l "premier_niveau" PREMIER NIVEAU DU PLAN DE CLASSIFICATION
2.2  HYPERLINK \l "deuxieme_niveau" DEUXIÈME ET TROISIÈME NIVEAUX

3. HYPERLINK \l "Delais"RECUEIL DES DÉLAIS DE CONSERVATION

3.1  HYPERLINK \l "Introduction_calendrier" INTRODUCTION AU CALENDRIER DE CONSERVATION
3.2  HYPERLINK \l "presentation_regle" PRÉSENTATION DES RÈGLES DE CONSERVATION
3.3  HYPERLINK \l "recueil" DÉLAIS DE CONSERVATION

4.  HYPERLINK \l "Glossaire" GLOSSAIRE


5.  HYPERLINK \l "Sources" SOURCES CONSULTÉES


6.  HYPERLINK \l "Index" INDEX 

1. PRÉSENTATION


1.1 LE CONTEXTE

L’idée d’élaborer un guide pour la gestion des archives dans les établissements d’enseignement collégial s’appuie sur le constat selon lequel l’ouvrage intitulé Recueil de délais de conservation des documents des cégeps n’est plus en mesure de fournir des réponses adéquates aux gestionnaires qui, par manque de ressources humaines, matérielles et financières, s’avèrent démunis devant les exigences de la gestion des archives à l’ère des technologies de l’information.

En effet, préoccupés par la qualité de l’enseignement et de l’encadrement qu’ils offrent à leurs étudiants, bon nombre de ces gestionnaires ont tendance à négliger la gestion de leurs archives et, par conséquent, n’arrivent pas à satisfaire aux exigences archivistiques.

À cet égard, rappelons qu’une bonne gestion des archives leur permettrait :

d’assurer la continuité de leurs activités;
de satisfaire aux exigences des lois et règlements auxquels ils sont soumis;
de prendre leurs responsabilités à l’égard de leur personnel et de leurs étudiants, notamment en matière d’accès aux documents et de protection des renseignements personnels;
de participer à la constitution du patrimoine archivistique de leur institution et, par extension, de la société québécoise tout entière.

Ce guide de gestion des archives constitue un pas important en ce qui concerne le respect de ces exigences archivistiques. Il a essentiellement pour but, d’une part, d’accroître la fiabilité de la gestion des dossiers dans les collèges et, d’autre part, de rendre cette gestion conforme aux lois et règlements auxquels ceux-ci sont soumis, en particulier :

la Loi sur les archives;
la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information;
le Règlement sur le calendrier de conservation des documents, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques;
la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics.

1.2 LE COMITÉ

C’est dans le but d’aider les établissements d’enseignement collégial du Québec à élaborer leurs calendriers de conservation que Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), en collaboration avec plusieurs institutions de Montréal, de Québec et de l’Outaouais, a entrepris, au cours de l’année 2009-2010, la rédaction du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec. Un comité de travail a été formé dans ce but. Celui-ci regroupe des spécialistes en gestion des dossiers dans les collèges du Québec. Afin d’assurer une relative représentativité du milieu, ce comité comprend également des représentants d’établissements publics et privés, d’une part, francophones et anglophones, d’autre part.

Voici la liste des personnes qui ont œuvré au sein de ce comité de travail :

Daniel Ducharme, coordonnateur, Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Frédéric Lepage, Collège de Bois-de-Boulogne (Montréal)
Nathalie Hallé, Cégep John Abbott College (Sainte-Anne-de-Bellevue)
Lucie Pagé, Cégep de l’Outaouais (Gatineau)
Solange Thibeault, Collège François-Xavier-Garneau (Québec)
Iuliana Udrea, Collège LaSalle (Montréal)


1.3 VUE D’ENSEMBLE

Ce guide comprend en fait deux outils de gestion :

un modèle de plan de classification applicable aux dossiers des établissements d’enseignement collégial;
un recueil des règles de conservation recensant l’ensemble des types et séries de documents que l’on y trouve.

La version PDF de ce guide est accessible sur le portail Web de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (www.banq.qc.ca).

Élaboré en fonction des exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation des documents, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, ce guide se veut un outil simple, concis et, surtout, d’une grande souplesse d’utilisation pour l’ensemble des établissements d’enseignement collégial.

Le guide que nous présentons aujourd’hui est un outil de gestion des archives qui comporte, outre cette présentation, trois sections :

un modèle de plan de classification à trois niveaux;
un recueil des délais de conservation des documents des établissements d’enseignement collégial;
des annexes : un glossaire, un index et des sources bibliographiques.
2. PLAN DE CLASSIFICATION DES DOSSIERS DES ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL


2.1 INTRODUCTION AU PLAN DE CLASSIFICATION

Définition

Le plan de classification est un schéma structuré des activités d’un organisme permettant l’organisation systématique des documents que celui-ci produit ou reçoit afin d’en faciliter la consultation. Il permet d’accéder rapidement au document recherché sans s’attarder à des ensembles documentaires non requis. De plus, il fournit un cadre de référence uniforme qui peut être utile à l’ensemble du personnel d’un organisme. Comme le rappelle la norme ISO 15 489 sur le records management (2001b, p. 17), le plan de classification s’arrime aux activités d’un organisme. Cette norme se définit comme une catégorisation et un regroupement des activités d’une organisation et des documents qui en découlent. D’inspiration australienne, la norme ISO 15 489 rappelle avec raison que, avant toute chose, ce sont d’abord des activités que l’on classe et non des documents.


Exigences réglementaires

En élaborant un plan de classification, un établissement d’enseignement collégial se conforme à plusieurs exigences réglementaires. Au Québec, la Politique de gestion des documents actifs du gouvernement du Québec (1985) enjoint aux organisations publiques d’établir et de réviser régulièrement leur « plan de classification » ainsi que « l’index de repérage des documents » qui l’accompagne. De plus, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982) met en exergue la nécessité pour une organisation de se doter des moyens lui permettant de retrouver dans les délais prévus les documents d’archives contenant l’information recherchée par un citoyen.

Par ailleurs, la norme ISO 15489 précise que la classification est un outil de gestion indispensable pour une organisation et pour la conduite de ses affaires. À ce titre, une organisation doit adapter son système de classification en fonction de ses besoins et de sa structure plus ou moins complexe (2001b, p. 9).


Principes fondamentaux

Le plan de classification repose sur deux principes fondamentaux dont le respect, lors de sa mise en œuvre, peut garantir le succès de son fonctionnement ultérieur.

En premier lieu, le plan de classification est uniforme, c’est-à-dire applicable à toutes les unités administratives d’un établissement. En substance, cela signifie que les documents classés sous la cote 4230 (« Inventaire du mobilier, de l’équipement et du matériel ») sont toujours de nature identique, peu importe l’endroit où ils se trouvent.

En second lieu, le premier niveau hiérarchique du plan est représenté par l’unité productrice des documents et, en cela, respecte le principe de provenance, selon lequel chaque document doit être placé dans le fonds d’où il provient – en l’occurrence, l’unité administrative qui le constitue – et, dans ce fonds, à sa place d’origine. En pratique, cela signifie que les documents classés en fonction des différents niveaux du plan reflètent les activités de l’unité productrice. À ce titre, on ne s’étonnera guère que les dossiers des employés classés à la cote 2210 n’aient pas la même ampleur en matière d’exhaustivité et d’espace occupé à la Direction des ressources humaines qu’à la Direction des services pédagogiques. Par conséquent, certaines séries feront l’objet d’un développement plus sophistiqué dans une unité administrative plutôt que dans une autre, et ce tout simplement parce que la nature des archives d’une unité déterminée reflète ses propres activités de gestion, et non pas celles d’une autre puisque les activités peuvent varier d’un endroit à l’autre.

Le principe de provenance est le principe archivistique qui met en application l’énoncé logique suivant : « Le tout est plus grand que la somme de ses parties. » En clair, cela signifie que la connaissance du contexte de création de l’information rend celle-ci plus pertinente. Donc, afin que les dossiers conservent leur pertinence tout au long de leur cycle de vie, les archives provenant d’une unité administrative ne doivent jamais être mélangées avec les archives d’une autre unité.


Structure classificatoire

Le plan de classification repose sur une structure numérique et décimale à quatre chiffres. Chaque fonction d’un établissement est représentée par un bloc de 1000 sous lequel les dossiers sont regroupés en séries. Bien que cette structure limite le développement des séries au nombre décimal, elle n’en demeure pas moins d’une grande facilité d’utilisation. Les autres niveaux sont représentés par des centaines et des dizaines. Compte tenu de la nature de ces derniers, les niveaux de classification peuvent être développés sur plusieurs niveaux. Toutefois, pour des raisons pratiques expliquées ci-dessous, nous les avons limités à trois.

Le plan de classification compte neuf séries qui se subdivisent en sous-séries et en divisions. Ces neuf séries sont implicitement divisées en deux catégories : les séries de gestion, c’est-à-dire celles qui regroupent les dossiers découlant des activités communes à la plupart des organisations, et les séries d’exploitation ou de fonction, en l’occurrence les séries propres aux fonctions d’un établissement, c’est-à-dire celles qui correspondent à la mission de celui-ci et qui, par conséquent, le distinguent des autres établissements de même nature.

Dans le modèle de plan de classification proposé, les séries 1000 à 6000 représentent les documents de gestion, et les séries 7000 à 9000, les documents d’exploitation ou de fonction.

Un plan de classification étant le reflet fidèle des structures et des activités d’une organisation, il est par définition « unique ». Le plan de classification présenté dans ce guide devra donc être adapté par chaque établissement d’enseignement, qui devra analyser ses activités, recenser ses dossiers, consulter ses gestionnaires et, le cas échéant, approuver le développement des quatrième et cinquième niveaux. Toutefois, une autre avenue possible consiste à adapter les trois niveaux du plan proposé et de considérer ce plan adapté et approuvé comme le plan officiel de l’établissement. Si des niveaux supplémentaires sont nécessaires selon les besoins de certaines unités administratives, ils pourront être développés spécifiquement pour ces unités au moyen de directives internes sans être nécessairement inclus dans le plan officiel.


PLAN DE CLASSIFICATION DES ÉTABLISSEMENTS
D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL


PREMIER NIVEAU




1000 Administration générale et affaires juridiques

2000 Gestion des ressources humaines

3000 Gestion des ressources financières

4000 Gestion des ressources mobilières et immobilières

5000 Communications et relations publiques

6000 Gestion des ressources informationnelles

7000 Gestion de l’effectif scolaire

8000 Gestion pédagogique

9000 Vie étudiante et services communautaires


PLAN DE CLASSIFICATION DES ÉTABLISSEMENTS
D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL


DEUXIÈME ET TROISIÈME NIVEAUX




1000 ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET AFFAIRES JURIDIQUES

1100 Constitution
1110 Constitution de l’établissement
1120 Désignation de l’établissement
1130 Histoire de l’établissement

1200 Organisation administrative
1210 Mission, mandats et valeurs
1220 Autorité et délégation de pouvoirs
1230 Structure administrative
1240 Politiques, procédures et règlements
1250 Éthique et déontologie

1300 Planification administrative
1310 Planification
1320 Rapports d’activité
1330 Études et statistiques

1400 Assemblées statutaires
1410 Conseil d’administration
1420 Comité exécutif
1430 Commission des études

1500 Comités internes
[À classer sous le nom du comité]
1510 Comités internes en administration et en affaires juridiques
1520 Comités internes en gestion des ressources humaines
1530 Comités internes en gestion des ressources financières
1540 Comités internes en gestion des ressources mobilières et immobilières
1550 Comités internes en communications et en relations publiques
1560 Comités internes en gestion des ressources informationnelles
1570 Comités internes en gestion de l’effectif scolaire
1580 Comités internes en gestion pédagogique
1590 Comités internes en vie étudiante et en services communautaires

1600 Évaluation institutionnelle
1610 Évaluation externe
1620 Évaluation interne

1700 Législation et réglementation
1710 Législation fédérale
1720 Législation provinciale
1730 Réglementation municipale

1800 Affaires juridiques
1810 Jurisprudence
1820 Avis juridiques
1830 Actions judiciaires
1840 Demandes d’indemnisation
1850 Propriété intellectuelle
1860 Dépôt légal

1900 Ententes, conventions et contrats
[À classer sous le nom de la personne physique ou morale]
1910 Ententes, conventions et contrats en administration et en affaires juridiques
1920 Ententes, conventions et contrats en gestion des ressources humaines
1930 Ententes, conventions et contrats en gestion des ressources financières
1940 Ententes, conventions et contrats en gestion des ressources mobilières et immobilières
1950 Ententes, conventions et contrats en communications et en relations publiques
1960 Ententes, conventions et contrats en gestion des ressources informationnelles
1970 Ententes, conventions et contrats en gestion de l’effectif scolaire
1980 Ententes, conventions et contrats en gestion pédagogique
1990 Ententes, conventions et contrats en vie étudiante et en services communautaires

2000 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

2100 Dotation en personnel
2110 Gestion des postes
2120 Description des tâches
2130 Recrutement du personnel
2140 Embauche du personnel
2150 Accès à l’égalité en emploi

2200 Dossiers du personnel
[Classer les dossiers du personnel occasionnel, des étudiants et des stagiaires dans la division appropriée]
2210 Personnel-cadre
2220 Personnel enseignant
2230 Personnel non enseignant

2300 Mouvements de personnel
2310 Mutations
2320 Promotions
2330 Reclassifications et avancement
2340 Affectations
2350 Prêts et emprunts de services
2360 Mises en disponibilité
2370 Rétrogradations
2380 Cessations d’emploi

2400 Conditions de travail et avantages sociaux
2410 Gestion du temps de travail
[Classer ici les documents afférents à la tâche enseignante]
2420 Rémunération
2430 Absences et congés
2440 Assurances collectives
2450 Régime de retraite

2500 Évaluation du personnel
2510 Planification
2520 Outils d’évaluation

2600 Formation et perfectionnement
2610 Planification et analyse des besoins en formation
2620 Activités de formation et de perfectionnement organisées par l’établissement
2630 Activités de formation et de perfectionnement externes
2700 Santé, sécurité et qualité de vie au travail
2710 Prévention
2720 Évaluation du milieu de travail
2730 Accidents du travail
[Classer ici les dossiers des accidentés du travail]
2740 Qualité de vie au travail
2750 Activités sociales du personnel

2800 Relations de travail
2810 Syndicats et associations
2820 Conventions collectives et protocoles de travail
2830 Conflits de travail
3000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES

3100 Budgets
3110 Budgets
3120 Contrôle budgétaire

3200 Financement
3210 Subventions gouvernementales
3220 Campagnes de financement
3230 Fondations

3300 Comptabilité
3310 Comptes clients
3320 Comptes fournisseurs
3330 Registres et livres comptables

3400 Services et opérations bancaires
3410 Comptes et opérations bancaires
3420 Emprunts, placements et garanties

3500 Gestion de la paie
3510 Contrôle du temps de travail et des salaires payés 
3520 Retenues à la source
3530 Feuillets fiscaux

3600 Vérification financière
3610 Vérification interne
3620 Vérification externe
3630 États et rapports financiers

3700 Fiscalité
3710 Impôts et taxes fédéraux
3720 Impôts et taxes provinciaux
3730 Impôts fonciers (taxes municipales)
3740 Taxes scolaires

4000 GESTION DES RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES

4100 Fournisseurs et clients en ressources mobilières et immobilières
4110 Dossiers des fournisseurs
4120 Dossiers des clients

4200 Mobilier, équipement et matériel
4210 Planification et analyse des besoins
4220 Acquisition et cession
4230 Inventaire
4240 Utilisation
4250 Entretien et réparation

4300 Bâtiments et terrains
4310 Planification et analyse des besoins
4320 Acquisition, location et cession de bâtiments et de terrains
4330 Inventaire des bâtiments et des terrains
4340 Utilisation des bâtiments et des terrains
4350 Entretien et réparation
4360 Aménagement et rénovations mineures
4370 Construction et rénovations majeures
4380 Stationnement

4400 Mécanique des bâtiments
4410 Électricité
4420 Plomberie
4430 Chauffage et réfrigération
4440 Ventilation et climatisation

4500 Environnement
4510 Planification et analyse des besoins
4520 Conservation de l’énergie
4530 Gestion des déchets et recyclage

4600 Sécurité et mesures d’urgence
4610 Planification et analyse des besoins
4620 Plan de mesures d’urgence
4630 Gestion de l’équipement de sécurité
4640 Gestion des accès et surveillance
4650 Gestion des matières dangereuses

4700 Véhicules
4710 Dossiers des véhicules
4720 Utilisation des véhicules

5000 COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES

5100 Planification des activités en communications et en relations publiques
5110 Planification et analyse des besoins
5120 Plans et stratégies de communication

5200 Cérémonies officielles et événements spéciaux
5210 Remerciements, souhaits et invitations
5220 Inaugurations, célébrations et autres événements spéciaux
5230 Livre d’or
5240 Prix et titres honorifiques

5300 Promotion et publicité
5310 Activités promotionnelles et publicité
5320 Tournées d’information

5400 Relations avec les médias
5410 Communiqués et conférences de presse
5420 Presse écrite (y compris la presse électronique)
5430 Radio, télévision et cinéma
5440 Revues de presse

5500 Publications et sites Web
5510 Monographies et périodiques
5520 Productions graphiques et audiovisuelles
5530 Sites et portails Web

5600 Relations externes
5610 Demandes de renseignements
5620 Relations avec les parents
5630 Relations avec les étudiants
5640 Relations avec des organismes publics
5650 Relations avec des organismes privés
5660 Comités externes

5700 Communications internes
5710 Babillards et diffusion de messages électroniques

6000 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES

6100 Informatique
6110 Planification et analyse des besoins
6120 Gestion des systèmes et des réseaux
6130 Logiciels
6140 Soutien aux utilisateurs

6200 Télécommunications, courrier et messagerie
6210 Téléphonie
6220 Télématique et télédistribution
6230 Courrier électronique
6240 Courrier postal et messagerie

6300 Reproduction et numérisation
6310 Reprographie
6320 Micrographie
6330 Numérisation

6400 Création et rationalisation des documents
6410 Gestion des formulaires

6500 Gestion des documents et des archives
6510 Planification et analyse des besoins
6520 Outils de gestion des documents
6530 Conception et mise en œuvre d’un système de gestion
6540 Accès aux documents et protection des renseignements personnels
6550 Gestion des documents essentiels
6560 Gestion des documents semi-actifs et inactifs (archives définitives)
6570 Préservation et diffusion

6600 Gestion de la bibliothèque
6610 Planification et analyse des besoins
6620 Acquisition et développement des collections
6630 Traitement et conservation
6640 Diffusion

7000 GESTION DE L’EFFECTIF SCOLAIRE

7100 Admission
7110 Conditions d’admission
7120 Demandes d’admission
7130 Tests d’admission
7140 Rapports et statistiques d’admission

7200 Inscription
7210 Outils de gestion
7220 Statuts d’inscription
7230 Rapports et statistiques d’inscription

7300 Gestion de la rentrée
7310 Journées d’accueil
7320 Tests de classement
7330 Cartes d’identité

7400 Effectif scolaire
7410 Prévision et révision de l’effectif scolaire
7420 Déclarations de l’effectif scolaire (recensements)
7430 Listes d’étudiants

7500 Dossiers des étudiants

7600 Cheminement scolaire
7610 Choix de cours
7620 Situations particulières
7630 Modifications aux choix de cours
7640 Abandons de cours
7650 Changements de programme d’études
7660 Reports de trimestre
7670 Changements d’institution
7680 Départs de l’établissement

7700 Résultats scolaires et sanction des études
7710 Résultats scolaires
7720 Reprises et révisions
7730 Sanction des études
7740 Suivis auprès des étudiants

8000 GESTION PÉDAGOGIQUE

8100 Gestion des programmes d’études
8110 Dossiers des programmes d’études
8120 Élaboration et actualisation des programmes d’études
8130 Implantation des programmes d’études
8140 Évaluation et suivi des programmes d’études
8150 Abolition des programmes d’études
8160 Alternance travail-études
8170 Cliniques et entreprises-écoles
[À classer sous le nom de la clinique ou de l’entreprise-école]

8200 Gestion des cours et des stages
8210 Plans-cadres de cours
8220 Grilles de cours et préalables
8230 Plans de cours
8240 Stages des étudiants
8250 Recueils et notes de cours
8260 Formation non créditée

8300 Gestion du calendrier scolaire et des horaires
8310 Calendrier scolaire
8320 Horaires
8330 Listes de classes

8400 Mobilité étudiante
8410 Échanges d’étudiants
8420 Coopération internationale
8430 Séjours linguistiques

8500 Développement de la pédagogie
8510 Mesures de soutien à l’enseignement
8520 Journées pédagogiques
8530 Journées d’étude

8600 Soutien à l’apprentissage
8610 Plan de réussite
8620 Aide à l’apprentissage
8630 Encadrement des étudiants ayant des besoins particuliers

8700 Évaluation des apprentissages
8710 Examens et travaux pratiques
8720 Épreuves-synthèses de programmes
8730 Épreuves uniformes
8740 Plagiat
8750 Mesures disciplinaires
8760 Assiduité scolaire

8800 Recherche et expérimentation
8810 Projets de recherche
[À classer sous le titre du projet]


9000 VIE ÉTUDIANTE ET SERVICES COMMUNAUTAIRES

9100 Accueil et intégration scolaire
9110 Activités sociales reliées à la rentrée
9120 Intégration de groupes particuliers (étudiants autochtones ou étrangers, personnes handicapées, etc.)
9130 Services d’hébergement (logement pour les étudiants)

9200 Aide financière
9210 Prêts et bourses (MELS)
9220 Bourses internes
9230 Bourses externes
9240 Dépannage financier

9300 Orientation et information scolaire et professionnelle
9310 Orientation et information scolaire et professionnelle
9320 Activités
9330 Outils et information

9400 Services d’emplois étudiants et de placement
9410 Emplois étudiants
9420 Placement

9500 Animation socioculturelle et sportive
9510 Planification et organisation
9520 Activités spécifiques
9600 Services spécialisés
9610 Services de santé et d’infirmerie
9620 Services de santé et d’infirmerie – Dossiers des usagers
9630 Services de psychologie et d’intervention sociale
9640 Services de psychologie et d’intervention sociale – Dossiers des usagers
9650 Services de conseil juridique
9660 Vie spirituelle

9700 Services alimentaires
9710 Cafétéria
9720 Comptoirs alimentaires
9730 Machines distributrices

9800 Services complémentaires
9810 Service de garde
9820 Service de garde – Dossiers des usagers
9830 Camps de jour
9840 Camps de jour – Dossiers des usagers

3. RECUEIL DES RÈGLES DE CONSERVATION


3.1 INTRODUCTION AU CALENDRIER DE CONSERVATION

Définition et avantages

Le calendrier de conservation est un outil de gestion qui regroupe les règles de conservation dont se dote une organisation pour rationaliser la conservation et l’élimination de ses dossiers. Il permet de diffuser les règles de conservation, de les appliquer et d’en assurer le contrôle. Plus précisément, le calendrier de conservation décrit l’ensemble des types et des séries de documents relatifs aux activités de l’organisation, pour lesquelles des durées de conservation à l’état actif (archives courantes) et semi-actif (archives intermédiaires) ont été déterminées. Le calendrier de conservation prévoit également un mode de disposition des documents à l’état inactif, établissant quels documents seront détruits complètement ou partiellement (tri) et quels documents seront conservés en permanence en tant qu’archives définitives.

Ainsi, le calendrier de conservation détermine essentiellement les durées de conservation et les façons de disposer de documents, quel que soit leur support (papier, microfilm, CD ou DVD, etc.). Il constitue un document juridique indispensable à la gestion efficace des archives. Parmi ses avantages, notons que le respect du calendrier de conservation permet de réaliser des économies substantielles en matériel et en espace d’entreposage ainsi qu’en temps de recherche. De plus, le calendrier de conservation permet d’éviter la destruction de documents importants lors d’épurations sporadiques ou de « grands ménages ». Bien entendu, son application assure la constitution rationnelle de la mémoire de l’établissement, au bénéfice des gestionnaires, des citoyens, des chercheurs et de la société québécoise tout entière.

Les règles de conservation constituent les composantes maîtresses du calendrier. Il s’agit essentiellement de normes fixées en fonction du jugement porté sur la valeur administrative, juridique et patrimoniale des archives. Cette évaluation permet d’établir la durée de conservation et la façon dont on disposera des dossiers depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation.


Exigences réglementaires

En élaborant un calendrier de conservation, un établissement d’enseignement collégial se conforme à plusieurs exigences réglementaires. Au Québec, la Loi sur les archives oblige plus de 3000 ministères et organismes publics à « établir et tenir à jour un calendrier de conservation » dont le contenu est détaillé dans le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques. Cette obligation se trouve également dans la Politique de gestion des documents inactifs du gouvernement du Québec. La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels insiste quant à elle sur les délais de conservation appliqués notamment aux fichiers de renseignements personnels.

Par ailleurs, la norme ISO 15489 (2001a, p. 10) recommande que « le système d’archivage puisse faciliter et mettre en œuvre les décisions relatives à la conservation et au sort final des documents ». Pour ce faire, elle recommande d’établir un référentiel de conservation englobant l’ensemble des documents produits ou reçus par l’organisation dans le cadre de ses activités (2001b, p. 11). Par « référentiel de conservation », la norme ISO entend un outil de gestion susceptible de se présenter sous plusieurs formes : simple liste énumérative à usage personnel, calendrier de conservation ou tableau de gestion.


3.2 PRÉSENTATION DES RÈGLES DE CONSERVATION

Le formulaire « Règle de conservation » adopté par le comité de travail est, à quelques nuances près, conforme au formulaire officiel diffusé par BAnQ sur l’espace professionnel (banq.qc.ca/services/archivistique_ged/public/index.html) de son portail Web. On en trouvera un exemple ci-dessous.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle no 1Titre 2Code de classification 31000-12Conseil d’administration1410Processus / activité 4Unité détentrice de l’exemplaire principal 5Assemblées statutairesDescription et utilisation 6Dossiers relatifs à la constitution et au fonctionnement du conseil d’administration de l’établissementTypes de documents 7Listes des membres, avis de nomination, dossiers de réunion (avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, documents afférents, rapports)8  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiques 9Remarques générales 10Délai de conservationDélai no 11Exemplaire
12Support
13Période d’utilisation 14Disposition 15ActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservation 16R1 = Conserver les documents de constitution, la liste des membres, les résolutions, les procès-verbaux et les documents afférents.

Notes explicatives

1. Règle no

On inscrit le numéro séquentiel de la règle de conservation. Afin de faciliter le repérage, le premier nombre correspond au premier niveau du plan de classification associé à la règle. Dans l’exemple ci-dessus, la règle 1000-12 correspond à la douzième règle de la série 1000 (« Administration générale et affaires juridiques »).


2. Titre

Le titre consiste en un énoncé clair et concis facilitant le repérage du dossier ou de la série documentaire. Ainsi, autant que possible, nous avons évité :

d’employer des titres trop généraux, par exemple « informatique » ou « gestion de l’information »;
de dresser la liste de dossiers semblables avec leurs titres propres. Il est en effet préférable de les regrouper dans une même série avec un titre précis. Exemple : les factures, les états de compte et les reçus ont été regroupés sous l’intitulé « comptes clients » (3000-06).


3. Code de classification

On inscrit le code de classification associé à la règle. Dans certains cas, plusieurs cotes peuvent être associées à une seule règle et, inversement, plusieurs règles peuvent être associées à une seule cote. Le présent guide propose un modèle de plan de classification à trois niveaux que les établissements sont libres ou non d’adopter.


4. Processus / activité

On indique l’activité ou le processus auquel la règle de conservation est associée. Cet énoncé correspond généralement au deuxième niveau du plan de classification.


5. Unité détentrice de l’exemplaire principal

On inscrit le nom de l’unité administrative détentrice de l’exemplaire principal du dossier ou de la série documentaire. Dans les règles de conservation exposées dans ce guide, l’unité détentrice de l’exemplaire principal du dossier n’est jamais désignée nommément. Puisque cette unité peut varier d’un établissement à l’autre, il revient à chacun de ceux-ci d’indiquer le détenteur effectif des dossiers principaux dans le calendrier qu’il présentera à BAnQ pour approbation.



6. Description et utilisation

On décrit ici le dossier qui fait l’objet de la règle de conservation. Si le titre n’est pas suffisamment explicite, il importe de fournir des renseignements sur l’utilisation qui est faite du dossier par le détenteur de l’exemplaire principal.


7. Types de documents

On énumère les types de documents qui peuvent se trouver dans le dossier. Pour ce faire, nous recommandons l’usage du pluriel. Ainsi, tout document contenu dans un dossier devra être géré par la règle associée à ce dossier, à moins d’indications contraires. Des documents communs à tous les dossiers n’ont pas été mentionnés afin d’alléger le recueil : correspondance, brouillon, ébauche, note, etc. L’énumération des types de documents n’étant pas forcément exhaustive, nous avons évité l’emploi de la conjonction « et » à la fin de celle-ci. Il est toutefois obligatoire de mentionner ici un document dont on fait état à la rubrique « Remarques relatives au délai de conservation » (rubrique no 13).


8. Documents essentiels et documents confidentiels

Cette rubrique est facultative, mais nous recommandons vivement son application, à tout le moins dans le cas des documents essentiels. En effet, il s’avère fort utile d’identifier les documents essentiels d’un établissement collégial au moment d’élaborer une politique de gestion des documents essentiels, politique dont la mise en œuvre permettra à cet établissement de reprendre rapidement ses activités à la suite d’un sinistre. Par ailleurs, cette rubrique permet de repérer des documents confidentiels, c’est-à-dire des documents contenant généralement des données à caractère personnel qui doivent être protégées.


9. Références juridiques

Tous les délais indiqués dans ce guide ont été vérifiés et approuvés. On peut toutefois inscrire les articles des lois ou des règlements qui exigent des délais de conservation inhabituels par rapport à la pratique archivistique courante. Il peut également s’agir d’un règlement interne d’un établissement.


10. Remarques générales

Cette rubrique peut s’avérer utile quand il convient d’indiquer un renvoi. Par exemple, à la règle 1000-02 (« Signature visuelle »), il est inscrit : « Pour la signature graphique de l’établissement, se référer à la règle 5000-11. »



11. Délai de conservation : délai no

Si un type de dossier contient différents délais pour différents documents, les numéros des délais permettent de les repérer.


12. Délai de conservation : exemplaire

Inscrivez « P » pour « exemplaire principal », valeur par défaut. En effet, les délais compilés dans ce guide ne portent que sur les exemplaires principaux des dossiers. Rappelons que l’exemplaire principal contient l’information la plus complète sur une activité et est généralement détenu par l’unité administrative qui en a la responsabilité. Par opposition, l’exemplaire secondaire reprend en tout ou en partie le contenu de l’exemplaire principal et sert de copie de travail ou de consultation pour les unités administratives qui n’en ont pas la responsabilité. Pour éviter la redondance, nous estimons que l’exemplaire secondaire d’un dossier a la même durée, au stade actif, que le dossier principal et qu’il doit être détruit après échéance. Il ne jouit d’aucun délai au stade semi-actif du cycle de vie.


13. Délai de conservation : support

Aucun support de conservation n’est indiqué dans ce guide. Toutefois, son inscription est obligatoire pour tout calendrier de conservation soumis à BAnQ pour approbation.

Voici la typologie des supports recommandée par BAnQ :

PA : papier
DM : disque magnétique (disque local et réseau, disquette)
BM : bande magnétique (bobine ou cassette audio, vidéo ou de données)
DO : disque optique (CD-ROM, DVD)
MF : microforme (microfiche, microfilm)
FI : film (y compris les négatifs et les diapositives)
AU : autres (à préciser dans les remarques)


14. Délai de conservation : période d’utilisation

Les délais de conservation sont inscrits dans cette section. Les chiffres représentent le nombre d’années pendant lequel un dossier est conservé au stade actif ou semi-actif. Un calendrier comporte aussi des délais ouverts représentés par les codes suivants :

888 : Ce code indique que le dossier est conservé au stade actif jusqu’à ce qu’un événement survienne (événement dont la nature est précisée par une remarque à la rubrique no 16). Il s’agit généralement de la fin d’un processus de travail.
999 : Ce code indique qu’un dossier est conservé au stade actif jusqu’à son remplacement par une nouvelle version.

Sauf à de très rares exceptions, on n’indique jamais un délai ouvert au stade semi-actif.


15. Délai de conservation : disposition

Il y a trois modes de disposition possibles :

Conservation : conservation des documents en tant qu’archives historiques
Destruction : destruction des documents
Tri : conservation partielle des documents

Si la disposition au stade inactif est un tri, une remarque à la rubrique no 16 précise le type de tri demandé.


16. Remarques relatives au délai de conservation

Les remarques de cette rubrique précisent l’application des délais de conservation et des dispositions au stade inactif.
RECUEIL DES DÉLAIS DE CONSERVATION
DES ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL





HYPERLINK \l "R1000"1000 Administration générale et affaires juridiques

 HYPERLINK \l "R2000" 2000 Gestion des ressources humaines

 HYPERLINK \l "R3000" 3000 Gestion des ressources financières

 HYPERLINK \l "R4000" 4000 Gestion des ressources mobilières et immobilières

 HYPERLINK \l "R5000" 5000 Communications et relations publiques

 HYPERLINK \l "R6000" 6000 Gestion des ressources informationnelles

 HYPERLINK \l "R7000" 7000 Gestion de l’effectif scolaire

 HYPERLINK \l "R8000" 8000 Gestion pédagogique

HYPERLINK \l "C9000"9000 Vie étudiante et services communautaires

DÉLAIS DE LA SÉRIE 1000
Administration générale et affaires juridiques





1000-01 Constitution de l’établissement
1000-02 Désignation de l’établissement
1000-03 Histoire de l’établissement
1000-04 Mission, mandats et valeurs
1000-05 Autorité et délégation de pouvoirs
1000-06 Structure administrative
1000-07 Politiques, procédures et règlements
1000-08 Éthique et déontologie
1000-09 Planification
1000-10 Rapports d’activité
1000-11 Études et statistiques
1000-12 Conseil d’administration
1000-13 Élections au conseil d’administration
1000-14 Comité exécutif
1000-15 Commission des études
1000-16 Comités internes
1000-17 Évaluation externe
1000-18 Évaluation interne
1000-19 Législation et réglementation
1000-20 Jurisprudence
1000-21 Avis juridiques
1000-22 Actions judiciaires
1000-23 Demandes d’indemnisation
1000-24 Propriété intellectuelle
1000-25 Ententes, conventions et contrats
1000-26 Propriété intellectuelle – droit d’auteur
1000-27 Dépôt légal

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-01Constitution de l’établissement XE "Constitution de l’établissement:1110" 1110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConstitutionDescription et utilisationDocuments constitutifs sur lesquels reposent l’existence et les assises juridiques de l’établissement, de même que leurs modificationsTypes de documentsCharte et lettres patentes XE "Lettres patentes:1110" ,  XE "Charte:1110" permis du ministère de l’Éducation, du Loisir et des Sports, agréments aux fins de subventionsX Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, ch. C-29, art. 2-6, 30-31Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990ConservationRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-02Désignation de l’établissement XE "Identification de l’établissement:1120" 1120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConstitutionDescription et utilisationDocuments relatifs à la désignation officielle de l’établissement ainsi qu’aux noms de ses édifices et de ses composantesTypes de documentsDossiers d’études documentant le logo XE "Logo:1120" , les armoiries, la devise XE "Armoirie, devise, drapeau:1120" , le sceau XE "Sceau:1120" , le drapeau XE "Drapeau:1120"  et les couleurs adoptés par l’établissement FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour la signature graphique de l’établissement, se référer à la règle 5000-11.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990ConservationRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-03Histoire de l’établissement XE "Histoire de l’établissement:1130" 1130Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConstitutionDescription et utilisationDocuments relatifs aux circonstances qui ont marqué le développement de l’établissementTypes de documentsNotes, chronologies, historiques, documentation, publications, études, rapports, images fixes et en mouvement FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesLe livre d’or de l’établissement est classé sous la cote 5230.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fin de la recherche ou, s’il y a lieu, de la publication.
R2 = Conserver les images fixes et animées, les chronologies, les historiques ainsi que les études, les rapports et les publications.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-04Mission, mandats XE "Mandats, mission et valeurs"  et valeurs XE "Valeurs, mission et mandats:1210"  XE "Mission, mandats et valeurs" \t "" 1210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrganisation administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs à l’évolution de la mission, des mandats et des valeurs prônées par l’établissementTypes de documentsÉnoncés de mission, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver la version officielle des documents qui expriment la nature de la mission, des mandats et des valeurs de l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-05Autorité et délégation de pouvoirs XE "Délégation de pouvoirs:1220"  XE "Autorité et délégation de pouvoirs:1220" 1220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrganisation administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs à la répartition et à la délégation des pouvoirs dans les différentes unités de l’établissement. Cette règle s’applique également aux autorisations de signature et aux assermentations.Types de documentsDélégations de pouvoirs, autorisations de signature, attestationsX Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993ConservationRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-06Structure administrative XE "Structure administrative:1230" 1230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrganisation administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs à la définition et à l’évolution de la structure administrative de l’établissement et de ses diverses composantesTypes de documentsOrganigrammes XE "Organigrammes:1230" , études et rapports d’analyse organisationnelle FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les versions officielles des organigrammes ainsi que les versions finales des études et des rapports.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-07Politiques, procédures XE "Procédures, règlements et politiques de l’établissement:1240"  et règlements XE "Règlements, politiques et procédures de l’établissement :1240"  XE "Politiques, procédures et règlements de l’établissement:1240" 1240Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrganisation administrativeDescription et utilisationDocuments élaborés par l’établissement dans le but de guider les actions à entreprendre, d’indiquer les étapes à suivre et de préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l’atteinte de ses objectifsTypes de documentsPolitiques, procédures, règlements, normes, directives, méthodes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, ch. C-29, art. 12 et 19-20.1Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les versions officielles et les mises à jour des documents.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-08Éthique et déontologie XE "Déontologie, éthique:1250"  XE "Éthique et déontologie:1250" 1250Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrganisation administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs aux codes d’éthique et de déontologie en vigueur dans l’établissement. Cette règle porte aussi sur la gestion des conflits d’intérêts dans l’exercice des fonctions administratives.Types de documentsCodes d’éthique et de déontologie FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les versions officielles des codes élaborés par l’établissement.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-09Planification XE "Planification administrative:1310" 1310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPlanification administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs aux priorités et aux orientations de l’établissement ainsi qu’aux moyens mis en œuvre pour réaliser ses objectifs. Cette règle porte aussi sur les documents de suivi des différents plans.Types de documentsPlans d’action, plans directeurs, plans stratégiques, plans de développement, échéanciers, documents de suivi FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, ch. C-29, art. 16.1Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9995TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le plan stratégique et les versions approuvées des autres plans.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-10Rapports d’activité XE "Rapports d’activité:1320" 1320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPlanification administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des rapports d’activité et des bilans de l’établissementTypes de documentsRapports annuels, rapports d’activité, rapports périodiques, bilans FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, ch. C-29, art. 27.1Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports annuels, les rapports récapitulatifs et les bilans. 
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-11Études et statistiques XE "Statistiques:1330"  XE "Études et statistiques" 1330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPlanification administrativeDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration d’études sur la gestion de l’établissement ainsi qu’aux statistiques dont elles sont à l’origine Types de documentsÉtudes, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les études relatives à la mission, aux mandats et aux activités de l’établissement, de même que les statistiques annuelles ou cumulatives.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-12Conseil d’administration XE "Conseil d’administration:1410" 1410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAssemblées statutairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la constitution et au fonctionnement du conseil d’administration de l’établissementTypes de documentsListes de membres, avis de nomination et dossiers de réunions (avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, documents afférents, rapports)X Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents de constitution, les listes de membres, les résolutions, les procès-verbaux et les documents afférents.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-13Élections au conseil d’administration XE "Conseil d’administration - Élection:1410"  XE "Élection au Conseil d’administration:1410" 1410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAssemblées statutairesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élection de membres au conseil d’administration de l’établissementTypes de documentsBulletins de vote, dossiers et rapports d’élection FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la confirmation de l’élection.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-14Comité exécutif XE "Comité exécutif de l'établissement:1420" 1420Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAssemblées statutairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la constitution et au fonctionnement du comité exécutif de l’établissementTypes de documentsListes de membres et dossiers de réunions (avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, documents afférents, rapports)X Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents de constitution, les listes de membres, les résolutions, les procès-verbaux et les documents afférents.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-15Commission des études1430Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAssemblées statutairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la constitution et au fonctionnement de la commission des étudesTypes de documentsListes de membres et dossiers de réunions (avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, documents afférents, rapports)X Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents de constitution, les liste de membres, les résolutions, les procès-verbaux et les documents afférents.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-16Comités internes XE "Comités internes:1510-1590" 1510-1590Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalComités internesDescription et utilisationDocuments relatifs à la constitution et au fonctionnement des comités administratifs internes de l’établissementTypes de documentsListes de membres et dossiers de réunions (avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, documents afférents, rapports) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents de constitution, les listes de membres, les résolutions, les procès-verbaux et les documents afférents.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-17Évaluation externe XE "Évaluation externe:1610" 1610Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalÉvaluation institutionnelleDescription et utilisationDocuments relatifs à l’évaluation externe de l’établissement et du fonctionnement de ses différentes composantesTypes de documentsOutils méthodologiques, mandats, procédures, études, statistiques, enquêtes, rapports d’évaluation, documents de suivi FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R15TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fin de l’évaluation.
R2 = Conserver les rapports d’évaluation, les documents de suivi et les documents récapitulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-18Évaluation interne XE "Évaluation interne:1620" 1620Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalÉvaluation institutionnelleDescription et utilisationDocuments relatifs à l’évaluation interne de l’établissement et du fonctionnement de ses différentes composantesTypes de documentsOutils méthodologiques, mandats, procédures, études, statistiques, enquêtes, rapports d’évaluation, documents de suivi FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R15TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fin de l’évaluation.
R2 = Conserver les rapports d’évaluation, les documents de suivi et les documents récapitulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-19Législation et réglementation XE "Législation et réglementation:1710-1730" 1710-1730Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalLégislation et réglementationDescription et utilisationLois, décrets et réglementations ayant une incidence sur le fonctionnement général ou sur les activités spécifiques de l’établissementTypes de documents XE "Lois, décrets et règlements gouvernementaux:1710-1730" Lois, décrets, règlements FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-20Jurisprudence1810Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’interprétation des lois et des règlements ayant une incidence sur le fonctionnement général ou sur les activités spécifiques de l’établissementTypes de documentsDocuments de jurisprudence FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver aussi longtemps que les documents sont valides.
R2 = Conserver les documents de jurisprudence pour lesquels l’établissement a demandé des avis juridiques.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-21Avis juridiques XE "Avis juridiques:1820" 1820Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationAvis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l’établissement et résultant de l’interprétation d’une loi, d’un règlement, d’un contrat ou de tout autre document juridiqueTypes de documentsAvis juridiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver tant que les avis correspondent à l’état actuel du droit.
R2 = Conserver uniquement les avis juridiques demandés par l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-22Actions judiciaires1830Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationDocuments relatifs aux actions judiciaires intentées par ou contre l’établissementTypes de documentsProcédures, rapports, déclarations, sommations, mises en demeure, actes de défense ou de poursuite, citations à comparaître, ordonnances, quittances, jugements, sentences FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesCode civil, 2922-2923Remarques générales« Actions judiciaires » est une expression générique qui inclut les poursuites judiciaires.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fin des procédures ou jusqu’à l’exécution des sentences.
R2 = Conserver les mises en demeure, les jugements, les sentences et les ordonnances.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-23Demandes d’indemnisation XE "Réclamations (Affaires juridiques):1840" 1840Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationDocuments relatifs aux demandes d’indemnisation déposées par ou contre l’établissementTypes de documentsFormulaires de demande d’indemnisation, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fermeture des dossiers.
R2 = Conserver les rapports récapitulatifs et les documents de demande d’indemnisation ayant une incidence sur les activités de l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-24Propriété intellectuelle XE "Propriété intellectuelle:1850" 1850Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationDocuments relatifs à la propriété intellectuelle des inventions, des marques de commerce et autres innovations dont les droits appartiennent à l’établissementTypes de documentsBrevets XE "Brevets d'invention:1850" , certificats d’enregistrement FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur les brevets, art. 44-45Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R120ConservationRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à l’enregistrement de la marque ou jusqu’à l’obtention du brevet.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-25Ententes, conventions et contrats XE "Contrats, ententes et conventions:1910-1990"  XE "Conventions, contrats et ententes:1910-1990"  XE "Ententes, conventions et contrats:1910-1990" 1910-1990Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEntentes, conventions et contratsDescription et utilisationDocuments juridiques confirmant une entente entre une personne physique ou morale et l’établissementTypes de documentsEntentes, conventions, contrats, baux, polices d’assuranceX Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats de construction et de rénovations majeures, appliquer la règle 4000-14.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver aussi longtemps que l’entente, la convention ou le contrat sont valides.
R2 = Conserver les ententes, les conventions et les contrats qui témoignent de la mission de l’établissement.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-26Propriété intellectuelle – Droit d’auteur XE "Constitution de l’établissement:1110" 1850Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationDocuments relatifs aux droits d’auteurs détenus par l’établissement collégial, de même que ceux relatifs aux licences, autorisations d’utilisation et cessions de droit d’auteur, y compris tout document relatif aux ententes spécifiques d’utilisation et d’acquisition de droit d’auteurTypes de documentsLicences, autorisations d’utilisation, cessions et attestations de droit d’auteur FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur le droit d’auteur, L.R., 1985, ch. C-42
Code civil du Québec, art. 2929, 2927 (3 ans)Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’au terme de la licence

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification1000-27Dépôt légal XE "Constitution de l’établissement:1110" 1860Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAffaires juridiquesDescription et utilisationDocuments relatifs à la déclaration de dépôt légal des œuvres publiées par l’établissement.Types de documentsFormulaires de déclaration de dépôt légal, certificats FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec, L.R.Q. c. B-1.2
Loi sur Bibliothèque et Archives Canada, L.R.C. 2004, ch. 11Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P2-TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le certificat du dépôt légal
 DÉLAIS DE LA SÉRIE 2000
Gestion des ressources humaines



2000-01 Gestion des postes
2000-02 Description des tâches
2000-03 Recrutement du personnel
2000-04 Embauche du personnel
2000-05 Accès à l’égalité en emploi
2000-06 Personnel-cadre
2000-07 Personnel enseignant et non enseignant
2000-08 Personnel occasionnel
2000-09 Personnel étudiant et stagiaires
2000-10 Mouvements de personnel
2000-11 Gestion du temps de travail
2000-12 Gestion du temps de travail – Répartition de la tâche enseignante
2000-13 Rémunération
2000-14 Absences et congés
2000-15 Assurances collectives
2000-16 Assurance salaire – Dossiers des participants
2000-17 Assurance vie – Dossiers des participants
2000-18 Assurances accident, maladie et médicaments – Dossiers des participants
2000-19 Régime de retraite
2000-20 Régime de retraite – Dossiers des participants
2000-21 Planification et outils d’évaluation
2000-22 Planification et analyse des besoins en formation
2000-23 Activités de formation et de perfectionnement organisées par l’établissement
2000-24 Prévention et évaluation du milieu de travail
2000-25 Accidents du travail
2000-26 Accidents du travail – Dossiers des accidentés
2000-27 Qualité de vie au travail
2000-28 Activités sociales du personnel
2000-29 Syndicats et associations
2000-30 Conventions collectives et protocoles de travail
2000-31 Conflits de travail

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-01Gestion des postes XE "Gestion des postes:2110" 2110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDotation en personnelDescription et utilisationDocuments relatifs à la planification, à l’analyse des besoins, à l’inventaire, à l’évaluation et à la modification des effectifs de l’établissementTypes de documentsÉtudes, analyses, rapports, recommandations, plans d’effectifs, plans de classification, listes du personnel, listes d’ancienneté, plans d’embauche, plans de travail, plans d’action, inventaires des postes  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les versions approuvées des plans d’effectifs et d’embauche, les listes cumulatives du personnel et d’ancienneté ainsi que les rapports et études sur la création, le transfert et l’abolition de postes.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-02Description des tâches XE "Tâches" \t "Voir Description des tâches"  XE "Description des tâches:2120" 2120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDotation en personnelDescription et utilisation
Documents relatifs à la définition des fonctions et des tâches du personnel de l’établissementTypes de documentsDescriptions de fonctions et de tâches, répartitions de tâches, rapports, profils d’exigences  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9995TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les descriptions officielles des fonctions et des tâches du personnel de l’établissement, les profils d’exigences et les rapports témoignant de la répartition des tâches.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-03Recrutement du personnel2130Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDotation en personnelDescription et utilisationDocuments relatifs au recrutement du personnel de l’établissementTypes de documentsDemandes de personnel, descriptions de fonctions, critères d’embauche, profils d’exigences, avis de postes vacants, offres d’emploi, annonces ou communiqués, affichages, offres de services, curriculum vitæ, convocations, guides d’évaluation, tests et résultats, grilles de sélection, résumés d’entrevues, rapports du comité de sélection  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01888R12TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à l’embauche et aussi longtemps qu’une contestation du processus de recrutement est possible en vertu des dispositions de la convention collective.
R2 = Conserver les offres d’emploi, les critères d’embauche et les dossiers de recrutement du personnel de direction de l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-04Embauche du personnel XE "Embauche du personnel:2140" 2140Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDotation en personnelDescription et utilisationDocuments relatifs à la réalisation du processus d’embauche ou de nomination du personnel de l’établissementTypes de documentsProcédures d’embauche, modalités d’intégration du nouveau personnel, guides d’accueil, nominations, bilans cumulatifs des engagements, statistiques  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les bilans cumulatifs des engagements, les procédures d’embauche, les guides d’accueil ainsi que les documents qui témoignent du processus de nomination des cadres supérieurs de l’établissement.





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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-05Accès à l’égalité en emploi XE "Accès à l’égalité en emploi:2160"  XE "Programme d'accès à l'égalité en emploi:2160" 2150Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDotation en personnelDescription et utilisationDocuments relatifs au programme d’accès à l’égalité en emploiTypes de documentsFormulaires, questionnaires, documents d’information, rapports, statistiques  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P32TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le programme et les rapports cumulatifs produits par l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-06Personnel-cadre XE "Dossiers du personnel:2210-2230" 2210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDossiers du personnelDescription et utilisationDossier nominatif qui regroupe les documents permettant de suivre la carrière du personnel-cadre de l’établissementTypes de documentsOffres de services, curriculum vitæ, contrats d’engagement, certificats de naissance ou cartes de citoyenneté, cartes de résidence permanente, diplômes et attestations de scolarité et d’expérience, descriptions de fonctions, documents faisant état de l’évolution des salaires et des avantages sociaux, des activités de perfectionnement, des évaluations et des promotions  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R190R2TriR3Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de l’emploi.
R2 = Conserver jusqu’au 90e anniversaire de naissance de chaque membre du personnel.
R3 = Conserver les dossiers des cadres supérieurs de l’établissement.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-07Personnel enseignant et non enseignant2220-2230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDossiers du personnelDescription et utilisationDossier nominatif qui regroupe les documents permettant de suivre la carrière du personnel enseignant et non enseignant de l’établissementTypes de documentsOffres de services, curriculum vitæ, contrats d’engagement, certificats de naissance ou cartes de citoyenneté, cartes de résidence permanente, diplômes et attestations d’expérience, descriptions de fonctions, documents faisant état de l’évolution des salaires et des avantages sociaux, des activités de perfectionnement, des évaluations et des promotions  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R190R2TriR3Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de l’emploi.
R2 = Conserver jusqu’au 90e anniversaire de naissance de chaque membre du personnel.
R3 = Conserver les dossiers des membres du personnel nés aux années 1 de chaque décennie (1921, 1931, 1941, etc.) ainsi que ceux des membres du personnel qui ont eu une influence significative sur l’évolution de l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-08Personnel occasionnel2220-2230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDossiers du personnelDescription et utilisationDossier nominatif qui regroupe les documents permettant de suivre la carrière du personnel occasionnel de l’établissementTypes de documentsOffres de services, curriculum vitæ, contrats d’engagement, certificats de naissance ou cartes de citoyenneté, cartes de résidence permanente, diplômes et attestations d’expérience, descriptions de fonctions, documents faisant état de l’évolution des salaires et des avantages sociaux, des activités de perfectionnement, des évaluations et des promotions  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de l’emploi.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-09Personnel étudiant et stagiaires2220-2230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDossiers du personnelDescription et utilisationDossier nominatif qui regroupe les documents relatifs au travail étudiant (emplois d’été, contrats à temps partiel pendant les études) et aux stages réalisés dans l’établissementTypes de documentsContrats d’engagement, preuves d’inscription à un programme d’études, plans de stage, rapports de stage, fiches d’évaluation  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de l’emploi ou du stage.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-10Mouvements de personnel XE "Mouvements de personnel:2310-2380"  2310-2380Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMouvements de personnelDescription et utilisationDocuments relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l’établissement : mutations, promotions, reclassifications et avancement, affectations, prêts et emprunts de services, mises en disponibilité, rétrogradations, cessations d’emploi (transferts, mises à pied, retraites)Types de documentsListes, avis, demandes d’affectation  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesClasser les documents relatifs à chaque membre du personnel dans son dossier.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-11Gestion du temps de travail XE "Gestion du temps de travail:2410" 2410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion et au contrôle du temps de travail XE "Temps de travail, Gestion et contrôle:2410"  du personnel de l’établissement : établissement des horaires, modalités d’application, demandes de modification à l’horaire de travail, contrôle de l’horaire variable, documents de saisie et de vérification de la gestion du temps de travailTypes de documentsHoraires, listes, rapports, statistiques, tableaux-synthèses, feuilles de temps, feuilles de présence, fiches d’assiduité  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les tableaux-synthèses. 

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-12Gestion du temps de travail – Répartition de la tâche enseignante XE "Répartition de la tâche enseignante:2410" 2410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDocuments relatifs à la répartition de la tâche enseignante, qui consiste à gérer l’ensemble des données prévisionnelles nécessaires à la répartition des ressources entre les enseignants ainsi que les procédures et principes afférents : répartition des cours multidisciplinaires et complémentaires, dégrèvements syndicaux, libérations pour les coordinations de département, de programme et de stage, projets d’encadrement, de recherche, de perfectionnement et de développement institutionnelTypes de documentsAllocations des enseignants, ententes, règles de répartition, procédures, listes de priorités d’attribution de cours, projets, répartitions des enseignants par département, tableaux de répartition des cours par discipline, contestations, confirmations de répartition, documents de modification de la répartition des cours FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les règles de répartition des ressources enseignantes et les tableaux de répartition des cours par discipline.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-13Rémunération XE "Rémunération:2420"  2420Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisation.Documents relatifs à la masse salariale XE "Masse salariale:2420" , à la rémunération et aux échelles salariales en vigueur dans l’établissementTypes de documentsÉchelles salariales ou bases de rémunération des diverses catégories de personnel, rapports sur les augmentations salariales, documents de révision des taux horaires, rapports produits dans le cadre des opérations liées à la gestion de la masse salariale  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01PP2R15TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les échelles salariales jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver les échelles salariales et les bases de rémunération du personnel (sauf si celles-ci se trouvent déjà dans les conventions collectives ou dans d’autres ententes).



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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-14Absences et congés XE "Absences et congés du personnel:2430" 2430Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDocuments relatifs au contrôle des absences et à la gestion des congés du personnel de l’établissementTypes de documentsDemandes de congé (maladie, congé personnel, décès), avis et attestations d’absence, avis de retour, calendriers, demandes, avis et autorisations de vacances, rapports, états des banques de congés des membres du personnel, listes  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesLes documents relatifs aux congés sans traitement, de maternité, différés ou anticipés sont habituellement intégrés au dossier de chaque membre du personnel, dossier qui fait l’objet de règles de conservation distinctes (voir règles 2000-06 à 2000-09).Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P2R15DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Détruire les attestations d’absence après deux ans.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-15Assurances collectives XE "Assurances collectives:2440" 2440Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDocuments relatifs à l’administration des programmes d’assurance collective (assurance salaire, assurance santé, assurance vie, etc.)Types de documentsContrats et avenants, listes d’assurés, documents de renouvellement et de facturation des primes  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver aussi longtemps que les contrats d’assurance sont en vigueur ou jusqu’au règlement de toutes les demandes d’indemnisation.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-16Assurance salaire – Dossiers des participants XE "Assurance salaire – Dossier du participant:2440" 2440Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDossier nominatif des membres du personnel relatif aux demandes de prestations d’assurance salaire.Types de documentsFormulaires, demandes de prestations, attestations médicales, rapports  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesUn relevé cumulatif des données relatives à l’évolution salariale et aux avantages sociaux du personnel (incluant les données sur l’assurance salaire) est habituellement conservé dans le dossier de chaque membre du personnel, dossier qui fait l’objet de règles de conservation distinctes (voir règles 2000-06 à 2000-09).Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01PP888R15DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fermeture de chaque dossier ou aussi longtemps que les documents sont nécessaires à l’application de la convention collective.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-17Assurance vie – Dossiers des participants XE "Assurance vie – Dossier du participant:2440" 2440Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDossiers nominatifs des membres du personnel portant sur la désignation des bénéficiaires ainsi que sur les demandes d’indemnisation et sur le paiement de prestations d’assurance vieTypes de documentsFormulaires, demandes d’indemnisation, documents afférents, rapports  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R17DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de l’emploi ou jusqu’au règlement complet aux ayants droit en cas de décès du membre du personnel


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-18Assurances accident, maladie et médicaments – Dossiers des participants XE "Assurances accident, maladie et médicaments – Dossier du participant:2440" 2440Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDossiers nominatifs des membres du personnel portant sur l’adhésion, sur l’inscription des personnes admissibles, sur les demandes de remboursement des frais médicaux et sur toute demande de versement de prestations d’assurance accident, maladie ou médicamentsTypes de documentsDemandes d’indemnisation et de remboursement, factures, formulaires, attestations, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’au règlement des demandes d’indemnisation.



RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-19Régime de retraite XE "Régime de retraite:2450" 2450Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisationDocuments relatifs à l’administration du régime de retraite du personnel de l’établissementTypes de documentsListes des participants, rapports, rapports annuels  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R15TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver aussi longtemps que le régime est en vigueur.
R2 = Conserver les rapports produits à l’intention des organismes responsables de l’administration du régime de retraite.



RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-20Régime de retraite – Dossiers des participants XE "Régime de retraite – Dossier des participants:2450"  2450Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalConditions de travail et avantages sociauxDescription et utilisation
Dossiers nominatifs des membres du personnel qui contribuent au régime de retraiteTypes de documentsFormulaires d’adhésion, fiches de participation lors d’un congé sans traitement ou à la suite de la retraite, estimations de rentes, états des contributions et intérêts, relevés des droits à la suite d’une séparation légale, d’un divorce ou d’une annulation de mariage (partage du patrimoine familial), déclarations à l’égard d’enfants mineurs à charge, demandes de correction, déclarations de conjoint de fait, demandes de rachat d’années de service, avis de cessation d’emploi, demandes de rente, indemnités de départ FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01PP888R190R2DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’au règlement en faveur des bénéficiaires ou de leurs ayants droit.
R2 = Conserver jusqu’au 90e anniversaire de naissance de chaque participant.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-21Planification et outils d’évaluation XE "Évaluation du personnel - Planification et outils d’évaluation:2510-2520" 2510-2520Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalÉvaluation du personnelDescription et utilisationDocuments relatifs à l’évaluation du rendement du personnel XE "Rendement du personnel:2510-2520"  de l’établissementTypes de documentsDocuments de programmes, guides d’évaluation, formulaires, listes, grilles d’évaluation  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesCette règle ne concerne pas les documents relatifs à l’évaluation spécifique des membres du personnel de l’établissement, ces documents étant habituellement classés au dossier de chaque membre du personnel (voir règles 2000-06 à 2000-09).Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9995TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes et les guides d’évaluation.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-22Planification et analyse des besoins en formation XE "Formation et perfectionnement - Planification et analyse de besoins:2610" 2610Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFormation et perfectionnementDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des programmes et à la planification des activités collectives ou individuelles de formation et de perfectionnement du personnel de l’établissementTypes de documentsProgrammes de perfectionnement (cours, ateliers, stages, échanges, etc.), formulaires, documents de projets, budgets, rapports  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRèglement sur les dépenses de formation admissibles, R.R.Q., c. D-8.3, r.3, art. 4Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13R2TriR3Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée du programme.
R2 = Sauf dans le cas des pièces justificatives des dépenses, qui doivent être conservées pendant six ans.
R3 = Conserver les programmes élaborés par l’établissement.



RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-23Activités de formation et de perfectionnement organisées par l’établissement ou par un organisme externe2620-2630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFormation et perfectionnement XE "Formation et perfectionnement - Organisation des activités:2620-2630" Description et utilisationDocuments relatifs à la participation du personnel aux activités de formation et de perfectionnement organisées tant par l’établissement que par un organisme externeTypes de documentsDemandes de formation, grilles d’évaluation, documentation, publicité, formulaires, communiqués, listes, rapports d’activité  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRèglement sur les dépenses de formation admissibles, R.R.Q., c. D-8.3, r. 3, art. 4Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13R2TriR3Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fin de l’activité de formation ou de perfectionnement.
R2 = Sauf dans le cas des pièces justificatives des dépenses, conservées pendant six ans.
R3 = Conserver les rapports d’activité.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-24Prévention et évaluation du milieu de travail XE "Prévention et évaluation du milieu de travail:2710-2720" 2710-2720Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSanté, sécurité et qualité de vie au travail XE "Santé, sécurité et qualité de vie au travail:2710-2750"  XE "Sécurité, qualité de vie et santé au travail:2710-2750" Description et utilisationDocuments relatifs aux activités de prévention et d’évaluation du milieu de travail en matière de santé et de sécurité du travailTypes de documentsProgrammes, rapports d’inspection, normes, comptes rendus de réunions, recommandations  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P8883R1TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée du programme.
R2 = Conserver les programmes et les rapports de l’établissement.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-25Accidents du travail XE "Accidents du travail:2730" 2730Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSanté, sécurité et qualité de vie au travailDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des accidents de travail du personnel de l’établissementTypes de documentsProgrammes, registres d’incidents, d’accidents et de premiers soins, procédures, rapports  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le registre d’accidents.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-26Accidents du travail – Dossiers des accidentés XE "Accidents du travail – Dossier des accidentés:2730" 2730Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSanté, sécurité et qualité de vie au travailDescription et utilisationDossiers nominatifs relatifs aux accidents subis en cours d’emploi par le personnel de l’établissement.Types de documentsRésumés de dossiers, notes évolutives, avis de l’employeur à la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec, avis d’assignations temporaires, demandes d’indemnisations, demandes de remboursement, attestations et rapports médicaux, certificats d’aptitude au travail, formulaires  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R190R2DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’au règlement du dossier.
R2 = Conserver jusqu’au 90e anniversaire de chaque membre du personnel.



RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-27Qualité de vie au travail XE "Qualité de vie au travail:2740" 2740Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSanté, sécurité et qualité de vie au travailDescription et utilisationDocuments relatifs aux mesures prises par l’établissement pour améliorer la qualité de vie au travail, y compris le programme d’aide aux employés XE "Programme d’aide aux employés:2740"  (PAE)Types de documentsProgrammes, sondages, rapports, guides, formulaires  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes et les rapports de l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-28Activités sociales du personnel XE "Activités sociales du personnel:2750" 2750Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSanté, sécurité et qualité de vie au travailDescription et utilisationDocuments relatifs aux activités sociales du personnel de l’établissement (fêtes, activités sportives, chorale, club social, activités de bienfaisance, etc.)Types de documentsListes des participants, invitations, programmes d’activités  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P12DestructionRemarques relatives au délai de conservation


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-29Syndicats et associations XE "Syndicats et associations d'employés:2810" 2810Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations de travail XE "Relations de travail:2810-2830" Description et utilisationDocuments relatifs aux syndicats, aux associations et aux regroupements de membres du personnel de l’établissementTypes de documentsAccréditations, relevés de cotisations, demandes d’adhésion, listes de délégués syndicaux, demandes de libération syndicale   FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesCode du travail du Québec (L.R.Q., C-27)Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P999R15DestructionR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les demandes de libération syndicale une année seulement.
R2 = Les accréditations syndicales sont conservées au ministère du Travail du Québec.



RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-30Conventions collectives et protocoles de travail XE "Contrats ou protocoles de travail:2820"  XE "Conventions collectives, contrats ou protocoles de travail:2820" 2820Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations de travailDescription et utilisationDocuments relatifs à la négociation, à l’approbation et à l’application des conventions collectives impliquant l’établissement ainsi que les syndicats et les associations représentant son personnelTypes de documentsOffres et demandes des parties, documents de stratégie, comptes rendus des séances de négociation, communiqués de presse, conventions et protocoles collectifs de travail, lettres d’entente, dossiers de presse  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de la convention ou du protocole.
R2 = Conserver le premier document déposé par les parties patronale et syndicale, les objectifs et les mandats des deux parties, les versions finales des conventions collectives, les lettres d’entente, les dossiers de presse et les documents relatifs à l’interprétation des conventions collectives ou des protocoles de travail.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification2000-31Conflits de travail XE "Conflits de travail:2830" 2830Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations de travailDescription et utilisationDocuments relatifs aux griefs, aux arbitrages, aux conflits de travail, aux services essentiels ainsi qu’aux mesures disciplinairesTypes de documentsFormulaires, griefs, documents de règlement, lettres d’entente, rapports, sentences arbitrales, injonctions, poursuites, procédures, dossiers de presse  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les politiques, procédures et règlements, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la fermeture du dossier.
R2 = Conserver les sentences arbitrales et, dans le cas d’un conflit de travail majeur, les injonctions, les poursuites et les procédures, les décisions judiciaires, les dossiers de presse ainsi que les définitions des services essentiels.

DÉLAIS DE LA SÉRIE 3000
Gestion des ressources financières





3000-01 Budgets
3000-02 Contrôle budgétaire
3000-03 Subventions gouvernementales
3000-04 Campagnes de financement
3000-05 Fondations
3000-06 Comptes clients
3000-07 Comptes fournisseurs
3000-08 Registres et livres comptables
3000-09 Comptes et opérations bancaires
3000-10 Emprunts, placements et garanties
3000-11 Contrôle du temps de travail et des salaires payés
3000-12 Retenues à la source
3000-13 Feuillets fiscaux
3000-14 Vérification interne et externe
3000-15 États et rapports financiers
3000-16 Impôts et taxes

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-01Budgets XE "Budgets:3110" 3110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBudgetsDescription et utilisationDocuments relatifs à la planification, à la prévision, à l’approbation, au suivi et à la révision des budgets de l’établissementTypes de documentsPlans comptables, plans budgétaires, budgets approuvés, prévisions budgétaires, procédures de gestion, rapports, révisions budgétaires, plans quinquennaux d’investissement, études  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les procédures de gestion, les plans comptables et les budgets approuvés.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-02Contrôle budgétaire XE "Contrôle budgétaire:3120" 3120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBudgetDescription et utilisationDocuments relatifs aux mesures prises par l’établissement pour atteindre ses objectifs budgétaires, incluant la gestion des surplus et des déficitsTypes de documentsBilans, rapports, états budgétaires FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-03Subventions gouvernementales XE "Subventions gouvernementales:3210" 3210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFinancement XE "Financement:3210-3230" Description et utilisationDocuments relatifs à l’autorisation, à l’acquisition et au transfert des ressources financières provenant des divers ordres de gouvernementTypes de documentsAutorisations du ministère de l’Éducation, du Loisir et des Sports, déclarations de l’établissement, demandes de subvention FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur les collèges d’enseignement général et professionnel, L.R.Q., c. C-29Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les déclarations de l’établissement et les autorisations du MELS.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-04Campagnes de financement XE "Levées de fonds et campagnes de financement:3220"  XE "Campagnes de financement et levées de fonds:3220" 3220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFinancementDescription et utilisationDocuments relatifs à l’acquisition de ressources financières au moyen de campagnes de financementTypes de documentsMatériel de promotion, registres des donateurs, rapports, documents comptables afférents aux donations (listes de reçus de charité, listes de prélèvements bancaires, listes de retenues à la source, etc.) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports récapitulatifs et les registres de donateurs.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-05Fondations XE "Fondations (Financement):3230" 3230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFinancementDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des ressources financières obtenues auprès de fondationsTypes de documentsDemandes de financement, formulaires, rapports, documents de promotion FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports récapitulatifs.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-06Comptes clients XE "Comptes clients:3310" 3310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalComptabilitéDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des comptes clients (comptes débiteurs XE "Comptes à recevoir" \t "Voir Comptes clients" ) de l’établissement. Comprend la facturation et la perception des droits de scolarité et autres frais payables par les personnes qui fréquentent l’établissement.Types de documentsFactures, états de compte, reçus de droits de scolarité émis pour fins d’impôt, pièces justificatives (chèques, etc.) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-07Comptes fournisseurs XE "Comptes fournisseurs:3320" 3320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalComptabilitéDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des comptes fournisseurs (comptes créditeurs XE "Comptes à payer" \t "Voir Comptes fournisseurs" ) de l’établissementTypes de documentsFactures, demandes de paiement, pièces justificatives, reçus, états de compte, bons de commande, bons de livraison FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-08Registres et livres comptables XE "Registres et livres comptables:3330"  XE "Livres et registres comptables:3330"  3330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalComptabilité XE "Comptabilité:3310-3330" Description et utilisationDocuments relatifs à la gestion du système comptable de l’établissementTypes de documentsGrand livre, journal des revenus, journal des dépenses, journal général, journal des achats, pièces justificatives FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le grand livre et les journaux, sauf si l’information se trouve dans le grand livre.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-09Comptes et opérations bancaires XE "Comptes et opérations bancaires:3410"  XE "Opérations et comptes bancaires:3410" 3410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices et opérations bancairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des opérations bancaires de l’établissementTypes de documentsRelevés de comptes bancaires, documents de conciliation bancaire, bordereaux de dépôt, états des liquidités, registres de chèques, chèques émis FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-10Emprunts, placements et garanties XE "Emprunts, placements et garanties:3420"  XE "Placements, garanties et emprunts:3420"  XE "Garanties, emprunts et placements:3420" 3420Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices et opérations bancairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des emprunts, des placements et des garanties de l’établissementTypes de documentsRelevés de marge de crédit, contrats de prêt, contrats de change à terme, actes d’emprunt hypothécaire, émissions d’obligations ou de débentures, certificats d’actions, dépôts à terme, certificats de placement ou de dépôt FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R17DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée de l’emprunt ou du placement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-11Contrôle du temps de travail et des salaires payés XE "Contrôle du temps de travail et des salaires payés:3510" 3510Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la paieDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion de la paie du personnel de l’établissementTypes de documentsFeuilles de temps, rapports périodiques, journaux ou registres de paie, états des banques de congés  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25R1DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant 90 ans les journaux et les registres de paie s’il est nécessaire d’établir l’historique salarial d’un membre du personnel aux fins de reconstitution des régimes de retraite ou pour toute autre opération impliquant un traitement rétroactif établi sur des données antérieures. 
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-12Retenues à la source XE "Retenues à la source:3520"  XE "Déductions salariales:3520" 3520Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la paieDescription et utilisationDocuments relatifs aux déductions salariales et aux autorisations de prélèvement sur le salaire du personnel de l’établissementTypes de documentsListes, relevés, journaux ou registres des déductions et des prélèvements, autorisations de prélèvement FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents aussi longtemps qu’ils sont valides.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-13Feuillets fiscaux XE "Feuillets fiscaux:3530" 3530Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la paieDescription et utilisationDocuments relatifs aux cotisations et aux déductions fiscales du personnel de l’établissementTypes de documentsFeuillets fiscaux, relevés 1, T4 et TP4 FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-14Vérification interne et externe XE "Vérification financière interne:3610"  XE "Vérification financière externe:3620" 3610-3620Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalVérification financièreDescription et utilisationDocuments relatifs à la vérification interne et externe de la gestion financière de l’établissementTypes de documentsMandats du vérificateur, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports du vérificateur. 

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-15États et rapports financiers XE "États et rapports financiers:3630"  XE "Rapports et états financiers:3630" 3630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalVérification financièreDescription et utilisationDocuments relatifs au contrôle de la gestion financière de l’établissementTypes de documentsÉtats financiers, rapports périodiques, rapports financiers annuels, bilans, documents préparatoires générés par le Système d’information sur le personnel des organismes collégiaux (SPOC) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur le ministère du Revenu du Québec, L.R.Q., ch. M-31, art. 35.1 et 35.2
Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), art. 230, 4bRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les états financiers vérifiés et les rapports financiers annuels.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification3000-16Impôts et taxes XE "Impôts et taxes:3710-3740"  XE "Taxes et impôts:3710-3740" 3710-3740Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFiscalitéDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des impôts et des taxes scolaires, municipales, provinciales et fédérales afférents à l’établissementTypes de documentsRelevés de taxation, rapports de déclaration ou de récupération des versements (TPS, TVQ), remises de la taxe d’accise, rapports de déclaration ou documents liés à l’émission des reçus de charité (incluant le numéro d’enregistrement), relevés d’évaluation foncière FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation
DÉLAIS DE LA SÉRIE 4000
Gestion des ressources mobilières et immobilières





4000-01 Dossiers des fournisseurs
4000-02 Dossiers des clients
4000-03 Planification et analyse de besoins en mobilier, en équipement
et en matériel
4000-04 Acquisition et cession de mobilier, d’équipement et de matériel
4000-05 Inventaire du mobilier, de l’équipement et du matériel
4000-06 Utilisation de mobilier, d’équipement et de matériel
4000-07 Entretien et réparation de mobilier, d’équipement et de matériel
4000-08 Planification et analyse des besoins en bâtiments et en terrains
4000-09 Acquisition, location et cession de bâtiments et de terrains
4000-10 Inventaire des bâtiments et des terrains
4000-11 Utilisation des bâtiments et des terrains
4000-12 Entretien et réparation des bâtiments et des terrains
4000-13 Aménagement et rénovations mineures
4000-14 Construction et rénovations majeures
4000-15 Stationnement
4000-16 Électricité, plomberie, chauffage et réfrigération, ventilation et climatisation
4000-17 Planification et analyse des besoins en gestion de l’environnement
4000-18 Conservation de l’énergie
4000-19 Gestion des déchets et recyclage
4000-20 Planification et analyse des besoins en matière de sécurité et de mesures d’urgence
4000-21 Plan de mesures d’urgence
4000-22 Gestion de l’équipement de sécurité
4000-23 Gestion des accès et surveillance
4000-24 Gestion des matières dangereuses
4000-25 Dossiers des véhicules
4000-26 Utilisation des véhicules


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-01Dossiers des fournisseurs XE "Dossiers des fournisseurs:4110" 4110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFournisseurs et clients en ressources mobilières et immobilièresDescription et utilisationDocuments relatifs aux fournisseurs de biens et services contenant des renseignements sur les personnes et les entreprises avec lesquelles l’établissement fait affaireTypes de documentsCatalogues, dépliants, listes, formulaires FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents aussi longtemps qu’ils sont utiles.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-02Dossiers des clients XE "Dossiers des clients:4120" 4120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalFournisseurs et clients en ressources mobilières et immobilièresDescription et utilisationDossiers relatifs aux clients auxquels l’établissement offre des biens et des servicesTypes de documentsListes, formulaires, documents d’information FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents aussi longtemps qu’ils sont utiles.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-03Planification et analyse des besoins4210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMobilier, équipement et matériel XE "Mobilier, équipement et matériel - Planification et analyse de besoins:4210" Description et utilisationDocuments relatifs à la planification et à l’analyse des besoins de l’établissement en mobilier, en équipement et en matérielTypes de documentsPlans de développement, prévisions annuelles, statistiques, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de développement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-04Acquisition et cession XE "Acquisition et disposition - Mobilier, équipement et matériel:4220" 4220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMobilier, équipement et matériel XE "Mobilier, équipement et matériel - Acquisition et disposition:4220" Description et utilisationDocuments relatifs à l’acquisition, à la location, au prêt, à la vente et à la cession de mobilier, d’équipement ou de matériel de l’établissementTypes de documentsAppels d’offres, demandes d’achat, cahiers des charges, soumissions, bons de commande, bons de retour, bons de livraison, bons de connaissement, factures, contrats, études techniques  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R17DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la cession du mobilier, de l’équipement ou du matériel.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-05Inventaire XE "Inventaire - Mobilier, équipement et matériel:4230" 4230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMobilier, équipement et matériel XE "Mobilier, équipement et matériel - Inventaire:4230" Description et utilisationDocuments relatifs à la description, au marquage et à localisation du mobilier, de l’équipement et du matériel de l’établissementTypes de documentsRelevés, inventaires FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver l’inventaire annuel.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-06Utilisation XE "Utilisation - Mobilier, équipement et matériel:4240" 4240Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMobilier, équipement et matériel XE "Mobilier, équipement et matériel - Utilisation:4240" Description et utilisationDocuments relatifs à l’utilisation du mobilier, de l’équipement et du matériel de l’établissement, incluant le prêt XE "Prêt - Mobilier, équipement et matériel:4240"  et la location XE "Location - Mobilier, équipement et matériel:4240"  à l’interneTypes de documentsFormulaires de réservation, contrats d’utilisation, règlements FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, appliquer la règle 1000-25.
Pour les politiques, procédures et règlements, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R17DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée de l’utilisation des biens.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-07Entretien et réparation XE "Entretien et réparation - Mobilier, équipement et matériel:4250"  XE "Réparation et entretien - Mobilier, équipement et matériel:4250" 4250Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMobilier, équipement et matériel XE "Mobilier, équipement et matériel - Entretien et réparation:4250" Description et utilisationDocuments relatifs à l’entretien et à la réparation du mobilier, de l’équipement et du matériel de l’établissementTypes de documentsContrats d’entretien, demandes de réparation, estimations de coûts, études, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16R2DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver pendant toute la durée du contrat ou jusqu’à la fin des travaux.
R2 = Conserver pendant deux ans pour les travaux mineurs d’entretien et de réparation.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-08Planification et analyse des besoins4310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Planification et analyse de besoins:4310"  XE "Terrains et bâtiments" \t "Voir Bâtiments et terrains" Description et utilisationDocuments relatifs à la planification et à l’analyse des besoins en gestion des bâtiments et des terrains de l’établissementTypes de documentsPlans de développement, rapports d’analyse, études techniques, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le plan de développement et les rapports.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-09Acquisition, location et cession de bâtiments et de terrains XE "Acquisition, location et disposition - Bâtiments et terrains:4320" 4320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Acquisition, location et disposition:4320" Description et utilisationDocuments relatifs à l’acquisition, à la vente et à la location de bâtiments et de terrainsTypes de documentsTitres de propriété, offres d’achat, contrats de location, certificats de localisation, soumissions, évaluations foncières, actes d’achat et de vente FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesCode civil, art. 2922 et 2923Remarques généralesPour les contrats, appliquer la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110ConservationRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la cession du bien ou jusqu’à la fin du contrat, sauf dans le cas des soumissions non retenues, éliminées après trois ans.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-10Inventaire des bâtiments et des terrains XE "Inventaire - Bâtiments et terrains:4330" 4330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Inventaire:4330" Description et utilisationDocuments relatifs à l’inventaire des bâtiments et des terrains, incluant les plans des bâtimentsTypes de documentsInventaires, plans des bâtiments FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993ConservationRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-11Utilisation des bâtiments et des terrains XE "Utilisation - Bâtiments et terrains:4340" 4340Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Utilisation:4340" Description et utilisationDocuments relatifs à la gestion et à l’utilisation des bâtiments et des terrains de l’établissementTypes de documentsDemandes d’utilisation, listes des locaux, registres des activités, formulaires de réservation et d’inscription des usagers, contrats de location FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R17DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée du contrat.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-12Entretien et réparation XE "Entretien et réparation - Bâtiments et terrains:4350" 4350Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Entretien et réparation:4350" Description et utilisationDocuments relatifs à l’entretien et à la réparation des bâtiments et des terrainsTypes de documentsContrats d’entretien, rapports d’inspection, d’entretien et de réparation, appels d’offres, soumissions FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R17DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée du contrat ou jusqu’à la fin des travaux.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-13Aménagement et rénovations mineures XE "Aménagement et rénovations mineures - Bâtiments et terrains:4360" 4360Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Aménagement et rénovations mineures:4360" Description et utilisationDocuments relatifs aux aménagements et aux rénovations mineures des bâtiments et des terrains de l’établissementTypes de documentsContrats, devis, plans, appels d’offres, soumissions FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesCode civilRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée des travaux, sauf dans le cas des soumissions refusées, détruites après trois ans.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-14Construction et rénovations majeures XE "Construction et rénovations majeures - Bâtiments et terrains:4370" 4370Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrains XE "Bâtiments et terrains - Construction et rénovations majeures:4370" Description et utilisationDocuments relatifs à la construction, à l’amélioration, à la réparation ou à la transformation majeure d’un bâtiment ou d’un terrain de l’établissement.Types de documentsAppels d’offres, soumissions, cahiers des charges, permis de construction, plans, devis, certificats d’arpenteurs et d’architectes, instructions supplémentaires, projets de modification, contrats, avenants, directives de modification FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesCode civil, art. 2922 et 2923Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R110TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée des travaux, sauf dans le cas des soumissions refusées, détruites après trois ans.
R2 = Conserver les plans tels que réalisés ou modifiés, de même que les devis, les contrats, les soumissions retenues, les cahiers des charges, les certificats d’arpenteurs et d’architectes, les tableaux-synthèses et les recommandations aux clients.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-15Stationnement XE "Stationnement:4380"  XE "Gestion des stationnements:4380" 4380Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalBâtiments et terrainsDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des stationnements de l’établissement, incluant leur exploitation, leur aménagement et leur entretienTypes de documentsPermis de stationnement, reçus de vignettes, billets de stationnement, relevés journaliers, listes des clients, demandes et factures de remorquage des véhicules, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-16Électricité XE "Électricité:4410" , plomberie XE "Plomberie:4420" , chauffage et réfrigération XE "Chauffage et réfrigération:4430"  XE "Réfrigération et chauffage:4430" , ventilation et climatisation XE "Climatisation et ventilation:4440"  XE "Ventilation et climatisation:4440" 4410-4440Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMécanique des bâtiments XE "Mécanique des bâtiments:4410-4440" Description et utilisationDocuments relatifs à l’inspection, à l’entretien et à la réparation des systèmes mécaniques des bâtiments (électricité, plomberie, chauffage et réfrigération, ventilation et climatisation)Types de documentsContrats d’entretien, rapports d’inspection, devis, feuilles de route, réquisitions, demandes de service FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23DestructionRemarques relatives au délai de conservation


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-17Planification et analyse des besoins XE "Environnement - Planification et analyse de besoins:4510" 4510Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEnvironnementDescription et utilisationDocuments relatifs à l’étude et à l’analyse des besoins en gestion de l’environnement ainsi qu’à l’établissement des objectifs et des priorités afin de répondre aux besoins de l’établissement dans ce domaineTypes de documentsPlans de travail, plans d’action, prévisions annuelles, études, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans d’action, les études et les rapports.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-18Conservation de l’énergie XE "Énergie - Conservation:4520"  XE "Conservation de l’énergie:4520" 4520Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEnvironnementDescription et utilisationDocuments relatifs à la conservation de l’énergieTypes de documentsÉtudes, projets, plans de travail, mesures et plans d’action, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les études, les plans d’action et les rapports.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-19Gestion des déchets et recyclage XE "Recyclage et déchets - Gestion"  XE "Gestion des déchets et recyclage:4530"  XE "Déchets et recyclage - Gestion:4530" 4530Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEnvironnementDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des déchets et au recyclage des matières réutilisablesTypes de documentsContrats, études, projets, mesures, plans de travail, plans d’action, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les études, les plans d’action et les rapports.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-20Planification et analyse des besoins4610Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSécurité et mesures d’urgence XE "Sécurité et mesures d’urgence - Planification et analyse de besoins:4610"  XE "Mesures d'urgence et sécurité" \t "Voir Sécurité et mesures d'urgence" Description et utilisationDocuments relatifs à l’analyse des besoins ainsi qu’à la planification des activités de l’établissement en matière de prévention et d’adoption de mesures de sécurité pour la protection des personnes et des biensTypes de documentsÉtudes, plans de travail, plans d’action, rapports, statistiques, documents d’information et de sensibilisation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les études, les plans d’action et les rapports.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-21Plan de mesures d’urgence XE "Plan des mesures d’urgence:4620" 4620Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSécurité et mesures d’urgenceDescription et utilisationDocuments relatifs aux interventions réalisées à la suite d’une infraction, d’un crime, d’un vol, d’un acte de vandalisme, d’un accident, du déversement de produits dangereux, d’une alerte à la bombe, du déclenchement d’un système d’alarme (intrusion, incendie) ou d’autres incidents survenus dans les bâtiments et sur les terrains de l’établissementTypes de documentsPlans de mesures d’urgence, registres des accidents et des incidents, dossiers du système de sécurité (protection incendie, système d’alarme, surveillance électronique), dossiers d’enquête, registres des plaintes, registres des alertes, guides d’instructions destinés au personnel, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de mesures d’urgence ayant fait l’objet de refontes majeures.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-22Gestion de l’équipement de sécurité XE "Gestion de l’équipement de sécurité:4630"  XE "Équipement de sécurité - Gestion:4630" 4630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSécurité et mesures d’urgenceDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement utilisés par l’établissement dans le cadre de ses activités de prévention et de ses exercices de sécuritéTypes de documentsInventaire de l’équipement, rapports d’inspection des appareils, étiquettes de contrôle des extincteurs et des détecteurs de fumée, documentation sur le système d’alarme, listes de distribution des trousses de secourisme FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant trois ans ou aussi longtemps qu’ils sont en vigueur.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-23Gestion des accès et surveillance XE "Gestion des accès et surveillance:4640"  XE "Accès et surveillance - Gestion:4640"  XE "Surveillance et accès - Gestion:4640" 4640Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSécurité et mesures d’urgenceDescription et utilisationDocuments relatifs au contrôle de l’accès aux immeubles, aux locaux et aux terrains de l’établissement ainsi qu’aux mesures de surveillanceTypes de documentsCartes d’accès aux édifices, laissez-passer, registres des visiteurs, demandes d’obtention de clés, registres et étiquettes de contrôle des clés, formulaires d’autorisation à déverrouiller une serrure ou à sectionner un cadenas, bandes de surveillance, rapports des agents de sécurité FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant deux ans ou aussi longtemps qu’ils sont en vigueur.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-24Gestion des matières dangereuses XE "Gestion des matières dangereuses:4650"  XE "Matières dangereuses - Gestion:4650" 4650Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSécurité et mesures d’urgenceDescription et utilisationDocuments relatifs à l’analyse, à l’utilisation, au transport, à l’entreposage et à l’élimination des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l’établissement, notamment les matières radioactives (radio-isotopes), les substances chimiques, les déchets dangereux, etc.Types de documentsListes des produits, procédures de sécurité, documents du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-25Dossiers des véhicules XE "Dossiers des véhicules:4710"  XE "Véhicules - Dossiers:4710" 4710Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalVéhiculesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’achat, à la location, à l’immatriculation, à l’utilisation, à l’entretien, à la réparation et à la cession des véhicules de l’établissement (automobiles, camions, remorques, autobus, tracteurs).Types de documentsContrats d’achat ou de location, documents d’immatriculation, d’inspection, de vérification et d’entretien FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée du bien.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification4000-26Utilisation des véhicules XE "Utilisation des véhicules:4720"  XE "Véhicules - Utilisation:4720" 4720Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalVéhiculesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’utilisation des véhicules de l’établissementTypes de documentsRegistres de contrôle d’accès, de prêt et de réservation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20DestructionRemarques relatives au délai de conservation
DÉLAIS DE LA SÉRIE 5000
Communications et relations publiques





5000-01 Planification des activités en communications et en relations publiques
5000-02 Remerciements, souhaits et invitations
5000-03 Inaugurations, célébrations et autres événements spéciaux
5000-04 Livre d’or
5000-05 Prix et titres honorifiques
5000-06 Activités promotionnelles et publicité
5000-07 Tournées d’information
5000-08 Communiqués et conférences de presse, presse écrite, radio, télévision et cinéma
5000-09 Revues de presse
5000-10 Monographies et périodiques
5000-11 Productions graphiques et audiovisuelles
5000-12 Sites et portails Web
5000-13 Demandes de renseignements
5000-14 Relations avec les parents, les étudiants et les organismes
5000-15 Comités externes
5000-16 Babillards et diffusion de messages électroniques







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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-01Planification des activités en communications et en relations publiques XE "Communication et relations publiques - Planification des activités:5110-5120" 5110-5120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPlanification des activités en communications et en relations publiquesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des priorités, des orientations et des besoins de l’établissement en matière de communications et de relations publiquesTypes de documentsPlans de communication, études, plans d’action FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de communication et les plans d’action.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-02Remerciements, souhaits, invitations  XE "Remerciements, souhaits, invitations reçus : 5210 XE "Souhaits, invitations et remerciements reçus:5210"  XE "Invitations, remerciements et souhaits reçus:5210" 5210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCérémonies officielles et événements spéciauxDescription et utilisationDocuments relatifs aux invitations, aux remerciements, aux condoléances et aux souhaits adressés à l’établissementTypes de documentsInvitations, cartes de souhaits, condoléances, lettres ou cartes de remerciements FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour le livre d’or de l’établissement, se référer à la règle 5000-04.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-03Inaugurations, célébrations et autres événements spéciaux XE "Événements spéciaux, inaugurations et célébrations:5220"  XE "Inaugurations, célébrations et autres événements spéciaux:5220"  XE "Célébrations, inaugurations et autres événements spéciaux:5220" 5220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCérémonies officielles et événements spéciaux XE "Cérémonies officielles:5220" Description et utilisationDocuments relatifs aux activités telles que les cérémonies, les inaugurations, les conférences et les célébrations diverses organisées par l’établissementTypes de documentsInvitations, programmes, listes des invités, dépliants, affiches, photographies, documentation, textes ou enregistrements d’allocutions, coupures de journaux FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver un exemplaire des programmes, des listes des invités, des affiches, des photographies, des textes et des enregistrements d’allocutions ainsi que tout document relatif aux activités majeures organisées par l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-04Livre d’or XE "Livre d’or:5230" 5230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCérémonies officielles et événements spéciauxDescription et utilisationDocument témoignant de la tenue des cérémonies, célébrations et autres événements spéciauxTypes de documentsLivre d’or FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990ConservationRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-05Prix et titres honorifiques XE "Titres et prix honorifiques:5240"  XE "Prix et titres honorifiques:5240" 5240Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCérémonies officielles et événements spéciauxDescription et utilisationDocuments relatifs aux différents prix et titres honorifiques décernés par l’établissementTypes de documentsDossiers des candidatures (curriculum vitæ, lettres d’appui, copies des diplômes ou des certificats décernés), listes des lauréats, communiqués de presse, extraits de procès-verbaux de l’instance ayant approuvé l’attribution de la distinction FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les listes et les dossiers des lauréats, les communiqués de presse ainsi que les documents relatifs aux modalités d’attribution de chaque prix.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-06Activités promotionnelles et publicité XE "Activités promotionnelles et publicité:5310" 5310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPromotion et publicité XE "Promotion et publicité:5310"  XE "Publicité et activités promotionnelles:5310" Description et utilisationDocuments relatifs aux activités organisées afin de promouvoir les produits et services offerts par l’établissement : campagnes publicitaires, journées « Portes ouvertes » ou « Étudiant d’un jour », visites, etc.Types de documentsPlans d’action, programmes, affiches, horaires, plans des lieux, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le rapport final de chacune des activités.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-07Tournées d’information XE "Tournées d’information:5320" 5320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPromotion et publicitéDescription et utilisationDocuments relatifs aux tournées d’information faites par des représentants de l’établissement pour faire la promotion de ses produits et servicesTypes de documentsPlans d’action, listes des écoles visitées, calendriers des visites, rapports, bilans, dossiers d’enquête, analyses d’impacts FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le rapport final de chacune des activités.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-08Communiqués et conférences de presse XE "Communiqués et conférences de presse:5410"  XE "Conférences et communiqués de presse:5410" , presse écrite XE "Presse écrite:5420"  XE "Presse électronique:5420" , radio, télévision et cinéma XE "Cinéma, radio et télévision:5430"  XE "Radio, télévision et cinéma:5430"  XE "Télévision, cinéma et radio:5430" 5410-5430Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations avec les médiasDescription et utilisationDocuments relatifs aux relations de l’établissement avec les médias ainsi qu’à la rédaction des communiqués de presse et à la préparation des conférences de presseTypes de documentsCommuniqués de presse, textes de conférences, dossiers préparatoires, listes d’envoi FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les communiqués de presse et les textes des conférences. 

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-09Revues de presse XE "Revues de presse:5440" 5440Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations avec les médiasDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des revues de presse de l’établissementTypes de documentsCoupures de journaux, enregistrements sonores et vidéo des émissions radiophoniques et télévisuelles  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20ConservationRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-10Monographies et périodiques XE "Monographies et périodiques de l'établissement:5510" 5510Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPublications et sites Web XE "Publications et sites Web:5510-5530" Description et utilisationDocuments relatifs aux monographies et aux périodiques produits et publiés par ou pour l’établissementTypes de documentsMonographies, périodiques, dossiers de production (soumissions, contrats, devis, épreuves, échéanciers) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P30TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver un exemplaire de chaque publication.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-11Productions graphiques et audiovisuelles XE "Productions graphiques et audiovisuelles:5520" 5520Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPublications et sites WebDescription et utilisationDocuments relatifs à la conception et à la réalisation des documents graphiques et visuels de l’établissementTypes de documentsDépliants, affiches, brochures, exemplaire vierge de l’agenda des étudiants, enregistrements sonores et vidéo, dossiers de production (soumissions, contrats, devis, épreuves, échéanciers) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P30TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver un exemplaire de chaque production graphique et visuelle.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-12Portails et sites Web XE "Sites Web et portails:5530"  XE "Portails et sites Web:5530" 5530Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalPublications et sites WebDescription et utilisationDocuments relatifs à la création et à la mise à jour des sites Web et des portails (intranet et extranet) de l’établissementTypes de documentsDossiers de création et de mise à jour des sites : chartes graphiques, pages de présentation, menus, textes d’information, images, documents audiovisuels intégrés aux sites Web, listes des hyperliens, registres des mises à jour, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesLes documents disponibles en hyperlien sur les sites Web et sur les portails de l’établissement sont régis par des règles de conservation qui leur sont propres et, par conséquent, ne relèvent pas de ce délai de conservation.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver jusqu’à la refonte majeure du site.
R2 = Conserver un portrait annuel, sous format numérique, des sites Web et des portails.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-13Demandes de renseignements XE "Demandes de renseignements:5610"  XE "Relations externes - Demandes de renseignements:5610" 5610Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations externes XE "Relations externes:5610-5660" Description et utilisationDocuments relatifs aux demandes de renseignements généraux sur les produits et services offerts par l’établissementTypes de documentsDemandes de renseignements FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P10DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-14Relations avec les parents XE "Relations avec les parents:5620" , les étudiants et  XE "Relations avec les étudiants:5630" les organismes publics XE "Relations avec les organismes publics:5640"  et privés XE "Relations avec les organismes privés:5650" 5620-5650Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations externesDescription et utilisationDocuments concernant les relations de portée générale avec les parents et les étudiants ainsi qu’avec les organismes publics et privésTypes de documentsCorrespondance, documents afférents FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents témoignant de manière significative des relations qu’entretient l’établissement avec les parents, les étudiants et les organismes.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-15Comités externes XE "Comités externes:5660" 5660Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRelations externesDescription et utilisationDocuments relatifs à la participation des représentants de l’établissement à des comités externesTypes de documentsListes des membres, avis de convocation, ordres du jour, comptes rendus, résolutions, rapports, documents afférents FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents qui reflètent les prises de position de l’établissement.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification5000-16Babillards et diffusion de messages électroniques XE "Messages électroniques - Diffusion:5710"  XE "Babillards et diffusion de messages électroniques:5710" 5710Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCommunication interneDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à l’utilisation des moyens de diffusion destinés au personnel de l’établissement ainsi qu’aux personnes qui le fréquentent.Types de documentsCommuniqués, bulletins d’information, notes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P10DestructionRemarques relatives au délai de conservation

DÉLAIS DE LA SÉRIE 6000
Gestion des ressources informationnelles





6000-01 Planification et analyse des besoins en informatique
6000-02 Gestion des systèmes et des réseaux
6000-03 Logiciels
6000-04 Soutien aux utilisateurs
6000-05 Téléphonie
6000-06 Télématique et télédistribution
6000-07 Courrier électronique
6000-08 Courrier postal et messagerie
6000-09 Reprographie
6000-10 Micrographie et numérisation
6000-11 Gestion des formulaires
6000-12 Planification et analyse des besoins en gestion des documents et des archives
6000-13 Outils de gestion des documents
6000-14 Conception et mise en œuvre d’un système de gestion
6000-15 Accès aux documents et protection des renseignements personnels – Demandes d’accès aux documents
6000-16 Accès aux documents et protection des renseignements personnels – Gestion des fichiers nominatifs
6000-17 Gestion des documents essentiels
6000-18 Gestion des documents semi-actifs et inactifs (archives définitives)
6000-19 Préservation et diffusion
6000-20 Planification et analyse des besoins de la bibliothèque
6000-21 Acquisition et développement des collections
6000-22 Traitement et conservation
6000-23 Diffusion




RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-01Planification et analyse des besoins XE "Informatique - Planification et analyse de besoins:6110" 6110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInformatiqueDescription et utilisationDocuments relatifs à la planification et à l’analyse des besoins en informatiqueTypes de documentsPlans de travail, plans de développement, études techniques, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de développement, les études et les rapports finaux.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-02Gestion des systèmes et des réseaux XE "Gestion des systèmes et des réseaux informatiques:6120"  XE "Systèmes et réseaux informatiques - Gestion:6120"  XE "Réseaux et systèmes informatiques - Gestion:6120" 6120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInformatiqueDescription et utilisationDocuments relatifs à l’acquisition, au développement, à l’installation et à l’entretien des systèmes et des réseaux informatiques de l’établissementTypes de documentsLicences d’utilisation, inventaires, cahiers des charges, soumissions, contrats, dossiers de développement et de maintenance, guides d’utilisation, codes d’accès, procédures, rapports, banques de données FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces données aussi longtemps qu’elles peuvent être exploitées et doivent demeurer accessibles ou être transférées dans une nouvelle application informatique.
R2 = Conserver l’inventaire des systèmes et des réseaux, les cahiers des charges et les soumissions retenues.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-03Logiciels XE "Logiciels:6130" 6130Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInformatiqueDescription et utilisationDocuments relatifs à l’acquisition, au développement, à l’installation et à la mise à jour des logiciels utilisés par l’établissementTypes de documentsLogiciels, licences d’utilisation, guides d’utilisation, inventaires, dossiers d’achat FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiques Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces données aussi longtemps qu’elles peuvent être exploitées ou doivent demeurer accessibles jusqu’à leur transfert dans un nouveau logiciel.
R2 = Conserver les dossiers des logiciels développés par l’établissement.
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-04Soutien aux utilisateurs XE "Soutien aux utilisateurs - Informatique:6140"  XE "Informatique - Soutien aux utilisateurs:6140"  6140Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInformatiqueDescription et utilisationDocuments relatifs aux demandes de soutien faites par les utilisateurs des systèmes informatiques de l’établissementTypes de documentsDemandes de soutien FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents jusqu’à la résolution du problème.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-05Téléphonie XE "Téléphonie:6210" 6210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalTélécommunications XE "Télécommunications:6210-6240" , courrier et messagerieDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du réseau téléphonique de l’établissement, incluant la messagerie vocale et le contrôle des appels interurbainsTypes de documentsAppels d’offres, cahiers des charges, soumissions, contrats, guides d’utilisation, directives FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents pendant toute la durée du contrat.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-06Télématique XE "Télématique:6220"  et télédistribution XE "Télédistribution:6220" 6220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalTélécommunications, courrier et messagerieDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des systèmes d’information interne par radiodiffusion, par télédistribution et sur tableaux électroniquesTypes de documentsGuides d’utilisation, plans des systèmes, demandes d’utilisation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P999R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Détruire les demandes d’utilisation après un an.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-07Courrier électronique XE "Courrier électronique:6230" 6230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalTélécommunications, courrier et messagerieDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du système de courrier électronique de l’établissementTypes de documentsPolitiques, règlements, procédures, directives, guides d’utilisation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les politiques, procédures et règlements, appliquer la règle 1000-07Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les guides établis par l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-08Courrier postal et messagerie XE "Messagerie et courrier postal:6240"  XE "Courrier postal et messagerie:6240" 6240Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalTélécommunications, courrier et messagerieDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des systèmes de courrier postal et de messagerie interne et externe de l’établissement ainsi qu’à la livraison des colisTypes de documentsBons de livraison, droits d’affranchissement, déclarations en douane, demandes et bulletins d’expédition, récépissés de recommandation, registres de livraison, listes d’envoi FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-09Reprographie XE "Reprographie:6310" 6310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalReproduction et numérisationDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des services de reprographie de l’établissementTypes de documentsDemandes de reprographie, listes des tarifs, factures, données de reproduction, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P2R15DestructionRemarques relatives au délai de conservation
R1 = Éliminer les bons de commande après deux ans.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-10Micrographie XE "Micrographie:6320"  et numérisation XE "Numérisation:6330" 6320-6330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalReproduction et numérisationDescription et utilisationDocuments relatifs à la reproduction par micrographie et par numérisation des documents de l’établissementTypes de documentsProcédures de micrographie et de numérisation, désignations des personnes autorisées, attestations de reproduction, avis de destruction, documentation, rapports, études, listes des documents reproduits FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiques Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents jusqu’à la fin du projet.
R2 = Conserver les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire des documents, les déclarations assermentées et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction de documents.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-11Gestion des formulaires XE "Gestion des formulaires:6410"  XE "Formulaires - Gestion:6410" 6410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCréation et rationalisation des documentsDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des formulaires de l’établissementTypes de documentsBons de commande, demandes de production de formulaires, esquisses, épreuves, commandes, modèles de formulaires, listes de distribution  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les formulaires pendant toute la durée de leur utilisation, sauf dans le cas des commandes de fournitures et des demandes de production, détruites après deux ans.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-12Planification et analyse des besoins XE "Gestion des documents et des archives - Planification et analyse de besoins:6510" 6510Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’analyse et à la planification des besoins en gestion des documents et des archives de l’établissementTypes de documentsRapports d’analyse des besoins, plans d’action, études, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans d’action et les rapports d’analyse des besoins.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-13Outils de gestion des documents XE "Outils de gestion - Gestion des documents et des archives:6520" 6520Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archives XE "Gestion des documents et des archives - Outils de gestion:6520" Description et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à l’approbation interne et externe des outils de gestion des documents de l’établissement (plans de classification, calendriers de conservation, profils de métadonnées, règles d’accès)Types de documentsPlans de classification, calendriers de conservation, profils de métadonnées, index, règles d’accès, listes, inventaires, guides, formulaires d’approbation, procédures FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de classification et les calendriers de conservation approuvés.


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-14Conception et mise en œuvre d’un système de gestion XE "Mise en oeuvre et conception d'un système de gestion des documents et des archives:6530"  XE "Conception et mise en œuvre d’un système de gestion des documents et des archives:6530" 6530Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs à la conception et à la mise en œuvre du système de gestion des documents et des archives de l’établissementTypes de documentsAppels d’offres, cahiers des charges, soumissions, plans de mise en œuvre, échéanciers, guides de formation, documentation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents jusqu’à la mise en œuvre du système de gestion.
R2 = Conserver les plans de mise en œuvre et les guides de formation. 


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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-15Accès aux documents et protection des renseignements personnels – Demandes d’accès aux documents XE "Accès aux documents et protection des renseignements personnels - Demandes d’accès aux documents:6540" 6540Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs aux demandes d’accès aux documents et à la protection des renseignements personnelsTypes de documentsDécisions de la Commission d’accès à l’information, demandes d’accès, avis de réception, requêtes en appel, registres des demandes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesLoi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., A-2.1)Remarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents jusqu’à la fermeture du dossier ou jusqu’à l’épuisement du recours.
R2 = Conserver les décisions de la Commission d’accès à l’information.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-16Accès aux documents et protection des renseignements personnels – Gestion des fichiers nominatifs XE "Fichiers nominatifs - Gestion:6540"  XE "Accès aux documents et protection des renseignements personnels - Gestion des fichiers nominatifs:6540" 6540Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des fichiers de renseignements personnels XE "Fichiers de renseignements personnels - Gestion:6540"  de l’établissementTypes de documentsDéclarations de fichiers nominatifs à la Commission d’accès à l’information, ententes entre organismes publics, documents de nomination des responsables de l’accès, registres de consultation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993DestructionRemarques relatives au délai de conservation
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-17Gestion des documents essentiels XE "Gestion des documents essentiels:6550"  XE "Documents essentiels - Gestion:6550" 6550Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à l’application des procédures de gestion des documents essentiels nécessaires au rétablissement des opérations à la suite d’un sinistreTypes de documentsProcédures, listes des documents essentiels, mesures de protection et de sécurité adoptées, guides FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-18Gestion des documents semi-actifs et inactifs XE "Gestion des documents semi-actifs et inactifs:6560"  XE "Documents semi-actifs et inactifs - Gestion:6560"  (archives définitives)6560Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des documents semi-actifs et inactifs (archives définitives) de l’établissementTypes de documentsPlans de localisation, demandes d’emprunt et de consultation de documents, formulaires de transfert et de rappel, bordereaux de versement, listes des unités, inventaires, avis et autorisations de destruction, déclarations de destruction, listes des documents éliminés, registres des documents détruits, listes des documents inactifs FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents aussi longtemps qu’ils se trouvent au dépôt des documents semi-actifs ou inactifs, sauf dans le cas des formulaires de rappel, détruits après un an.
R2 = Conserver les bordereaux de versement, les formulaires d’autorisation de destruction et les listes des documents détruits ou ce qui en tient lieu.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-19Préservation et diffusion des archives XE "Archives - Préservation et diffusion:6570"  XE "Diffusion et préservation des archives:6570"  XE "Préservation et diffusion des archives:6570" 6570Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des documents et des archivesDescription et utilisationDocuments relatifs à la préservation, à la conservation et à la diffusion des archives définitives de l’établissementTypes de documentsRèglements, procédures et normes, inventaires, instruments de recherche, plans de localisation, relevés des conditions ambiantes, études techniques, guides du chercheur, dossiers des expositions FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents aussi longtemps qu’ils se trouvent au dépôt ou jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver les instruments de recherche, les guides du chercheur et toute publication consécutive aux activités.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-20Planification et analyse des besoins6610Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la bibliothèque XE "Bibliothèque - Gestion:6610-6640"  XE "Gestion de la bibliothèque - Planification et analyse des besoins:6610" Description et utilisationDocuments relatifs à l’analyse et à la planification des besoins de la bibliothèque de l’établissementTypes de documentsPlans d’action, plans de développement, rapports, études, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de développement, les études et les rapports finaux.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-21Acquisition et développement des collections XE "Bibliothèque - Acquisition et développement des collections:6620" 6620Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la bibliothèqueDescription et utilisationDocuments relatifs à l’acquisition des ressources documentaires et au développement des collections de la bibliothèque de l’établissementTypes de documentsDossiers d’acquisition, demandes d’achat, bons de commande, catalogues, dossiers des fournisseurs, plans de développement, listes soumises par les départements de l’établissement, factures, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents aussi longtemps qu’ils sont nécessaires au travail de gestion.
R2 = Conserver les plans de développement et les rapports cumulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-22Traitement et conservation XE "Bibliothèque - Traitement et conservation des ressources documentaires:6630" 6630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la bibliothèqueDescription et utilisationDocuments relatifs au traitement et à la conservation des ressources documentaires de la bibliothèque de l’établissementTypes de documentsNormes et procédures de traitement, dossiers de traitement, bons de commande, demandes de reliure et de réparation, listes, registres des documents élagués, rapports, statistiques  FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12R2TriR3Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents tant qu’ils sont utiles au traitement et à la conservation des ressources documentaires ou jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver pendant dix ans les listes de documents retirés dont l’achat est antérieur à dix ans.
R3 = Conserver les normes et les procédures établies par l’établissement ainsi que les rapports cumulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification6000-23Diffusion XE "Bibliothèque - Diffusion des ressources documentaires:6640" 6640Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la bibliothèqueDescription et utilisationDocuments relatifs à la diffusion des ressources documentaires de la bibliothèque de l’établissementTypes de documentsRèglements, procédures, règlements de prêt, dossiers des abonnés, demandes de réservation, guides, rapports, statistiques, catalogues, instruments de recherche, outils de formation FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver ces documents tant qu’ils sont utiles à la diffusion ou jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver les règlements et les rapports cumulatifs.

DÉLAIS DE LA SÉRIE 7000
Gestion de l’effectif scolaire





7000-01 Conditions d’admission
7000-02 Demandes d’admission
7000-03 Tests d’admission
7000-04 Rapports et statistiques d’admission
7000-05 Outils de gestion des inscriptions
7000-06 Statuts d’inscription
7000-07 Rapports et statistiques d’inscription
7000-08 Journées d’accueil
7000-09 Tests de classement
7000-10 Cartes d’identité
7000-11 Prévision et révision de l’effectif scolaire
7000-12 Déclarations de l’effectif scolaire (recensements)
7000-13 Listes d’étudiants
7000-14 Dossiers des étudiants – volet « gestion »
7000-15 Dossiers des étudiants – volet « cheminement scolaire »
7000-16 Cheminement scolaire
7000-17 Résultats scolaires
7000-18 Reprises et révisions
7000-19 Sanction des études
7000-20 Suivis auprès des étudiants



RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-01Conditions d’admission XE "Conditions d’admission:7110" 7110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAdmission XE "Admissions:7110-7140" Description et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à la modification, en collaboration avec le Service régional d’admission, des conditions d’admission générales et spécifiques aux programmes d’enseignement de l’établissementTypes de documentsConditions d’admission, grilles de critères de contingentement, calculs de capacité d’accueil, rapports, études FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les versions officielles des conditions d’admission générales et spécifiques de l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-02Demandes d’admission XE "Demandes d’admission:7120" 7120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAdmissionDescription et utilisationDocuments relatifs au traitement des demandes d’admission au sein d’un programme d’enseignement de l’établissementTypes de documentsListes de candidats, dossiers d’admission (formulaires du Service régional d’admission, bulletins, diplômes, attestations d’expérience, certificats de naissance, cartes de citoyenneté, cartes de résidence permanente, lettres de présentation ou de recommandation), réponses aux candidats FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12DestructionR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de la procédure d’admission (incluant tout délai de recours ou de contestation). Verser les documents d’admission dans les dossiers des étudiants admis.
R2 = Détruire les dossiers des candidats refusés.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-03Tests d’admission XE "Tests d’admission:7130" 7130Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAdmissionDescription et utilisationDocuments relatifs aux entrevues et aux tests auxquels sont soumis les candidats au cours du processus d’admissionTypes de documentsQuestionnaires, formulaires, guides d’entrevue, tests complétés par les candidats, notes d’entrevue FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de la procédure d’admission (incluant tout délai de recours ou de contestation), sauf dans le cas des questionnaires et des formulaires, conservés jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions. Verser les tests dans les dossiers des étudiants admis.
R2 = Conserver un exemplaire des questionnaires et des formulaires. 

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-04Rapports et statistiques d’admission XE "Statistiques et rapports d'admission:7140"  XE "Rapports et statistiques d’admission:7140" 7140Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAdmissionDescription et utilisationDocuments relatifs aux rapports et aux statistiques sur les demandes d’admission élaborés ou reçus par l’établissement ou pour l’ensemble du réseau collégialTypes de documentsRapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P13TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les statistiques et les rapports récapitulatifs élaborés par l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-05Outils de gestion XE "Inscriptions aux programmes d'études - Outils de gestion:7210" 7210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInscription XE "Inscriptions aux programmes d'études:7210" Description et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à l’application des procédures, des règlements et des outils de gestion pour l’inscription des candidats admis à un programme d’études de l’établissementTypes de documentsProcédures d’inscription, formulaires, règlements, guides, documentation envoyée aux candidats admis, tableaux des droits à payer par les étudiants FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993DestructionR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Les procédures et les droits d’inscription sont approuvés par le conseil d’administration de l’établissement (voir la règle 1000-12).

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-06Statuts d’inscription XE "Statut d’inscription - Gestion:7220" 7220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInscriptionDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des statuts d’inscription des étudiants de l’établissementTypes de documentsFormulaires, fiches d’inscription, avis d’inscription FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus d’inscription. Verser les documents dans les dossiers des étudiants inscrits.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-07Rapports et statistiques d’inscription XE "Inscriptions aux programmes d’études - Rapports et statistiques:7230"  XE "Statistiques et rapports - Inscriptions aux programmes d'études:7230"  XE "Rapports et statistiques d’inscription aux programmes d’études:7230" 7230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalInscriptionDescription et utilisationDocuments relatifs aux rapports et aux statistiques d’inscription des étudiants de l’établissementTypes de documentsRapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P13TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les statistiques et les rapports récapitulatifs élaborés par l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-08Journées d’accueil XE "Accueil des étudiants" \t "Voir Journées d'accueil - Clientèle étudiante"  XE "Journées d’accueil - Clientèle étudiante:7310" 7310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la rentréeDescription et utilisationDocuments relatifs à l’organisation des journées d’accueil des nouveaux étudiants de l’établissement Types de documentsDossiers d’organisation, rapports d’activité FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les documents relatifs aux activités sociales et récréatives de la rentrée scolaire, appliquer la règle 9000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports d’activité.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-09Tests de classement XE "Tests de classement - Clientèle étudiante:7320" 7320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la rentréeDescription et utilisationDocuments relatifs aux tests de classement auxquels sont soumis les étudiants afin de déterminer leur niveau de connaissance pour s’inscrire à certains coursTypes de documentsQuestionnaires, formulaires, tests complétés FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesClasser les tests dans les dossiers des étudiants s’il y a lieu.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de la procédure de classement, sauf dans le cas des questionnaires et des formulaires, conservés jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver un exemplaire des questionnaires ou des formulaires.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-10Cartes d’identité XE "Cartes d’identité de la clientèle étudiante:7330" 7330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion de la rentréeDescription et utilisationDocuments relatifs à l’émission, à la distribution et au remplacement des cartes permettant d’identifier les étudiants de l’établissementTypes de documentsCartes spécifiques des étudiants, procédures d’émission FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour la conception graphique des cartes d’identité, appliquer la règle 5000-11.
Pour les procédures, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990DestructionRemarques relatives au délai de conservation
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-11Prévision et révision de l’effectif scolaire XE "Révision et prévision de la clientèle étudiante:7410"  XE "Prévision et révision de la clientèle étudiante:7410" 7410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEffectif scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs aux prévisions et aux révisions de l’effectif scolaire de l’établissementTypes de documentsÉtudes, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents de prévision des effectifs approuvés par le conseil d’administration de l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-12Déclarations de l’effectif scolaire (recensements) XE "Déclaration de la clientèle étudiante:7420"  XE "Recensement de la clientèle étudiante" \t "Voir Déclaration de la clientèle étudiante"  7420Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEffectif scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs à la confirmation obligatoire de la présence des étudiants (preuve de la fréquentation scolaire) aux cours auxquels ils sont inscrits. Les résultats sont ensuite envoyés au ministère de l’Éducation, du Loisir et des Sports à des fins de calcul de subvention.Types de documentsRecensements, listes, procédures, échéanciers FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les procédures de déclaration, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-13Listes d’étudiants XE "Liste des étudiants:7430" 7430Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalEffectif scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs à la production des listes d’étudiants inscrits à l’enseignement régulier et à la formation continue de l’établissementTypes de documentsListes d’étudiants, listes de renseignements sur les parents, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les listes annuelles ou par session des étudiants inscrits.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-14Dossiers des étudiants – Volet « gestion » XE "Dossier de l’étudiant – Volet GESTION:7500" 7500Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDossiers des étudiantsDescription et utilisationDocuments relatifs à l’authentification de l’identité des étudiants de l’établissementTypes de documentsDemandes d’admission, certificats de naissance ou documents équivalents, cartes de citoyenneté, cartes de résident permanent, documents IMM 1000, documents d’attestation du statut au Canada (pour un étudiant étranger), reconnaissances des acquis, documents d’accommodement, dispenses et équivalences de cours, relevés cumulatifs de notes les plus récents au collégial, bulletins, copies de diplômes en cours d’études, copies du diplôme de fin d’études secondaires, relevés de notes du secondaire, copies des diplômes obtenus, attestations et relevés de notes d’études antérieures, avis de départ, autres documents mentionnés dans les directives du ministère de l’Éducation, du Loisir et des Sports, formulaires de divulgation de renseignements personnels FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R155TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant deux ans après le départ de l’étudiant.
R2 = Conserver les dossiers des étudiants nés aux années 1 de chaque décennie (1951, 1961, 1971, etc.).
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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-15Dossiers des étudiants – Volet « cheminement scolaire » XE "Dossier de l’étudiant – Volet CHEMINEMENT SCOLAIRE:7500" 7500Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDossiers des étudiantsDescription et utilisationDocuments relatifs au cheminement scolaire des étudiants depuis leur admission jusqu’à leur départ de l’établissementTypes de documentsFiches d’inscription, avis de modification de l’inscription, choix de cours, horaires, commandites, demandes de révision des notes, modifications aux choix de cours, abandons de cours, changements de programme, reports de session, changements d’institution, certificats médicaux pour exemption en éducation physique, fiches de corrections aux bulletins, demandes d’expédition des relevés de notes, preuves de vaccination, autres documents nécessaires au suivi auprès des étudiants FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant deux ans après le départ de l’étudiant.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-16Cheminement scolaire XE "Situations particulières - Cheminement scolaire:7620"  XE "Cheminement scolaire:7610-7680" 7610-7680Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalCheminement scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du cheminement scolaire des étudiants de l’établissement (choix de cours XE "Choix de cours:7610" , demandes d’accommodement, dispenses et équivalences de cours, reconnaissances des acquis, modifications aux choix de cours XE "Modification aux choix de cours:7630"  XE "Choix de cours - Modification:7630" , abandons de cours XE "Abandon de cours:7640" , changements de programme d’études XE "Changement de programme:7650" , reports de trimestre XE "Report de session:7660" , changements d’établissement XE "Changement d’institution:7670" , commandites, départs de l’établissement XE "Départ de l’établissement - Cheminement scolaire:7680" )Types de documentsFormulaires, règlements et procédures, listes de données sur les étudiants, guides de gestion FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesLes documents spécifiques à un étudiant sont classés dans son dossier (voir règle 7000-15).Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les versions officielles des règlements, procédures et guides élaborés par l’établissement.

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-17Résultats scolaires XE "Résultats scolaires:7710"  7710Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRésultats scolaires et sanction des étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à la transmission des résultats des évaluations par les professeurs à l’unité administrative de l’établissement responsable de l’émission des bulletinsTypes de documentsListes des notes ou des résultats par cours, formulaires d’inscription des notes, bordereaux de résultats, avis de modification de notes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les relevés de notes et les bulletins des étudiants, appliquer la règle 7000-14.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23DestructionRemarques relatives au délai de conservation

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Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-18Reprises et révisions XE "Reprise d'examen et révision de note:7720"  XE "Révision de note et reprise d'examen:7720" 7720Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRésultats scolaires et sanction des étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des reprises d’examens et des révisions de notes des étudiantsTypes de documentsFormulaires, demandes de reprise, demandes de révision, dossiers de suivi, décisions du comité de révision, demandes d’appel FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus de révision ou de reprise (incluant tout délai de recours ou de contestation). Verser la décision finale dans le volet « gestion » du dossier de l’étudiant.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-19Sanction des études XE "Sanction des études:7730"  XE "Sanction des études:7730"  7730Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRésultats scolaires et sanction des étudesDescription et utilisationDocuments relatifs au processus menant à la sanction recommandant l’émission du diplôme d’études collégiales (DEC), du certificat d’études collégiales ou de l’attestation d’études collégiales (AEC). Comprend la vérification des dossiers des étudiants susceptibles d’obtenir un DEC ou une AEC et l’adoption, par le conseil d’administration, d’une liste d’étudiants admissibles.Types de documentsRapports de vérification, listes d’étudiants admissibles, listes de diplômés FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20DestructionR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Le bulletin portant la mention « oui » à la sanction recommandée pour l’obtention du diplôme est conservé dans le dossier de l’étudiant. La liste adoptée des étudiants admissibles est incluse dans les documents afférents des réunions du conseil d’administration de l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification7000-20Suivis auprès des étudiants XE "Suivi auprès de la clientèle étudiante:7740" 7740Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRésultats scolaires et sanction des études Description et utilisationDocuments relatifs à l’envoi des bulletins et des relevés de notes ainsi qu’aux demandes de copies de documents (relevés de notes, diplômes, relevés de notes traduits, etc.)Types de documentsDemandes, formulaires, listes d’envoi, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20DestructionRemarques relatives au délai de conservation


DÉLAIS DE LA SÉRIE 8000
Gestion pédagogique





8000-01 Dossier des programmes d’études
8000-02 Élaboration et actualisation des programmes d’études
8000-03 Implantation des programmes d’études
8000-04 Évaluation et suivi des programmes d’études
8000-05 Abolition des programmes d’études
8000-06 Alternance travail-études
8000-07 Alternance travail-études – Dossiers des étudiants
8000-08 Cliniques et entreprises-écoles
8000-09 Cliniques – Dossiers des usagers
8000-10 Entreprises-écoles – Dossiers des clients
8000-11 Plans-cadres de cours
8000-12 Grilles de cours et préalables
8000-13 Plans de cours
8000-14 Stages des étudiants
8000-15 Recueils et notes de cours
8000-16 Formation non créditée
8000-17 Calendrier scolaire
8000-18 Horaires
8000-19 Listes de classes
8000-20 Échanges d’étudiants, coopération internationale et séjours linguistiques
8000-21 Mesures de soutien à l’enseignement
8000-22 Journées pédagogiques et d’étude
8000-23 Plans de réussite
8000-24 Aide à l’apprentissage et encadrement des étudiants ayant des besoins particuliers
8000-25 Aide à l’apprentissage – Dossiers des tuteurs
8000-26 Aide à l’apprentissage – Dossiers des personnes aidées
8000-27 Examens et travaux pratiques, épreuves-synthèses de programme et épreuves uniformes
8000-28 Examens et travaux pratiques, épreuves-synthèses de programme
et épreuves uniformes – Documents complétés par les étudiants
8000-29 Plagiat, mesures disciplinaires et assiduité scolaire
8000-30 Projets de recherche


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-01Dossiers des programmes d’études XE "Programmes d'études - Dossier:8110"  XE "Dossier des programmes d’études:8110" 8110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion de l’ensemble des programmes d’études mis en œuvre par l’établissement (objectifs, normes, activités d’apprentissage, autorisation du ministère de l’Éducation, du Loisir et des Sports)Types de documentsÉtudes, descriptions de programmes, listes (responsables, objectifs, conditions générales et particulières d’admission et d’inscription), grilles de compétences, relevés des modifications, listes des programmes équivalents dans d’autres établissements, statistiques d’admission et d’inscription, rapports sur les taux de réussite, d’échec et d’abandon, demandes d’autorisation, fiches de déclaration, grilles des cours, devis d’implantation, documents d’approbation des programmes et autorisations accordées à l’établissement par le ministre FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12ConservationRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à l’abolition du programme et jusqu’à sa fermeture complète.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-02Élaboration et actualisation des programmes d’études XE "Actualisation et élaboration des programmes d'études:8120"  XE "Élaboration et actualisation des programmes d’études:8120"  XE "Programmes d'études - Élaboration et actualisation:8120" 8120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à l’actualisation des programmes d’études de l’établissementTypes de documentsRésolutions du conseil d’administration, plans d’action, analyses, études préliminaires, rapports, enquêtes sur l’évaluation des formations, statistiques, demandes, fiches de description, grilles de cours FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R15TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus d’élaboration ou d’actualisation.
R2 = Conserver les dossiers des programmes autorisés.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-03Implantation des programmes d’études XE "Programmes d'études - Implantation:8130"  XE "Implantation des programmes d'études:8130" 8130Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs au processus d’implantation des programmes d’études de l’établissement approuvés par le ministère de l’Éducation, du Loisir et des SportsTypes de documentsRésolutions du conseil d’administration, devis d’implantation, études, statistiques, rapports, plans d’action FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus d’implantation.
R2 = Conserver la version du programme implanté adoptée par le conseil d’administration. 

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-04Évaluation et suivi des programmes d’études XE "Suivi et évaluation des programmes d'études:8140"  XE "Programmes d'études - Évaluation et suivi:8140"  XE "Évaluation et suivi des programmes d'études:8140" 8140Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’évaluation et au suivi de la mise en œuvre des programmes d’études de l’établissement afin de mesurer leur pertinenceTypes de documentsPlans d’action, échéanciers, études, politiques d’évaluation, questionnaires, dossiers d’évaluation, rapports, statistiques, listes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les politiques, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus d’évaluation.
R2 = Conserver les plans d’action et les dossiers des réformes majeures ainsi que le rapport final d’évaluation déposé au conseil d’administration de l’établissement.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-05Abolition de programmes d’études XE "Programmes d'études - Abolition:8150"  XE "Abolition des programmes d'études:8150" 8150Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’abolition et à la fermeture de programmes d’études de l’établissementTypes de documentsPlans d’action, demandes d’abolition, documents de confirmation d’abolitions, procédures, échéanciers, résolutions du conseil d’administration, rapports, études, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les procédures, appliquer la règle 1000-07Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus de fermeture du programme d’études.
R2 = Conserver le rapport final ou récapitulatif du processus de fermeture.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-06Alternance travail-études XE "Alternance travail-études:8160"  XE "Programme alternance travail-études:8160" 8160Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs au programme d’alternance travail-études de l’établissementTypes de documentsFormulaires, conventions, guides, déclarations aux fins de financement, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant la durée du programme, sauf dans le cas des formulaires, des conventions et des guides, conservés jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver les rapports récapitulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-07Alternance travail-études – Dossiers des étudiants XE "Alternance travail-études - Dossier de l’étudiant:8160" 8160Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des dossiers des étudiants qui participent au programme d’alternance travail-études de l’établissementTypes de documentsFiches d’inscription, conventions, fiches de temps, formulaires d’évaluation du milieu, formulaires d’évaluation de l’enseignant, bilans des étudiants FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant toute la durée de la participation des étudiants au programme.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-08Cliniques et entreprises-écoles XE "Entreprises-écoles et cliniques:8180"  XE "Cliniques et entreprises-écoles:8180" 8170Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs à la création et à la gestion des cliniques et des entreprises-écoles liées à l’établissementTypes de documentsEntentes, directives, règlements, procédures, études, historiques, documents d’information, rapports, publications, notes, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents aussi longtemps qu’ils sont utiles.
R2 = Conserver les ententes et les documents élaborés par l’établissement relatifs à la création de cliniques et d’entreprises-écoles ainsi qu’à leur gestion par l’établissement. 

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-09Cliniques – Dossiers des usagers XE "Cliniques – Dossier du patient ou du client:8180" 8170Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs aux dossiers individuels de consultation dans les cliniquesTypes de documentsDossiers des usagers : notes, diagnostics, résultats d’examens, pièces justificatives FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à un an après la dernière consultation.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-10Entreprises-écoles – Dossiers des clients XE "Entreprises-écoles – Dossier du client:8180" 8180Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des programmes d’étudesDescription et utilisationDocuments relatifs aux dossiers individuels des clients utilisant les services des entreprises-écolesTypes de documentsDemandes, documents de projet, analyses, fiches personnelles, rapports, pièces justificatives FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant toute la durée du projet.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-11Plans-cadres de cours XE "Plans-cadres de cours:8210" 8210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des cours et stagesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration et à l’approbation des plans-cadres de cours de l’établissementTypes de documentsDossiers d’élaboration (échéanciers, modalités d’évaluation, documents d’approbation, rapports), plans-cadres de cours FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9992TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans-cadres approuvés par l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-12Grilles de cours et préalables XE "Grilles de cours et préalables:8220"  XE "Préalables et grilles de cours:8220" 8220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des cours et des stagesDescription et utilisationDocuments relatifs à la description des cours (titres, codes, nombre d’heures) et aux conditions d’admissibilité (cours préalables) de l’établissementTypes de documentsGrilles de cours, listes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9992DestructionR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Pour les grilles de cours, se référer à la règle 8000-01.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-13Plans de cours XE "Plans de cours:8230" 8230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des cours et des stagesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des plans de cours par chaque enseignant ainsi qu’à leur approbationTypes de documentsDossiers d’élaboration (formulaires, directives, notes), plans de cours FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les plans de cours approuvés.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-14Stages des étudiants XE "Stages des étudiants:8240" 8240Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des cours et des stagesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’organisation des stages en milieu de travail (activités de formation)Types de documentsPolitiques, contrats, banques de milieux de stage, documents d’accompagnement des stages, rapports, listes, guides des stages, formulaires d’évaluation des stagiaires FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, appliquer la règle 1000-25.
Pour les politiques, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du stage.
R2 = Conserver la liste récapitulative des organismes hôtes des stages ainsi que les guides élaborés par l’établissement.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-15Recueils et notes de cours XE "Recueils et notes de cours:8250"  XE "Notes de cours et recueils:8250" 8250Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des cours et des stagesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des recueils et des notes de cours par les enseignants de l’établissementTypes de documentsRecueils de textes, notes de cours FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesValider les délais et la disposition selon la convention collective des enseignants en vigueur au sein de l’établissement.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-16Formation non créditée XE "Formation non créditée:8260" 8260Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion des cours et des stagesDescription et utilisationDocuments relatifs aux activités de formation non créditées XE "Activités de formation non créditées:8260"  offertes par l’établissement (cours de langues, formations de courte durée offertes au personnel d’entreprises, formations non créditées en partenariat avec Emploi-Québec ainsi que toute autre formation sur mesure)Types de documentsEntentes, listes de participants, listes d’activités, listes de cours non crédités, manuels de cours, documents de formation, attestations, listes de prix FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du cours.
R2 = Conserver la liste annuelle récapitulative des activités et des cours non crédités ainsi que les copies des attestations remises aux participants. 

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-17Calendrier scolaire XE "Calendrier scolaire:8310" 8310Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion du calendrier scolaire et des horairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la préparation, à l’adoption et à la présentation du calendrier scolaire de l’établissementTypes de documentsCalendriers scolaires, dossiers de préparation, demandes d’approbation, notes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9992DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-18Horaires XE "Horaires des cours:8320" 8320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion du calendrier scolaire et des horairesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des horaires maîtres et des horaires des cours de l’établissementTypes de documentsHoraires maîtres XE "Horaires maîtres des cours:8320" , horaires des cours, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver l’horaire maître produit après le recensement de l’effectif scolaire.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-19Listes de classes XE "Listes de classes:8330" 8330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalGestion du calendrier scolaire et des horairesDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration des listes de classes de l’établissementTypes de documentsListes de classes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9992DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-20Échanges d’étudiants XE "Échanges d’étudiants:8410" , coopération internationale XE "Coopération internationale:8420"  et séjours linguistiques XE "Séjours linguistiques:8430" 8410-8430Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalMobilité étudiante XE "Mobilité étudiante:8410-8430" Description et utilisation
Documents relatifs à l’élaboration, à l’organisation et au suivi des programmes d’échanges d’étudiants, de coopération internationale et de séjours linguistiquesTypes de documentsDemandes de subvention, documents d’information, études, guides, rapports, listes de participants, protocoles d’entente, formulaires d’inscription, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du projet.
R2 = Conserver les rapports, les statistiques, les protocoles d’entente et les listes des participants au projet.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-21Mesures de soutien à l’enseignement XE "Mesures de soutien à l’enseignement:8510" 8510Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDéveloppement de la pédagogie XE "Développement de la pédagogie:8510-8530" Description et utilisationDocuments relatifs à la planification, à la réalisation et à la mise en oeuvre de projets pédagogiques, y compris divers moyens et outils d’enseignementTypes de documentsPlans de développement pédagogique, projets, rapports, listes, statistiques, études FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de la mesure de soutien ou du projet.
R2 = Conserver les projets rédigés et acceptés par l’établissement ainsi que les rapports et les statistiques.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-22Journées pédagogiques XE "Journées pédagogiques:8520"  et d’étude8520-8530Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalDéveloppement de la pédagogieDescription et utilisationDocuments relatifs à la planification des journées pédagogiques et des journées d’étude XE "Journées d’études (Pédagogie):8530"  organisées par l’établissementTypes de documentsProgrammes, rapports, formulaires, listes, bilans, comptes rendus, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R11TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de l’activité.
R2 = Conserver les programmes et les rapports élaborés par l’établissement.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-23Plan de réussite XE "Plan de réussite:8610" 8610Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSoutien à l’apprentissage XE "Soutien à l’apprentissage:8610-8630" Description et utilisationDocuments relatifs aux moyens élaborés et mis en œuvre pour atteindre l’objectif de réussite éducative ainsi qu’à l’approbation de ces moyens par l’établissementTypes de documentsPlans de réussite, documents de suivi, projets, statistiques, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9995TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le plan de réussite approuvé par l’établissement et les rapports cumulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-24Aide à l’apprentissage XE "Aide à l’apprentissage:8620"  et encadrement des étudiants ayant des besoins particuliers XE "Encadrement des étudiants ayant des besoins particuliers:8630" 8620-8630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSoutien à l’apprentissageDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des mesures de soutien à l’apprentissage XE "Mesures de soutien à l’apprentissage:8610-8630"  offertes en appui à la réussite scolaire XE "Réussite scolaire:8610-8630"  : centres d’aide, tutorat par les pairs, ateliers de soutien à la réussite, laboratoires d’apprentissage, enseignement individualisé (autoformation), services adaptés, etc.Types de documentsÉtudes, rapports, statistiques, formulaires, plans d’action, projets, programmes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de la mesure ou du projet.
R2 = Conserver les programmes et les rapports qui témoignent des services offerts, de la participation des étudiants et de l’évaluation des résultats obtenus.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-25Aide à l’apprentissage – Dossiers des tuteurs XE "Aide à l’apprentissage - Dossier des tuteurs:8620" 8620Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSoutien à l’apprentissageDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des dossiers des tuteurs des centres d’aide de l’établissementTypes de documentsBrochures d’information pour le recrutement des tuteurs, tests de sélection, résultats de tests, fiches d’inscription, profils de travail, rapports de perfectionnement, rapports de temps, grilles et listes de jumelage FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de l’activité du tuteur au centre d’aide.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-26Aide à l’apprentissage – Dossiers des étudiants XE "Aide à l’apprentissage - Dossier des aidés:8620" 8620-8630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalSoutien à l’apprentissageDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des dossiers des étudiants utilisant les services de soutien à l’apprentissage offerts par l’établissementTypes de documentsFiches d’inscription, tests d’évaluation, diagnostics, recommandations, grilles et listes de jumelage, fiches d’assiduité, rapports de rencontres, exercices effectués, mesures d’aide, certificats médicaux, autorisations de déclaration FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fermeture du dossier.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-27Examens et travaux pratiques XE "Examens et travaux pratiques:8710"  XE "Travaux pratiques et examens:8710" , épreuves-synthèses de programmes XE "Épreuves synthèses de programmes:8720"  et épreuves uniformes XE "Épreuves uniformes:8730" 8710-8730Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalÉvaluation des apprentissages XE "Évaluation des apprentissages:8710-8760" Description et utilisationDocuments relatifs à la gestion de l’évaluation des apprentissages et aux différents procédés de contrôle de l’acquisition des connaissancesTypes de documentsÉpreuves-synthèses de programmes, épreuves uniformes, questionnaires (examens, tests), corrigés, critères de correction, rapports, politiques, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les politiques, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant la durée prescrite par la politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages en vigueur au sein de l’établissement.
R2 = Conserver les rapports, les épreuves, les questionnaires, les corrigés et les critères de correction aux années 1 de chaque décennie (1911, 1921, etc.).

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-28Examens et travaux pratiques, épreuves-synthèses de programmes – Documents complétés par les étudiants XE "Examens et travaux pratiques, épreuves synthèses de programmes - Documents complétés par l’étudiant:8710-8720" 8710-8720Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalÉvaluation des apprentissagesDescription et utilisationDocuments relatifs aux examens, aux exercices, aux rapports de stages et aux travaux complétés par les étudiantsTypes de documentsExamens, exercices, rapports de stage, travaux, épreuves-synthèses de programmes FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour l’application de cette règle, se référer à la politique institutionnelle d’évaluation de l’apprentissage en vigueur au sein de l’établissement.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin de la période de révision des notes ou jusqu’au règlement de la contestation.
R2 = Conserver un travail par année par département.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-29Plagiat XE "Plagiat:8740" , mesures disciplinaires XE "Mesures disciplinaires (Clientèle étudiante):8750"  et assiduité scolaire XE "Absences et retards (Clientèle étudiante):8760"  XE "Assiduité scolaire:8760" 8740-8760Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalÉvaluation des apprentissagesDescription et utilisationDocuments relatifs aux mauvais comportements de l’étudiant (absences et retards, falsifications, fraudes, plagiats et tricheries, plaintes, manquements aux règlements) et aux mesures disciplinaires qui en découlentTypes de documentsRèglements, procédures, constats d’infraction, dénonciations, enquêtes, plaintes, convocations, auditions, appels, sanctions et décisions finales FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesClasser les documents relatifs à un étudiant dans son dossier.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R13DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’au règlement ou jusqu’à l’expiration du délai d’appel, au rejet ou au retrait d’une plainte (plainte non fondée).

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification8000-30Projets de recherche XE "Pédagogie - Projets de recherche:8810"  XE "Projets de recherche:8810" 8810Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalRecherche et expérimentationDescription et utilisationDocuments relatifs aux projets soumis à l’établissement dans le cadre de la recherche et de l’expérimentationTypes de documentsProjets, demandes de subvention, rapports, contrats, notes, questionnaires, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R16TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fin du projet; détruire les projets non réalisés après trois ans.
R2 = Conserver les projets réalisés, les contrats et les rapports.



DÉLAIS DE LA SÉRIE 9000
Vie étudiante et services communautaires





9000-01 Activités reliées à la rentrée
9000-02 Intégration de groupes particuliers
9000-03 Services d’hébergement (logement pour les étudiants)
9000-04 Prêts et bourses (MELS)
9000-05 Bourses internes
9000-06 Bourses externes
9000-07 Dépannage financier
9000-08 Orientation scolaire – Activités
9000-09 Orientation scolaire – Outils et information
9000-10 Emplois étudiants
9000-11 Placement
9000-12 Animation socioculturelle et sportive – Planification et organisation
9000-13 Animation socioculturelle et sportive – Activités spécifiques
9000-14 Services de santé, d’infirmerie, de psychologie et d’intervention sociale
9000-15 Services de santé, d’infirmerie, de psychologie et d’intervention sociale – Dossiers des usagers
9000-16 Services de conseil juridique
9000-17 Vie spirituelle
9000-18 Cafétéria, comptoirs alimentaires, machines distributrices
9000-19 Services de garde et camps de jour
9000-20 Services de garde et camps de jour – Dossiers des usagers
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-01Activités reliées à la rentrée XE "Activités reliées à la rentrée scolaire:9110" 9110Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAccueil et intégration scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs à l’organisation des activités reliées à la rentrée scolaire et à l’intégration des étudiants à l’établissementTypes de documentsPlans d’action, programmes d’activités, dossiers logistiques, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver le rapport final de l’activité.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-02Intégration de groupes particuliers (étudiants autochtones ou étrangers, personnes handicapées, etc.) XE "Intégration de clientèles particulières (étudiants autochtones, étrangers, personnes handicapées):9120" 9120Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAccueil et intégration scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs aux activités favorisant l’intégration scolaire de groupes particuliers (activités d’échange entre les étudiants, activités récréatives et sportives, soirées de reconnaissance, etc.)Types de documentsProgrammes d’activités, rapports, statistiques, documents d’information sur les services offerts (interprète, accompagnateur, preneur de notes), documents d’information sur les services matériels offerts (accessibilité des locaux, fauteuils roulants) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes, les rapports finaux et les statistiques.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-03Services d’hébergement (logement pour les étudiants) XE "Services d’hébergement pour la clientèle étudiante:9130" 9130Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAccueil et intégration scolaireDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des services d’hébergement de l’établissement, sur campus et hors campusTypes de documentsPolitiques, règlements, banques de références sur les logements et les chambres à louer, listes d’usagers, rapports, baux, dossiers des usagers FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les baux (contrats), se référer à la règle 1000-25.
Pour les politiques, procédures et règlements, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9993DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-04Prêts et bourses (MELS) XE "Prêts et bourses (MELS):9210" 9210Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAide financièreDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion et au suivi des programmes de prêts et bourses accordés par le ministère de l’Éducation, du Loisir et des SportsTypes de documentsDemandes d’aide financière, rapports, avis d’acceptation, documents d’information, listes de distribution, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports récapitulatifs.


RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-05Bourses internes XE "Bourses internes:9220" 9220Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAide financièreDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion et au suivi des programmes de prêts et bourses accordés par l’établissementTypes de documentsPolitiques, programmes, dossiers de gestion des candidatures, dossiers de fonctionnement du comité de sélection, listes des boursiers, critères de sélection, rapports, statistiques. FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les politiques, procédures et règlements, appliquer la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes, les rapports, les statistiques et les listes des boursiers.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-06Bourses externes XE "Bourses externes:9230" 9230Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAide financièreDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion et au suivi des programmes de prêts et bourses accordés par des organismes externesTypes de documentsProgrammes, documentation, listes des boursiers, critères de sélection, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les listes des boursiers.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-07Dépannage financier XE "Dépannage financier:9240" 9240Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAide financièreDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des dossiers des étudiants qui formulent une demande de dépannage financier auprès de l’établissementTypes de documentsFiches de renseignements personnels, états des situations financières, sociales et familiales, dossiers scolaires, lettres de recommandation, formulaires, rapports des examinateurs, modalités de remboursement, quittances, contrats de dépannage financier FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.Délai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P25DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-08Orientation scolaire et  XE "Orientation scolaire et professionnelle:9310"  XE "Orientation scolaire et professionnelle - Activités et événements:9320" activités 9310-9320Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrientation et information scolaire et professionnelleDescription et utilisationDocuments relatifs aux services d’orientation scolaire et professionnelle offerts aux étudiants par l’établissement, y compris l’organisation d’activitésTypes de documentsDépliants, répertoires, conditions d’admission, documents d’information, programmes d’activités, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents qui témoignent des orientations de l’établissement en la matière ainsi que les rapports cumulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-09Outils et information XE "Orientation scolaire et professionnelle - Outils et information:9330" 9330Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalOrientation et information scolaire et professionnelleDescription et utilisationDocuments relatifs à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la diffusion d’outils d’information en matière d’orientation scolaire et professionnelleTypes de documentsProtocoles, tests psychométriques, formulaires, notes d’entretien et d’évaluation, rapports d’activité, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R10TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents pendant trois ans, sauf dans le cas des protocoles et des tests, conservés jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions.
R2 = Conserver les protocoles et les tests élaborés par l’établissement ainsi que les rapports cumulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-10Emplois étudiants XE "Service d'emplois étudiants" \t "Voir Emplois étudiants"  XE "Emplois étudiants:9410" 9410Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices d’emplois étudiants et de placementDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du service d’emplois étudiants et de placement de l’établissement, y compris l’organisation d’activités portant sur l’emploiTypes de documentsBanques d’emplois disponibles, programmes d’activités, rapports, statistiques, dépliants, brochures, dossiers logistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes et les rapports d’activités ainsi que les statistiques.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-11Placement XE "Service de placement" \t "Voir Placement"  XE "Placement:9420" 9420Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalService d’emplois étudiants et de placementDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du placement étudiant et du bureau de placement de l’établissementTypes de documentsFormulaires, dépliants, programmes, rapports statistiques, banques de curriculum vitæ FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes et les rapports statistiques.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-12Planification et organisation9510Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAnimation socioculturelle et sportive XE "Animation socioculturelle et sportive - Planification et organisation:9510" Description et utilisationDocuments relatifs à la gestion des services sportifs et socioculturels de l’établissement (activités libres ou dirigées, ligues sportives, programmes d’entraînement, expositions, théâtre, radio étudiante, etc.)Types de documentsPlans d’action, programmes d’activités, horaires, documentation technique, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes et les rapports cumulatifs d’activités.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-13Activités spécifiques9520Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalAnimation socioculturelle et sportive XE "Animation socioculturelle et sportive - Activités spécifiques:9520" Description et utilisationDocuments relatifs aux activités spécifiques offertes par les services sportifs et socioculturels de l’établissement (activités libres ou dirigées, ligues sportives, programmes d’entraînement, expositions, théâtre, radio étudiante, etc.)Types de documentsFormulaires d’inscription, listes des participants, programmes d’activités, rapports, statistiques, photographies
 FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesClasser sous le nom de l’activité.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P20TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents qui témoignent de façon significative de la tenue des activités.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-14Services de santé, d’infirmerie XE "Services de santé et d’infirmerie:9610" , de psychologie et d’intervention sociale XE "Services de psychologie et d’intervention sociale:9620" 9610, 9630Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices spécialisésDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des services de santé, d’infirmerie, de psychologie et d’intervention sociale de l’établissementTypes de documentsDocumentation médicale et spécialisée, rapports, protocoles, affiches, dépliants FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P9990TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports cumulatifs.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-15Services de santé, d’infirmerie XE "Services de santé et d’infirmerie - Dossier de l'usager:9610" , de psychologie et d’intervention sociale – Dossiers des usagers XE "Services de psychologie et d’intervention sociale - Dossier de l’usager:9620" 9620, 9640Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices spécialisésDescription et utilisationDocuments relatifs à la tenue des dossiers des usagers des services spécialisés de l’établissementTypes de documentsDossiers des usagers (fiches de renseignements, diagnostics, notes de consultation, résultats des tests médicaux, évaluations psychologiques) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R15DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’à la fermeture du dossier.
RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-16Services de conseil juridique XE "Services de conseil juridique:9630"  XE "Conseil juridique - Services:9630" 9650Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices spécialisésDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des services de consultation juridique de l’établissementTypes de documentsDocumentation juridique, programmes d’activités, dépliants, affiches, rapports, dossiers des usagers FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P2R13TriR2Remarques relatives au délai de conservationR1 = Pour les dossiers des usagers, conserver les documents jusqu’à deux ans après la dernière consultation.
R2 = Conserver les programmes et les rapports cumulatifs d’activités ainsi que les statistiques.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-17Vie spirituelle XE "Vie spirituelle:9640" 9660Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices spécialisésDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion des activités à caractère spirituel (aménagement de lieux de prière, animation, rencontres de fin de semaine, etc.)Types de documentsProgrammes d’activités, documentation, dépliants, brochures, rapports FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les programmes et les rapports cumulatifs des activités.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-18Cafétéria, XE "Cafétéria:9710"  comptoirs alimentaires XE "Casse-croûte" \t "Voir Comptoirs alimentaires"  XE "Café" \t "Voir Comptoirs alimentaires"  XE "Comptoirs alimentaires:9720" , machines distributrices XE "Machines distributrices:9730" 9710-9730Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices alimentaires XE "Services alimentaires:9710-9730" Description et utilisationDocuments relatifs aux services alimentaires offerts par l’établissement (cafétéria, comptoirs alimentaires, machines distributrices, cafés, etc.)Types de documentsContrats, politiques, programmes, menus, tarification, sondages auprès de la clientèle FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, se référer à la règle 1000-25.
Pour la politique alimentaire, se référer à la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23DestructionRemarques relatives au délai de conservation

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-19Service de garde XE "Garderie" \t "Voir Service de garde"  XE "Service de garde:9810"  et camps de jour XE "Camps de jour:9820" 9810, 9830Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principal Services complémentairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la gestion du service de garde et des camps de jour de l’établissementTypes de documentsContrats, politiques, planification des activités, documentation, rapports, statistiques FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesPour les contrats, référez-vous à la règle 1000-25.
Pour les politiques, se référer à la règle 1000-07.Délai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P23TriR1Remarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les rapports cumulatifs des activités.

RÈGLE DE CONSERVATION
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)Règle noTitreCode de classification9000-20Service de garde XE "Service de garde - Dossier de l'usager:9810"  et camps de jour XE "Camps de jour - Dossier de l'usager:9820"  - Dossiers des usagers9820, 9840Processus / activitéUnité détentrice de l’exemplaire principalServices complémentairesDescription et utilisationDocuments relatifs à la tenue des dossiers des usagers du service de garde et des camps de jour de l’établissementTypes de documentsDossiers des usagers (fiches d’inscription, de santé et d’assiduité, autorisations des parents) FORMCHECKBOX  Documents essentiels  FORMCHECKBOX  Documents confidentielsRéférences juridiquesRemarques généralesDélai de conservationDélai noExemplaireSupportPériode d’utilisationDispositionActifSemi-actifInactif01P888R12DestructionRemarques relatives au délai de conservationR1 = Conserver les documents jusqu’au départ de l’usager.

4. GLOSSAIRE



Accessibilité
« L’accessibilité des archives résulte du classement d’un fonds d’archives et de l’élaboration des instruments de recherche appropriés. Elle exprime la possibilité par les citoyens de consulter des documents. »
Source : BAnQ, définition inspirée du Grand dictionnaire terminologique, Office québécois de la langue française,  HYPERLINK "http://www.olf.gouv.qc.ca/ressources/gdt.html" www.olf.gouv.qc.ca/ressources/gdt.html (consulté le 31 mars 2010).

Archives
« Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale. »
Source : Loi sur les archives, L.R.Q., chapitre A-21.1, article 2.

Calendrier de conservation
« Outil de gestion qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d’un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »
Source : Loi sur les archives, L.R.Q., chapitre A-21.1, article 2.

Conservation
« Ensemble des actions entreprises en vue de maintenir le document dans son meilleur état physique et chimique. »
Source : École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, Terminologie de base en sciences de l’information,  HYPERLINK "www.ebsi.umontreal.ca/termino/index.htm" www.ebsi.umontreal.ca/termino/index.htm (consulté le 31 mars 2010).

Document
« Un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles. »
Source : Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, L.R.Q., chapitre C-1.1, art. 3.

Document actif
« Document analogique ou numérique couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales et généralement conservé dans les espaces de bureau. »
Sources : Roberge, Michel, L’essentiel de la gestion documentaire, Québec, Gestar, 2004, p. 21.6.
Document inactif
« Un document qui n’est plus utilisé à des fins administratives ou légales. »
Source : Loi sur les archives, L.R.Q., chapitre A-21.1, article 2.

Document semi-actif
« Document qui doit être conservé pour des raisons administratives, légales ou financières mais n’a pas à être utilisé pour soutenir les activités quotidiennes d’une administration. »
Source : définition inspirée de Rousseau, Jean-Yves, Couture, Carol et al., Les fondements de la discipline archivistique, Québec, Presses de l’Université du Québec, p. 99.

Intégrité
« Qualité d’un document dont l’information est maintenue dans son intégralité sans altération et dont le support procure à l’information la stabilité et la pérennité voulues. »
Source : Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, L.R.Q., chapitre C-1.1, art. 3.

Tri
« Activité archivistique découlant de l’évaluation, qui consiste à appliquer un mode de sélection ou d’échantillonnage. »
Source : École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, Terminologie de base en sciences de l’information,  HYPERLINK "http://www.ebsi.umontreal.ca/termino/index.htm" http://www.ebsi.umontreal.ca/termino/index.htm (consulté le 23 août 2010).





5. SOURCES CONSULTÉES


Archives nationales du Québec (2005), Recueil de délais de conservation à l’intention des cours municipales du Québec, Québec, édition révisée, 83 p.

Archives nationales du Québec (1988), Recueil de délais de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux, version révisée, 58 p.

Archives nationales du Québec (1997), Recueil de délais de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux, mise à jour partielle, section « Ressources financières », 70 p.

Archives nationales du Québec et Bibliothèque nationale du Québec (2005), Guide de gestion des archives de maisons d’édition, Montréal, 82 p.

Association des directeurs municipaux du Québec et Fédération québécoise des municipalités, avec la collaboration de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2006), Guide de gestion des documents municipaux, édition révisée, 79 p.

Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux (2009), Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, édition mise à jour, Direction de l’organisation des services, des affaires médicales et de la qualité, 121 p.

Bertrand, Micheline, Chabot, Lynda et Lévesque, Michel (1992), Guide d’élaboration et de présentation d’un calendrier de conservation de documents à l’intention des ministères et organismes gouvernementaux, Sainte-Foy, Archives nationales du Québec, réimpression, 44 p.

Casault, Denis (1995), Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux, Québec, Service aux ministères et aux organismes gouvernementaux, Centre d’archives de Québec et de Chaudière-Appalaches, 108 p.

Chabot, Lynda, Laurin, Carole et Lévesque, Michel (1996), Guide d’application d’un calendrier de conservation des documents, Québec, ministère des Affaires culturelles, 48 p.

Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (2002), Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires du Québec, Montréal, CREPUQ,  HYPERLINK "crepuq.qc.ca/documents/arch/recueil/pt.htm" crepuq.qc.ca/documents/arch/recueil/pt.htm.

Couture, Carol et collaborateurs (1999), Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Québec, Presses de l’Université du Québec, 559 p.

Drolet, Christian, Héon, Gilles et Sauvageau, Caroline, avec la collaboration de Michel Lévesque et du Directeur général des élections du Québec (2005), Guide de gestion des archives de partis politiques, Québec, Archives nationales du Québec, 55 p.

Fédération des établissements d’enseignement privés, avec la collaboration de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2006), Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privés du Québec, Direction générale des archives, Direction du conseil et de l’action régionale, 140 p.

Fédération des commissions scolaires du Québec, avec la collaboration des Archives nationales du Québec (2002), Recueil des règles de conservation des commissions scolaires, édition révisée, 96 p.

Gagnon-Arguin, Louise, avec la collaboration d’Hélène Vien (1998), Typologie des documents des organisations – De la création à la conservation, Québec, Presses de l’Université du Québec, 432 p.

Le Grand Dictionnaire terminologique, site de l’Office de la langue française,  HYPERLINK "www.granddictionnaire.com/btml/fra/r_motclef/index800_1.asp" www.granddictionnaire.com/btml/fra/r_motclef/index800_1.asp (consulté le 9 janvier 2006).

ISO 15 489 (2001) – Organisation internationale de normalisation, Norme internationale ISO 15 489 – Information et documentation – « Records management », 2 vol., Genève, ISO.

Lévesque, Michel, avec la collaboration d’André Frenière (1996), Calendrier de conservation-type pour associations et autres organismes de même nature, Québec, Association des archivistes du Québec, collection « Guides pratiques de gestion », 32 p.

Roberge, Michel (2004), L’essentiel de la gestion documentaire, Québec, Gestar.

Rousseau, Jean-Yves, Couture, Carol et al. (1994), Les fondements de la discipline archivistique, Québec, Presses de l’Université du Québec, 349 p.




6. INDEX
 INDEX \e " " \h "A" \c "2" \z "3084"  A
Abandons de cours
7640 …………………………………………………………… 7000-16
Abolition de programmes d’études
8150 ……………………………………………………………. 8000-05
Absences et congés du personnel
2430 …………………………………………………………… 2000-14
Absences et retards (Étudiants)
8760 …………………………………………………………… 8000-29
Accès à l’égalité en emploi
2150 …………………………………………………………… 2000-05
Accès aux documents et protection des renseignements personnels – Demandes d’accès aux documents
6540 …………………………………………………………… 6000-15
Accès aux documents et protection des renseignements personnels – Gestion des fichiers nominatifs
6540 …………………………………………………………… 6000-15
Accès et surveillance – Gestion
4640 …………………………………………………………… 4000-23
Accidents du travail
2730 …………………………………………………………… 2000-25
Accidents du travail – Dossier des accidentés
2730 …………………………………………………………… 2000-26
Accueil des étudiants
Voir Journées d’accueil – Étudiants
Acquisition et cession – Mobilier, équipement et matériel
4220 …………………………………………………………… 4000-04
Acquisition, location et cession – Bâtiments et terrains
4320 …………………………………………………………… 4000-09
Actions judiciaires
1830 …………………………………………………………… 1000-22
Activités de formation non créditées
8260 …………………………………………………………… 8000-16
Activités promotionnelles et publicité
5310 …………………………………………………………… 5000-06
Activités reliées à la rentrée scolaire
9110 …………………………………………………………… 9000-01
Activités sociales du personnel
2750 …………………………………………………………… 2000-28
Actualisation et élaboration des programmes d’études
8120 …………………………………………………………… 8000-02
Admissions
7110-7140 …………………………………… 7000-01 – 7000-04
Aide à l’apprentissage
8620 …………………………………………………………… 8000-24
Aide à l’apprentissage – Dossiers des étudiants
8620 …………………………………………………………… 8000-26
Aide à l’apprentissage – Dossiers des tuteurs
8620 …………………………………………………………… 8000-25
Alternance travail-études
8160 …………………………………………………………… 8000-06

Alternance travail-études – Dossiers des étudiants
8160 …………………………………………………………… 8000-07
Aménagement et rénovations mineures – Bâtiments et terrains
4360 …………………………………………………………… 4000-13
Animation socioculturelle et sportive – Activités
spécifiques
9520 …………………………………………………………… 9000-13
Animation socioculturelle et sportive – Planification et organisation
9510 …………………………………………………………… 9000-12
Archives – Préservation et diffusion
6570 …………………………………………………………… 6000-19
Armoiries, devise, drapeau
1120 …………………………………………………………… 1000-02
Assiduité scolaire
8760 …………………………………………………………… 8000-29
Assurance salaire – Dossiers des participants
2440 …………………………………………………………… 2000-16
Assurance vie – Dossiers des participants
2440 …………………………………………………………… 2000-17
Assurances accident, maladie et médicaments – Dossiers des participants
2440 …………………………………………………………… 2000-18
Assurances collectives
2440 …………………………………………………………… 2000-15
Autorité et délégation de pouvoirs
1220 …………………………………………………………… 1000-05
Avis juridiques
1820 …………………………………………………………… 1000-21
B
Babillards et diffusion de messages électroniques
5710 …………………………………………………………… 5000-16
Bâtiments et terrains – Acquisition, location et cession
4320 …………………………………………………………… 4000-09
Bâtiments et terrains – Aménagement et rénovations mineures
4360 …………………………………………………………… 4000-13
Bâtiments et terrains – Construction et rénovations majeures
4370 …………………………………………………………… 4000-14
Bâtiments et terrains – Entretien et réparation
4350 …………………………………………………………… 4000-12
Bâtiments et terrains – Inventaire
4330 …………………………………………………………… 4000-10
Bâtiments et terrains – Planification et analyse des besoins
4310 …………………………………………………………… 4000-08
Bâtiments et terrains – Utilisation
4340 …………………………………………………………… 4000-11
Bibliothèque – Acquisition et développement des collections
6620 …………………………………………………………… 6000-21
Bibliothèque – Diffusion des ressources documentaires
6640 …………………………………………………………… 6000-23
Bibliothèque – Gestion
6610-6640 …………………………………. 6000-20 – 6000-23
Bibliothèque – Traitement et conservation des ressources documentaires
6630 …………………………………………………………… 6000-22
Bourses (MELS)
9210 …………………………………………………………… 9000-04
Bourses externes
9230 …………………………………………………………… 9000-06
Bourses internes
9220 …………………………………………………………… 9000-05
Brevets d’invention
1850 …………………………………………………………… 1000-24
Budgets
3110 …………………………………………………………… 3000-01
C
Cafés
Voir Comptoirs alimentaires
Cafétéria
9710 …………………………………………………………… 9000-18
Calendrier scolaire
8310 …………………………………………………………… 8000-17
Campagnes de financement
3220 …………………………………………………………… 3000-04
Camps de jour
9830 …………………………………………………………… 9000-19
Camps de jour – Dossiers des usagers
9840 …………………………………………………………… 9000-20
Cartes d’identité des étudiants
7330 …………………………………………………………… 7000-10
Casse-croûte
Voir Comptoirs alimentaires
Célébrations, inaugurations et autres événements spéciaux
5220 …………………………………………………………… 5000-03
Cérémonies officielles
5220 …………………………………………………………… 5000-03
Changements d’institution
7670 …………………………………………………………… 7000-16
Changements de programme d'études
7650 …………………………………………………………… 7000-16
Charte
1110 …………………………………………………………… 1000-01
Chauffage et réfrigération
4430 …………………………………………………………… 4000-16
Cheminement scolaire
7610-7680 …………………………………………………… 7000-16
Choix de cours
7610 …………………………………………………………… 7000-16
Choix de cours – Modification
7630 …………………………………………………………… 7000-16
Cinéma, radio et télévision
5430 …………………………………………………………… 5000-08
Climatisation et ventilation
4440 ……………………………………………………………. 4000-16
Cliniques – Dossiers des usagers
8170 ……………………………………………………………. 8000-09
Cliniques et entreprises-écoles
8170 ……………………………………………………………. 8000-08
Comité exécutif de l’établissement
1420 ……………………………………………………………. 1000-14
Comités externes
5660 ……………………………………………………………. 5000-15
Comités internes
1510-1590 …………………………………………………… 1000-16
Communications et relations publiques – Planification des activités
5110-5120 ……………………………………………………. 5000-01
Communiqués et conférences de presse
5410 ……………………………………………………………. 5000-08
Comptabilité
3310-3330 ……………………………………. 3000-06 – 3000-08
Comptes à payer
Voir Comptes fournisseurs
Comptes à recevoir
Voir Comptes clients
Comptes clients
3310 ……………………………………………………………. 3000-06
Comptes et opérations bancaires
3410 ……………………………………………………………. 3000-09
Comptes fournisseurs
3320 ……………………………………………………………. 3000-07
Comptoirs alimentaires
9720 ……………………………………………………………. 9000-18
Conception et mise en œuvre d’un système de gestion des documents et des archives
6530 ……………………………………………………………. 6000-14
Conditions d’admission
7110 ……………………………………………………………. 7000-01
Conférences et communiqués de presse
5410 ……………………………………………………………. 5000-08
Conflits de travail
2830 ……………………………………………………………. 2000-31
Conseil d’administration
1410 ……………………………………………………………. 1000-12
Conseil d’administration – Élections
1410 ……………………………………………………………. 1000-13
Conseil juridique – Services
9650 ……………………………………………………………. 9000-16
Conservation de l’énergie
4520 ……………………………………………………………. 4000-18
Constitution de l’établissement
1110 ……………………………………………………………. 1000-01
Construction et rénovations majeures – Bâtiments et terrains
4370 ……………………………………………………………. 4000-14
Contrats, ententes et conventions
1910-1990 ……………………………………………………. 1000-25
Contrôle budgétaire
3120 ……………………………………………………………. 3000-02
Contrôle du temps de travail et des salaires payés
3510 ……………………………………………………………. 3000-11
Conventions collectives et protocoles de travail
2820 ……………………………………………………………. 2000-30
Conventions, contrats et ententes
1910-1990 ……………………………………………………. 1000-25
Coopération internationale
8420 ……………………………………………………………. 8000-20
Courrier électronique
6230 ……………………………………………………………. 6000-07
Courrier postal et messagerie
6240 ……………………………………………………………. 6000-08
D
Déchets et recyclage – Gestion
4530 ……………………………………………………………. 4000-19
Déclarations de l'effectif scolaire
7420 ……………………………………………………………. 7000-12
Déductions salariales
3520 ……………………………………………………………. 3000-12
Délégation de pouvoirs
1220 ……………………………………………………………. 1000-05
Demandes d’admission
7120 ……………………………………………………………. 7000-02
Demandes d'indemnisation (Affaires juridiques)
1840 ……………………………………………………………. 1000-23
Demandes de renseignements
5610 ……………………………………………………………. 5000-13
Déontologie, éthique
1250 ……………………………………………………………. 1000-08
Dépannage financier
9240 ……………………………………………………………. 9000-07
Départs de l’établissement – Cheminement scolaire
7680 ……………………………………………………………. 7000-16
Dépôt légal
1860 ……………………………………………………………. 1000-27
Description des tâches
2120 ……………………………………………………………. 2000-02
Désignation de l’établissement
1120 ……………………………………………………………. 1000-02
Développement de la pédagogie
8510-8530 …………………………………… 8000-21 – 8000-22
Diffusion et préservation des archives
6570 ……………………………………………………………. 6000-19
Documents essentiels – Gestion
6550 ……………………………………………………………. 6000-17
Documents semi-actifs et inactifs – Gestion
6560 ……………………………………………………………. 6000-18
Dossiers des étudiants – Volet « cheminement scolaire »
7500 ……………………………………………………………. 7000-15
Dossiers des étudiants – Volet « gestion »
7500 ……………………………………………………………. 7000-14
Dossiers des programmes d’études
8110 ……………………………………………………………. 8000-01

Dossiers des clients
4120 ……………………………………………………………. 4000-02

Dossiers des fournisseurs
4110 ……………………………………………………………. 4000-01
Dossiers des véhicules
4710 ……………………………………………………………. 4000-25
Dossiers du personnel
2210-2230 …………………………………… 2000-06 – 2000-07
Drapeau
1120 ……………………………………………………………. 1000-02
Droit d'auteur
1850 ……………………………………………………………. 1000-26

E
Échanges d’étudiants
8410 ……………………………………………………………. 8000-20
Effectif scolaire
7410-7430 …………………………………… 7000-11 – 7000-13
Élaboration et actualisation des programmes d’études
8120 ……………………………………………………………. 8000-02
Élections au conseil d’administration
1410 ……………………………………………………………. 1000-13
Électricité
4410 ……………………………………………………………. 4000-16
Embauche du personnel
2140 ……………………………………………………………. 2000-04
Emplois étudiants
9410 ……………………………………………………………. 9000-10
Emprunts, placements et garanties
3420 ……………………………………………………………. 3000-10
Encadrement des étudiants ayant des besoins particuliers
8630 ……………………………………………………………. 8000-24
Énergie – Conservation
4520 ……………………………………………………………. 4000-18
Ententes, conventions et contrats
1910-1990 …………………………………………………… 1000-25
Entreprises-écoles – Dossiers des clients
8180 ……………………………………………………………. 8000-10
Entreprises-écoles et cliniques
8170 ……………………………………………………………. 8000-08
Entretien et réparation – Bâtiments et terrains
4350 ……………………………………………………………. 4000-12
Entretien et réparation – Mobilier, équipement et matériel
4250 ……………………………………………………………. 4000-07
Environnement – Planification et analyse des besoins
4510 ……………………………………………………………. 4000-17
Épreuves-synthèses de programmes
8720 ……………………………………………………………. 8000-27
Épreuves-synthèses de programmes - Documents complétés par les étudiants
8720 ……………………………………………………………. 8000-28

Épreuves uniformes
8730 ……………………………………………………………. 8000-27
Épreuves uniformes - Documents complétés par les étudiants
8720 ……………………………………………………………. 8000-28
Équipement de sécurité – Gestion
4630 ……………………………………………………………. 4000-22

États et rapports financiers
3630 …………………………………………………………….. 3000-15
Éthique et déontologie
1250 …………………………………………………………….. 1000-08
Études et statistiques
1330 …………………………………………………………….. 1000-11
Évaluation des apprentissages
8710-8760 ……………………………………. 8000-27 – 8000-29
Évaluation du personnel – Planification et outils d’évaluation
2510-2520 ……………………………………………………. 2000-21
Évaluation et suivi des programmes d’études
8140 ……………………………………………………………. 8000-04
Évaluation externe
1610 ……………………………………………………………. 1000-17
Évaluation interne
1620 ……………………………………………………………. 1000-18
Événements spéciaux, inaugurations et célébrations
5220 ……………………………………………………………. 5000-03
Examens et travaux pratiques
8710 ……………………………………………………………. 8000-27
Examens et travaux pratiques, épreuves-synthèses de programmes – Documents complétés par les étudiants
8710-8720 …………………………………… 8000-27 – 8000-28
F
Feuillets fiscaux
3530 ……………………………………………………………. 3000-13
Fichiers de renseignements personnels – Gestion
6540 ……………………………………………………………. 6000-15
Fichiers nominatifs – Gestion
6540 ……………………………………………………………. 6000-15
Financement
3210-3230 ……………………………………. 3000-03 – 3000-05
Fondations (Financement)
3230 ……………………………………………………………. 3000-05
Formation et perfectionnement – Organisation des activités
2620-2630 ……………………………………………………. 2000-23
Formation et perfectionnement – Planification et analyse des besoins
2610 ……………………………………………………………. 2000-22
Formation non créditée
8260 ……………………………………………………………. 8000-16
Formulaires – Gestion
6410 ……………………………………………………………. 6000-11
G
Garanties, emprunts et placements
3420 ……………………………………………………………. 3000-10
Garderie
Voir Service de garde
Gestion de l’équipement de sécurité
4630 ……………………………………………………………. 4000-22
Gestion de la bibliothèque – Planification et analyse des besoins
6610 ……………………………………………………………. 6000-20
Gestion de la paie du personnel
3510 ……………………………………………………………. 3000-11
Gestion des accès et surveillance
4640 ……………………………………………………………. 4000-23
Gestion des déchets et recyclage
4530 ……………………………………………………………. 4000-19
Gestion des documents essentiels
6550 ……………………………………………………………. 6000-17
Gestion des documents et des archives – Outils de gestion
6520 ……………………………………………………………. 6000-13
Gestion des documents et des archives – Planification et analyse des besoins
6510 ……………………………………………………………. 6000-12
Gestion des documents semi-actifs et inactifs
6560 ……………………………………………………………. 6000-18
Gestion des formulaires
6410 ……………………………………………………………. 6000-11
Gestion des matières dangereuses
4650 ……………………………………………………………. 4000-24
Gestion des postes
2110 ……………………………………………………………. 2000-01
Gestion des stationnements
4380 ……………………………………………………………. 4000-15
Gestion des systèmes et des réseaux informatiques
6120 ……………………………………………………………. 6000-02
Gestion du temps de travail
2410 ……………………………………………………………. 2000-11
Grilles de cours et préalables
8220 ……………………………………………………………. 8000-12
H
Hébergement - Services aux étudiants
9130 ……………………………………………………………. 9000-03
Histoire de l’établissement
1130 ……………………………………………………………. 1000-03
Horaires des cours
8320 ……………………………………………………………. 8000-18
Horaires maîtres des cours
8320 ……………………………………………………………. 8000-18
I
Implantation des programmes d’études
8130 ……………………………………………………………. 8000-03
Impôts et taxes
3710-3740 …………………………………………………… 3000-16
Inaugurations, célébrations et autres événements spéciaux
5220 ……………………………………………………………. 5000-03
Informatique – Planification et analyse des besoins
6110 ……………………………………………………………. 6000-01
Informatique – Soutien aux utilisateurs
6140 ……………………………………………………………. 6000-04
Inscription - Statuts
7220 ……………………………………………………………. 7000-06
Inscriptions aux programmes d’études – Outils de gestion
7210 ……………………………………………………………. 7000-05
Inscriptions aux programmes d’études – Rapports et statistiques
7230 ……………………………………………………………. 7000-07
Intégration de groupes particuliers (étudiants autochtones ou étrangers, personnes handicapées)
9120 ……………………………………………………………. 9000-02
Inventaire – Bâtiments et terrains
4330 ……………………………………………………………. 4000-10
Inventaire – Mobilier, équipement et matériel
4230 ……………………………………………………………. 4000-05
Invitations, remerciements et souhaits
5210 ……………………………………………………………. 5000-02
J
Journées d’accueil – Étudiants
7310 ……………………………………………………………. 7000-08
Journées d’études (Pédagogie)
8530 ……………………………………………………………. 8000-22
Journées pédagogiques
8520 ……………………………………………………………. 8000-22
Jurisprudence
1810 ……………………………………………………………. 1000-20
L
Législation et réglementation
1710-1730 ……………………………………………………. 1000-19
Lettres patentes
1110 ……………………………………………………………. 1000-01
Listes d’étudiants
7430 ……………………………………………………………. 7000-13
Listes de classes
8330 ……………………………………………………………. 8000-19
Livre d’or
5230 ……………………………………………………………. 5000-04
Livres et registres comptables
3330 ……………………………………………………………. 3000-08
Location – Mobilier, équipement et matériel
4240 ……………………………………………………………. 4000-06
Logiciels
6130 ……………………………………………………………. 6000-03
Logo
1120 ……………………………………………………………. 1000-02
Lois, décrets et règlements gouvernementaux
1710-1730 ……………………………………………………. 1000-19
M
Machines distributrices
9730 ……………………………………………………………… 9000-18
Mandats, mission et valeurs
1210 …………………………………………………………….. 1000-04
Masse salariale
2420 …………………………………………………………….. 2000-13
Matières dangereuses – Gestion
4650 …………………………………………………………….. 4000-24
Mécanique des bâtiments
4410-4440 ……………………………………………………. 4000-16
Messagerie et courrier postal
6240 …………………………………………………………….. 6000-08
Messages électroniques – Diffusion
5710 …………………………………………………………….. 5000-16
Mesures de soutien à l’apprentissage
8610-8630 ……………………………………. 8000-23 – 8000-24
Mesures de soutien à l’enseignement
8510 …………………………………………………………….. 8000-21
Mesures disciplinaires (Étudiants)
8750 …………………………………………………………….. 8000-29
Mesures d’urgence et sécurité
Voir Sécurité et mesures d’urgence
Micrographie
6320 …………………………………………………………….. 6000-10
Mise en œuvre et conception d’un système de gestion des documents et des archives
6530 …………………………………………………………….. 6000-14
Mission, mandats et valeurs
1210 …………………………………………………………….. 1000-04
Mobilier, équipement et matériel – Acquisition et cession
4220 …………………………………………………………….. 4000-04
Mobilier, équipement et matériel – Entretien et réparation
4250 …………………………………………………………….. 4000-07
Mobilier, équipement et matériel – Inventaire
4230 …………………………………………………………….. 4000-05
Mobilier, équipement et matériel – Planification et analyse des besoins
4210 …………………………………………………………….. 4000-03
Mobilier, équipement et matériel – Utilisation
4240 …………………………………………………………….. 4000-06
Mobilité étudiante
8410-8430 ……………………………………………………. 8000-20
Modifications aux choix de cours
7630 …………………………………………………………….. 7000-16

Monographies et périodiques de l’établissement
5510 …………………………………………………………….. 5000-10
Mouvements de personnel
2310-2380 ……………………………………………………. 2000-10
N
Notes de cours et recueils
8250 …………………………………………………………….. 8000-15
Numérisation
6330 …………………………………………………………….. 6000-10
O
Opérations et comptes bancaires
3410 ……………………………………………………………. 3000-09
Organigrammes
1230 ……………………………………………………………. 1000-06
Orientation scolaire et professionnelle
9310 ……………………………………………………………. 9000-08
Orientation scolaire et professionnelle – Activités
9320 ……………………………………………………………. 9000-08
Orientation scolaire et professionnelle – Outils et information
9330 ……………………………………………………………. 9000-09
Outils de gestion – Gestion des documents et des archives
6520 ……………………………………………………………. 6000-13
P
Pédagogie – Projets de recherche
8810 ……………………………………………………………. 8000-30
Périodiques et monographies de l'établissement
5510 ……………………………………………………………. 5000-10
Placement
9420 ……………………………………………………………. 9000-11
Placements, garanties et emprunts
3420 ……………………………………………………………. 3000-10
Plagiat
8740 ……………………………………………………………. 8000-29
Plan de réussite
8610 ……………………………………………………………. 8000-23
Plan de mesures d’urgence
4620 ……………………………………………………………. 4000-21
Planification administrative
1310 ……………………………………………………………. 1000-09
Plans de cours
8230 ……………………………………………………………. 8000-13
Plans-cadres de cours
8210 ……………………………………………………………. 8000-11
Plomberie
4420 ……………………………………………………………. 4000-16
Politiques, procédures et règlements de l’établissement
1240 ……………………………………………………………. 1000-07
Portails et sites Web
5530 ……………………………………………………………. 5000-12
Préalables et grilles de cours
8220 ……………………………………………………………. 8000-12
Préservation et diffusion des archives
6570 ……………………………………………………………. 6000-19
Presse écrite
5420 ……………………………………………………………. 5000-08

Presse électronique
5420 ……………………………………………………………. 5000-08
Prêt – Mobilier, équipement et matériel
4240 ……………………………………………………………. 4000-06
Prêts et bourses (MELS)
9210 ……………………………………………………………. 9000-04
Preuve de la fréquentation scolaire
Voir Déclarations de l'effectif scolaire
Prévention et évaluation du milieu de travail
2710-2720 …………………………………………………… 2000-24
Prévision et révision de l'effectif scolaire
7410 ……………………………………………………………. 7000-11
Prix et titres honorifiques
5240 ……………………………………………………………. 5000-05
Procédures, règlements et politiques de l’établissement
1240 ……………………………………………………………. 1000-07
Productions graphiques et audiovisuelles
5520 ……………………………………………………………. 5000-11
Programme d’accès à l’égalité en emploi
2150 ……………………………………………………………. 2000-05
Programme d’aide aux employés
2740 ……………………………………………………………. 2000-27
Programme d’alternance travail-études
8160 ……………………………………………………………. 8000-06
Programmes d’études – Abolition
8150 ……………………………………………………………. 8000-05
Programmes d’études – Dossiers
8110 ……………………………………………………………. 8000-01
Programmes d’études – Élaboration et actualisation
8120 ……………………………………………………………. 8000-02
Programmes d’études – Évaluation et suivi
8140 ……………………………………………………………. 8000-04
Programmes d’études – Implantation
8130 ……………………………………………………………. 8000-03
Projets de recherche
8810 ……………………………………………………………. 8000-30
Promotion et publicité
5310 ……………………………………………………………. 5000-06
Propriété intellectuelle
1850 ……………………………………………………………. 1000-24
Protection des renseignements personnels - Demandes d'accès aux documents
6540 ……………………………………………………………. 6000-15
Protection des renseignements personnels - Gestion des fichiers nominatifs
6540 ……………………………………………………………. 6000-16
Protocoles de travail
2820 ……………………………………………………………. 2000-30
Publications et sites Web
5510-5530 …………………………………… 5000-10 – 5000-12
Publicité et activités promotionnelles
5310 ……………………………………………………………. 5000-06

Q
Qualité de vie au travail
2740 ……………………………………………………………. 2000-27
R
Radio, télévision et cinéma
5430 ……………………………………………………………. 5000-08
Rapports d’activité
1320 ……………………………………………………………. 1000-10
Rapports et états financiers
3630 ……………………………………………………………. 3000-15
Rapports et statistiques d’admission
7140 ……………………………………………………………. 7000-04
Rapports et statistiques d’inscription aux programmes d’études
7230 ……………………………………………………………. 7000-07
Recensement de l'effectif scolaire
Voir Déclarations de l'effectif scolaire
Recherche - Projets
8810 ……………………………………………………………. 8000-30
Recrutement du personnel
2130 ……………………………………………………………. 2000-03
Recueils et notes de cours
8250 ……………………………………………………………. 8000-15
Recyclage et déchets – Gestion
4530 ……………………………………………………………. 4000-19
Réfrigération et chauffage
4430 ……………………………………………………………. 4000-16
Régime de retraite
2450 ……………………………………………………………. 2000-19
Régime de retraite – Dossiers des participants
2450 ……………………………………………………………. 2000-20
Registres et livres comptables
3330 ……………………………………………………………. 3000-08
Réglementation et législation
1710-1730 …..………………………………………………. 1000-19
Règlements, politiques et procédures de l’établissement
1240 ……………………………………………………………. 1000-07
Relations avec les étudiants
5630 ……………………………………………………………. 5000-14
Relations avec les organismes privés
5650 ……………………………………………………………. 5000-14
Relations avec les organismes publics
5640 ……………………………………………………………. 5000-14
Relations avec les parents
5620 ……………………………………………………………. 5000-14
Relations de travail
2810-2830 ……………………………………. 2000-29 – 2000-31
Relations externes
5610-5660 ……………………………………. 5000-13 – 5000-15
Relations externes – Demandes de renseignements
5610 ……………………………………………………………. 5000-13

Remerciements, souhaits et invitations
5210 ……………………………………………………………. 5000-02
Rémunération
2420 ……………………………………………………………. 2000-13
Rendement du personnel
2510-2520 ……………………………………………………. 2000-21

Rénovations majeures et construction
4370 ……………………………………………………………. 4000-14
Rénovations mineures et aménagement
4360 ……………………………………………………………. 4000-13
Rentrée scolaire - Activités
9110 ……………………………………………………………. 9000-01
Réparation et entretien – Bâtiments et terrains
4350 ……………………………………………………………. 4000-12
Réparation et entretien – Mobilier, équipement et matériel
4250 ……………………………………………………………. 4000-07
Répartition de la tâche enseignante
2410 ……………………………………………………………. 2000-12
Reports de trimestre
7660 ……………………………………………………………. 7000-16
Reprises d’examens et révisions de notes
7720 ……………………………………………………………. 7000-18
Reprographie
6310 ……………………………………………………………. 6000-09
Réseaux et systèmes informatiques – Gestion
6120 ……………………………………………………………. 6000-02
Résultats scolaires
7710 ……………………………………………………………. 7000-17
Retenues à la source
3520 ……………………………………………………………. 3000-12
Réussite scolaire
8610-8630 …………………………………… 8000-23 – 8000-24
Révision et prévision de l'effectif scolaire
7410 ……………………………………………………………. 7000-11
Révisions de notes et reprises d’examens
7720 ……………………………………………………………. 7000-18
Revues de presse
5440 ……………………………………………………………. 5000-09
S
Sanction des études
7730 ……………………………………………………………. 7000-19
Santé, sécurité et qualité de vie au travail
2710-2750 …………………………………. 2000-24 – 2000-28
Sceau
1120 …………………………………………………………… 1000-02
Sécurité et mesures d’urgence – Planification et analyse des besoins
4610 ……………………………………………………………. 4000-20
Sécurité, qualité de vie et santé au travail
2710-2750 …………………………………… 2000-24 – 2000-28
Séjours linguistiques
8430 ……………………………………………………………. 8000-20

Service d’emplois étudiants
Voir Emplois étudiants
Service de garde
9810 ……………………………………………………………. 9000-19
Service de garde – Dossiers des usagers
9810 ……………………………………………………………. 9000-20
Service de placement
Voir Placement
Services alimentaires
9710-9730 …………………………………………………….. 9000-18
Services d’hébergement (logement pour les étudiants)
9130 …………………………………………………………….. 9000-03
Services de conseil juridique
9650 …………………………………………………………….. 9000-16
Services de psychologie et d’intervention sociale
9630 …………………………………………………………….. 9000-14
Services de psychologie et d’intervention sociale – Dossiers des usagers
9640 …………………………………………………………….. 9000-15
Services de santé et d’infirmerie
9610 …………………………………………………………….. 9000-14
Services de santé et d’infirmerie – Dossiers des usagers
9620 …………………………………………………………….. 9000-15
Sites et portails Web
5530 …………………………………………………………….. 5000-12
Situations particulières – Cheminement scolaire
7620 …………………………………………………………….. 7000-16
Souhaits, invitations et remerciements
5210 …………………………………………………………….. 5000-02
Soutien à l’apprentissage
8610-8630 ……………………………………. 8000-23 – 8000-24
Soutien à l’enseignement - Mesures
8510 …………………………………………………………….. 8000-21
Soutien aux utilisateurs – Informatique
6140 ……………………………………………………………. 6000-04
Stages des étudiants
8240 ……………………………………………………………. 8000-14
Stationnement
4380 ……………………………………………………………. 4000-15
Statistiques
1330 ……………………………………………………………. 1000-11
Statistiques et rapports – Inscriptions aux programmes d’études
7230 ……………………………………………………………. 7000-07
Statistiques et rapports d’admission
7140 ……………………………………………………………. 7000-04
Statuts d’inscription – Gestion
7220 ……………………………………………………………. 7000-06
Structure administrative
1230 ……………………………………………………………. 1000-06
Subventions gouvernementales
3210 ……………………………………………………………. 3000-03
Suivi et évaluation des programmes d’études
8140 ……………………………………………………………. 8000-04
Suivis auprès des étudiants
7740 ……………………………………………………………. 7000-20
Surveillance et accès – Gestion
4640 ……………………………………………………………. 4000-23
Syndicats et associations d’employés
2810 ……………………………………………………………. 2000-29
Systèmes et réseaux informatiques – Gestion
6120 ……………………………………………………………. 6000-02
T
Tâches
Voir Description des tâches
Taxes et impôts
3710-3740 …………………………………………………… 3000-16
Télécommunications
6210-6240 …………………………………… 6000-05 – 6000-08
Télédistribution
6220 ……………………………………………………………. 6000-06
Télématique
6220 ……………………………………………………………. 6000-06
Téléphonie
6210 ……………………………………………………………. 6000-05
Télévision, cinéma et radio
5430 ……………………………………………………………. 5000-08
Temps de travail (Gestion et contrôle)
2410 ……………………………………………………………. 2000-11
Terrains et bâtiments
Voir Bâtiments et terrains
Tests d’admission
7130 ……………………………………………………………. 7000-03
Tests de classement – Étudiants
7320 ……………………………………………………………. 7000-09
Titres et prix honorifiques
5240 ……………………………………………………………. 5000-05
Tournées d’information
5320 ……………………………………………………………. 5000-07
Travaux pratiques et examens
8710 ……………………………………………………………. 8000-27
U
Utilisation – Bâtiments et terrains
4340 ……………………………………………………………. 4000-11
Utilisation – Mobilier, équipement et matériel
4240 ……………………………………………………………. 4000-06

Utilisation des véhicules
4720 ……………………………………………………………. 4000-26
V
Valeurs, mission et mandats
1210 ……………………………………………………………. 1000-04
Véhicules – Dossiers
4710 ……………………………………………………………. 4000-25
Véhicules – Utilisation
4720 ……………………………………………………………. 4000-26
Ventilation et climatisation
4440 ……………………………………………………………. 4000-16
Vérification financière externe
3620 ……………………………………………………………. 3000-14

Vérification financière interne
3610 ……………………………………………………………. 3000-14
Vie spirituelle
9660 ……………………………………………………………. 9000-17

. Publié une première fois par la Fédération des cégeps en 1986, avec une révision mineure en 1989, ce guide n’a fait l’objet d’aucune refonte depuis lors.
. Dans ce document, le mot « archives » désigne tout document, peu importe sa forme, sa nature ou la date de sa parution, produit ou reçu par un établissement d’enseignement dans le cours de ses activités. Il ne se réduit donc pas aux documents d’archives de valeur patrimoniale (archives historiques), d’ailleurs assez peu concernés par ce guide.











Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement collégial du QuébecVersion 1.1En date du 7 juillet 2011page  PAGE 5 de  NUMPAGES 259

1000 – Administration générale et affaires juridiques






3000 – Gestion des ressources financières




4000 – Gestion des ressources mobilières et immobilières




5000 Communications et relations publiques




6000 – Gestion des ressources informationnelles






7000 – Gestion de l’effectif scolaire






Guide de gestion des archives à l’intention des établissements de l’enseignement collégial du QuébecVersion 1.0En date du :  DATE \@ "yyyy-MM-dd" 2011-07-07page  PAGE 226 de  NUMPAGES 259



8000 – Gestion pédagogique



9000 – Vie étudiante et services communautaires











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