Rap formation outils de gestion.doc - CONFED
Le logiciel 3COH renferme un ensemble d'outils logiciels regroupés dans un
module ..... Le lien entre les mouvements de stocks et la comptabilité se fait au
moyen .... Dans la grande majorité des cas, UMS permet de corriger la situation.
part of the document
RAPPORT DE FORMATION
des secrétaires administratives des trésorières et des magasinières des coopératives rizicoles, maraîchères et des comités
DAlphabétisation en gestion comptable et financière.
QUOTE "{NOTE:ce document a été réalisé avec l'aide financière}" Ce document a été réalisé avec l'aide financière de lUnion Européenne. Le contenu de ce document relève de la seule responsabilité de lAssociation pour le Développement et lAppui aux Communautés (ADAC) et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant la position de lUnion Européenne
Le Consultant
Yacouba KONE
Mars 2009
I INTRODUCTION
Dans le cadre de la mise en uvre du projet de « Réduction de la malnutrition dans le cercle de Kolondièba Région de Sikasso au Mali, cofinancée par la commission Européenne et Christian Aid, lA.D.A.C après avoir suscité le regroupement des productrices en coopératives Rizicoles et Maraîchères et la formation de ces dernières en éducation coopérative a jugé nécessaire de former certains responsables de ces coopératives et des comités dAlphabétisation sur la gestion comptable et financière. Cette formation était destinée aux secrétaires (165) aux trésoriers (65) aux magasiniers (65) des 65 coopératives et des 35 comités dalphabétisation.
La formation a été assurée par Mr Yacouba Koné IAGR ; Spécialiste en Organisation Paysanne comme Consultant principal en tandem avec des consultants associés au nombre de trois (3) Siriman Dioni, Massa Ballo, Ousmane Djourté.
La formation sest déroulée du 24 au 29 / 03 / 2009. Le programme des sessions par centre et les listes de présence sont en annexe.
Pour cette formation un cahier de participant a été élaboré faisant ressortir les différents thèmes.
II Objectifs
-Renforcer les capacités de gestion comptable et financière des secrétaires administratifs des trésoriers et des magasiniers des coopératives et des comités de gestion des centres dAlphabétisation
- Objectif spécifiques
-Amener les participants à maîtriser le système de gestion comptable et financière.
-Amener les participants à connaître les outils de gestion et pouvoir sen servir
III Résultats attendus :
Après la formation on peut sattendre aux résultats suivants
Tous les participants ont pris part à la formation au niveau des différents centres
-90°/° des participants maîtrisent les outils de gestion.
IV Méthodologie :
Pendant trois jours par session la formation a permis par une méthode pédagogique participative de dégager le contenu du programme à travers
les questions réponses
les travaux de groupes
le brainstorming
les échanges dexpérience
les mini- exposés
V Déroulement :
5-1 Recueil des attentes et craintes
Les représentants de lONG ADAC qui nous ont accompagné fortement tout au long de ces sessions ont tenu à chaque fois à situer le cadre de la formation en rappelant les objectifs visés par le projet, le choix des hommes et des femmes capables pour les postes de responsabilités avant de les inviter à lassiduité.
Ce fut ensuite la présentation des participants, du formateur qui a ensuite procédé à laudition des attentes et des craintes par rapport aux thèmes de la formation.
Les attentes ont été :
les principes de la gestion
bonne connaissance des documents comptables (outils de gestion)
la bonne tenue des documents comptables.
Quand aux craintes les participants ont insisté sur la gestion du temps :
-Que les participants viennent à lheure
- que les participants ne perturbent pas les cours
- que le programme journalier puisse être épuisé
- que les outils de gestion soient bien définis
5-2 Modalité :
Après les attentes et les craintes un calendrier de travail de 8heurs avec une pause pour le déjeuner dune heure a été adopté. (Début des cours 8h30mn Arrêt 16h30mn
Un bureau composé dun président et de deux adjoints a été mis en place pour assurer la police des débats.
Un prétest a suivi pour évaluer le niveau des participants sur le module de la formation.
Il consistait à répondre à deux questions à savoir :
1-Citer un des rôles joué par :
-le secrétaire administratif
-le trésorier
-le magasinier
2-Citer un outil de gestion tenu par :
-le secrétaire administratif
-le trésorier
-le magasinier
Les résultats obtenus auprès des participants à lissue de ce prétest atteste que 95°/° connaissent au moins un rôle joué par les responsables des organisations paysannes. Mais à peine 10°/° des participants connaît un outil de gestion tenue par les responsables clés
5-3 Le contenu du module :
5-3-1- Les grands Principes de la Gestion
La transparence (la clairvoyance)
A défaut de la transparence dans la gestion la porte est ouverte à nimporte quelle malversation
La situation comptable que vous allez produire doit refléter la situation réelle de lorganisation paysanne. On ne doit rien cacher, rien omettre, rien transformer. Toutes les sorties doivent être justifiées par un document comptable (sortie dargent, etc..) Toutes les recettes doivent avoir un document dutilisation. Tous les justificatifs (pièces comptables) doivent être conservés soigneusement archivés et disponibles
- La maintenance du capital
Le capital se compose de tout ce que possède lorganisation paysanne
Des stocks de marchandise valorisée au prix dachat (valeur dachat)
Les disponibilités (argent disponible en caisse ou en Banque)
Des immobilisations et des matériels.
Vous devez veillez à ce que le capital ne diminue jamais, mais au contraire à ce quil augmente régulièrement pour couvrir laccroissement des activités de lorganisation paysanne
Si vôtre capital diminue cela veut dire que vous ne serez pas capable de renouveler les stocks quil y aura moins de recette. Vous entrez alors dans un cercle vicieux .qui aboutira à terme à une organisation paysanne sans marchandises et sans argent et qui ne pourra plus payer les salaires et qui sera condamné à fermer.
5-3-2 Quelques Conseils pour une bonne Gestion
- La rigueur.
La gestion dune organisation paysanne ne présente pas de difficulté particulière si ce nest celle deffectuer le travail avec rigueur et sans prendre de retard. Remettre le travail au lendemain entraîne inévitablement la surcharge de travail et les risques derreur.
La volonté dune gestion saine demandera au comptable ou gerant des efforts supplémentaires dans un premier temps mais une foi les automatismes acquis ce travail quotidien se fera sans grande difficulté.
- La centralisation des documents
Pour des mesures pratiques mais aussi pour respecter le principe de transparence, les supports de gestion aussi que lensemble des pièces comptables doivent être centralisés et conservés au siège de lorganisation paysanne.
Ils doivent être disponibles et pouvoir être consultés à tout moment par les personnes autorisées
- Lunicité de la caisse
Il sagit ici dun principe de base de la comptabilité. Il ne doit y avoir quune seule caisse dans lOrganisation paysanne. La multiplicité des caisses entraînera la multiplicité des supports de gestion (donc une surcharge de travail).
Le contrôle interne
Tout travail doit faire lobjet dun contrôle et cela par une tierce personne car il est souvent difficile de retrouver ses propres erreurs on ne peut se contrôler soi même.
5-3-4 La comptabilité
- Définition
La comptabilité est une technique qui permet danalyser et denregistrer les opérations économiques dune institution (Evaluer en monnaie) afin déclairer le gestionnaire dans la prise de décision
- Le rôle de la comptabilité
Le but fondamental de la comptabilité est de fournir périodiquement des informations financières sur létat et les opérations de lorganisation paysanne à ses responsables. Elle a donc pour fonction lenregistrement, la classification et la récapitulation dune façon significative prompte et traduite en montant dargent de toutes les transactions et dévènement qui possède un caractère financier et linterprétation des résultats provenant du système.
- La tenue des documents comptables
La tenue des documents (colivre) nest quune partie de la comptabilité. Elle consiste à enregistrer quotidiennement et de façon systématique les opérations dans les livres comptables, afin de permettre au comptable de fournir, produire les renseignements et les données nécessaires à une bonne gestion. Cela implique la mise au point des documents originaux relatant les transactions tel que les chèques, les factures, les reçues et autres
-Les documents comptables
*Le registre des membres (Exemple)
Coopérative de :maraîchère de Bendougou
N°
DateNom et PrénomsadresseProfessionCotisationPart SocialeTotalsouscriteVersée
ou libéréeReste à
verser124 / 03/ 09Chata SangaréKalakanProductrice5000100005000500010000228 /03/ 09Batoma KonéTenkoProductrice50001500010000500015000
Eléments à figurer dans les dossiers à présenter à la justice pour lacte de dépôt, cest le 1er document comptable dune coopérative. Pour les associations la part sociale ne figurera pas et le document sera fait à la fréquence du payement des cotisations
On y inscrit chronologiquement les renseignements concernant chaque membre (N° Dordre, date, nom et prénom, adresse profession les montants des sommes versées au titre de cotisation des parts sociales)
*Le livre de Caisse : (document le plus important)
Coopérative de
......
N° dordreDatesLibellésRecette
(Entrée)Dépenses
(sorties) Solde
(qui est le reste)104 /12 / 03Versement des membres200 000200 000205/12/03Achat de riz150 00050 000
Le livre de Caisse sert à enregistrer toutes les entrées et toutes les sorties dargent. Il est arrêté mensuellement et doit avoir lémargement du trésorier
*Le quittancier ou la quittance
Coopérative de Bendougou
.
Quittance N°01
Reçu la somme de 5000
.F CFA
Somme en toute lettre Cinq mille francs
.
Reçu de Chata Sangaré productrice à Kalakan
......
Motif : Cotisation
.
..
Kolondièba, le 24/03/ 09
Le trésorier Général
Elle est établie au moment du versement de la somme et indique les renseignements relatifs aux membres ainsi que la date et le montant du versement ou de lopération, elle est établie en duplicata ou triplicata.
Elle est signée par le trésorier.
*Le Carnet de menues dépenses
Etat de dépense N°01
DateNature de la dépenseMontantSignature24/03/09Achat de semence riz NERIKA20000025/03/09Achat durée25000028/03/09Achat de NPK125000Total 475000
Le carnet de menues dépenses sert à enregistrer toutes menues dépenses de la caisse. Cest une autorisation de dépense signée par le président
*Le bon de sortie de caisse
Coopérative de Bendougou
.
Bon de sortie de caisse N°01
.
La somme de 200000
..F CFA
En toute lettre Deux cent mille francs
.
Bénéficière Djénèba Sangaré productrice à Sitin
Motif Achat de semence
.
Kolondièba, le 04/06/2008
Le Bénéficière Le Président
Cest une autorisation de dépenses signée par le Président. Il constitue un document justificatif de sortie dargent en attente mais qui nest pas enregistré : cest la facture qui est enregistrée en caisse.
*Le livre du magasin
Coopérative de Bendougou
DateLibellésEntréeSortieQuantitéPrix unitaireMontantQuantitéPrix unitaireMontant04/12/03Livraison de riz2t200200 00010/12/30Vente de riz1t200100 00015/12/ 03Livraison semence. M3000kg200600018/12/03Vente semence. M100kg200200 000
Il enregistre les entrées et les sorites les marchandises en quantité en valeur du magasin. Lenregistrement se fait avec la valeur du prix de vente (entrée et sortie même prix) Il est tenue par le magasinier.
*La fiche de stock
Coopérative de Bendougou
.
Nature du produit : Riz
DateDésignationEntréesSortiesStock restantObservation04 /12/ 03Riz NERICA10t2t8t05 /12 / 032t-10tCest un document qui sert à suivre les mouvements des stocks dans le magasin
NB Chaque marchandise correspond à une fiche on ne doit pas mettre deux marchandises sur la même fiche de stock.
*Le livre dInventaire
Coopérative de Bendougou
..
DateDésignationQuantitéP.U AchatvaleurEcart sur la qtéObservation26/03/09Service de Riz NERIKA800Kg250200 0000-26/03/09NPK20 Sacs12500250 0000-26/03/09Urée 9 Sacs12500112 5001 sacSac déchiré Total 562 500
Les objectifs de linventaire sont :
1- sassurer que le stock théorique (inscrit sur les fiches de stock est identique au stock réel (ce quil y a dans le magasin)
2- Valider (après correction) les informations portées sur les fiches de stock.
3- Permettre en fin dannée létablissement des comptes de synthèse exacte. La fréquence de linventaire dépend de la taille du magasin chaque mois, 3mois, 6mois etc.
Il est signé par la personne qui fait linventaire, le président et le gerant signent également.
5-3 -5 Les Etats financiers
Après une période de 12 mois dactivité appelé exercice comptable, les organisations paysannes doivent présenter des rapports financiers issus de la comptabilité et que lon désigne sous la terminologie comptable détats financiers ou documents de synthèse. Ils peuvent aussi être confectionnés selon une périodicité trimestrielle ou semestrielle pour les besoins dun suivi rapproché.
Ces états financiers sont constitués dun bilan et dun compte de résultat
(ou compte dexploitation, ancien plan comptable).
*Le bilan.
Le bilan permet de connaître la situation patrimoniale dune organisation paysanne. Il regroupe tous les biens, créances ou dettes de la structure concernée.
Il est présenté sous la forme dun tableau comprenant deux parties .La partie gauche appelée actif, regroupe les immobilisations, les stocks, les créances et les avoirs liquides toutes les utilisations économiques et financières des ressources à la disposition de lorganisation paysanne.
La partie droite appelée passif regroupe dune part les ressources durables telles les dotations, les réserves et le résultat et dautre part, toutes les dettes à rembourser.
Cette partie indique donc toutes les ressources de financement dont lorganisation paysanne à disposer à la date de confection du bilan.
Bilan : au 31 / 12 / 2008
Coopérative de Bendougou
.
ActifMontantPassifMontant-Semence de Riz NERIKA
Produite
-Semence de maïs
Dembagnouman Produite
-Magasin de stockage4.500.000
2.000.000
1.000.000
capital social
subvention
Crédit à court terme
40 000
100.000
1.500. 000Total7.500.000Total + 5 860 000
1.640.000
*Le compte de résultat.
Permet de calculer le résultat (bénéfice ou perte) par une différence entre les charges ou dépenses définitives et les produits ou recettes définitives
Avec lancien système on mettait le résultat soit dans le passif ou actif pour équilibrer le bilan.
Mais avec le SYSCOA on lécrit toujours au passif avec un signe + ou selon que le bilan est positif ou négatif et sil y a bénéfice ou perte.
*Compte de Résultat
Coopérative de Bendougou
..
ChargesMontantProduitsMontant-Semence de Riz NERIKA
Produite
-Semence de maïs
Dembagnouman Produite
-Magasin de stockage4.500.000
2.000.000
1.000.000
capital social
subvention
Crédit à court terme
40 000
100.000
1.500. 000Total7 500 000Total1 640 000Résultat prévisionnel+ 5 860 000Total7 500 0007 500 000
VI EVALUATION DE LA FORMATION
Le post-test a porté sur les mêmes questions que le pré-test en vue de faire une comparaison entre le niveau de connaissance des participants après la formation. Pour la première question 100°/° de bonnes réponses et pour la deuxième question 80°/° de bonnes réponses.
Lévaluation finale de la formation a porté sur le recueil de lavis des participants sur les points suivants :
lorganisation matérielle de la formation
le contenu du module de la formation
le Formateur
Appréciations
QuestionsMauvaisPassableBonLorganisation matérielle--100°/°Le module--100°/°Le Formateur100°/°Ces points de vue confirment limplication de tous à lamélioration de tous les aspects pour la réussite du projet
VII Conclusion et Suggestions
La tenue régulière des documents de gestion est une exigence pour les organisations paysannes comme le stipule la loi N°01/076 du 18/07/2001 régissant les coopératives.
La formation a été une réussite eu égard à limportance que les participants lont accordée et aux résultants des tests qui augurent la pertinence du module, sa maîtrise par les participants, la bonne organisation et la qualité des formateurs.
Les participants ont promis de faire bon usage des connaissances acquises.
Nous suggérons un suivi régulier de ces organisations paysannes pour la consolidation des acquis.
Aussi nous souhaitons si possible une mise à niveau de ces participants sur le même module après une année dexercice pour parfaire la maîtrise des outils de gestion
Nous nous engageons encore une fois de plus à suivre avec lA.DA.C ces organisations paysannes pour une meilleure visibilité de limpacte de la formation.
Nous réitérons toute notre gratitude à lADAC et ses partenaires à savoir Christian Aid et lUnion Européenne, ainsi que notre constante et parfaite disponibilité pour la réussite du projet.
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