Améliorer les systèmes nationaux d'enregistrement ... - APAI-CRVS
On distingue deux types : passive ou active selon le principe et le rôle des ...
Exigences générales : sûreté de fonctionnement, maintenance. ...... mannequin
virtuel et son environnement, mais aussi de corriger les trajectoires en
conséquence. ... aux redondances cinématique des modèles de postures les
plus probables[5].
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NATIONS UNIES - COMMISSION ECONOMIQUE POUR LAFRIQUE
Améliorer les systèmes nationaux denregistrement des faits détat civil et de statistiques détat civil en AfriqueRecommandations pour la conduite dévaluations globales des systèmes nationaux4/23/2013
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc356811290"Acronymes et abréviations PAGEREF _Toc356811290 \h iii
HYPERLINK \l "_Toc356811291"Chapitre premier PAGEREF _Toc356811291 \h 1
HYPERLINK \l "_Toc356811292"Objet et structure des recommandations PAGEREF _Toc356811292 \h 1
HYPERLINK \l "_Toc356811293"Contexte PAGEREF _Toc356811293 \h 1
HYPERLINK \l "_Toc356811294"Les avantages de lamélioration des systèmes nationaux denregistrement des faits détat civil PAGEREF _Toc356811294 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc356811295"Raison dêtre des recommandations PAGEREF _Toc356811295 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc356811296"Destinataires des recommandations PAGEREF _Toc356811296 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc356811297"Structure des recommandations PAGEREF _Toc356811297 \h 5
HYPERLINK \l "_Toc356811298"Chapitre 2 PAGEREF _Toc356811298 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811299"Vue densemble du processus dévaluation au plan national PAGEREF _Toc356811299 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811300"Considérations dordre général PAGEREF _Toc356811300 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811301"Portée de lexercice PAGEREF _Toc356811301 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811302"Pilotage par les pays PAGEREF _Toc356811302 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc356811303"Dimensions pluridisciplinaires et approche par équipe PAGEREF _Toc356811303 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc356811304"Approche participative PAGEREF _Toc356811304 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc356811305"Normalisation du cadre dévaluation PAGEREF _Toc356811305 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc356811306"Les grandes étapes de lévaluation et de la planification PAGEREF _Toc356811306 \h 8
HYPERLINK \l "_Toc356811307"Phase préparatoire PAGEREF _Toc356811307 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811308"Conduite de lévaluation PAGEREF _Toc356811308 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811309"Définition des priorités et planification PAGEREF _Toc356811309 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811310"Approbation et diffusion PAGEREF _Toc356811310 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811311"Les activités de plaidoyer et la communication PAGEREF _Toc356811311 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc356811312"Principales étapes de lélaboration dune stratégie damélioration dun système denregistrement et de statistiques des faits détat civil PAGEREF _Toc356811312 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc356811313"Phase 1 Définition du mécanisme de gestionet activités de plaidoyer PAGEREF _Toc356811313 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc356811314"Identifier un chef de file PAGEREF _Toc356811314 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc356811315"Créer un groupe restreint des points focaux des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil PAGEREF _Toc356811315 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc356811316"Démontrer au gouvernement la nécessité daméliorer le système denregistrement et de statistiques des faits détat civil PAGEREF _Toc356811316 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc356811317"Assurer le financement de lévaluation et de lélaboration de la stratégie PAGEREF _Toc356811317 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc356811318"Créer un comité directeur PAGEREF _Toc356811318 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc356811319"Créer une équipe de soutien technique PAGEREF _Toc356811319 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc356811320"Phase 2 Conduite de lévaluation PAGEREF _Toc356811320 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc356811321"Adapter les outils dévaluation aux circonstances nationales PAGEREF _Toc356811321 \h 14
HYPERLINK \l "_Toc356811322"Créer un groupe dexamen PAGEREF _Toc356811322 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc356811323"Réunion de lancement PAGEREF _Toc356811323 \h 15
HYPERLINK \l "_Toc356811324"Dispenser une formation initiale au groupe dexamen PAGEREF _Toc356811324 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc356811325"Séances de travail des équipes de travail PAGEREF _Toc356811325 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc356811326"Conduire lévaluation globale PAGEREF _Toc356811326 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc356811327"Phase 3 Planification et définition des priorités de la stratégie damélioration PAGEREF _Toc356811327 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811328"Réunion de présentation des résultats PAGEREF _Toc356811328 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811329"Élaborer un projet de plan stratégique PAGEREF _Toc356811329 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811330"Réunion finale des parties prenantes PAGEREF _Toc356811330 \h 17
HYPERLINK \l "_Toc356811331"Phase 4 Diffusion de la stratégie approuvée PAGEREF _Toc356811331 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811332"Préparerles recommandations pour approbation gouvernementale au plus haut niveau PAGEREF _Toc356811332 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811333"Imprimer le plan PAGEREF _Toc356811333 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811334"Atelier de lancement et de diffusion PAGEREF _Toc356811334 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811335"Étapes déterminantes et calendrier des activités PAGEREF _Toc356811335 \h 18
HYPERLINK \l "_Toc356811336"Intervention de léquipe de soutien technique PAGEREF _Toc356811336 \h 21
HYPERLINK \l "_Toc356811337"Chapitre 3 PAGEREF _Toc356811337 \h 22
HYPERLINK \l "_Toc356811338"Modalités relatives à la conduite de lévaluation PAGEREF _Toc356811338 \h 22
HYPERLINK \l "_Toc356811339"Pourquoi procéder à une évaluation PAGEREF _Toc356811339 \h 22
HYPERLINK \l "_Toc356811340"A quel niveau lévaluation est-elle faite ? PAGEREF _Toc356811340 \h 23
HYPERLINK \l "_Toc356811341"Références PAGEREF _Toc356811341 \h 52
Acronymes et abréviations
CESAP Commission économique et sociale pour lAsie et le PacifiqueCIM Classification internationale des maladiesFNUAP Fonds des Nations Unies pour la population HMN Réseau de métrologie sanitaireMICS Enquête en grappes à indicateurs multiples OMDObjectifs du Millénaire pour le développementOMS Organisation mondiale de la SantéONG Organisation non gouvernementaleONU Organisation des Nations UniesSWOTAnalyse des forces, faiblesses, opportunités et menaces; analyse SWOT UNICEF Fonds des Nations Unies pour lenfance Glossaire et définitions
Mariage acte, cérémonie ou procédure qui établit un rapport légal entre mari et femme. Lunion peut être rendue légale par une procédure civile ou religieuse ou par toute autre procédure, conformément à la législation du pays. (Principes et recommandations pour un système de létat civil, Nations Unies 2001, paragraphe 57)
Divorce dissolution légale et définitive des liens du mariage, cest-à-dire la séparation de lépoux et de lépouse qui confère aux parties le droit de se remarier civilement ou religieusement, ou selon toute autre procédure, conformément à la législation du pays. (Principes et recommandations pour un système de létat civil, Nations Unies 2001, paragraphe 57)
Système de statistiques de létat civil conçu comme lensemble des opérations englobant : a) la collecte des données sur la fréquence de faits détat civil précis et définis par lenregistrement ou lénumération, ainsi que sur les caractéristiques pertinentes des faits eux-mêmes et des personnes intéressées; et b) lélaboration, lanalyse, lévaluation, la présentation et la diffusion de ces données sous une forme statistique.(Principes et recommandations pour un système de létat civil, Nations Unies 2001, paragraphe 13)
Enregistrement de létat civil « Inscription continue, permanente et obligatoire des événements détat civil avec leurs caractéristiques (naissances vivantes, décès, morts ftales, mariages et divorces), ainsi que dautres événements liés à létat civil de la population, sur une base permanente, comme prévu par les lois de chaque pays ». Il inscrit en permanence toutes les informations concernant tous les faits pertinents détat civil survenant à lintérieur des frontières dun pays. (Principes et recommandations pour un système de létat civil, Nations Unies2001, paragraphe 14)
Métadonnées (dictionnaire) Les métadonnées sont des données de données. Pour corréler des données provenant de plusieurs sources, il est essentiel détablir des définitions communes et de comprendre les caractéristiques de chaque élément de données. Le dictionnaire des métadonnées est loutil essentiel à cette fin. Il donne les définitions des éléments/variables de données et couvre les points ci-après : utilisation dans les indicateurs, méthode de collecte des données, période de collecte des données, techniques danalyse, méthodes destimation et éventuelles distorsions de données.
Microdonnées Données non agrégées relatives aux unités échantillonnées. Sagissant des recensements et des enquêtes de population et des ménages, les micro données sont constituées par les relevés des entrevues avec les individus et les ménages interrogés.
Autopsie verbale Entrevue structurée avec les soignants ou les membres de la famille après un décès; elle sert à déterminer la (les) cause (s) probable (s) de la mort dans la majorité des cas où le décès survient en dehors dun établissement de santé et où une certification médicale directe est rare.
Fait détat civil Défini par lONU comme étant « une naissance vivante, un décès, une mort ftale, un mariage, un divorce, une adoption, une légitimation, une reconnaissance de parenté, lannulation dun mariage, ou une séparation légale ».
Enregistrement des faits détat civil Tous les modes reconnus denregistrement et de notification des faits détat civil.
Statistiques détat civil Données sur les faits détat civil issues de toutes les sources de données sur les faits détat civil. Particulièrement dans les pays en développement, où lenregistrement des faits détat civil est déficient voire inexistant, lONU constate que plusieurs sources et systèmes de données sont utilisés pour établir des estimations des statistiques détat civil.
Système de statistiques détat civil Selon la définition de lONU: le processus global de :
1) collecte dinformations par lenregistrement des faits détat civil ou lénumération de la fréquence doccurrence de faits détat civil définis et précis ainsi que des caractéristiques pertinentes des faits eux-mêmes et :
2) de compilation, traitement, analyse, évaluation, présentation et diffusion de ces données sous forme de statistiques.
Préface
Les systèmes denregistrement des faits détat civil de la plupart des pays dAfrique ne répondent pas aux critères minimaux fixés par lONU pour que ces systèmes soient considérés comme relativement complets. Dans bon nombre de ces pays, les insuffisances du système résultent dune combinaison de difficultés sur le plan de loffre (disponibilité, accessibilité et prestation des services) et sur le plan de la demande (circonstances dans lesquelles la preuve de lenregistrement est requise).En dépit des nombreuses tentatives régulièrement faites par plusieurs pays pour perfectionner leurs systèmes denregistrement, ces goulets détranglement perdurent depuis plusieurs décennies et nuisent à la réussite des interventions. Dautres sources, comme les recensements de population, les enquêtes sur des échantillons de ménages et la surveillance sanitaire et démographique de sites sentinelles sont par ailleurs devenues les principales sources des indicateurs qui font cruellement défaut pour la planification et la programmation dans les secteurs clés.
Pour autant, seules les statistiques détat civil provenant des registres détat civil peuvent répondre à certains besoins spécifiques en matière de planification de la population, cest à dire en ce qui concerne la périodicité, la cohérence des estimations dans le temps et dans lespace, la couverture de la population et le degré de désagrégation. En outre, pour les utilisations à des fins non statistiques, il nexiste pas de substituts acceptables ou appropriés à un système détat civil efficace. Les enjeux de la stratégie dintégration de lAfrique pour lesquels des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil sont requis appellent donc des mesures spécifiques visant à améliorer tous les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil en Afrique. Dans cet objectif, lamélioration de lenregistrement et des statistiques des faits détat civil est un axe majeur des programmes que les offices nationaux de la statistique en Afrique cherchent à engager de concert . La Commission économique des Nations Unies et les organismes partenaires composant le Groupe restreint ont, pour leur part, élaboré un programme régional visant à faciliter ladoption de stratégies et de programmes damélioration des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil engagés à linitiative des pays.
Le programme, qui a été approuvé par la première Conférence des ministres africains chargés de létat civil, fournira notamment un appui technique aux pays en mettant à leur disposition des documents et des guides méthodologiques. Lengagement à mettre en place des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil efficaces et fiables en Afrique a également été pris au plus haut niveau politique par les chefs dÉtats africains lors de leur sommet le plus récent. Avant ladoption de cette résolution de haut niveau, les ministres africains de la planification avaient approuvé linstitutionnalisation de la Conférence des ministres africains chargés de létat civil comme mécanisme de suivi des progrès de laccélération de lamélioration des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Un nouvel élan a été donné à cette initiative par la décision de la deuxième Conférence des ministres, qui appelle tous les pays à procéder à une évaluation globale de leur système national denregistrement et de statistiques des faits détat civil et à adopter un plan daction visant à réorganiser ledit système.
Les évaluations visent à identifier les forces et les faiblesses des systèmes actuels, à tirer des enseignements des formules efficaces dans le temps et, dans certaines régions, à déterminer comment des améliorations durables ont été apportées. Le résultat logique de lévaluation est de fournir les informations nécessaires à létape suivante, à savoir lélaboration dun plan daction sur la refonte du système denregistrement des faits détat civil du pays concerné.
Les présentes recommandations ont été élaborées pour aider les pays à procéder à une évaluation globale de leurs systèmes. Elles se présentent en deux volumes : le premier volume précise les étapes dévaluation du système national denregistrement et de statistiques des faits détat civil, présente léventail des options dorganisation de cet exercice et recense les points à examiner. Il sinspire largement des outils ci-après qui ont été développés par le Réseau de métrologie sanitaire de lOMS pour conduire rapidement de telles évaluations globales.
Évaluation rapide des systèmes nationaux denregistrement et de statistiques des faits détat civil
Améliorer la qualité et lutilisation des données relatives aux naissances, aux décès et aux causes de mortalité. Recommandations pour un examen des pratiques nationales fondé sur des normes.
Le second volume est un guide sur lélaboration dun plan damélioration du système sur la base des résultats de lévaluation globale. Il sinspire dans une large mesure du cadre méthodologique proposé dans la publication de lUniversité de Queensland :
Strategic planning to strengthen civil registration and vital statistics systems: Guidance for using findings from a comprehensive assessment (Planification stratégique visant à renforcer les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil : Guide sur lutilisation des résultats dune évaluation globale).
Ces documents serviront également de référence pour les équipes chargées des évaluations et pourront être utilisés en association avec les présentes recommandations. Ils pourront également servir à éclaircir des points de méthode, des définitions conceptuelles et dautres questions portant sur les naissances, les décès et les causes de décès utilisées dans les évaluations.
Un avant-projet de recommandations servira de base pour assurer la formation initiale des experts qui fourniront des services consultatifs techniques directs aux pays. Les recommandations seront révisées sur la base de lexpérience acquise et des enseignements tirés de la formation; elles seront alors publiées pour servir aux pays à conduire leurs évaluations nationales globales et à formuler et à chiffrer un plan stratégique établissant les priorités de lamélioration du système national denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Les utilisateurs sont invités à communiquer leurs observations sur les recommandations, y compris leurs suggestions de révisions ainsi que des exemples détudes de cas sur différents aspects.
Chapitre premier
Objet et structure des recommandations
Le présent chapitre précise le contexte des matériels en donnant la définition des termes « enregistrement des faits détat civil » et « systèmes de statistiques de létat civil » et en expliquant pourquoi ils sont nécessaires. Il souligne également lobjet et la portée des matériels ainsi que les publics ciblés. Enfin, il résume les avantages dun système efficace denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Contexte
La plupart des pays africains sont dotés dun système denregistrement des faits détat civil mais peu dentre eux sont conformes à la norme ONU dinscription continue, permanente et obligatoire des événements détat civil avec leurs caractéristiques (naissances vivantes, décès, morts ftales, mariages et divorces).Dans de nombreux pays africains, après des décennies dexistence, lenregistrement des faits détat civil est encore incomplet et nest donc pas la source de leurs statistiques détat civil. Mais, en labsence de statistiques démographiques fiables issues de lenregistrement des faits détat civil, il est difficile dévaluer objectivement les progrès du but fondamental de tout système de santé, qui est de maintenir les gens en vie et en bonne santé plus longtemps. De même, les communautés, les gouvernements et les bailleurs de fonds sont dans limpossibilité de planifier efficacement leurs interventions, de suivre et dévaluer limpact de tout un éventail de programmes de protection sociale, concernant notamment lhéritage, la garde des enfants et les initiatives de santé.
De nombreux gouvernements investissant massivement dans lidentification nationale, la sécurité nationale et autres systèmes, plusieurs tentatives ont été faites pour refondre les systèmes nationaux denregistrement des faits détat civil. Ces interventions nont pas été précédées dune évaluation méthodique des systèmes existants. Bon nombre de ces interventions ont suivi une approche projet et se sont concentrées sur les points ou éléments opérationnels pour lesquels un financement était prévu. Elles sont dune durée bien définie, sans considération des résultats. Lapproche proposée et adoptée par les ministres africains chargés de létat civil, prévoit de procéder en premier lieu à une évaluation globale puis délaborer un plan dactions prioritaires. Le but de lévaluation des systèmes existants est de recueillir des informations à partir desquelles les pays pourront élaborer des plans damélioration. Ces informations pourront servir, par exemple, dans les discussions engagées avec les bailleurs de fonds, les gouvernements et les partenaires de développement à propos du financement du renforcement du système national denregistrement des faits détat civil.
Afin délaborer une stratégie permettant de restructurer efficacement le système et toutes ses composantes, lévaluation nationale doit jeter un il totalement neuf sur le système en place, son fonctionnement et ses problèmes. Une telle évaluation doit se faire indépendamment de létat de développement du système national denregistrement. Lorsque la couverture nest pas la préoccupation principale, lefficacité peut poser un problème, de même que lutilisation de linformation. Pour ces pays, il est important de déterminer les arrangements institutionnels en place et si la mobilisation des parties prenantes et les progrès technologiques pourront produire des gains defficacité.
Les avantages de lamélioration des systèmes nationaux denregistrement des faits détat civil
Des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil de qualité, permanents et tenus à jour offrent de nombreux avantages pour les particuliers et leurs communautés. Pour le particulier, lenregistrement des faits détat civil est loutil principal de garantie du droit à une identité juridique et la source de documents officiels sur les événements importants de la vie. Les dossiers permanents relatifs à chaque événement issus de ces systèmes denregistrement des faits détat civil permettent dapporter la preuve juridique de lâge, détablir les droits fondés sur lâge (par exemple, identité, scolarisation, permis de conduire, droit au mariage), dapporter la preuve de mariage ou de divorce, détablir les relations familiales, dapporter la preuve dun décès et dun droit à lhéritage, et de faire appliquer les lois portant, par exemple, sur le recrutement denfants soldats, le travail des enfants, la traite des enfants ou le jugement dun enfant devant un tribunal pour adulte. Le certificat de naissance apporte la preuve des droits civils et humains dune personne, comme le prescrit larticle 7 de la Convention relative aux droits de lenfant, qui stipule que « Lenfant est enregistré aussitôt sa naissance et a dès celle-ci le droit à un nom, le droit dacquérir une nationalité et, dans la mesure du possible, le droit de connaître ses parents et dêtre élevé par eux ».
Larticle 6 de la Charte africaine des droits et du bien-être de lenfant affirme les mêmes principes. Pour la charte africaine i) Tout enfant a droit à un nom dès sa naissance, ii) Tout enfant est enregistré immédiatement après sa naissance, iii) Tout enfant a le droit dacquérir une nationalité, iv) Les États parties à la présente Charte sengagent à veiller à ce que leurs législations reconnaissent le principe selon lequel un enfant a droit dacquérir la nationalité de lÉtat sur le territoire duquel il/elle est né(e) si, au moment de sa naissance, il/elle ne peut prétendre à la nationalité daucun autre État conformément à ses lois.
Pour les pays, le principal avantage dun système efficace denregistrement et de statistiques des faits détat civil est le rôle clé quil joue dans le soutien et linformation dune planification efficace du développement économique et social. Ces systèmes sont essentiels à de nombreuses fonctions gouvernementales, par exemple, registre central de la population, système national didentification et autres registres administratifs, ainsi que pour les entreprises commerciales (par exemple, assurance-vie et commercialisation des produits). Au niveau infranational, des données précises sur la population sont essentielles pour planifier les besoins des collectivités et pour suivre et redresser les inégalités régionales. Si les statistiques détat civil sont établies à partir dun système denregistrement qui couvre tous les événements (pour lensemble du pays par opposition à une partie du pays), elles peuvent constituer une base fiable dinformation ponctuelle pour concevoir et mettre en uvre des politiques diverses : santé publique, soins de la mère et de lenfant, planification familiale, sécurité sociale, enseignement, logement et développement économique.
Pour les pays, un autre avantage dun système efficace denregistrement et de statistiques des faits détat civil est que la réussite des efforts internationaux déployés pour lutter contre des maladies spécifiques est souvent mesurée en termes de réduction du nombre de décès. Par exemple, le suivi des progrès dau moins six des OMD sappuie sur des données précises sur le taux de mortalité et les causes de décès.Un rapport récent de la Banque mondiale suggère quun obstacle majeur à la détermination du taux de réalisation des OMD en matière de santé en Amérique latine est que les données sur la mortalité maternelle et infantile y sont incomplètes.
Un suivi attentif des statistiques détat civil permet didentifier les populations ayant des taux de mortalité excessifs ou au sein desquelles des programmes spécifiques de lutte contre les maladies ou de promotion de la santé doivent être engagés durgence. Les statistiques détat civil sont la seule base empirique à partir de laquelle les progrès annuels de divers programmes de santé publique engagés aux niveaux infranational, national et mondial peuvent être mesurés. Dans les pays dotés de systèmes bien développés, les statistiques détat civil permettent dorienter les politiques et les programmes dintervention et de soutenir des recherches épidémiologiques indispensables.
Raison dêtre des recommandations
Lobjectif principal de loutil est de fournir des orientations permettant de procéder à une évaluation normalisée des pratiques des pays en matière denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Une telle évaluation permettra aux pays de recenser les domaines pouvant faire lobjet daméliorations.
Loutil dorientation aidera les pays à mieux comprendre les principes en vigueur et à justifier les mesures correctives à prendre. Les principaux avantages de lutilisation de loutil dorientation sont :
Les recommandations sont tirées des meilleures pratiques dans le monde et de la vaste expérience des institutions des Nations Unies en matière daide aux pays pour élaborer des systèmes statistiques et de santé;
Meilleure qualité des données collectées régulièrement sur les naissances, les décès, les causes de décès, les mariages et les divorces;
Moyen de justifier lamélioration systématique des statistiques de létat civil et des produits connexes des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil;
Recours à un processus dévaluation participatif et consensuel entre les principales parties prenantes, sappuyant sur des besoins prioritaires identifiés.
Loutil a pour objectif dévaluer les statistiques clés établies à partir de lenregistrement des faits détat civil. Il sappuie sur les normes et pratiques internationales. Bien que lenregistrement des morts ftales soit évidemment important pour mesurer la mortalité périnatale, lissue de la grossesse, la qualité des services de santé prénatale, les morts ftales ne sont pas incluses dans cet outil car peu de pays sont actuellement en mesure de collecter de manière satisfaisante les données nécessaires.
Il est souhaitable que tous les pays suivent ces recommandations pour conduire leur évaluation afin de garantir la comparabilité et la cohérence de lensemble des évaluations.
Destinataires des recommandations
Les recommandations ont pour objet de donner suite à la résolution adoptée par les ministres aux termes de laquelle tous les pays doivent procéder à une évaluation globale de leurs systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil en vue délaborer des stratégies viables damélioration et de valorisation de ces systèmes aux niveaux national et continental. Les recommandations visent donc deux cibles principales: i) les gouvernements et ii) les fonctionnaires des pays qui décident de procéder aux évaluations et dadopter des stratégies de renforcement de leurs systèmes nationaux denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
La résolution des ministres prévoit que tous les pays procèderont à une évaluation et auront donc tous besoin des présentes recommandations. Dans les pays dotés de systèmes efficaces, une évaluation effectuée suivant ces recommandations permettra de recenser les domaines où lefficacité pourrait être améliorée, soit dans lenregistrement et la prestation des services concernant des événements spécifiques, soit à différents niveaux géographiques. Dans certains pays, le problème peut résider dans lefficacité à générer des statistiques à partir des actes détat civil. Pour la plupart des autres pays, où lenregistrement est systématiquement déficient, les recommandations doivent servir de base au recensement des interventions nécessaires et des priorités à fixer en fonction des ressources disponibles.
Les recommandations ciblent donc les différents niveaux de prise de décision et de fonctionnement des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Elles sont avant tout destinées aux décisionnaires de haut niveau qui constitueront le Comité directeur chargé de superviser le processus, à savoir lévaluation, la planification et la mise en uvre de la stratégie proposée.
Le deuxième niveau est constitué par les fonctionnaires responsables de la gestion des programmes nationaux sur les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil dans les pays concernés. Dans le cadre de lévaluation et de la planification stratégique, ces fonctionnaires sont principalement responsables de la supervision technique du processus, notamment la mise en place des équipes chargées de lexercice, lappui aux activités de plaidoyer et la formation initiale du personnel procédant à lévaluation et à lélaboration du plan national de conduite de lévaluation.
Le troisième groupe, et principale cible, est constitué par le personnel chargé des activités quotidiennes dévaluation. Pour celui-ci, loutil dévaluation décrit au chapitre 3 est linstrument de base de lévaluation. Ce groupe est constitué de trois catégories:
les responsables de lenregistrement des faits détat civil et de la prestation des services assurés par leur administration;
les responsables de la collecte, de la compilation et de la diffusion des statistiques détat civil;
les personnes qui sintéressent aux statistiques de létat civil ou qui les utilisent.
Il existe un quatrième groupe susceptible dutiliser les recommandations à dautres fins. Il sagit des parties prenantes qui appuieront les opérations nationales dévaluation, tant techniquement que financièrement. Les présentes recommandations les aideront à se faire une idée du processus et à le comprendre.
Dune manière générale, les pays peuvent se servir de cet outil pour évaluer périodiquement le fonctionnement de leurs systèmes et la qualité des données quils produisent. Il est possible que les pays qui ne sont pas dotés de système denregistrement des faits détat civil ou dont le système est déficient ne puissent pas compléter certaines sections de loutil dévaluation en raison de linsuffisance des informations à évaluer. Toutefois, ils pourront utiliser les sections pertinentes de loutil, comme le cadre juridique.
Structure des recommandations
Linitiative damélioration des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil comporte trois grandes phases :
La première phase couvre lensemble du processus dévaluation, y compris les préparatifs, la coordination et létablissement du rapport.
La deuxième phase couvre la formulation du plan stratégique de renforcement du système, y compris la détermination des coûts et létablissement de la priorité des mesures à prendre.
La troisième phase couvre la mise en uvre dudit plan.
Ce premier volume de recommandations correspond à la phase I et est divisé en quatre chapitres.
Le premier chapitre définit le contexte des recommandations spécifiques fournies dans le présent volume. Il explique pourquoi les pays doivent exiger davantage de leurs systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil et propose une aide pour que les pays salignent sur la résolution des ministres et sengagent à élaborer un plan rationalisé de renforcement de leurs systèmes. Ce chapitre énumère également les buts que les recommandations pourraient servir et ses principaux utilisateurs.
Le deuxième chapitre décrit le processus dévaluation des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil en place. Il est divisé en quatre sections principales. La première section passe en revue les principes généraux et les considérations qui ont présidé à létablissement de la feuille de route proposée. La deuxième section décrit le processus, à savoir lévaluation et son résultat escompté, lélaboration du plan daction stratégique. La troisième section contient un guide séquentiel de procédure couvrant lensemble des actions nécessaires et des acteurs clés. La quatrième section structure les activités proposées en fonction de plages de temps indicatives et suggère les domaines dans lesquels les services de conseillers régionaux pourraient être utilisés en cas de besoin.
Le troisième chapitre présente le cadre de lévaluation globale. La première section de la présentation propose une structure dévaluation ; elle décrit également la conduite de lévaluation par une équipe multidisciplinaire. La deuxième section de ce chapitre décrit les différents éléments du cadre dévaluation, notamment lobjectif général et les résultats escomptés de lévaluation proposée. La troisième section contient les calendriers dévaluation et les principaux points à évaluer, des propositions de questions, les mesures denquête et des propositions de méthodes.
Le dernier chapitre du présent volume introduit le volume suivant. Il aborde la dernière partie de lexercice dévaluation. Il décrit le résultat intermédiaire du processus dévaluation, à savoir la matrice reliant les constatations aux mesures à prendre. La deuxième section du chapitre décrit les principaux éléments de lélaboration du plan stratégique. Elle présente également les étapes suivantes permettant de mener à bien la deuxième phase dévaluation des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil et lexercice de planification de lamélioration de ces derniers.
Chapitre 2
Vue densemble du processus dévaluation au plan national
Le présent chapitre décrit les étapes nécessaires de lélaboration dune stratégie de refonte dun système national denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Il contient une feuille de route sur la façon dutiliser les recommandations pour évaluer et renforcer les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Bien quil existe dinnombrables méthodes pour obtenir les résultats escomptés, lapproche propose de confier aux pays le pilotage du processus. La maîtrise du processus par le gouvernement constitue un élément essentiel de lacceptation des résultats et de lengagement des parties prenantes à mettre en uvre le plan stratégique qui en résultera. Le degré dimplication des conseillers externes et le processus à suivre sont laissés à la discrétion des autorités nationales et des fonctionnaires responsables de lexercice.
Considérations dordre général
Le cadre dévaluation proposé a été établi à partir dexamens transversaux, de lexpérience que plusieurs pays ont partagée avec divers groupes dexperts en Afrique et dans le monde, ainsi que des méthodologies découlant des travaux du Réseau de métrologie sanitaire de lOMS. Tous ces documents et autres éléments probants proviennent du savoir des différents pays et collectivement de lAfrique. Un ensemble de considérations ont également orienté létablissement de la feuille de route proposée pour lexercice dévaluation, à savoir :
Portée de lexercice ;
Responsabilité du pilotage ;
Dimensions pluridisciplinaires ;
Approche participative ;
Objectivité et normalisation.
Portée de lexercice
Les Principes et recommandations de lONU pour un système de statistiques de létat civil recensent un ensemble dévénements à prendre en considération pour les systèmes denregistrement des faits détat civil. En Afrique, les systèmes couvrent plusieurs combinaisons de faits détat civil, avec des degrés variables de succès. Alors que certains pays ont établi leurs systèmes pour quils nenregistrent que les naissances et les décès, dautres y ont également inclus les mariages et les divorces, et quelques autres la mortinatalité, la mort ftale etc. Pour lexercice damélioration des systèmes, les ministres ont retenu quatre grands faits détat civil - les naissances vivantes, les décès, les mariages et les divorces. Les recommandations et le cadre dévaluation proposé se limitent donc à ces quatre faits détat civil. Cependant, un gouvernement peut décider dinclure un ou lensemble des faits détat civil qui sont actuellement enregistrés par son système ou un autre qui ny figure pas actuellement. Les sections du cadre relatives à des faits détat civil spécifiques peuvent également sappliquer à dautres faits détat civil sous réserve des ajustements nécessaires. En outre, le plan stratégique, et par conséquent loutil et les recommandations, couvre aussi bien lenregistrement des faits détat civil que les statistiques détat civil.
Pilotage par les pays
Le fonctionnement efficace et durable dun système denregistrement et de statistiques des faits détat civil fait partie des fonctions que la gouvernance de chaque pays doit assurer dans la durée et ne peut pas se limiter à la durée dun projet spécifique. Il requiert donc lengagement de toutes les parties prenantes, notamment le gouvernement, à fournir les ressources nécessaires, y compris les cadres institutionnel et juridique, les ressources humaines et financières, ainsi quune politique délibérée de coopération inter institutions. Ces préalables sont déterminants pour la réussite de lévaluation et du plan stratégique chiffré. Cet engagement se manifestera dans le degré de préparation préalable, dans la mobilisation de lappui institutionnel et dans la déclaration de haut niveau sur la nécessité de réorganiser le système denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Compte tenu de lincidence des opérations et des prestations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil sur les autres fonctions gouvernementales, le processus doit être contrôlé à léchelon gouvernemental le plus élevé de façon à assurer lexécution des activités de collecte de fonds et de plaidoyer et lattribution des dotations budgétaires requises pour la mise en uvre du plan stratégique. Si des services de conseils techniques sont nécessaires, le gouvernement lui-même définit les besoins en la matière et prend les mesures adaptées pour obtenir laide souhaitée. Un groupe dexperts a été créé à cet effet. Lutilisation de ces services nécessite un engagement financier de la part du gouvernement et une enveloppe budgétaire doit donc être prévue. A défaut, le gouvernement peut rechercher un financement auprès des partenaires de développement qui ont élaboré des programmes dappui aux systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Dimensions pluridisciplinaires et approche par équipe
Un système denregistrement et de statistiques des faits détat civil est un système multisectoriel constitué de plusieurs acteurs qui, dune part, enregistre des faits détat civil et, dautre part, génère des statistiques. Dautres secteurs et partenaires doivent également participer à lévaluation pour y apporter leur expertise et leur expérience. Les organismes chargés des divers volets des opérations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil doivent également participer à lévaluation en leur qualité de responsables, dévaluateurs, de planificateurs et dexécutants. À cet égard, le ministère ou lorganisme chargé de lenregistrement des faits détat civil devra coordonner et piloter le volet concernant la réforme de cet aspect, le ministère ou lorganisme chargé des statistiques détat civil le volet concernant la réforme de cet autre aspect et le ministère ou lorganisme chargé de la santé le volet concernant la réforme de laspect lié aux causes de décès.
Approche participative
Les opérations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil rassemblent de nombreuses parties prenantes : celles qui sont directement responsables des différentes composantes du système et celles dont les fonctions, mandats ou opérations sont tributaires des prestations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil, par exemple les services de santé, déducation, didentification nationale, dimmigration et de naturalisation, etc. Un autre groupe de parties prenantes est représenté par les défenseurs des droits, les administrateurs de programme ainsi que ceux qui appuient les services des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil ou qui en ont besoin. Ces parties prenantes ont leur propre expérience de ces systèmes et peuvent apporter à lévaluation une perspective supplémentaire. La participation des parties prenantes doit se faire à différentes étapes du programme de réforme, à savoir, au lancement des travaux préparatoires, lors de la diffusion des résultats de lévaluation, lors du lancement du plan de réforme et à la conclusion du programme de réforme. En outre, différents canaux de communication, y compris les canaux informatiques disponibles, peuvent être utilisés.
Selon les recommandations du cadre dévaluation du Réseau de métrologie sanitaire, une équipe de parties prenantes devra être créée et chargée de suivre le processus. Les parties prenantes sont : les organismes chargés de lenregistrement des faits détat civil, le ministère de la santé, le ministère de la justice, le ministère de lintérieur (préfectures et collectivités locales), les cliniciens (médecins et praticiens cliniques chargés de certifier les décès, sages-femmes/infirmières), les programmeurs, les statisticiens de la santé, les directeurs dhôpitaux et directeurs de la santé, le ministère des finances, le ministère des affaires étrangères, les autres ministères et organismes gouvernementaux concernés qui jouent un rôle clé dans les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil, les instituts nationaux pertinents de formation aux statistiques et à la démographie ainsi que les bureaux nationaux de lOMS et de lONU et autres partenaires de développement concernés. Les administrateurs de projets spéciaux sur les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil éventuellement en cours et certains fonctionnaires des provinces et des districts devront également participer aux consultations.
Normalisation du cadre dévaluation
Bien que les pays aient une longue expérience de la gestion des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil, le champ des expériences varie en fonction du degré de fonctionnalité des systèmes. Dans lattente des directives supplémentaires dont les pays pourraient avoir besoin et pour veiller au succès de lopération dévaluation et de renforcement des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil, une équipe spéciale de conseillers expérimentés a été formée à lutilisation des outils dévaluation et de planification et à leur application dans lexercice dévaluation. Ces conseillers auront pour fonction de faciliter le processus au moyen de différents apports techniques spécialisés, y compris ladaptation des outils aux circonstances nationales, le renforcement des capacités dappui à lutilisation des outils, laide à la sensibilisation et aux actions de plaidoyer en faveur du programme sur les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil, etc. Les services des experts pourront être élargis pour inclure un accompagnement et un examen des résultats à des étapes clés de lévaluation et de lélaboration de la stratégie. Il pourra être nécessaire de faire appel à des facilitateurs externes pour guider ce processus et donner un avis impartial sur les points litigieux. La participation de conseillers externes à lexercice national présente lavantage dapporter une plus grande objectivité, de diversifier la gamme des options disponibles pour combler les lacunes et les faiblesses recensées dans lévaluation, et dapporter également un élément de normalisation à lexercice.
Il existe plusieurs façons de sassurer les services techniques dune équipe interne ou externe. Il existe un groupe de praticiens des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil qui ont reçu une formation initiale intensive dans lobjectif dappuyer le processussur demande. Si les gouvernements nationaux jugent utile de bénéficier des services dexperts externes, il est recommandé de mettre en place une équipe de soutien technique comprenant des experts internationaux et des facilitateurs nationaux, qui guidera les étapes initiales du processus. Le principal avantage dune équipe constituée danimateurs locaux et dexperts internationaux est de réduire les coûts (frais de voyage et indemnité journalière des consultants) et de rendre moins coûteuse la prestation de services locaux permanents et à long terme. Léquipe de soutien technique négociera un accord commun et partagera les expériences dautres situations similaires dans le cadre dun forum multipartite. Léquipe de soutien technique pourra également apporter lappui nécessaire à léquipe des parties prenantes nationales chargée de conduire lévaluation et délaborer le document stratégique.
Chaque pays est libre dadapter les procédures proposées à sa situation particulière, en gardant à lesprit les avantages découlant du partage, à léchelle du continent, des expériences acquises en matière dutilisation dapproches communes délaboration de lévaluation et du plan damélioration.
Les grandes étapes de lévaluation et de la planification
Lensemble du processus dévaluation menant à ladoption dun plan stratégique rationalisé de renforcement des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil peut être structuré selon quatre phases distinctes. La première est la phase préparatoire, la deuxième couvre lexercice dévaluation, la troisième la planification et la quatrième la diffusion du plan damélioration approuvé, en prélude à sa mise en uvre.
Phase préparatoire
Cette phase initiale consiste à mobiliser le soutien, tant financier que technique, du gouvernement et des principaux organismes parties prenantes. Cest à ce stade que les dispositions institutionnelles sont prises et mises en place. Les principaux acteurs sont identifiés et leurs responsabilités et rapports hiérarchiques clairement définis ; les canaux de coordination et de communication sont également établis. Les autres activités préparatoires essentielles comprennent les actions de plaidoyer à engager pour sassurer de lengagement ferme du gouvernement à donner suite à lexercice. Les actions de plaidoyer devront se prolonger au-delà de lexercice dévaluation et de préparation de la stratégie afin de démontrer au gouvernement que lobjectif à long terme doit être daméliorer le système de statistiques détat civil et de mettre en place un système efficace denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Conduite de lévaluation
Cette phase couvre lévaluation et létablissement du rapport sur les résultats de lévaluation. Plusieurs activités clés sont consacrées à rassembler autant de documents et de matériels que possible pour procéder à leur examen. En outre, les recommandations doivent être passées en revue et les outils adaptés aux spécificités nationales. Léquipe dévaluation devra recevoir une formation puis être chargée de conduire lévaluation. Des actions de plaidoyer supplémentaires pourront être nécessaires au cours de cette phase où les difficultés surgissent et où lampleur des réformes potentielles se précise. Enfin, le rapport sera établi, qui pourra contenir des propositions de mesures à prendre.
Définition des priorités et planification
La troisième phase de lexercice consiste à traduire les résultats de lévaluation dans un plan daction chiffré destiné à améliorer les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Sur la base du modèle de lévaluation qui indiquera également les mesures proposées, les priorités sont définies selon plusieurs critères objectifs. Sous la direction du facilitateur, le projet de mesures, classées par ordre de priorité, sera traduit dans un plan stratégique chiffré. A ce stade, la proposition devra être examinée par les parties prenantes avant quil ne soit finalisé pour présentation à linstance gouvernementale appropriée.
Approbation et diffusion
La dernière phase de la planification est constituée dactions de plaidoyer auprès de la plus haute instance gouvernementale. Le plan stratégique est présenté à cette instance gouvernementale (par exemple, le conseil des ministres) pour approbation et imprimé pour diffusion; le plan damélioration est alors lancé.
Les activités de plaidoyer et la communication
Un système denregistrement et de statistiques des faits détat civil est souvent incomplet ou inefficace en raison, au moins en partie, dun manque général dappréciation de son importance et dun manque de compréhension des avantages quune amélioration du système apporterait. Des activités de plaidoyer doivent donc être entreprises à tous les niveaux auprès de toutes les parties prenantes de ces systèmes au cours de lexercice dévaluation.
La planification de lamélioration dun système doit commencer et se terminer par des activités de plaidoyer ; toutefois, la feuille de route fixe des étapes où les activités de plaidoyer sont considérées comme essentielles. Il existe différentes catégories de parties prenantes, à savoir le gouvernement, les organismes responsables, les personnes qui ont la responsabilité fonctionnelle de mettre en uvre les systèmes, les organismes et leurs fonctionnaires qui ont besoin des services des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil pour assurer leurs propres opérations, les partenaires de développement et les organismes qui apportent un soutien programmatique à ces systèmes, les personnes et familles qui vivent des évènements quils doivent faire enregistrer, ainsi que les membres de la communauté qui ont un rôle de déclarant ou qui déclarent des faits qui se sont produits au sein de leurs communautés.
Toutes les occasions doivent être saisies pour capter les perspectives et les perceptions de tous ces acteurs qui peuvent avoir une influence sur lefficacité des systèmes, et trouver ainsi les moyens dapporter les changements nécessaires.
Principales étapes de lélaboration dune stratégie damélioration dun système denregistrement et de statistiques des faits détat civil
Un exercice de la nature proposée dans les présentes recommandations peut être conduit de diverses manières. Les étapes et la feuille de route proposées représentent une méthode possible dévaluation globale dun système denregistrement et de statistiques des faits détat civil et délaboration dun plan damélioration du dit système. La feuille de route peut être considérée comme le point de départ de lélaboration dun plan de travail complet dun tel exercice. Les diverses tâches devront être ajustées ou précisées afin de disposer dun moyen permettant de suivre les progrès accomplis. En outre, la chronologie des tâches pourra être modifiée selon les circonstances. Comme indiqué précédemment, des activités de plaidoyer pourront être engagées à différents stades de lexercice en fonction des progrès accomplis ou des difficultés rencontrées.
Une autre question à trancher concerne lutilisation, la composition et le rôle des équipes. Il est recommandé de conduire lexercice selon une approche de travail par équipes. Il est proposé de constituer les équipes suivantes:
Comité directeur constitué des responsables des organismes chargés de lenregistrement des faits détat civil, de certains organismes parties prenantes ainsi que des représentants des institutions des Nations Unies et des organismes donateurs. Il est chargé de surveiller lexécution de lexercice ;
Groupe restreint constitué des responsables des différentes composantes du système denregistrement des faits détat civil (représentant les organismes chargés de lenregistrement des naissances, décès, mariages et divorces) et de statistiques détat civil ;
Équipe de soutien technique constituée des experts externes et locaux chargés de faciliter le processus ;
Groupe dexamen constitué des représentants des organismes parties prenantes de façon à assurer que tous les organismes clés des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil siègent au sein des équipes de travail pertinentes ;
Équipes de travail le Groupe dexamen est constitué déquipes, chacune étant chargée dun aspect spécifique de lévaluation ;
Groupe des parties prenantes - constitué des représentants des organismes précédemment identifiés et dautres organismes parties prenantes, notamment les organisations de la société civile, des responsables de niveau infranational, des dirigeants et des représentants communautaires; il sagit dun groupe élargi qui doit être consulté périodiquement ;
Léquipe chargée de lélaboration du plan rassemble le Groupe restreint, les représentants des équipes de travail et certaines parties prenantes.
Le pays décide de lorganisation et de la répartition du travail ainsi que du mécanisme de gestion et de supervision de la mise en uvre. Il décide également de la taille des équipes de travail et, partant, du groupe dexamen. La composition de léquipe de soutien technique, ses fonctions et responsabilités et ses conditions de travail sont également laissées à lappréciation de chaque pays.
Les diverses instances des parties prenantes pourront également servir de sources dinformation sur certains aspects de lévaluation, par exemple : pourquoi certaines personnes, ou leurs voisins ou des membres de leur famille, ne font-elles pas enregistrer un fait détat civil. Ces parties prenantes doivent également être en mesure de partager leurs perceptions du processus.
Phase 1 Définition du mécanisme de gestion et activités de plaidoyer
Identifier un chef de file
Le processus commence par la nomination dun chef de file. Cest lorganisme qui servira de secrétariat pour les besoins de lexercice et qui fournira le personnel de gestion des opérations, notamment le coordonnateur. Plusieurs organismes ont des responsabilités dans lenregistrement et les statistiques détat civil. Selon la façon dont les responsabilités ont été attribuées dans le pays, jusquà cinq organismes peuvent être envisagés. Les critères de nomination peuvent être létendue de fonctions (enregistrement dun ou de plusieurs faits détat civil), le niveau de responsabilité, les interconnexions avec les autres organismes, etc. Il est également important de prendre en compte le degré dinfluence de lorganisme et son niveau dengagement, ainsi que son expérience préalable an matière de coordination de programmes inter-institutions dampleur similaire.
Créer un groupe restreint des points focaux des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil
Pour compléter lappui fourni par le secrétariat il est important de mettre en place une équipe de gestion composée des responsables (directeurs) des organismes du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Ces responsables serviront de points focaux pour leurs organismes et assureront le suivi des décisions et des propositions au sein de leurs organismes respectifs. Le coordonnateur devra demander aux organismes concernés de désigner des points focaux qui siègeront au Groupe restreint. Grâce à leur participation à la gestion de lexercice, les points focaux pourront protéger les intérêts de leurs organismes respectifs et veiller à ce que leurs préoccupations soient prises en compte. Le Groupe restreint/équipe de gestion est piloté par le coordonnateur.
A défaut, un secrétariat pourra être créé, au sein du chef de file, et doté du personnel nécessaire aux différents niveaux opérationnels et gestionnaires. Il pourra être nécessaire de disposer de points focaux ou de points de contact au sein des organismes pertinents pour assurer le suivi nécessaire, sans toutefois leur confier de responsabilités spécifiques en matière de gestion de lexercice.
Tableau 1: Feuille de route : actions et résultats escomptésÉtapesActionsRésultats escomptésA. Mécanisme de gestion et activités de plaidoyer A1Identifier un chef de file pour lancer le processusChef de file identifié et coordonnateur nomméA2Créer un Groupe restreint des points focaux des organismes ayant des responsabilités dans les opérations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil Points focaux nommés et formés à leur mission
A3Démontrer au gouvernement la nécessité daméliorer le système de statistiques de létat civilDocument sur les activités de plaidoyer publié
Engagement du gouvernement expriméA4Recenser les besoins et mobiliser le soutien budgétaire nécessaire à lévaluation et au plan daméliorationDocument et budget du projet adoptés A5Créer un Comité directeurCadre de référence et calendrier des réunions adoptésA6Mettre en place une Équipe de soutien techniqueConseillers et facilitateurs locaux recrutésB. Conduite de lévaluationB1Rassembler les informations disponibles des évaluations antérieures, documents juridiques, rapports etc.
Adapter les outils dévaluation aux conditions nationalesInformations disponibles sur le système rassemblées
Outils adaptés aux conditions nationalesB2Créer un Groupe dexamenDes fonctionnaires compétents sont réunis pour conduire lévaluationB3Organiser une réunion de lancement de lexercice dévaluation du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil Sensibilisation des parties prenantes à la nécessité daméliorer les statistiques détat civil
Cadre et processus dévaluation présentés aux participants B4Dispenser une formation initiale aux membres du Groupe dexamen et prévoir des sessions spécifiques avec chaque Équipe de travailGroupe dexamen mis en place avec les Équipes de travail requises
Calendrier des travaux, recommandations et modèle de rapport adoptésB5Procéder à lévaluation et établir le rapport selon le modèle/format proposéRapport et recommandations des Équipes de travail publiésC. Définition des priorités et planificationC1Organiser une réunion sur les résultats des travaux du Groupe dexamen avec les Équipes de travail Activités du programme identifiées et référencées
Mesures correctives recommandées classées par ordre de priorité C2Organiser une (des) réunion (s) en vue délaborer le plan stratégiquePlan stratégique damélioration du système de statistiques de létat civil chiffré et ordonné selon les priorités C3Organiser une réunion élargie des parties prenantes pour présenter le plan daméliorationPlan de renforcement du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil approuvé par le groupe élargi des parties prenantes D. Approbation et diffusionD1Préparer les recommandations pour approbation gouvernementale au plus haut niveauSoumission au gouvernement
Ressources affectées et financement mobilisé, début de la mise en uvre D2Imprimer le planPlan damélioration publiéD3Organiser un atelier de lancement et de diffusionParties prenantes et médias informés des améliorations prévuesAdaptation de lencadré 2.1 du document publié par lUniversité de Queensland et lOMS (2010).
Démontrer au gouvernement la nécessité daméliorer le système denregistrement et de statistiques des faits détat civil
Lengagement du gouvernement doit être acquis dès le début pour assurer le soutien financier et administratif nécessaire, non seulement pour entreprendre lévaluation mais également pour mettre en uvre le plan qui doit être adopté à lissue de lévaluation. Des activités de plaidoyer et de sensibilisation devront être entreprises auprès des principaux responsables gouvernementaux, notamment le ministère des finances, et de la présidence, pour assurer lengagement de lÉtat dans cet exercice. Les activités de plaidoyer devront se prolonger au-delà de lexercice immédiat dévaluation et délaboration de la stratégie et la démonstration doit être faite au gouvernement de la nécessité daméliorer lensemble du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil et de se fixer comme objectif à long terme la mise en place dun système efficace.
Les activités de plaidoyer engagées par le groupe auront pour objectif de sensibiliser les hauts responsables politiques du gouvernement à la nécessité et à la valeur dun système efficace denregistrement et de statistiques des faits détat civil, ainsi quau coût de labsence dun tel système. Il pourra être nécessaire de poursuivre les activités initiales de plaidoyer tout au long du processus, en particulier vers la fin, une fois que le coût des améliorations proposées aura été établi. Il sera nécessaire de renforcer la sensibilisation des responsables aux différents stades de lexercice clé de façon à sassurer de leur appui. Les postes clés de lappareil gouvernemental étant périodiquement renouvelés, des séances dinformation des nouveaux arrivants devront être prévues. Les fonctionnaires ciblés sont ceux des secteurs qui bénéficient des prestations du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil, comme la santé, léducation, lidentification nationale etc. Le groupe devra rechercher des « champions » pouvant plaider la cause ; il pourra également solliciter laide des groupes de la société civile en attirant leur attention sur la relation entre droits de lhomme, droits civils et enregistrement des faits détat civil.
Assurer le financement de lévaluation et de lélaboration de la stratégie
Certaines activités pourront nécessiter un soutien budgétaire supplémentaire si elles sortent du cadre des activités régulières des organismes responsables. Le Groupe restreint, sous la direction du coordonnateur, devra préparer une proposition décrivant les activités prévues et les résultats escomptés ainsi que le coût de leur réalisation. Les principaux postes budgétaires sont : les honoraires et frais de voyage du facilitateur, les matériels nécessaires aux activités de plaidoyer, la reproduction des documents dévaluation, le matériel photographique, les réunions du Groupe dexamen et des Équipes de travail, limpression du plan stratégique, la publicité, latelier de diffusion et toutes autres ressources qui pourront être nécessaires. Le respect du délai de six mois proposé pour mener à bien lexercice dépend essentiellement de la mise à disposition du financement nécessaire, du nombre dheures que le personnel consacrera à ce travail et de la poursuite sans interruption des activités programmées jusquà leur conclusion et la diffusion de la stratégie.
Au cas où un financement additionnel serait nécessaire, il serait souhaitable que des fonds suffisants soient mobilisés ou que lengagement financier nécessaire soit pris dès le début de lexercice afin déviter tout retard ou interruption. Ce sera également le moment denvisager les sources potentielles de financement de la mise en uvre du plan damélioration. Il sera utile de tenir informés les partenaires potentiels aux différents stades de lexercice. Dans certains cas, des réunions bilatérales pourront être nécessaires pour engager des activités de plaidoyer et relancer lintérêt des parties.
Créer un comité directeur
Si les activités de plaidoyer atteignent leur but, elles créeront des attentes quant à la qualité, la rapidité et lexécution de lexercice à la satisfaction de toutes les parties concernées. Il sera donc nécessaire dassurer une surveillance de haut niveau du processus. Compte tenu du rôle décisionnel du comité directeur, ses membres devront être issus de la direction des organismes clés du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil (directeurs dorganisme, directeurs en chef/secrétaires permanents). Le comité directeur devra également comprendre des représentants des différentes parties prenantes, à savoir le gouvernement, les organisations de la société civile, les partenaires de développement, y compris lONU.
Créer une équipe de soutien technique
Certains pays auront besoin dun soutien technique pour conduire lexercice. Il est proposé que léquipe soit constituée dun conseiller principal et dun conseiller, par exemple des experts internationaux ou nationaux ayant reçu une formation initiale destinée à les préparer à fournir aux pays une aide spécialisée en la matière. Léquipe comprendra également un facilitateur recruté localement qui assurera un appui complémentaire. Cette équipe locale et internationale travaillera directement avec le groupe directeur et/ou le secrétariat à la planification et à la conduite de lexercice, ainsi quà létablissement des rapports, et fournira un appui dans les domaines suivants:
Lancement du processus dévaluation ;
Explication des travaux à effectuer ;
Réunions avec les personnes chargées de lévaluation ;
Veiller à ce que les questions de lévaluation soient bien comprises ;
Passer en revue les résultats des actions proposées dans lévaluation.
Le facilitateur devra également faire participer activement toutes les parties prenantes et sefforcer de forger un consensus autour des améliorations prioritaires.
Phase 2 Conduite de lévaluation
Adapter les outils dévaluation aux circonstances nationales
Le groupe restreint lancera le processus de conduite de lévaluation en rassemblant les matériels disponibles sur la structure et le fonctionnement du système, à savoir les cadres juridiques des organismes ayant des responsabilités dans lenregistrement et les statistiques des faits détat civil, ou des organismes dont les fonctions ont une incidence sur un système efficace denregistrement et de statistiques des faits détat civil ou dont les performances peuvent être influencées par lexistence de tels systèmes. Les rapports sur les examens ou évaluations antérieurs, les documents stratégiques et de position ayant trait à des aspects du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil font également partie des documents pertinents. Sil est décidé de faire appel à léquipe de soutien technique pour faciliter la formation initiale et guider le groupe dexamen dans lutilisation des outils, un jeu des matériels rassemblés devra lui être envoyé pour quil procède à un examen sur dossier. Pendant ce temps, le Groupe restreint examinera les outils dévaluation du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil mis à disposition par la CEA et les adaptera aux circonstances nationales. Léquipe de soutien technique, qui disposera déjà de copies de ces matériels, pour refaire des suggestions sur la base de lexamen auquel elle aura procédé. Le facilitateur local pourra aider le groupe restreint à veiller à la clarté de lexercice et des résultats escomptés.
Créer un groupe dexamen
À ce stade, des mesures devront être prises en vue de constituer le groupe dexamen. Le coordonnateur lancera le processus en demandant aux organismes parties prenantes, à savoir les ministères, départements et organismes ayant des responsabilités dans la collecte, la production et lutilisation des statistiques détat civil, de désigner des représentants pour siéger au groupe. La qualification et lexpérience requises des membres ainsi que le mandat du groupe devront être clairement définis afin que les organismes puissent nommer les représentants appropriés. Les attentes en matière dengagement et dinvestissement en temps devront être clairement précisées. Tous les efforts devront être déployés pour inclure lensemble des parties prenantes clés et pour que leur représentation soit équilibrée et en rapport avec leurs responsabilités fonctionnelles. Lorsquil existe déjà un comité intergouvernemental des parties prenantes chargé de coordonner lenregistrement des faits détat civil ou la production de statistiques détat civil, ses membres pourront constituer le noyau du groupe; dautres membres seront invités à sy joindre. La composition du groupe variera dun pays à lautre selon les mandats et les responsabilités des organismes. Les organismes ci-après pourront toutefois être pris en compte sur la base des fonctions quils assument dans le pays:
Ministère en charge de létat civil ;
Direction nationale de létat civil ;
Ministère de la santé ;
Direction nationale des statistiques ;
Ministère en charge des collectivités locales et/ ou de la décentralisation ;
Ministère de lintérieur/des affaires intérieures ;
Ministère de la justice (faits détat civil résultant de décisions de justice ;
Ministère des affaires étrangères (nationaux résidant à létranger) ;
Ministère des finances/de la planification ;
Ministère des affaires sociales/de la protection sociale ;
Autres services gouvernementaux chargés de la collecte ou de lutilisation de statistiques de létat civil ;
Autres parties prenantes et utilisateurs de données (par exemple, hôpitaux, organismes de santé publique, associations médicales et universités) ;
Représentants locaux de lUNICEF, du FNUAP, du HCR, du PNUD et de lOMS, ONG soccupant des droits civiques et de lenregistrement des naissances (par exemple, Plan International, World Vision et Save the Children) et autres partenaires de développement intéressés, tels la communauté SantEgidio, lOIF, lANF et lAIMF pour les pays francophones.
Chaque pays décidera du niveau de représentation. Il serait toutefois utile que les responsables de lenregistrement, de la compilation et de lanalyse des données au niveau national et infranational pilotent le processus dévaluation, les cadres supérieurs des organismes parties prenantes dont le soutien est jugé essentiel à la réussite de lévaluation, intervenant lors des consultations avec les parties prenantes sur les résultats de lévaluation. Des médecins devront également faire partie de léquipe chargée dévaluer le processus et les données relatives aux causes de décès.
Réunion de lancement
Le coordonnateur, en association avec le groupe restreint, organisera une réunion de lancement rassemblant les parties prenantes qui composent le groupe dexamen. Le lancement marquera le début officiel du processus dévaluation du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil et linstallation du groupe dexamen. Le lancement devra être loccasion de sensibiliser le groupe et la population en général. Sagissant de la sensibilisation du public, le lancement pourra faire lobjet dun événement couvert par les médias. Il serait utile de mettre à la disposition de la presse du matériel de plaidoyer ou des informations sur lévaluation et létat du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil ainsi que sur les problèmes que lexercice vise à résoudre. Dautres parties prenantes pourront également être invitées au lancement afin dengager avec elles des consultations initiales et un dialogue sur lexercice proposé. Le même groupe sera également présent à la conclusion de lévaluation, lors de la validation des résultats par les parties prenantes. Les consultations avec les parties prenantes seront également loccasion de recueillir des informations sur létat du système denregistrement des faits détat civil, notamment auprès des particuliers sur leur expérience du système et les raisons pour lesquelles les faits détat civil sont ou non enregistrés.
Dispenser une formation initiale au groupe dexamen
Après la réunion de lancement, le groupe dexamen se réunira pour contribuer aux travaux du groupe restreint, arrêter le plan et le calendrier de travail des équipes de travail, passer en revue les recommandations et le mode de fonctionnement des équipes de travail, se familiariser avec les outils dévaluation et les modèles de résultats, et préciser ce qui devra figurer dans les rapports des équipes de travail.
Séances de travail des équipes de travail
Au moyen du cadre dévaluation illustré au chapitre 3, chaque équipe de travail procèdera à un examen détaillé dun aspect spécifique du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Après une présentation générale de lexercice et des outils disponibles, des explications détaillées seront données sur les outils spécifiques dont chaque équipe aura à se servir. Les délibérations de chaque équipe de travail seront guidées par un facilitateur ayant les compétences nécessaires dans le domaine concerné et ayant reçu une formation suffisante sur lobjet et le cadre de lévaluation. Les chefs des équipes bénéficieront de lappui du personnel technique du bureau de létat civil, de loffice national des statistiques ou du ministère de la santé. Des experts issus duniversités ou détablissements spécialisés, ayant des connaissances techniques spécifiques, pourront également être invités à appuyer le processus. Pour commencer, les équipes pourront préparer un calendrier révisé des travaux, consacrer du temps supplémentaire à létude des questions de lévaluation et, le cas échéant, réorienter ou élargir les questions proposées dans le cadre de lévaluation dun domaine spécifique. A lissue de ces réunions, les équipes de travail devront être en mesure de procéder à lévaluation.
Conduire lévaluation globale
Le but de lévaluation est de recenser les insuffisances du système et les sujets de préoccupation. Loutil dévaluation présenté au chapitre 3 contient lensemble des points à couvrir, à savoir les dispositions légales, les impératifs des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil ainsi que la portée et les difficultés de ses opérations, y compris la prestation de services. Les points et questions à couvrir sont divers et variés, certains nécessitant des croquis, des descriptions, des analyses, un examen sur dossier, etc. Les équipes de travail devront se réunir autant de fois que nécessaire pour sacquitter de leur mission puis établir leur rapport à partir de leurs constatations. Toutes les réunions doivent faire lobjet dun compte rendu.
Les informations nécessaires devront être obtenues selon plusieurs méthodes : examen sur dossier, analyse des résultats denquêtes antérieures (par exemple, enquête en grappes à indicateurs multiples (MICS) et enquête démographique et de santé (EDS)), visites sur le terrain pour obtenir des informations au moyen dentretiens avec des responsables et des destinataires de services, entrevues sur le terrain avec des personnes sétant présentées à un point de service du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil pour faire enregistrer un fait détat civil ou demander un service, observation directe, entretiens de groupe, photographie et tout autre moyen que léquipe jugera utile.
Bien que certaines questions soient formulées pour quil y soit répondu par oui ou par non, on sattend généralement à des réponses analytiques donnant des détails sur la situation observée. Lorsquil aura été répondu à toutes les questions, léquipe proposera des mesures ou des programmes visant à remédier aux insuffisances ou à aplanir les sujets de préoccupation.
Des réunions périodiques devront être prévues (par exemple, toutes les deux semaines) pour sassurer que toutes les équipes respectent le calendrier prévu. Chaque équipe devra établir un rapport sur ses conclusions et recommandations, qui comportera deux volets : les modèles de questionnaire dûment remplis et une brève présentation accompagnée des observations nécessaires. Le rapport sera présenté au groupe dexamen.
Phase 3 Planification et définition des priorités de la stratégie damélioration
Réunion de présentation des résultats
Une fois que toutes les équipes de travail auront terminé leur travail et que leurs rapports auront été soumis au groupe restreint, une réunion du groupe dexamen sera convoquée pour que les équipes lui présentent leurs constatations et recommandations. Lobjectif principal de la réunion sera de définir les mesures prioritaires qui permettront daméliorer lensemble des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Le processus permettant de définir les mesures prioritaires est présenté au chapitre 4. Ses principaux éléments sont a) lexamen attentif des mérites de chaque mesure recommandée et b) létablissement dune liste des mesures acceptées. Lors de la phase suivante des délibérations, chaque mesure sera notée selon un ensemble de critères : urgence, faisabilité, coût, calendrier etc. Le produit de la réunion est une liste des mesures prioritaires.
Élaborer un projet de plan stratégique
Une fois que le groupe dexamen aura adopté la liste des mesures prioritaires, le groupe restreint convoquera un sous-groupe du groupe dexamen qui précisera les propositions damélioration convenues lors de la réunion de présentation des résultats avec les équipes de travail, dans lobjectif délaborer un plan stratégique détaillé damélioration du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil, accompagné dune estimation des coûts, dun calendrier et de la définition des responsabilités de chaque partie prenante chargée de mettre en uvre les mesures, ainsi que dun cadre de suivi et dévaluation. Le sous-groupe se penchera également sur la nécessité éventuelle dun soutien technique pour certaines tâches et les sources possibles de financement (gouvernement et sources extérieures). En fonction des performances des diverses équipes, léquipe chargée de lélaboration du plan pourra être composée du groupe restreint, des chefs des équipes de travail et de quelques autres personnes ayant des compétences particulières et une connaissance approfondie de lun des domaines daction, ainsi que du facilitateur local, le cas échéant.
Réunion finale des parties prenantes
Une fois que léquipe chargée de lélaboration du plan aura établi le plan stratégique damélioration, les parties prenantes seront invitées à lexaminer et à communiquer leurs observations. La participation aux consultations pourra être élargie à un large éventail des parties prenantes qui auront participé au processus ainsi quaux organisations internationales et aux bailleurs de fonds. Le but de cette réunion sera dobtenir lapprobation du plan stratégique et son soutien par une section représentative des parties prenantes aux systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Dans de nombreux pays, cette étape devra précéder lapprobation en conseil des ministres. Elle permettra également dincorporer les expériences et les connaissances du terrain de tiers.
Phase 4 Diffusion de la stratégie approuvée
Préparer les recommandations pour approbation gouvernementale au plus haut niveau
La stratégie prévoit que le gouvernement alloue des fonds supplémentaires pour mettre en uvre le programme. Les procédures dinclusion de nouvelles lignes budgétaires diffèrent dun pays à lautre. Dans certains pays, il faut en premier lieu obtenir lapprobation du conseil des ministres. Cette procédure implique la préparation dune recommandation à ladresse du conseil des ministres qui sera présentée par un (des) ministre (s) parrain (s). La stratégie finalisée est soumise au conseil des ministres, accompagnée de la recommandation appropriée, pour examen. Le ministre qui présente la recommandation à lintention du conseil des ministres est choisi par le comité directeur.
Imprimer le plan
Une fois que le conseil des ministres aura donné son approbation, le document sera imprimé en quantité suffisante pour être diffusé.
Atelier de lancement et de diffusion
La stratégie sera diffusée auprès des parties prenantes à tous les niveaux des opérations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. En fonction de la disponibilité des fonds, latelier de diffusion pourra être organisé au niveau national et infranational. Une aide financière devra être prévue pour que les représentants des divers niveaux opérationnels des organismes des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil puissent assister à cet atelier.
Étapes déterminantes et calendrier des activités
On estime que lensemble du processus (préparation et réalisation de lévaluation, formulation et soumission dun plan chiffré pour approbation) devrait prendre six mois sous réserve que le coordonnateur, le groupe restreint et les chefs des équipes de travail sy consacrent entièrement. Cette durée pourra être réduite en fonction de lorganisation du travail, de la répartition des rôles, de linvestissement en temps du personnel et de la rapidité de la mise à disposition des ressources.
En revanche, le calendrier pourra glisser si le personnel na pas la possibilité de consacrer le temps nécessaire à ce projet, si les fonds ne sont pas rapidement mis à disposition, si la coopération entre les membres de léquipe et les autres parties prenantes reste limitée. Un pays pourra décider de prolonger les délais pour permettre une plus grande consultation des parties prenantes, une plus large participation des parties prenantes à différents niveaux ou pour tirer davantage denseignements de lopération.
Le calendrier dintervention de léquipe de soutien technique est donné à titre indicatif et a pour but de faciliter la définition des modalités de recrutement et létablissement des coûts des experts participant au processus. En fonction de leurs besoins, les pays pourront définir des calendriers différents et moduler la durée de lexercice en conséquence.
La durée des diverses phases et activités est la suivante :
La phase préparatoire, constituée des actions de plaidoyer auprès des hauts fonctionnaires et des décideurs et de la mise en place des mécanismes institutionnels nécessaires au lancement de lexercice, devrait prendre environ six semaines. Pendant cette période, léquipe de soutien technique pourra être constituée si le pays le souhaite.
Les deux semaines suivantes serviront à réunir la documentation nécessaire et à lancer lexamen sur dossier. Sil est nécessaire de faire appel à des conseillers externes, les documents devront être envoyés à léquipe au début de cette période et du temps devra être alloué à léquipe de soutien technique pour quelle procède également à lexamen sur dossier. Cinq jours de travail devront être prévus pour les préparatifs et lexamen sur dossier par léquipe de soutien technique. Un examen parallèle devra également être entrepris par le groupe restreint. Cet examen pourra révéler lexistence de documents supplémentaires utiles pour lévaluation.
Des activités associées au lancement du processus dévaluation du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil, à la formation initiale du groupe dexamen et à linformation des équipes de travail devraient également avoir lieu au cours des semaines 9 et 10. Léquipe de soutien technique devrait arriver dans le pays avant le lancement afin de procéder à des visites de terrain et de se familiariser avec le contexte. Les activités que léquipe de soutien technique conduira dans le pays comprendront également un appui aux activités de plaidoyer et de sensibilisation des hauts fonctionnaires, le cas échéant, un appui au lancement du processus, à la formation initiale des membres du comité national dévaluation, et des réunions spéciales avec les groupes nationaux détude. Léquipe de soutien technique devra prévoir une séance de compte rendu avec léquipe du projet et les hauts fonctionnaires qui auront été sélectionnés pour plaider la cause du programme sur les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Présentation schématique des activités et calendriers types
Le reste des activités de la phase 2, qui consiste à procéder à lévaluation et à établir les rapports des équipes de travail sur leurs constatations, devrait prendre six semaines (de la semaine 11 à la semaine 16). Les activités de la phase 3 (élaboration du plan chiffré), qui sont conduites avec laide du facilitateur, prendront 4 semaines (de la semaine 17 à la semaine 20). Une visite dune semaine de léquipe de soutien technique est prévue dans le pays, au cours de laquelle léquipe et le facilitateur local, ainsi que quelques parties prenantes clés, participeront aux réunions de léquipe de travail soccupant de la stratégie. Le projet de plan sera examiné par les parties prenantes et finalisé pour présentation à linstance gouvernementale appropriée.
Les quatre dernières semaines seront consacrées à la présentation de la recommandation à lintention du conseil des ministres et au lancement du Plan.
Intervention de léquipe de soutien technique
Léquipe de soutien technique est constituée dun conseiller principal et dun conseiller; elle est chargée de fournir au pays des services consultatifs pendant la durée de lévaluation, jusquà lélaboration, au chiffrage et à ladoption du plan par linstance suprême du gouvernement, pour mise en uvre. Jusquà ce que les capacités nationales aient été développées, léquipe internationale pourra être complétée par un jeune expert africain qui reçoit une formation au renforcement des capacités du continent destinée à aider les gouvernements à mettre en uvre la stratégie damélioration des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Le jeune expert africain pourra être un ressortissant du pays ou dun autre pays africain. Il serait utile que chaque pays désigne un jeune expert africain qui pourrait être formé pratiquement au processus et aider le pays en question et dautres dans les années à venir. Léquipe de soutien technique comprendra un facilitateur résident recruté localement qui participera à la formation aux procédures de gestion des parties prenantes et à leur orientation; il animera en outre les réunions et les séances de rédaction des rapports dévaluation et délaboration du plan stratégique damélioration des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Les étapes des interventions de léquipe de soutien technique (30 jours maximum) sont détaillées ci-après :
Chapitre 3
Modalités relatives à la conduite de lévaluation
Le chapitre 2 décrit le processus dévaluation globale dun système national denregistrement et de statistiques des faits détat civil menant à létablissement et à lapprobation dun plan damélioration dudit système. Le présent chapitre se concentre sur la conduite proprement dite de lévaluation globale ainsi que sur la structure organisationnelle et les outils qui peuvent être utilisés pour ce faire. Il examine la finalité de loutil dévaluation, sa structure et son utilisation.
Pourquoi procéder à une évaluation
Lune des principales mesures décidées par les ministres chargés de lenregistrement de létat civil est que chaque pays doit procéder à une évaluation globale de son propre système. Aucune amélioration significative et durable des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil ne peut être apportée sans connaître dans le détail la nature des problèmes et les raisons des décennies de stagnation dont souffrent de nombreux systèmes nationaux. Une évaluation globale est le principal moyen dobtenir les informations nécessaires sur les systèmes et sur leur fonctionnement actuel. Dune manière générale, lévaluation doit porter sur lensemble du système, y compris le cadre juridique qui a servi à la mise en place et au fonctionnement des divers organismes, les opérations à tous les niveaux de ces organismes, lenvironnement opérationnel, les modalités dorganisation et de gestion, les procédures et pratiques, les produits et les services fournis, les ressources disponibles et les résultats. Bien que la question de la qualité des produits et des services soit abordée, la performance du système nest pas évaluée en profondeur dans le cadre dévaluation proposé.
Les outils sont conçus pour servir dans le contexte dune autoévaluation mais les principales parties prenantes contribuent ensemble à lévaluation. Lévaluation est effectuée sur le plan national par des fonctionnaires, avec la participation de quelques consultants externes. Les bénéficiaires directs de cette opération sont les parties prenantes nationales. Cependant, les résultats des évaluations nationales, les plans qui en résulteront et les enseignements qui en seront tirés, les méthodes expérimentales qui pourront être proposées comme bonne pratique, devront être partagées avec les pays voisins. Ces résultats seront également communiqués à la prochaine conférence des ministres, qui se tiendra en 2015.
Lobjectif principal de lévaluation est de fournir les éléments qui permettront détablir un ordre de priorité des mesures de renforcement des systèmes nationaux denregistrement et de statistiques des faits détat civil. Les résultats de lévaluation devront également guider lélaboration des politiques, la planification et lallocation des ressources en la matière. Les objectifs spécifiques à prendre en considération sont :
Recenser les forces et les faiblesses du système (cadre législatif, supports institutionnels, structures organisationnelles et de gestion, procédures opérationnelles, ressources, produits et prestations des services, ainsi que les statistiques qui en résultent).
Informer les parties prenantes des préoccupations prioritaires et des aspects des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil quils ne connaissent pas dans le détail.
Établir un consensus sur les domaines prioritaires du renforcement des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil et mobiliser un appui technique et financier pour mettre en uvre un plan stratégique national.
Obtenir des informations qui permettront daméliorer la performance globale des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil et de peser sur lorientation du développement desdits systèmes.
Aider le gouvernement et les parties prenantes à identifier les problèmes clés, et accroître lutilisation des registres et des statistiques détat civil.
Établir un point de référence objectif qui constituera la base des évaluations futures.
Offrir un exceptionnel savoir de la part des pairs et des facilitateurs grâce au processus dauto-évaluation.
À quel niveau lévaluation est-elle faite ?
Un objectif fondamental des opérations dun système denregistrement des faits détat civil est de parvenir au niveau géographique le plus basique, duquel le point de service de proximité sera situé à une distance raisonnable du lieu de résidence des ménages et des personnes qui doivent faire enregistrer des faits détat civil. Laccessibilité peut se traduire en termes demplacement physique ou dautres moyens par lesquels des faits détat civil peuvent être déclarés et une preuve denregistrement reçue. Lévaluation doit donc être menée aux différents niveaux administratifs et au sein de la population.
Bien que léquipe dévaluation soit établie au niveau central (niveau national), elle devra effectuer des visites dans les bureaux infranationaux du département ou de lorganisme de létat civil et dans les autres points de service qui peuvent exister, ainsi que dans les communautés que le système est censé desservir. Il est important que le choix des communautés, des régions administratives (provinces) et des sous-régions (niveau inférieur à la province) soit représentatif dune variété dexpériences à tous les niveaux de ladministration. Si, par exemple, linformatisation a été introduite dans certaines procédures et dans certaines régions, plusieurs de ces régions devront être visitées. Les autres activités du programme qui constituent des innovations ou des expérimentations devront faire lobjet dune attention particulière dans lévaluation. Les zones rurales et urbaines devront également être représentées dans les lieux visités.
Qui mène lévaluation ?
Le principal objet du système denregistrement est de disposer dun enregistrement complet et dassurer une prestation de services effective et efficace. Lexercice dévaluation devra dès lors permettre de tirer des enseignements afin daméliorer non seulement les structures et les documents dappui mais aussi les processus, la prestation de services et les résultats. Les praticiens, en particulier ceux occupant des postes de supervision et de gestion qui dirigent les processus doivent disposer dinformations de première main sur la manière dont le système fonctionne en pratique, par rapport à son fonctionnement prévu.
Lune des décisions à prendre en considération au stade initial de la planification de lévaluation est la question de savoir qui doit y participer. Comme indiqué au chapitre 2, toutes les principales parties prenantes devront participer à lévaluation du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil et à la détermination de léventail de mesures possibles pour remédier aux problèmes et parmi celles-ci donner la priorité à celles qui devront être prises lors de la planification de son renforcement. Les parties prenantes compteront des agents chargés de lenregistrement, des producteurs et des utilisateurs de statistiques de létat civil, ainsi que des partenaires de développement engagés dont les activités de programme sont liées à lenregistrement et aux statistiques de létat civil, à divers niveaux nationaux et infranationaux. Les chercheurs ayant une expérience reconnue dans ces domaines devront également être consultés.
Les équipes pourront être essentiellement constituées à léchelon national mais des mesures devront être prises pour intégrer dautres participants à différents niveaux opérationnels, en les incorporant dans léquipe lors de la visite à leur niveau de fonctionnement. Le but des activités denregistrement de faits détat civil est datteindre les niveaux les plus élémentaires, en partant des habitats dispersés pour sétendre aux agglomérations telles que les villes capitales nationales et régionales.
Il existe différents organismes aux niveaux administratif et opérationnel : ceux chargés denregistrer tous les événements et ceux dont les opérations sont susceptibles de fournir des liens permettant délargir laccès à des points de prestation de service, tels que le ministère de la santé, et ceux dont les activités permettent délargir lutilisation du certificat denregistrement et daccroître ainsi la motivation des individus pour enregistrer rapidement leurs événements tels que le service de lidentité nationale et des documents de voyage, le régime national dassurance maladie, léducation, etc.
En ce qui concerne les statistiques de létat civil, le bureau des statistiques nationales, ainsi que les producteurs de données connexes, notamment le ministère de la santé, le mécanisme de recensement de la population et denquêtes sur les ménages et dautres ministères devront participer aux consultations concernant le système ou à lévaluation elle-même. Plus les opérations seront proches du système ou directes par rapport à celui-ci, plus il sera nécessaire que lentité soit représentée dans léquipe de travail.
Lautre catégorie de parties prenantes comprend ceux qui sont censés fournir des informations en tant que contribution à lévaluation ; et les conseillers et facilitateurs qui doivent fournir un appui et des orientations techniques au cours du processus.
Lengagement des parties prenantes variera en fonction de la nature de leur lien avec les processus du système denregistrement, et les contributions attendues des entités, ainsi que de leurs possibilités de tirer profit des enseignements. Les différents types de regroupement sont décrits au chapitre deux. La participation des parties prenantes à lexercice dévaluation ira de la planification et de lexécution quotidienne des activités de lévaluation à la conduite des évaluations ; de linterprétation des résultats et de la préparation du plan stratégique assorti de priorités, à la fourniture dobservations et de validations des différents ensembles de résultats et à la diffusion du plan final approuvé.
Le mode de participation variera en fonction de la nature de la tâche et suppose des interactions directes par le biais de réunions, conférences téléphoniques, communications électroniques, etc. Étant donné que les parties prenantes présentent divers degrés dexposition et que certains champions potentiels du système denregistrement et des statistiques des faits détat civil peuvent ne pas disposer des arguments adéquats pour plaider efficacement en faveur du processus, il faut que les relations entre les entités soient provoquées et toute occasion de rencontrer les parties prenantes aura pour objectif daccroître leur compréhension et leur appréciation du système et de la valeur defficacité et de ce quil faudrait faire pour avoir un système fonctionnant bien.
On pourra inclure des parties prenantes dans les équipes de travail lors des visites pour mener des évaluations sur le terrain. Cette démarche est conforme au principe directeur énoncé plus haut, à savoir que lévaluation fournit une base pour que ceux qui contribuent au système puissent avoir des informations sur leurs opérations et les prestations de service et participer à la mise au point des solutions évolutives susceptibles de servir leurs contextes locaux. Les membres des équipes locales pourront contribuer aux réflexions des équipes de travail sur les observations, les solutions possibles, notamment les mesures correctives immédiates à prendre avec des apports financiers minimes, et la validation des conclusions à leur niveau avant dêtre intégrées au document principal et au plan proposé. Il pourra également être possible de faire intervenir des représentants locaux infranationaux en tant que principales parties prenantes à lanalyse.
Laccent mis sur les consultations sera un mode de fonctionnement important tout au long du processus dévaluation. Outre le regroupement suggéré, certaines équipes de travail et/ou forums pourront être constitués (par le biais de communications directes, des réseaux sociaux, de courriers électroniques, etc.) pour maintenir un dialogue sur les questions auxquelles un groupe élargi de parties prenantes devra contribuer. Ces mécanismes pourront également faire intervenir des groupes plus importants de parties prenantes pour hiérarchiser les recommandations et proposer les étapes suivantes vers le renforcement du système denregistrement et de statistiques des faits détat civil, lorsquil nest pas possible de réunir toutes les parties prenantes autour de la table pour débattre de ces questions.
Comment lévaluation doit être réalisée
Dans les étapes décrites au chapitre précédent, quatre grandes phases ont été présentées.
La première phase portait sur les préparatifs en vue de lévaluation, y compris les modalités de gestion du processus, et essentiellement, les ressources pour commencer et terminer les travaux. La présente section porte sur le processus de conduite de lévaluation, qui correspond à la phase deux de lexercice proposé. Le graphique ci-après présente cinq étapes du processus de conduite de lévaluation, à savoir : lélaboration de lévaluation, la mobilisation de léquipe dévaluation, la collecte des données, lanalyse des conclusions et lélaboration du rapport.
Élaboration de lévaluation : la première étape de la réalisation de lévaluation consiste à rassembler les matériels disponibles et à mettre au point les instruments requis. Lun des instruments de collecte des informations tout au long du processus est loutil dévaluation décrit dans la deuxième partie du présent chapitre (voir également lannexe X). Ces outils ont été mis au point sur base de ceux produits par le Réseau de métrologie sanitaire de lOMS (HMN) complétés par les expériences de plusieurs pays africains, et montrant létat de développement de lenregistrement et des statistiques des faits détat civil sur le continent. Certaines questions peuvent sappliquer à tous les pays, dautres à seulement quelques-uns. Les questions peuvent être trop générales pour certains pays, alors que pour dautres, les questions peuvent être spécifiques à leur situation ou à celle dautres pays. Dune manière générale, les particularités propres aux pays ne sont pas prises en compte de manière satisfaisante, sinon pas du tout. Il conviendra donc dadapter les instruments à la situation particulière de chaque pays avant de pouvoir les utiliser efficacement pour lexercice dévaluation.
Étapes de la conduite de lévaluation (Phase 2)
Adapté à partir du Réseau de métrologie sanitaire de lOMS. 2008. Evaluer le système national dinformation sur la santé : Instrument dévaluation. Version 4.00.
Pour le processus visant à adapter les questions de loutil à la situation du pays, il importe de dresser le bilan de la situation du pays, dexaminer les documents pertinents, notamment les différentes parties du présent instrument dévaluation, et de procéder à des ajustements ou à des additions spécifiques au pays pour refléter, par exemple, la terminologie locale utilisée pour les organismes chargés des registres détat civil, les structures, les titres des fonctionnaires, les niveaux dadministration et les opérations denregistrement et de statistiques des faits détat civil, etc. Étant donné que différentes équipes mèneront lexercice depuis leur propre point de vue, il importera de procéder aux adaptations dabord au niveau national, à des fins de normalisation, de cohérence des résultats et dutilisation par les différentes équipes de travail affectées à lévaluation. On veillera également à assurer la comparabilité des résultats lorsque les instruments seront appliqués aux différents niveaux des opérations du système denregistrement.
Lexamen et ladaptation seront effectués par le secrétariat de développement du plan, avec laide dun groupe restreint dorganismes du système denregistrement et dorganisations associées participant à la gestion de certains événements, même si elles ne sont pas directement responsables de lenregistrement de faits détat civil ou de la compilation de statistiques sur ceux-ci, tels que la santé. Selon les regroupements proposés, le groupe restreint aura la responsabilité conjointe de la gestion de lévaluation et de la planification des améliorations. On pourra éventuellement envisager de faire participer des agents au niveau régional et du district, selon les ressources disponibles. Il serait utile de soumettre loutil ajusté à un examen plus approfondi par le groupe élargi qui effectuera lévaluation. Cet examen peut être programmé dans le cadre de la réunion dorientation proposée au chapitre 2.
Outre ladaptation des outils à la situation spécifique du pays, le Groupe restreint devra définir les paramètres de lévaluation, à savoir : la portée, le calendrier, les dates et la manière dont lévaluation sera menée. La composition du Groupe dexamen devra également être déterminée et le groupe devra être créé par les moyens disponibles tout au long des processus nationaux. Dans la plupart des pays, il sera nécessaire de contacter lorganisme et de linviter à désigner un représentant ayant une formation et une expérience professionnelle spécifique. Il est essentiel que létablissement parrain définisse clairement la nature de lengagement requis, par exemple, si lindividu doit être disponible pour la durée entière de lévaluation et de lélaboration du plan ou uniquement pour lévaluation, de manière ponctuelle, à plein temps ou à temps partiel. Il pourra être nécessaire de plaider auprès de ces organismes en faveur de limportance de lexercice. Il serait également préférable que lappel à candidatures soit envoyé par le bureau de lun des ministres responsables du registre détat civil pour faire en sorte que la demande bénéficie de la visibilité et du degré dimportance nécessaires.
La stratégie de conduite de lévaluation devra également être définie. Cela devra être fait plus tôt dans la partie du processus visant à solliciter des fonds. Mais cest à ce stade que leffectif proposé, les horaires, les sous-groupes proposés, les lieux à visiter pour les visites dobservation et de terrain devront être définis. Il conviendra également de déterminer les méthodes à utiliser ainsi que le lieu où elles seront utilisées et par qui. Ce processus devra également permettre détablir un budget plus précis et un programme dactivités correspondant au budget alloué.
Il conviendra denvisager de faire appel à du personnel au niveau local pour appuyer le processus au cours de la visite de terrain et de la validation finale du rapport et du plan damélioration.
Mobiliser les groupes de travail : le lancement de lexercice, ainsi que la réunion de suivi et la séance dinformation détaillée des équipes constituent autant de moyens pour initier le personnel dévaluation à leurs tâches et responsabilités, notamment les procédures, méthodes, exigences requises pour administrer les outils de collecte des données, les attentes concernant les deux résultats intermédiaires, le rapport des équipes de travail et le rapport dévaluation consolidé à partir desquels la composante planification stratégique des travaux sera définie. La réunion dorientation devra initier le groupe à toutes les méthodes proposées pour la collecte des données. Outre ladaptation déjà entreprise, il pourra être nécessaire dadapter certains éléments des instruments sur la base des expériences de ceux qui ont été invités à contribuer à lévaluation. Il conviendra dintégrer quelques exercices pratiques à la formation. Par exemple, des visites de terrain pourraient être organisées dans des collectivités proches du lieu de la formation, pour donner aux participants loccasion dapprendre en utilisant les outils dans des situations réelles (et de mettre à lessai les instruments afin de déceler les éventuelles questions difficiles ou les ambiguïtés) pour permettre dadopter une approche commune. Il est recommandé que les équipes lisent toutes les directives pour se familiariser avec les outils dévaluation avant de se lancer dans lexercice. Cela devrait faciliter la compréhension des exigences et les aider à procéder à la planification et aux choix appropriés si nécessaire.
Le travail des équipes devra commencer au point central du niveau national pour ensuite se déplacer vers le niveau infranational. Un calendrier des visites devra être établi et les bureaux à visiter devront être informés de la visite bien à lavance. Le rôle des homologues dans les bureaux de terrain devra être bien spécifié, ainsi que les directives pour contribuer aux préparatifs de la visite, de même que toutes les dispositions préalables en vue des entretiens. Il conviendra détudier soigneusement la question de la notification à lavance de certaines visites dans les bureaux. Les incidences sur les faits observés pourront varier dun pays à lautre. Si compte tenu de la situation propre au pays, un préavis est requis, linformation fournie devra comporter suffisamment de détails pour permettre aux bureaux concernés de se préparer pour la visite, mais on ne devra pas fournir les détails concernant ce que léquipe observera en particulier, afin que lobservation puisse mettre en évidence la situation habituelle dans les bureaux. On fournira aux équipes une liste de vérification de ce dont elles auront besoin lors de la visite, ainsi que les instruments pour lobservation sur le terrain et les entretiens.
Une composante des visites de terrain consiste à interroger de façon aléatoire des résidents ordinaires pour savoir sils ont enregistré des faits détat civil qui se sont produits dans leur vie, ou non et pourquoi. Ces informations pourront être obtenues à partir des enquêtes précédentes. Il peut toutefois savérer utile dobtenir un échantillon dopinions auprès dindividus vivant à proximité des centres denregistrement ou points de prestation de services visités.
Chaque équipe de travail devra tenir sa réunion de planification individuelle afin de déterminer les grandes lignes de ses visites en fonction du calendrier proposé et de confirmer les dispositions prises avec les contacts sur le terrain.
Collecte des données : Les méthodes de collecte des données vont de lexamen sur dossier aux entretiens avec les bénéficiaires de services dans des bureaux hors du système denregistrement des faits détat civil, au moment où ils viennent demander un service et après leur expérience de la prestation de service. Lexamen sur dossier peut être entrepris dès le début du processus dévaluation. Il faudra procéder à un examen afin dapporter les ajustements nécessaires aux questionnaires. Des rapports ainsi que des informateurs seront également nécessaires pour fournir des informations sur certaines pratiques culturelles susceptibles dinfluer sur les opérations denregistrement. Certaines parties des outils devront être remplies autant que possible à laide des informations obtenues grâce aux documents disponibles. Certains rapports sur les opérations des bureaux denregistrement et des statistiques des faits détat civil, notamment le rapport dévaluation précédent, les documents de projet, les instructions administratives, etc. pourront également être examinés pour remplir les formulaires. Les lacunes seront comblées à laide des entretiens et des observations. Les informateurs clés seront identifiés en fonction des informations nécessaires et des lacunes à combler. Des réunions ciblées avec certains informateurs pourront être nécessaires. Le cas échéant, il conviendra dorganiser des discussions de groupe, portant notamment sur certaines pratiques culturelles liées à des événements spécifiques.
Lenregistrement des informations est essentiel pour le résultat final de lexercice. La prise de notes et létablissement de rapports constituent une partie importante de la collecte dinformations. Des dispositions devront donc être prises pour que toutes les réunions, grandes ou petites, fassent lobjet dun rapport. Tous les membres devront enregistrer les informations fournies de façon à constituer une base de comparaison des données permettant dobtenir une image exacte des éléments fournis. Lorsque cest la méthode de lobservation qui est utilisée, léquipe devra trouver le temps nécessaire pour échanger des impressions personnelles pendant que léquipe se trouve encore sur le terrain, de façon à pouvoir retourner sur les lieux pour confirmer des observations ou obtenir des informations supplémentaires si nécessaire.
Analyse des conclusions : Les informations recueillies par chaque membre de léquipe devront être rassemblées et examinées pour permettre de discerner clairement les schémas et situations. Léquipe devra travailler conjointement et dégager les forces, les faiblesses, les possibilités et les menaces (analyse SWOT : Strenghts, Weakness, Opportunities and Threats, soit forces, faiblesses, opportunités, menaces) à partir des informations obtenues. Il est important dêtre capable didentifier les causes sous-jacentes des situations qui persistent. Cest ce résultat souhaité qui devra déterminer la forme des entretiens et lutilisation de linstrument sur le terrain. Certaines explications pourront être déduites des informations fournies mais dans la plupart des cas, il faudra approfondir par sondage les entretiens pour en tirer les informations nécessaires et les explications correspondantes concernant les facteurs associés. Ce type danalyse permet de générer des explications pour les problèmes observés du système denregistrement et de comprendre les liens qui existent entre eux. Elle élargit la réflexion concernant les problèmes. Les questions à prendre en considération sont, entre autres : « Pourquoi cette faiblesse existe-t-elle, » et ensuite pour chaque raison, « Pourquoi cette situation existe-t-elle ? »
Chacune des équipes devra présenter ses conclusions, sous forme de synthèse et après en avoir déduit des recommandations. Les rapports des équipes seront présentés au groupe élargi et résumés dans un rapport, avec des actions recommandées.
Les représentants des bureaux visités devront assister à la réunion de rétroaction de lévaluation pour pouvoir corriger les impressions et explications supposées des situations.
Élaboration du rapport dévaluation : Le groupe dexamen est solidairement responsable de lélaboration du rapport dévaluation. Léquipe peut charger un sous-groupe délaborer le rapport de synthèse que le groupe élargi devra examiner et approuver.
Le rapport devra examiner dun il critique la ou les questions soulevée(s) par la question à lexamen et résumer la discussion pour chaque question, le cas échéant, plutôt quapporter une réponse simple aux questions. Par exemple, si la discussion du sous-groupe révèle un problème ou un dysfonctionnement, la partie du rapport couvrant cette question comprendra:
un exposé concis du problème, ainsi que des suggestions sur ce qui doit être amélioré ou changé ;
les avantages spécifiques pouvant être attendus des améliorations ou changements ;
une ou plusieurs recommandations spécifiques pour les changements requis ;
des suggestions spécifiques aux fins de la mise en uvre des recommandations.
En dautres termes, il ne suffit pas de déclarer quil existe un problème il faut également apporter une solution potentielle sur la manière de résoudre le problème. En permettant à plusieurs groupes de travailler en parallèle, on permettra à ces groupes détudier leur domaine spécifique en détail, sans que le processus ne soit trop long ou strict.
Comment lévaluation peut être organisée et facilitée ?
Les différents regroupements possibles ont été mentionnés au chapitre 2. Outre le comité directeur et le groupe restreint qui doivent assurer la surveillance, la direction et la coordination constante du processus, il doit y avoir un groupe dexamen responsable au premier chef de la réalisation de lévaluation. Linstitution chef de file doit prendre en charge certaines des communications, achats et autres tâches administratives requises pour effectuer lévaluation et veiller à ce que les conditions pour que le travail soit accompli dans les délais et selon les normes souhaitées soient réunies.
Le groupe dexamen est lassemblée des parties prenantes qui ont une connaissance suffisante des aspects et des travaux spécifiques du système denregistrement dans leur domaine de compétence. Les membres du groupe, pris individuellement, peuvent également avoir des connaissances concernant dautres aspects du système, en raison de leur expérience passée ou de leurs lectures personnelles. Indépendamment de leur degré dexposition au système, chacun dentre eux devra acquérir une compréhension commune du système et des caractéristiques essentielles qui devront constituer la base de lévaluation.
La composition du groupe dexamen doit être plus large que celle du comité directeur qui est constitué des principales parties prenantes (à savoir les organismes ayant la responsabilité directe dadministrer les systèmes denregistrement, de financer les activités, et de promouvoir le système ou de plaider en faveur de son développement ou renforcement.) Le groupe dexamen, dautre part, est composé de représentants de ces organismes et, en outre, de parties prenantes susceptibles de fournir des apports techniques à lévaluation. Ces membres devront être ceux qui, au niveau opérationnel, peuvent apporter une contribution aux divers stades de la planification, de la formulation des questions et de ladaptation des instruments dévaluation, de ladministration des instruments, de lanalyse des conclusions et de lélaboration du rapport. Certains membres du groupe dexamen pourront être issus des milieux universitaires/de la recherche, tels que la démographie et la sociologie, qui sont susceptibles de fournir des informations contextuelles sur les systèmes traditionnels liés aux quatre principaux faits détat civil, à savoir, la naissance, le décès, le mariage et le divorce.
Le groupe dexamen se réunit dabord dans le cadre dun atelier visant à acquérir lorientation nécessaire pour lexercice et la compréhension des instruments préalablement adaptés à la situation du pays. Au cours du processus, le groupe devra apporter des contributions supplémentaires pour améliorer les instruments et les rendre plus appropriés et adaptés aux contextes nationaux spécifiques. Les ateliers devront comporter des sessions visant à mettre à lessai les instruments et les méthodes proposées pour être utilisées. La réunion devra classer les questions en fonction des méthodes les plus appropriées à utiliser pour obtenir les types de réponses attendues. Le groupe dexamen devra être divisé en sous-groupes (appelés équipes de travail) chacun dentre elle étant chargée dun aspect spécifique de lévaluation. Il doit y avoir suffisamment déquipes pour que la tâche soit gérable, étant donné que lévaluation devra être effectuée à tous les niveaux de fonctionnement du système denregistrement. Les sous-groupes ne devront pas être trop grands mais suffisamment pour permettre une répartition des tâches au sein du sous-groupe. Il pourra y avoir six à huit membres dans une équipe de travail, en tenant dûment compte de létendue des travaux, de la manière dont les tâches peuvent être divisées et de léventail de méthodes à utiliser.
Les tâches pourront être réparties selon les événements, selon les parties/thèmes de lévaluation, ou selon une combinaison des deux. Un type de répartition des équipes est celui proposé par lUniversité du Queensland, selon des domaines fonctionnels spécifiques, à savoir: i) base juridique et ressources, ii) formulaires utilisés pour lenregistrement des naissances et des décès, iii) couverture et exhaustivité de lenregistrement, iv) organisation et fonctionnement du système de statistiques des faits détat civil, v) stockage et transmission des données, vi) certificat de décès et cause du décès, vii) pratiques de codage de la CIM (classification internationale des maladies), qualité et vraisemblance des données, et viii) tabulation, accès et diffusion des données. Cette division correspond également à la structure du formulaire. Cette configuration décompose les processus selon des détails plus spécifiques de sorte que les opérations denregistrement seront affectées à deux groupes de travail pour les naissances et les décès, les statistiques des faits détat civil à trois groupes et les causes de décès à deux groupes. Le mariage et le divorce, qui ne sont pas couverts, seront vraisemblablement attribués à deux groupes supplémentaires.
Dans cet outil dévaluation, la proposition de division des tâches est une combinaison des événements et de la nature du processus. Il est proposé de créer cinq équipes de travail. La première chargée du cadre politique et juridique, la deuxième et la troisième traitant des aspects opérationnels (pour les naissances et les décès dune part et pour les mariages et les divorces, de lautre). La quatrième équipe sera chargée des causes de décès, et la cinquième des statistiques de létat civil portant sur tous les événements. Les regroupements et les tâches pourront être répartis de diverses manières :
Répartition des tâches dévaluation
Il est supposé que les mêmes organismes sont chargés de lenregistrement des naissances et des décès, et un autre du mariage et du divorce. Cette situation nest pas commune à tous les pays. Dans certains dentre eux, notamment les pays francophones, la responsabilité institutionnelle de lenregistrement peut porter sur les naissances, les décès et les mariages, tandis quun autre organisme couvrira lenregistrement des divorces. Le regroupement des événements peut donc être opéré de cette manière.
Certains pays peuvent estimer quil est plus pratique que des équipes distinctes traitent des aspects opérationnels de chaque événement, ou bien, quil y ait au sein des équipes de travail proposées des subdivisions supplémentaires similaires.
Après latelier dorientation initiale, les réunions pourraient être organisées au niveau de léquipe de travail pour mener lévaluation. Loutil constitue avant tout un instrument dauto-évaluation, ce qui veut dire que ceux qui ladministrent participent aux opérations quils sont en train dévaluer. Il est essentiel quune combinaison de méthodes soit utilisée pour lévaluation afin que les points forts tirés de chacune des approches puissent profiter à lensemble de lexercice. Quelle que soit lapproche adoptée, il est plus avantageux que deux ou trois personnes mènent lexercice, de façon à susciter un échange didées et de perceptions à travers lesquelles les perspectives des autres puissent transparaître avant dêtre acceptées.
Des entretiens personnels peuvent également être utilisés dans certaines situations. La décision portant sur les méthodes à utiliser pour quelles parties et les combinaisons à adopter devra être guidée dans une certaine mesure par la nécessité dêtre efficaces et de gagner du temps dans le processus visant à obtenir des contributions de toutes les principales parties prenantes. La nécessité de parvenir à un consensus sur lévaluation est également primordiale étant donné que les mesures à prendre pour renforcer le système seront prises à partir de ces conclusions.
Méthodes et approches
Diverses approches sont proposées dans cette section pour recueillir les informations requises par lexercice dévaluation. Ces approches comprennent lexamen sur dossier des documents juridiques et politiques et des résultats des enquêtes précédentes ; les visites de terrain à des fins dobservation et pour mener des entretiens avec des prestataires de services, des bénéficiaires de services, des directeurs de programme, ainsi que des membres de la communauté, lors dentretiens individuels en face à face ou de discussions de groupe. Sont également prévus des entretiens avec des bénéficiaires potentiels ou réels des services (lors dentretiens de départ) et lanalyse des données. Chacune des équipes aura besoin dune combinaison de méthodes pour remplir les questions attribuées faisant partie de lévaluation. Pour lexamen du cadre politique et juridique, un nombre limité doptions sera nécessaire, tandis que pour les opérations et les pratiques, il faudra utiliser léventail complet de ce qui est proposé. Lévaluation devra également donner lieu à de bonnes études de cas favorisant des innovations spécifiques pouvant être partagées avec dautres organismes à lintérieur du pays et dautres programmes denregistrement dautres pays.
Le principal mode de collecte de données est loutil dévaluation un questionnaire qui doit être soumis par les membres de léquipe de travail aux personnes interrogées. Les détails, le contenu et la structure de loutil sont présentés dans la section suivante.
Examen sur dossier
Lexamen sur dossier est lune des méthodes que tous les groupes de travail devront utiliser. Les types de documents à consulter sont : les lois, ordonnances, instruments législatifs, règles, réglementations, directives, circulaires, notifications et documents connexes régissant les opérations des organismes chargés de lenregistrement des faits détat civil. Les législations dautres organismes dont les opérations ont une incidence sur les faits détat civil à enregistrer, tels que la santé, et celles qui exigent la preuve de lenregistrement en tant quintrant pour leur fonctionnement, par ex. lidentité nationale, les services dimmigration, léducation, la loi relative aux statistiques et les instruments législatifs. Certains pays exigent des certificats denregistrement pour dautres services, tels que linscription au cadastre, linscription au registre du commerce, lattestation de scolarisation, etc. Les lois et instruments législatifs régissant ces services devront également être examinés, afin de mieux comprendre comment tirer parti de ces différentes activités pour obtenir de meilleurs résultats.
La compilation et lexamen des documents est un exercice prenant beaucoup de temps dans la mesure où les documents peuvent ne pas être tous facilement accessibles. En outre, lexamen dun document mènera à un autre document quil faudra rechercher. Il est préférable que le processus commence le plus tôt que possible, dès que les questions du formulaire sont décidées et se poursuive pendant toute la durée de lévaluation. Les documents et les rapports devront être demandés aux bureaux visités, afin de pouvoir confirmer les informations fournies ou dobtenir des explications et un contexte supplémentaire à partir des documents. Les types de documents comprendront les guides opérationnels, les rapports dévaluation précédents, les instructions administratives, etc.
En fonction du volume de documents recueillis, il pourra savérer nécessaire dassigner des lectures à chacun des membres de léquipe de travail. La bibliographie de tous les documents consultés devra être tenue à jour et être établie tout au long des lectures et non après, pour éviter les risques doubli.
Visites sur le terrain
La deuxième approche importante au cours de lévaluation est la visite sur le terrain, cest-à-dire la visite des bureaux où les registres détat civil sont gérés, les locaux où lenregistrement et les services connexes ont lieu, et dautres endroits où des informations peuvent être obtenues sur les services denregistrement rendus et reçus. Au cours de lexamen sur dossier, les dispositions légales seront évaluées sous langle de leur adéquation, applicabilité et pertinence. La partie restante de lévaluation porte sur des opérations réelles, pour ce qui est du degré de conformité des opérations et de la pratique des dispositions juridiques, ainsi que de lefficacité des procédures. Les visites sur le terrain devront confirmer la véracité des conclusions initiales établies à partir de lexamen sur dossier. Les informations sont obtenues au moyen dune enquête.
Méthode denquête : Loutil dévaluation comporte des questions qualitatives conçues pour obtenir des réponses ouvertes. Quelques questions sont de nature quantitative, recherche dune réponse par oui ou par non, recherche de lannée de promulgation ou de révision dune loi ; question sur la dotation en effectifs, etc. Une grande partie des données recueillies lors de lévaluation sont toutefois qualitatives. Même si la réponse initiale à la question est oui ou non, il faut sattendre à ce que des réponses plus élaborées soient ajoutées et que de nouveaux éclairages viendront apporter des précisions aux réponses simples. Dans tous les cas, il faut sattendre à devoir procéder à des sondages supplémentaires pour obtenir des explications, des raisons ou des descriptions détaillées, dans lintention première de recenser les questions susceptibles de devoir être examinées plus en profondeur.
Entretiens : la méthode de lentretien est lune des approches utilisées au cours des visites sur le terrain. Loutil comporte une série de questions qui devront servir de guide. Les outils dévaluation ne devront pas être utilisés de façon rigide. La teneur de lentretien devra être transcrite et la transcription sera utilisée pour analyse. Lentretien consistera à interroger le publics cible : a) fonctionnaires des centres denregistrement sélectionnés, b) individus bénéficiaires dun service, c) groupe dindividus dont les opinions peuvent déterminer la prestation de services, et d) individus ou groupes dindividus nayant aucune expérience daucun des services denregistrement. Les réponses sont obtenues au cours dun entretien en face à face ou personnel. Les entretiens qualitatifs visent à obtenir des informations approfondies sur les connaissances et le raisonnement concernant les pratiques observées. On ne devra ménager aucun effort pour mieux comprendre les perspectives des personnes interrogées en posant des questions de clarification et de suivi.
Le mode dentretien se situe au croisement entre la conversation à bâtons rompus et lapproche du guide dentretien, loutil dévaluation servant de protocole dentretien. Dans la conversation à bâtons rompus, lobjectif est détudier les différents thèmes soulevés au cours de lévaluation et de suivre toutes les pistes qui surgissent pendant la discussion. Des thèmes et des questions ouvertes sont fournis pour aider lentretien. Léquipe de travail aura la latitude de se conformer de près à ces thèmes et questions, ou dajouter dautres questions, et dadapter lordre des questions comme elle le jugera approprié.
Outre les fonctionnaires, qui constituent la principale cible des entretiens sur le terrain, les bénéficiaires ou récipiendaires des services denregistrement devront également être interrogés sur les services quils ont reçus. De cette façon, il sera possible dexaminer leur point de vue pour savoir si le système fonctionne correctement pour leurs besoins spécifiques et à leur satisfaction. Il existe deux catégories de bénéficiaires de services à interroger : a) ceux qui attendent le service, et b) ceux qui viennent de bénéficier du service (entretiens de sortie).
Lobservation : dans le cadre de cette méthode, léquipe de travail observe les personnes et les scènes dans certaines situations pour obtenir des informations sur la manière dont lenregistrement, la compilation et le stockage des données, et la réponse aux demandes interviennent au cours dune journée donnée. Lobservation est un moyen important de réunir des informations sur les individus parce que leurs attitudes et comportements ne sont pas toujours cohérents ; cest-à-dire quils ne font pas toujours ce quils disent. Lautre approche proposée est lobservation des participants. Elle suppose dobserver une partie substantielle du fonctionnement du processus denregistrement pour lequel certaines informations sont requises. Il existe plusieurs manières selon lesquelles le membre de léquipe de travail désigné peut observer le processus. Il est recommandé dutiliser lapproche de la participation passive ou de lobservation directe, ce qui signifie que les observateurs ne sont pas activement engagés dans les activités. Il existe toutefois une situation susceptible de causer un dilemme.
Léquipe de travail devra anticiper la survenue dun problème dans le processus au cours de son observation. La décision dintervenir devra être pondérée par rapport à limpact sur les aspects quils sont en train de mesurer. Par exemple, si lobjectif est dévaluer le temps nécessaire pour enregistrer un événement, les observateurs ne devront pas intervenir dans des situations susceptibles de réduire le temps. Mais si cela soulagerait une mère de laider à porter son enfant, cela pourra être fait, étant donné que cela naffectera pas la durée de lenregistrement. Le fardeau que le processus fait peser sur la mère pourra néanmoins être noté. Toutefois, si des entretiens de sortie sont prévus, intervenir dans cette aide pourra affecter le résultat de lentretien et il faudra sen abstenir. Léquipe ne devra ménager aucun effort pour prendre des notes détaillées sur le terrain, lesquelles seront utilisées ultérieurement aux fins de lanalyse. Il est également recommandé dutiliser de photographies et des vidéos en tant quaide à lobservation si possible.
Groupe de discussion : certains entretiens peuvent être menés en groupe. Les groupes sont utilisés pour clarifier ou confirmer des données qui ont été réunies par dautres méthodes de recherche qualitative. Un groupe de discussion efficace doit comprendre de 6 à 12 participants, sélectionnés à dessein parce quils peuvent fournir les informations présentant un intérêt pour lévaluation. En outre, les discussions dentretien peuvent produire de nouveaux éléments SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) concernant des questions qui sont rarement documentées, telles que les paiements informels, la gouvernance et les stratégies nouvelles ou changeantes.
Données secondaires
De nombreuses enquêtes menées récemment comprenaient des questions sur le respect par les individus des exigences en matière denregistrement. Ces exercices de collecte de données ont peut-être mis laccent sur lenregistrement des naissances mais ils devraient fournir un éclairage sur la raison pour laquelle les gens ne sont pas motivés pour enregistrer leurs faits détat civil. Les questions denquête comprennent : le recensement de la population nationale, ainsi que les enquêtes auprès des ménages, telles que lenquête démographique et sanitaire (DHS), lenquête de mesure des niveaux de vie (LSMS) et les enquêtes en grappes à indicateurs multiples (MICS). Certaines enquêtes ont posé la question de savoir si lenfant né dun individu avait été enregistré et si non la raison pour laquelle cette naissance navait pas été signalée. On consultera les rapports denquête pour de plus amples détails sur les conclusions.
Représentation graphique
Les informations peuvent être réunies et présentées de plusieurs manières. Certaines questions demandent que linformation soit présentée sous forme de schéma ou de photos prises pour représenter la situation. Certaines situations ne sont pas correctement appréhendées avec des mots, de même que dautres ne sont convaincantes que lorsquelles sont représentées visuellement. Souvent les photos captent plus facilement lattention que les mots écrits et stimulent lintérêt et des idées daction.
Études de cas
Les innovations dans ladoption dune technologie, de nouvelles approches et dautres moyens daméliorer lefficacité des opérations denregistrement sont des enseignements importants dont il faut tirer profit. Une attention particulière devra être accordée à ces études de cas afin daider dautres pays à identifier des actions potentielles pour résoudre leur problème. On trouvera quelques exemples dinnovations ou dexpérimentation ci-après. Les pays sont encouragés à élaborer des documents distincts sur ces expériences afin de les partager avec dautres.
Que couvre lévaluation?
Le renforcement des systèmes denregistrement devra commencer par une évaluation globale de lenvironnement et de lorganisation, des responsabilités, rôles et relations propres au système, ainsi que des difficultés techniques liées aux exigences de données spécifiques.
Les outils dévaluation ont été organisés autour de huit composantes:
Environnement politique et législatif pour lenregistrement et les statistiques des faits détat civil (systèmes denregistrement)
Gestion et organisation
Ressources
Formulaires et matériels
Opérations Processus et pratiques
Gestion et utilisation de la base de données
Activités de plaidoyer et communication
Suivi et évaluation
Tableau 3.1 Détails du cadre dévaluation des systèmes de lenregistrement
Intrants A, C
Cadres législatifs et réglementaires appuyant lexistence et le fonctionnement des systèmes denregistrement et détablissement de statistiques des faits détat civil et
Ressources technologiques requises pour assurer le bon fonctionnement des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil
Cadres politiques et juridiques et ressources pour lenregistrement et les statistiques des faits détat civil
A1 Environnements politiques pour lenregistrement et les statistiques des faits détat civil
A2 Cadre juridique national pour les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil, y compris les causes de décès
C1 Infrastructure de lenregistrement
C2 Ressources humaines pour lenregistrement des faits détat civil
C3 Budget et finances
Processus B, D, E, F, G
Processus nécessaires pour obtenir et compiler les informations telles que les pratiques denregistrement et de certification ; les formes, classifications et pratiques de codage utilisées pour obtenir et compiler des informations ; procédures pour la gestion et la transmission des données
Opérations des systèmes denregistrement Processus et pratiques en matière denregistrement, de transmission des fichiers et de diffusion des données
B1-4 Gestion et organisation ; fonctionnement des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil
D- Examen des formulaires utilisés pour lenregistrement des naissances, décès, mariages et divorces
E1-3,5 Opérations, processus et pratique denregistrement et de traitement des informations
F Gestion de la base de données
G Activités de plaidoyer et communication
Produits E, HType et qualité des statistiques produites, et méthodes de diffusion, daccès et dutilisation de ces statistiques
Accès aux données, utilisation et contrôles de qualité
E3 Compilation et analyse des données
E4 Produits et services
E5 Accès aux données et diffusion
H1-2 Suivi et évaluation
A Environnement politique et législatif du système denregistrement
Le point de départ de la plupart des programmes nationaux est la législation qui régit les opérations de lorganisme responsable, avec les documents de politique, lignes directrices et directives qui les accompagnent. Même lorsquune loi raisonnablement bonne est en vigueur, le moment et lépoque au cours desquels les opérations sont gérées peuvent exiger quelques ajustements aux instruments juridiques existants. Un examen approfondi des instruments et politiques juridiques pourrait suggérer des domaines où les performances du système sont entravées par les insuffisances dans la loi, ou que les dispositions légales ne sont pas rigoureusement respectées, ou que la situation actuelle est très différente de celle qui prévalait au moment où la loi a été promulguée ou révisée, ou que des articles nouveaux ou révisés devront être introduits pour offrir lenvironnement législatif propice au renforcement du système national denregistrement des faits détat civil.
La présente section couvre deux sous-sections:
A1 Environnement politique pour les systèmes denregistrement et détablissement de statistiques des faits détat civil
A2 Législations nationales couvrant les systèmes denregistrement
La plupart des pays ont une loi nationale sur les registres détat civil ou une législation similaire qui a guidé les opérations de leur système denregistrement. La loi peut être générale qui contient des questions relatives à lenregistrement de tous les faits détat civil (en loccurrence, les naissances, les décès, le mariage et le divorce) et à la prestation de services connexes, tels que la délivrance de certificats, la tenue des registres et actes détat civil, et la production dinformations statistiques. Il peut également y avoir dautres lois, par exemple, une loi distincte pour un fait isolé ou pour deux faits. Cette situation peut sappliquer lorsque des organismes distincts sont chargés de lenregistrement et lorsque les lois mettant en place ces organismes contiennent des dispositions spécifiques concernant lenregistrement et la tenue des fichiers obtenus à partir du processus. Plusieurs autres documents renforcent lenvironnement politique en fournissant des dispositions complémentaires pour la gestion des processus liés à certains faits. Le Ministère de la santé devrait donc disposer de législations portant sur ces faits. Celles-ci devront également être prises en considération, de même que les déclarations de politiques et les documents connexes.
Lintérêt primordial de revoir les législations est de vérifier les règles et réglementations concernant:
Linformation qui doit être recueillie, par qui, auprès de qui, et en combien de temps
Qui est chargé de compiler les informations sous forme de statistiques
Qui est chargé de la gestion et de la diffusion des données.
Bien que la plupart des pays disposent dune loi sur le registre détat civil ou dune législation similaire, elle est souvent dépassée, ne couvre pas les aspects essentiels ou nest pas pleinement respectée en raison de son application médiocre.
Le système qui produit des statistiques de faits détat civil à partir des registres détat civil peut être configuré de diverses manières qui varient dun pays à lautre. La configuration reflète lorganisation de lenregistrement et de la gestion des informations obtenues. Le système national denregistrement des faits détat civil peut être centralisé et administré par un organisme central chargé de délivrer des certificats et de coordonner tous les efforts denregistrement au niveau national. Ou bien, le système peut être décentralisé, avec des États ou des régions administratives responsables de lenregistrement des faits détat civil dans leur secteur. On peut opérer une différenciation supplémentaire à partir de différents organismes responsables de différents événements; par exemple, un ministère étant responsable de lenregistrement des naissances et des décès, et un autre chargé de lenregistrement de mariages et divorces. En ce qui concerne la production de statistiques, la responsabilité de la collecte, du traitement et de la conservation des données peut être confiée à lorganisme denregistrement ou à une entité distincte, par exemple loffice national de statistique en fonction des structures et des traditions des pays. Le cadre juridique devra refléter le système national en place pour lenregistrement de tous les événements, des naissances, décès, mariages, divorces et de tout autre question présentant un intérêt national ; les pratiques locales et les méthodes par lesquelles les informations sont compilées en statistiques de faits détat civil et qui est responsable de leur diffusion.
Dans les pays francophones, un haut fonctionnaire est responsable du système denregistrement des faits détat civil (hébergé par le ministère de lintérieur ou dans un autre ministère ayant des responsabilités similaires) qui est en charge de lenregistrement national des faits détat civil. Que la structure organisationnelle soit centralisée ou non, les informations concernant le mariage et le divorce sont recueillies par un réseau de bureaux denregistrement locaux appuyés dans leurs fonctions par dautres unités déclarantes, telles que la police, les tribunaux, les institutions religieuses ; les responsables communautaires, etc. La compilation des informations recueillies et leur transformation en statistiques détat civil est souvent déléguée à loffice national de statistique (ONS), qui peut bénéficier de lappui technique dautres ministères compétents pour la compilation des données. Par exemple, le système judiciaire peut entreprendre dextraire les informations requises des archives judiciaires ou remplir les formulaires conçus à cet effet par lONS.
B Gestion et organisation de lenregistrement et des statistiques des faits détat civil
La présente partie de lévaluation examine comment est organisé lensemble du processus denregistrement des événements et de production de registres et de statistiques, depuis son niveau de fonctionnement le plus bas jusquau niveau national. Elle passe en revue les structures en place à chacun des niveaux opérationnels, et examine de quelle manière elles sont liées horizontalement, cest-à-dire, entre les différents bureaux chargés dopérations spécifiques enregistrement, certification, transfert de fichiers, traitement de linformation, opérations statistiques, etc., et verticalement, cest-à-dire, dun niveau de fonctionnement à lautre, en amont aussi bien quen aval. Elle examine également comment les tâches sont réparties entre les services de létat civil, le système de santé et loffice national de statistique (ou autre organisme concerné), et de quelle manière ces entités coopèrent. La première étape de lanalyse consistera à cartographier les opérations sur un organigramme à plusieurs niveaux, représentant les unités responsables à tous les stades du processus. Quatre sous-sections sont représentées.
B1 Structure organisationnelle et liens
B2 Planification
B3 Coordination
B4 Consultations utilisateur-producteur
Un diagramme doit être établi pour chaque événement mais il faut également établir une distinction entre le processus pour les naissances et les décès survenant dans un établissement de santé et ceux qui se produisent en dehors dune structure sanitaire. Pour les mariages ainsi que pour les divorces, il conviendra didentifier les différentes manières dont ces événements se produisent dans la société, par exemple dans les foyers, dans une institution religieuse, dans un service désigné du gouvernement, etc. et de déterminer comment le processus denregistrement se déroule dans lensemble du système.
La représentation graphique montre les liens, les doubles emplois, les goulots détranglement et les interruptions dans le processus. Elle permet de traiter des questions touchant à lefficacité, la communication et les voies de coopération qui doivent être renforcées et à la redondance dans les structures organisationnelles aux divers niveaux opératoires et au sein de ceux-ci. La section explore également les moyens de planifier systématiquement les opérations des systèmes denregistrement pour adopter un cadre intégré de la gestion du système. On devra répondre aux questions liées à lexistence dun plan par une analyse plus approfondie du type de plan existant, des fonds disponibles, et de la manière dont les éléments de lenregistrement, de la certification et de la production de données sont intégrés dans le plan, et de la mesure dans laquelle les quatre événements sont couverts par le plan. Les consultations utilisateur-producteur constituent un autre outil de gestion du système qui devra intervenir à tous les stades des opérations, dans le but de créer un système convivial pour les utilisateurs.
Figure 1Représentation schématique du système denregistrement et détablissement de statistiques des naissances et des décèsEMBED PowerPoint.Slide.12
Source: HMN et OMS 2010. Améliorer la qualité et lutilisation des informations relatives aux naissances, décès et causes de décès. Orientations pour un examen normatif des pratiques des pays.
C Ressources
La disponibilité de ressources pour toutes les opérations requises par lensemble du processus et pour tous les faits détat civil est cruciale pour la conformité aux exigences juridiques et pour lefficacité du système. Les trois dimensions de la question examinée sont :
C1 Linfrastructure
C2 Les ressources humaines
C3 Le budget et les finances
La série de questions relatives à linfrastructure évalue les bureaux et les locaux darchivage fournis, le mobilier pour rendre le processus denregistrement plus adapté pour lensemble des acteurs (le personnel denregistrement, les bénéficiaires dun service, et les enfants enregistrés, sils sont tenus de se présenter). La fourniture ininterrompue des documents et de la papeterie nécessaires pour toutes les opérations est également un sujet dintérêt et de préoccupation. Lorsque les dispositions minimales requises sont mentionnées dans les documents juridiques ou politiques, lexamen cherchera à déterminer le degré de conformité et de quelle manière une insuffisance quelconque pourrait nuire aux opérations des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
Les exigences en matière de ressources humaines sont évaluées sous langle de la prestation de services. On évaluera également les niveaux de dotation en effectifs, les qualifications des personnes qui occupent un poste par rapport aux conditions requises par la loi ou par les responsabilités assignées et lorganigramme existant, pour chaque événement à tous les niveaux de fonctionnement. On analysera le plan de carrière définissant les conditions dadmission pour chaque poste fonctionnel, les conditions davancement et le chemin de carrière pour déterminer sil existe des obstacles aux performances, à la motivation, au recrutement et au maintien du personnel. On examinera également la formation du personnel dans les services denregistrement et les services connexes, étant donné que cet élément est primordial pour garantir la qualité des services, lefficacité et linnovation, chaque fois que nécessaire. Afin dassurer lenregistrement correct de la cause de décès, il est impératif que du personnel dûment qualifié soit employé et quil bénéficie dune formation adéquate pour sacquitter des tâches confiées. Il existe des outils spécifiques pour faciliter les opérations des agents de certification et de codage qui devront être mis à la disposition de toutes les personnes affectées à ces tâches. Le financement est un élément déterminant pour garantir le fonctionnement satisfaisant du système denregistrement et étendre les services aux communautés où ils sont le plus nécessaires. Les questions fondamentales qui se posent sont de savoir comment les activités du système denregistrement sont budgétisées et financées, sil existe des lignes budgétaires distinctes pour ces activités dans les ministères ou les organismes où les entités sont basées ; si les montants inscrits au budget sont alloués ; et si les dépenses correspondent aux allocations et si elles peuvent être clairement identifiées et suivies.
D Formulaires et documents pour le système denregistrement
Lenregistrement dun fait détat civil et la délivrance du certificat associé à ce fait supposent certains processus légaux et requièrent dès lors des procédures et des formulaires spécifiques. Les informations recueillies à laide de ces formulaires revêtent également une valeur appréciable pour le système statistique du pays et une vaste gamme dapplications, telles que le système national didentité et de documents de voyage, le système national de sécurité sociale, le système éducatif, les systèmes dassurance maladie, etc. Il existe dès lors des directives internationales sur le type dinformation qui doit être recueilli pour la partie juridique du formulaire, ainsi que pour la partie statistique. Bon nombre de législations nationales traitant du système denregistrement exigeront également que certains éléments dinformation réglementaires soient intégrés au formulaire et prescrivent de quelle manière les formulaires doivent être conçus et gérés. Les questions de linstrument dévaluation examinent le contenu des formulaires utilisés pour lenregistrement de tous les faits détat civil et les relient aux exigences légales et directives internationales. Les variations sont analysées en termes davantages ou de limitations. Par exemple, tandis que pour lintérêt national ou pour des considérations pratiques un pays peut estimer que certains éléments ne sont pas essentiels pour les besoins de ses données, un autre peut choisir dajouter des éléments dinformation supplémentaires. Des documents et outils complémentaires tels que manuels CIM, instructions de codage, outils dautopsie verbale, et autres directives facilitant le travail denregistrement, lattribution exacte de la cause de décès, et lefficacité de la compilation, larchivage et la consultation des fichiers et des informations devront être mis à la disposition de tout le personnel concerné, afin de faciliter leur travail.
E Opérations du système denregistrement
La présente partie de linstrument dévaluation retrace les nombreuses étapes intervenant entre le moment où un événement tel quune naissance, un décès, un mariage et un divorce survient et le moment où il est incorporé dans les statistiques de létat civil dun pays. Lobjectif sous-jacent des questions est dévaluer lefficacité du système, en ce qui concerne la prestation des services denregistrement et la délivrance de certificats, notamment toute modification et correction autorisée par la loi, la rapidité du processus denregistrement, cest-à-dire dans quel délai un événement est enregistré, la rapidité du traitement et de la publication des informations statistiques, cest-à-dire, dans quel délai les informations sont traitées et transmises à loffice de statistique de létat civil. Cette partie de loutil est différenciée par les stades de lensemble du processus. Le premier segment est lenregistrement et la certification (y compris le stockage et larchivage), débouchant sur la transmission des fichiers au bureau de statistique. Le deuxième segment est le traitement des registres statistiques menant à la diffusion des données, y compris le stockage et larchivage. Le troisième segment est lattribution, le codage et le traitement des informations relatives à la cause du décès en tant que contribution à lenregistrement du décès dune part, et les informations relatives à la santé et/ou au système de statistiques de létat civil, de lautre. Les cinq sous-sections pour chacun des trois segments sont présentées ci-après:
Enregistrement des faits détat civil (naissance, décès mariage et divorce) Statistiques détat civil/cause du décès E1Procédures denregistrement Transmission des donnéesE2Corrections et modificationsSaisie et traitement des donnéesE3Stockage, archivage et récupération/informatisation Compilation et analyseE4ServicesProduits et servicesE5Partage et transmissionDiffusion
Comprendre quelles informations sont recueillies auprès des personnes et comment elles sont transcrites, compilées, transmises et stockées dans des archives et des bases de données avant de devenir des statistiques détat civil contribuera à identifier les zones problématiques éventuelles dans le système. On devra entreprendre didentifier les goulots détranglement ou les lacunes, les visites sur le terrain des points de prestation de services à tous les niveaux opérationnels, avec une représentation rurale et urbaine, afin dobserver les procédures et pratiques réelles, dinterroger les bénéficiaires des services denregistrement et de services connexes et éventuellement dautres personnes nayant jamais recherché ces services bien quelles aient vécu un des événements de la vie. On mènera également des discussions détaillées avec les membres des équipes et les prestataires de services, afin de faire le suivi des questions et pratiques de prestation de services, en commençant par la survenue des événements naissances, décès, mariages et divorces (les morts ftales peuvent également être incluses, sil sagit dun des événements enregistrés par le pays) à tous les stades du processus denregistrement dans son ensemble. Cela devra être fait séparément pour les événements qui surviennent en dehors des structures de santé, pour les morts non naturelles et pour différents types de mariages et les divorces apparentés.
Le cas de lenregistrement et du traitement de la cause de décès devra être examiné séparément. Il importe dexaminer un échantillon de tous les enregistrements afin dévaluer lexhaustivité des informations recueillies à laide des formulaires prescrits ainsi que lexactitude des informations enregistrées. Les observations et les entretiens chercheront à découvrir les situations qui rendent lenregistrement contraignant et font en sorte que les individus évitent denregistrer un événement. La manière dont la notification dun décès et la certification de la cause de décès est faite, lattribution de responsabilité dans ces fonctions devront également être étudiées et des recommandations devront être faites pour éliminer toute confusion concernant les rôles ou les malentendus concernant les différences entre le formulaire de notification rempli par le médecin et le document légal denregistrement.
Selon la division des segments, les opérations denregistrement des faits détat civil finissent là où les fonctions statistiques commencent, avec la transmission et le partage dinformations et de fichiers. Pour les informations statistiques, le processus est achevé avec la diffusion des données qui ont été compilées et analysées à lintention du public approprié. Les données et analyses des événements détat civil, en particulier les décès et les causes de décès, devront toujours être présentées séparément pour les hommes et les femmes, afin doptimiser lintérêt quelles présentent pour la santé publique. Les mariages et les divorces, ainsi que les indicateurs de fécondité devront également être analysés selon lâge.
F Gestion de la base de données
Une étape nécessaire de la production de statistiques pour le système denregistrement de faits détat civil est la mise à jour dune base des micro-données, ainsi que les statistiques et indicateurs traités à différents niveaux de désagrégation. Il est important que toutes les données sur lindividu comportent une variable sexe pour tous les fichiers. Pour les données compilées en tant que statistiques et indicateurs, elles devront toutes être compilées séparément pour les filles et les garçons, les femmes et les hommes. Les enregistrements des fichiers individuels pourront se conformer aux normes internationales qui visent à guider les pays sur les moyens dagrégation les plus utiles. Les tableaux disponibles et les données stockées devront être comparés à la liste minimale de caractéristiques recommandées des Nations Unies pour les tableaux statistiques de létat civil à partir des registres détat civil. La classification internationale des maladies (CIM) fournit également des conseils utiles sur les tableaux des causes de décès ainsi que les groupes dâge recommandés et dans quels tableaux les créer. Le moyen de stockage et la manière dont il sarticule avec dautres bases de données nationales devront être évalués afin de vérifier leur utilité et leur polyvalence.
G Activités de plaidoyer et communication
Il faut une éducation publique considérable pour parvenir à intégrer les registres détat civil et les statistiques de faits détat civil dans la majorité des programmes nationaux et débats publics. Dune part, le gouvernement doit bien comprendre ce que le système suppose, reconnaître son importance ainsi que ses liens avec de nombreuses initiatives en cours et naissantes pour mobiliser des fonds et dautres ressources de manière efficace. Par exemple, trop peu de systèmes didentification nationale établissent les liens nécessaires avec les registres détat civil pour préserver lintégrité de ces systèmes. Les liens avec les autres systèmes, notamment la santé, léducation, lassurance maladie, la sécurité sociale, etc. pourraient également créer des possibilités pour que la population constate une valeur ajoutée dans leffort nécessaire pour enregistrer ses événements. Actuellement, la faible appréciation par les systèmes administratifs et le manque de connaissances de la part du public, même en ce qui concerne les obligations légales denregistrement des naissances, décès, mariages et divorces, empêchent les systèmes détendre leur couverture et leur exhaustivité.
Cette partie de loutil se compose de deux parties :
G1 Activités de plaidoyer et communication
G2 Création dune demande (sapplique essentiellement à lenregistrement des faits détat civil)
Le plaidoyer concerne les activités visant à sensibiliser et informer le gouvernement de la valeur des systèmes denregistrement, en montrant les liens qui pourraient être établis avec dautres systèmes pour renforcer lefficacité des opérations collectives et revaloriser les dépenses engagées dans ces systèmes. Le but est daugmenter les ressources allouées par le gouvernement au système denregistrement, afin délargir les liens avec dautres systèmes. La sensibilisation du gouvernement et dautres parties prenantes devra également mener à une augmentation des ressources afin détendre la couverture, ainsi que la coopération inter institutions pour rapprocher les services denregistrement des communautés et établissements. Les aspects de communication portent sur les messages et la manière dont ils sont présentés et transmis aux parties prenantes, aux fonctionnaires du gouvernement et au public, afin que leur parrainage du système augmente grâce au résultat global dune exhaustivité accrue.
La création dune demande est considérée du point de vue de la population qui a lobligation légale de signaler les événements et de les faire dûment enregistrer. Pour bon nombre de personnes, il y a très peu dincitations ou de motivation à se conformer à cette exigence légale étant donné quil ny a pas de besoin urgent dobtenir des certificats. Il faudra déployer un effort important pour influer sur la demande de la population en ce qui concerne les certificats, en augmentant les moments auxquels les certificats seront exigés. Laugmentation de la demande devra nécessairement être équilibrée par une proximité accrue des points de prestation de services afin de rendre lenregistrement moins fastidieux pour le public quil ne lest actuellement.
H Suivi et évaluation
Le système denregistrement et de statistiques de faits détat civil devra être étroitement surveillé pour évaluer les progrès, identifier tout goulot détranglement et mettre en place des mesures correctives. Les systèmes nationaux ont pour la plupart été laissés à labandon pendant plusieurs décennies dexistence, sans quune évaluation aussi complète ni même une évaluation rapide ne soit entreprise. Pour bon nombre de pays, cet exercice pourra constituer la première évaluation de ce genre depuis la création du système. Il est prévu que lévaluation actuelle définira le cadre de référence pour les évaluations et le suivi ultérieurs. Mise à part cette entreprise majeure, il est important quun système soit mis en place pour cerner les différentes facettes du processus, évaluer la conformité aux dispositions légales, au cadre politique, au plan, etc.
La qualité des informations recueillies et traitées devra également être évaluée, ainsi que le niveau dexhaustivité et de couverture. Dautres aspects à surveiller sont lutilisation de la base de données, les publications et la capacité datteindre le public. Une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs devrait également permettre de déterminer si le système a atteint les objectifs souhaités. Les pratiques culturelles et socioéconomiques ayant une incidence sur lenregistrement devront également être évaluées. Lutilisation continue des données disponibles pour lanalyse, afin de déterminer les caractéristiques des personnes qui effectuent les enregistrements et de quelle manière elles évoluent peuvent influer sur la programmation sur le système denregistrement. Selon le rapport OMS/HMN (2010 ; pp. 39-40), « Dans les systèmes denregistrement et détablissement de statistiques de faits détat civil fonctionnant correctement, tous les événements concernant des naissances et des décès dans la population sont enregistrés. En ce qui concerne les statistiques de la cause de décès, la norme de référence (cest-à-dire lidéal) est lenregistrement complet des faits détat civil, où la cause sous-jacente de chaque décès est définie par un médecin qualifié et codé par une personne formée aux règles et principes de la CIM. »
Chapitre 4
Sappuyer sur les résultats de lévaluation
Lobjet de ce chapitre de conclusion au premier volume de linstrument est de donner un aperçu du second volume. Il explique comment les conclusions de lévaluation devront être utilisées après avoir reçu laval des parties prenantes. Il décrit lapproche de lUniversité du Queensland intitulée dégager un consensus au sein des parties prenantes sur les mesures prioritaires à prendre pour améliorer le système denregistrement et de statistiques des faits détat civil, sur la base de la compréhension de létat actuel du système à partir de lévaluation.
Résultat de lévaluation
Comme indiqué plus haut, le principal objectif de lévaluation globale préconisée par la Conférence des ministres responsables de lenregistrement des faits détat civil est de fournir une base pour élaborer un plan stratégique chiffré afin daméliorer les systèmes denregistrement de statistiques des faits détat civil, en améliorant la complétude de tous les événements ciblés de la vie (naissance, décès, mariage et divorce) et de produire des statistiques détat civil fiables aux fins de planification et à dautres fins.
Au chapitre deux, la planification des améliorations a été présentée comme un processus en quatre étapes et le chapitre trois a présenté linstrument dévaluation qui doit être adapté aux spécificités nationales et administré avec la participation de toutes les parties prenantes. A la fin de la phase deux, on prévoit que lévaluation globale sera terminée et que les résultats ci-après seront intégrés dans la phase suivante du processus :
Un ensemble doutils examinés aux fins de lévaluation globale
Des questionnaires complétés (outils dévaluation, accompagnés de documents pertinents, dont des graphiques et des photos)
Des rapports des différentes équipes de travail sur les résultats de leur évaluation
Un rapport consolidé sur lévaluation globale établi par le groupe dexamen
Une liste des problèmes répertoriés et des faiblesses du système denregistrement avec des recommandations sur les mesures nécessaires à prendre pour améliorer les systèmes nationaux denregistrement.
Ces résultats devront être intégrés aux activités ultérieures de lexercice i) en tant que contribution immédiate à lélaboration du plan damélioration des systèmes nationaux denregistrement, ii) pour servir de référence pour de futures améliorations et en tant que composante du cadre de suivi et dévaluation du plan.
Lapproche consistant à faire appel à un groupe dexamen avec des équipes de travail constituées dorganismes denregistrement et de prestataires de services associés, ainsi que les institutions bénéficiaires, à tous les niveaux de fonctionnement du système denregistrement fait de cette autoévaluation un exercice présentant des avantages considérables. Lun des avantages fondamentaux de ce processus est ladhésion de lensemble des principales parties prenantes dont on pourra tirer parti pour la phase suivante du processus. La stratégie visant à amener les organismes parties prenantes à collaborer à cet exercice national, chacun jouant une série de rôles spécifiques dans lexamen, en utilisant divers moyens de communication pour obtenir des informations et établir les faits sur létat du système denregistrement et à parvenir à un consensus au sein des parties prenantes à tous les niveaux opérationnels et à chaque stade de lévaluation, garantit également que des bases solides ont été jetées pour élaborer le plan damélioration. Lélaboration du plan exige une appréciation de lurgence de la situation ainsi que la volonté de la part de toutes les parties prenantes de se mettre daccord sur les priorités et le calendrier des dispositions à prendre.
La valeur ajoutée du processus devrait être visible dans les résultats découlant des mois dexamen et de collecte dinformations.
A tous les niveaux de fonctionnement où on a mené un examen ou une évaluation, les principales parties prenantes au processus auront un niveau accru de connaissances et de compréhension de létat du système, des responsabilités institutionnelles et de la manière dont les parties prenantes respectives peuvent non seulement appuyer la planification mais aussi être attachés à sa mise en uvre.
Les partenaires à lexamen ayant partagé le fardeau et lexpérience de la conduite de lévaluation ajouteront à leurs domaines de compétence les connaissances détaillées de ceux qui connaissent bien les questions de fond quils ont couvert dans leur équipe de travail ou à loccasion des réunions dinformation élargies organisées à lintention des parties prenantes.
Les parties prenantes connaîtront mieux le système, à partir de leur point de vue spécifique pour faire en sorte que chacune des composantes soit non seulement évaluée en détail mais aussi que les recommandations soient pratiques et adaptées aux divers contextes sociaux et culturels à lintérieur du pays.
Les différentes équipes connaîtront bien les causes sous-jacentes des problèmes et des faiblesses du système, grâce aux divers outils de recherche complémentaire examen sur dossier, visites sur le terrain, entretiens et résultats denquête, ainsi que dautres documents pertinents.
Les mesures recommandées à partir des évaluations refléteront les enseignements tirés des innovations, de lanalyse de ce qui a bien fonctionné, ainsi que des exemples de bonnes pratiques provenant dautres pays.
Bien que le principal résultat souhaité pour la phase dévaluation de lexercice soit la série de rapports, on prendra aussi en considération la valeur de lexercice pour le système futur qui sera mis en place avec les améliorations proposées.
Les résultats de lévaluation globale serviront également de référence pour les examens et évaluations futurs lorsquon aura mis en place le plan damélioration. Préserver les informations recueillies à partir des évaluations sera donc dune importance capitale. Les données brutes devront être traitées et les indicateurs synthétiques et dautres paramètres extraits de lanalyse et stockés manuellement ou électroniquement. La création dune base de données pour les informations recueillies par les organismes pourrait faciliter la compilation et la comparaison des informations émanant des différents points de prestation de services pour lexercice actuel et lanalyse des changements au fil du temps. Cela pourra être intégré à la valeur de référence établie pour les évaluations de suivi du système de suivi pour le plan damélioration.
Aperçu du processus de planification des améliorations
La troisième phase du processus de planification commence par une réunion du groupe dexamen et suppose de dégager un consensus sur la question de définir des priorités pour les mesures proposées. Les mesures possibles sous forme de solutions aux problèmes relevés à partir des délibérations des équipes de travail devront être approuvées par le groupe dexamen.
Graphique 4.1 : Processus de mise au point dune stratégie et dun plan damélioration pour le système denregistrement
Source: Lene Mikkelsen Strategic planning to strengthen civil registration and vital statistics systems: Guidance for using findings from a comprehensive assessment. Working Paper Series; Numéro 23, septembre 2012.
Lobjet de la réunion du groupe dexamen est de permettre aux équipes de travail de présenter leurs conclusions et recommandations, et de se mettre daccord sur les mesures à prendre pour donner la priorité aux recommandations damélioration du système denregistrement. La réunion fournit une tribune permettant aux équipes dexpliquer et de défendre leurs recommandations et de présenter leurs conclusions essentielles, de mettre en évidence les innovations et réalisations importantes. Au cours du processus, tous les membres du groupe dexamen pourront avoir une vue densemble du système et seront en mesure de contribuer aux discussions et au débat portant sur différentes composantes des systèmes.
A partir de cet exercice dexamen, il sera possible de déterminer que le système national denregistrement du pays appartient à lun des quatre groupes définis par lOMS/HMN qui a caractérisé la plupart des systèmes en Afrique, à savoir, insatisfaisant, faible, fonctionnel mais insuffisant, et satisfaisant.
Tableau 4.1 Typologie des systèmes nationaux denregistrement en Afrique
Type de systèmeDescriptionActions requisesInsatisfaisantLenregistrement des naissances et des décès et les certificats médicaux indiquant la cause de décès sont très limités. Il y a également très peu denregistrements de mariages et de divorces.
Le système ne produit pas de statistiques détat civil.Le système nécessite des améliorations dans tous les domaines.
FaibleLenregistrement de tous les événements est incomplet ou variable : naissances, décès, mariages et divorces (il peut y avoir une couverture différentielle dans les zones urbaines par rapport aux zones rurales), les certificats médicaux indiquant la cause du décès sont limités, et les statistiques des faits détat civil ne sont généralement pas compilées ni analysées.De nombreux aspects des systèmes ne fonctionnent pas bien et de nombreux domaines exigent une attention.Fonctionnel mais
Insuffisant
Lenregistrement des naissances et des décès est complet. Celui des mariages et des divorces raisonnablement complet, ainsi que les certificats médicaux indiquant la cause du décès ; mais ceux concernant les décès survenus hors de létablissement de santé sont limités. La compilation, la qualité et diffusion des statistiques détat civil sont une cause de préoccupation. Le système fonctionne mais certains éléments (par ex. enregistrement des mariages/divorces fonctionnent mal et nécessitent une attention.Lévaluation globale doit être achevée pour pouvoir déterminer les faiblesses du système.
Satisfaisant
La gamme de solutions aux problèmes spécifiques qui seront relevés variera dun pays à lautre, compte tenu des particularités des problèmes et priorités que les parties prenantes accepteront dintégrer dans la liste proposée. En fonction du niveau de développement du système denregistrement, une série de recommandations pourra être proposée.Des ajustements mineurs peuvent être nécessaires dans des systèmes qui autrement fonctionnent bien.
Source : Adapté à partir de OMS/ HMN (2013) Renforcement de lenregistrement des faits détat civil
Note : La typologie WHO/HMN a été déterminée à partir de létat de lenregistrement des naissances, décès et causes de décès et des statistiques connexes.
Parvenir à un consensus sur les recommandations prioritaires
Etant donné que différentes équipes auront travaillé sur les cinq composantes de lévaluation, cest-à-dire le cadre juridique, les opérations denregistrement des naissances et des décès, les opérations de lenregistrement des mariages et des divorces, les causes de décès et les statistiques des faits détat civil, lensemble de léquipe aura loccasion dexaminer les conclusions de lévaluation menée par dautres intervenants et de se mettre daccord sur la série de mesures à prendre. Pour chacune des faiblesses relevées, il devra y avoir un certain nombre de solutions permettant dy remédier. Les suggestions des équipes pourraient être renforcées par lorientation différente des membres du groupe élargi. Il sera donc utile de consacrer la première partie de la « réunion de présentation des résultats » à la présentation et à la discussion des résultats de lévaluation et aux recommandations des différentes équipes. On doit sattendre à ce que certaines recommandations soient modifiées, ajoutées ou remplacées, à condition dêtre approuvées par le groupe élargi.
La deuxième partie de la réunion porterait sur la hiérarchisation des mesures proposées. Il existe un certain nombre de moyens par lesquels une liste dactions prioritaires peut être obtenue à partir de celles répertoriées à lissue de lévaluation et adoptées par la réunion (pendant la première partie de ses délibérations). Toutefois, la hiérarchisation est souvent difficile parce que toutes les actions peuvent être jugées comme importantes. Pour parvenir à un consensus, il pourra être utile de développer une approche objective, en notant ou classant les mesures proposées sur la base de quelques critères convenus. Une approche développée par lUniversité du Queensland et mise à lessai dans deux pays en tant que partie intégrante de lexercice dévaluation sest révélée très efficace et facile à appliquer. On a constaté que lavantage de la méthode réside dans sa simplicité qui permet dobtenir facilement une liste dobjectifs convenus et hiérarchisés même au sein dun groupe important.
Selon la méthodologie de lUniversité du Queensland, la hiérarchisation se fait en deux étapes. La première consiste à demander à chaque équipe de travail de noter les recommandations examinées relevant de son domaine de compétence dans lévaluation, comme convenu avec le groupe dexamen. La deuxième étape fait intervenir le groupe dexamen (avec la participation de toutes les équipes de travail) pour évaluer limpact potentiel de toute recommandation spécifique sur lensemble du système dans un pays, sil est mis en uvre, et approuver les mesures prioritaires.
Un ensemble de quatre critères est proposé pour le premier stade du classement des équipements de travail : lurgence, la faisabilité, le coût, et le calendrier prévu. Ces critères sont définis comme suit :
Urgence : la mesure dans laquelle la recommandation est considérée comme cruciale à un moment donné et doit être mise en uvre de manière urgente ;
Faisabilité : la facilité avec laquelle la recommandation pourrait être mise en uvre, compte tenu des rôles et des responsabilités ministériels dans le gouvernement ou des traditions culturelles ;
Coût : le coût escompté associé à la mise en uvre de la recommandation et la probabilité dobtenir un financement de différentes sources internes et externes;
Calendrier prévu : la période requise pour la pleine mise en uvre de la recommandation.
Tableau 1 : Méthode de hiérarchisation des objectifs damélioration recommandés
CritèreNotesScénariosUrgence4Doit commencer immédiatement3Pourrait être repoussé à 6 mois2Pourrait être repoussé à 2 ans1Pourrait être repoussé jusquà ce quil soit possible de le réaliserFaisabilité4Laction nécessaire peut être décidée au niveau du département ministériel3Exige lapprobation du département ministériel2Exige un changement dans la législation 1Exige un changement dans la tradition/culture/politiqueCoût4Aucune incidence sur les coûts3Peut être financé dans les limites du budget actuel2Doit solliciter un financement du gouvernement1Doit trouver des ressources externesCalendrier prévu4Plus de 5 ans
Encadré 1 : Exemple de notation et de classement en deux tours effectués par les équipes de travail et le groupe dexamen
UrgenceFaisabilitéCoûtCalendrier prévuTotalImpactOrganisme responsableCadre juridiqueAugmenter le budget de lenregistrement au niveau local
12227ElevéNSO, LGUs, DOHApprobation des projets de lois proposés en attente relatives à lenregistrement des faits détat civil341412ElevéNSO, DOH, CongressCouverture et complétudeActions de plaidoyer en faveur de lenregistrement à lintention des secteurs marginalisés et les provinces pauvres12238FaibleNSOImposer lenregistrement gratuit pour les documents enregistrés en temps voulu12238MoyenNSOStockage et diffusionActions de plaidoyer 13116ElevéNSO, LGUsPublication en temps opportun12227ElevéNSOPromotion intensive13228ElevéNSO, LGUsSource : Lene Mikkelsen (2012)
Au cours du second tour, les mesures proposées sont évaluées en fonction de leur impact potentiel pour réaliser lobjectif et la vision convenus. Afin de tenir compte des incidences à léchelle du système qui sont susceptibles de transcender les aspects spécifiques qui ont été évalués par les équipes de travail, il est recommandé dattribuer collectivement aux actions menées par les équipes de travail au niveau des notes et des classements un système qualitatif de notation à impact élevé, moyen et faible défini par le groupe dexamen (toutes équipes de travail confondues). Le groupe sélectionnerait alors les priorités sur la base des classements combinés des premier et second stades.
A laide de cette méthodologie simple, la réunion des parties prenantes pourra produire une liste approuvée et hiérarchisée daméliorations des objectifs et actions pour guider le groupe restreint qui élaborera le plan damélioration final du système denregistrement.
La notation et le mode de classement pourront être modifiés si on le juge opportun. Par exemple, lors dun examen de la méthodologie proposée, quelques experts étaient davis quil serait préférable dintégrer limpact dans le premier tour de notation de façon que les équipes de travail disposent dun ensemble de cinq critères au lieu des quatre proposés. La raison était que leur impact sur lobjectif était primordial pour les modalités à suivre et devait donc être considéré dès le début et non au second.
Élaboration du plan damélioration chiffré
Le groupe élargi ayant examiné les évaluations et produit un ensemble de mesures hiérarchisées, le groupe restreint, en collaboration avec quelques représentants des équipes de travail, pourra alors travailler à la conception de la stratégie et du plan daction pour lamélioration du système. Le plan est chiffré et examiné par le groupe élargi de parties prenantes pour validation. Le projet examiné devra alors suivre le processus dapprobation requis et obtenir le financement nécessaire. Le plan devra également prendre en considération le cadre de suivi et dévaluation.
Dans le processus délaboration du plan, on devra également tenir compte des modalités dexécution. On devra envisager la mise en place dun comité national de coordination sil nen existe pas déjà un. Présidé par un fonctionnaire de haut niveau, le comité aura pour principales fonctions de coordonner le processus damélioration, de veiller à la participation pleine et entière des principales parties prenantes, dencourager les activités de plaidoyer et une grande visibilité, de susciter un engagement politique et de mobiliser des ressources.
Références
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Le document de référence fait lobjet dun examen et, à la lumière des modifications de la nature du mariage acceptées par les gouvernements nationaux et les systèmes internationaux, cette définition pourra être modifiée pour tenir compte des spécificités nationales.
OMS, Université de Queensland, 2010, Évaluation rapide des systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil
Réseau de métrologie sanitaire. 2008. Évaluation des systèmes nationaux dinformation sur la santé Outil dévaluation. VERSION 4.00. Organisation mondiale de la santé. http://www.who.int/healthmetrics/tools/Version_4.00_Assessment_Tool3.pdf
ONU.
Le Symposium africain pour le développement statistique (SADS) a décidé que lenregistrement et les statistiques détat civil seraient lobjectif principal des convocations de 2012 à 2016 du programme quinquennal.
Les membres du Groupe restreint sont la CEA, le HCR, le HMN, lOMS, lUNICEF, le FNUAP, lAfrique du Sud étant le représentant des pays.
Tenu à Addis-Abeba les 21 et 22 février 2013.
Tenu à Durban (Afrique du Sud) du 3 au 5 septembre 2013. La première conférence sest tenue à Addis-Abeba les 13 et 14 août 2010.
WHO/ER/HIS/STM/2010.1.
Lene Mikkelsen, Strategic planning to strengthen civil registration and vital statistics systems: Guidance for using findings from a comprehensive assessment (Planification stratégique visant à renforcer les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil : Guide sur lutilisation des résultats dune évaluation globale). Université de Queensland. Document de travail, numéro 23, septembre 2012.
OMS, Université de Queensland, 2010, Évaluation rapide des systèmes nationaux denregistrement et de statistiques des faits détat civil.
ONU, Département des affaires économiques et sociales, Division des statistiques. 2001. Principes et recommandations pour un système de statistiques des faits détat civil (Révision 2). New York, ONU. Extrait le 22 août 2012 de : http://unstats.un.org/unsd/publication/SeriesM/SeriesM_19rev2E.pdf
Principes et recommandations pour un système de statistiques des faits détat civil, Série M, No. 19/Rev. 2. New York, ONU, Division des statistiques, 2001. Ventes No. 01.XVI.10. Disponible à :
http://unstats.un.org/unsd/publication/SeriesM/SeriesM_19rev2E.pdf
http://www.unicef.org/crc/files/Rights_overview.pdf Extrait le 8 avril 2013.
Charte africaine des droits et du bien-être de lenfant.
Setel PW, Macfarlane SB, Szreter S et al. A scandal of invisibility: making everyone count by counting everyone. Lancet,
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http://siteresources.worldbank.org/HEALTHNUTRITIONANDPOPULATION/Resources/281627-1095698140167/LACVitalStat.pdf
La liste peut varier dun pays à lautre et peut être plus longue pour certaines étapes de la consultation.
Administré par la CEA en collaboration avec plusieurs institutions des Nations Unies, à savoir le FNUAP, le PNUD, lUNICEF, le HCR, lOMS et le HMN.
La Commission économique pour lAfrique (CEA) fournira une liste dexperts qui pourront être recrutés par les pays pour assurer le soutien proposé.
Les parties prenantes pourront décider de procéder à une évaluation globale à intervalles appropriés.
Document de létude dévaluation régionale menée par la Commission économique pour lAfrique.
Réseau de métrologie sanitaire, 2008 Evaluer le système national dinformation sur la santé : un instrument dévaluation. Version 4.00.http://www.who.int/heathmetrics/tools/version 4.00 Assessment Tool 3.pdf
Ibid.
Etant donné que les instruments de lUniversité du Queensland sont axés sur les naissances et les décès, il conviendrait daffecter les formulaires sur le mariage et le divorce à ce groupe
Certains pays utilisent la scolarisation comme un moyen dinciter les enfants à sinscrire mais non comme une condition pour linscription
HMN et OMS 2010. Améliorer la qualité et lutilisation des informations sur la naissance, le décès, et la cause de décès : Orientations pour un examen normatif sur les pratiques nationales.
Ceci est confirmé par les rapports dévaluation du système dinformation sanitaire par pays postés sur le site du HMN : http://www.who.int/healthmetrics/support/en
Ainsi quen Asie et dans le Pacifique.
Le nombre déquipes peut varier selon la manière dont les gouvernements nationaux décident de partager les responsabilités.
Lene Mikkelsen. Planification stratégique pour renforcer les systèmes denregistrement et de statistiques des faits détat civil : Guide pour lutilisation des résultats dune évaluation globale. Série de documents de travail, numéro 23, septembre 2012.
Réunion du groupe restreint du Programme africain pour lamélioration accélérée de lenregistrement et des statistiques de faits détat civil
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