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Planifier le travail .... Tableau d'analyse du contexte du projet (Travail collectif) ...
Présenter le sujet sous forme de question et s'assurer que chacun a bien ...
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BOITE A OUTIL PROJET
Démarche :
Définir et caractériser le problème (en termes de faits), besoin ou motif d'insatisfaction.
Analyser les différents aspects du problème.
Rechercher des solutions.
Retenir une solution en tenant compte des contraintes de temps, de matériel, de personnel, de budget... et des critères de choix (objectifs). Mettre en uvre la solution et contrôler son application, ses effets.
Répartir les tâches
Planifier le travail
1) Définir et caractériser le problème (Travail collectif)
Tout problème peut être caractérisé selon des critères simples, exposés dans une grille. Il existe plusieurs méthodes :
( La grille CIFUGE :
CARACTERESLE PROBLEME ET-IL ?Complexitésimple assez simple assez complexe complexe Importancesans importance peu important assez important important Fréquenceponctuel occasionnel fréquent permanent Urgencesans urgence peu urgent assez urgent très urgent Gravitésans gravité peu grave assez grave critique Etendueponctuel restreint étendu général
( La grille UGIF :
Indication du problème : exemple "Mauvaises relations entre collègues"UrgentGraveImportantFréquentESTN'EST PASESTN'EST PASESTN'EST PASESTN'EST PASX X X X
2) Analyser le problème
( Le QQOQCP (Travail collectif)
Le but est la collecte exhaustive et rigoureuse de données en adoptant une démarche basée sur un questionnement méthodique à partir d'une check-list. La méthode du QQOQCP permet de cerner le plus complètement possible un problème, une cause, une solution, une situation, une idée
. Il sagit donc dune technique de recherche dinformations qui peut aussi servir à élaborer le plan daction de la solution choisie.
QUOI ?Quel est le contexte décrit ? (Quelle entreprise est concernée, quelles sont ses caractéristiques, son ou ses activités ?)
Quels sont les problèmes soulevés ?
Quelles sont les attentes mises en avant par le contexte ?
Quels sont les objectifs à atteindre ?QUI ?Quelles sont les personnes concernées par ce contexte ?OU ?Où se déroule le contexte ?QUAND ?A quel moment de la vie de lentreprise apparaît le problème ainsi que les attentes et les objectifs ? (durant un exercice comptable, en fin dexercice,
)
Depuis quand le problème, les attentes et les objectifs existent-ils ?COMMENT ?Quels sont les résultats à produire et comment pouvez-vous les produire ? POURQUOI ?Quelles sont les causes et les conséquences ?
( Le diagramme dIshikawa (Travail collectif)
Ce diagramme permet de visualiser de façon simple lensemble des causes potentielles concernant le constat dun problème (effet). Il permet détudier les relations qui existent entre un effet et des causes regroupées en famille.
Le diagramme est parfois construit en regroupant les causes en 5 catégories : c'est la méthode des 5M.
Matière : Recense les causes ayant pour origine les supports techniques et les produits utilisés.
Main duvre : Problème de compétence, dorganisation, de Management.
Matériel : Causes relatives aux Machines, aux équipements et Moyens concernés.
Méthode : Procédures ou modes opératoires utilisés.
Milieu : Environnement physique : lumière, bruit, poussière, localisation, signalétique etc.
Exemple :
Je gère un bar et j'ai de nombreuses réclamations de mes clients : la bière que je vends n'est pas bonne. Je cherche les causes (brainstorming), puis je les classe par nature à l'aide d'un diagramme d'ISHIKAWA :
( Analyse des contraintes (Travail collectif)
ContrainteTemporelleHumaineFinancièreJuridiqueAutre
( Tableau danalyse du contexte du projet (Travail collectif)
Noubliez pas que lors de votre prestation orale vous devrez définir votre contexte de travail et justifier la méthodologie de travail retenue.
Vous pourrez ainsi présenter un tableau de synthèse réalisé par tous les membres du groupe.
CONTEXTE DU PROJET
IDENTIFICATION DES BESOINS
DEFINITION DES OBJECTIFS
IDENTIFICATION DES CONTRAINTES
3) Rechercher des solutions
Objectif : trouver toutes les solutions, ou du moins, le plus de solutions possibles par une démarche créative, en évitant les a priori.
( Le remue-méninges (Travail collectif)
INCLUDEPICTURE "http://www.ideachampions.com/weblogs/tmp_clip_image001.jpg" \* MERGEFORMATINET
Présenter le sujet sous forme de question et s'assurer que chacun a bien compris la même chose (reformuler si nécessaire).
Produire en groupe un maximum d'idées en respectant les 4 règles suivantes :
- tout dire
- en dire le plus possible (privilégier la quantité)
- s'inspirer des idées des autres pour en produire des nouvelles
- ne pas critiquer, ni discuter, ni juger les idées émises
Chaque participant inscrit son idée sur un post-it qu'il colle sur le tableau. L'animateur la lit pour tout le groupe.
Exploiter la production d'idées : l'animateur relit avec le groupe toutes les idées pour
- reformuler ou préciser les idées floues ou peu claires
- éliminer, avec l'accord du groupe, les idées hors sujet
- Regrouper et classer les idées (ne regrouper que les idées strictement identiques)
LOGICIELS EN LIGNE : HYPERLINK "http://padlet.com/" http://padlet.com/ (simple), HYPERLINK "http://linoit.com" http://linoit.com (en Anglais mais plus complet, inscription gratuite)
( Le schéma heuristique (Travail collectif)
Une carte ou schéma heuristique (du grec ancien eurisko, "je trouve"), appelée aussi carte des idées, schéma de pensée, carte mentale, arbre à idées ou topogramme (mind map en anglais), est un diagramme qui représente les connexions entre différentes idées, les liens hiérarchiques entre différents concepts intellectuels.
LOGICIELS: FreeMind, Xmind, Freeplane
4) Choisir une solution (Travail collectif)
Il faut maintenant choisir la solution optimale, en fonction de critères déterminants. Pour cela, il est nécessaire de bien préciser les objectifs et les contraintes liées à la résolution du problème donc de bien déterminer les critères de choix.
Exemple : Un tableau permet de faire linventaire des avantages et inconvénients de chaque solution. La solution comportant le maximum de symboles + (ici la solution n°1) sera retenue.
Critères Solution 1Solution 2AvantagesInconvénientsAvantagesInconvénientsSécurité+ -Fiabilité -+ Coût+ etc
-
5) Répartir les tâches (Travail collectif et individuel)
Après avoir défini les objectifs à atteindre vous devrez définir lensemble des tâches et les répartir entre les membres de votre groupe. Cette répartition devra être juste et cohérente. Il faudra veiller à ce que chacun ait suffisamment de travail à réaliser afin de ne pas surcharger certains membres ou au contraire ne pas laisser certains membres sans travail
Tâches à effectuerDateDuréeQui ?Analyse du contexte
Recherche et choix de solutions
Répartition et planification des tâches
CollectifNote de service
Réaliser un publipostage
Calcul de coût
Elève 1
Elève 2
Elève 3Mise en commun, suivi et validation des travaux
Collectif 6) Planifier le travail (Travail collectif et individuel)
( Votre tableau de bord (Travail individuel)
TâchesDate de réalisation prévueDate de réalisation réelleDurée
Méthodes utilisées
Technologies
Production réaliséeQui ?Constitution des groupes
Découverte, réflexion sur le projet9/1/149/1/143hAnalyse de linformation, prise de noteCollectifAnalyse du contexte et détermination
du problème
du besoin
des objectifs
des contraintes16/1/1423/1/145hCréativité : remue-méninge
Boite à outil projet
GOOGLE DRIVE
QQOQCP
Diagramme dIshikawa
Tableau des contraintesCollectif
Elève 1
Elève 2
Elève 3
Recherche des solutions et choix23/1/1430/1/143hCréativité : remue-méninge
Analyse HYPERLINK "http://padlet.com" http://padlet.com,
Free Mind
Carte Mentale des solutions possibles
Tableau avantages/inconvénientsElève 1
Elève 2Répartition des tâches30/1/1430/1/141hBoite à outil projetGOOGLE DRIVETableau de répartition des tâchesCollectifPlanification du projet2hGestion du temps, Gantt ProjectDiagramme de GanttCollectif
Elève 3Informer les collaborateursRecherche sur InternetFirefox, Google
WORDNote de serviceElève 1Inviter les clients
Aide WORDWORDRéaliser un publipostageElève 1Calcul de coût etc.Elève 1
( Planifier le projet : Diagramme de Gantt (Travail collectif)
Le diagramme de Gantt permet de planifier les tâches et de visualiser la chronologie des opérations afin dorganiser le projet.
LOGICIELS : EXCEL, GANTT PROJECT (à télécharger sur HYPERLINK "http://ganttproject.softonic.fr" http://ganttproject.softonic.fr) didacticiel sur Dailymotion, TOMSPLANNER (logiciel en ligne : http://www.tomsplanner.fr)
7) Grille danalyse de linformation (Travail individuel)
Grille à utiliser pour lanalyse des documents trouvés lors de la recherche documentaire et à ajouter à la rubrique « guide méthodologique » de votre dossier.
Rappel : les supports numériques utilisés pour mener à bien vos tâches sont à insérer dans votre dossier.
Document à refaire sous WORD ou EXCEL
PAGE \* MERGEFORMAT8/10
Outil de créativité qui permet de rechercher en groupe et en toute liberté un maximum d'idées sur un sujet donné.
Attention :
Un remue-méninge trop vite bouclé ne produit qu'évidences et banalités.
Le brassage d'idées doit être maintenu un certain temps afin de permettre au groupe de sortir de la "Connaissance" et d'entrer en "Créativité" où sont généralement produites les meilleures idées.
